38 Brief MRDH 28 april 2023 Aanbiedingsbrief Jaarstukken MRDH 2022

79

Deze marktconformiteitsopslag wordt deels toegevoegd aan de risicoreserve financieringen. Zie voor de opbouw van deze reserve hoofdstuk 3.1 paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Het restant wordt toegevoegd aan de BDU gelden. Binnen het schatkist hebben wij een deposito afgesloten met een looptijd van 6 maanden. Dit om binnen de wettelijke kaders wat extra middelen te kunnen generen. Begin mei 2023 valt deze deposito vrij en vloeien de middelen weer terug in de schatkist. Renterisicobeheer Het renterisico dat de MRDH op haar leningenportefeuille loopt, kan worden getoetst aan de renterisiconorm. Omdat de MRDH tot nu toe uitsluitend leningen heeft aangetrokken, die uit hoofde van de publieke taak in dezelfde omvang tegen dezelfde rentetypische looptijden worden uitgezet, is deze toetsing voor de MRDH (nog) niet relevant. Renterisico-norm en renterisico's Bedragen x € 1.000

2022

1a. Renteherziening op vaste schuld o/g

-

1b. Renteherziening op vaste schuld u/g

-

2. Netto renteherziening op vaste schuld (1a-1b)

-

3a. Nieuw aangetrokken vaste schuld

90.165

3b. Nieuwe verstrekte lange leningen

90.165

4. Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a-3b) 5. Betaalde aflossingen

106.626

6. Herfinanciering (laagste van 4 en 5)

-

7. Renterisico op vaste schuld (2+6)

-

Renterisiconorm 8. Begrotingstotaal 9. Percentage vastgesteld per ministeriele regeling 10. Renterisiconorm (8 x 9)

586.000 20% 117.200

Toets renterisiconorm 10. Renterisiconorm 7. Renterisico op vaste schuld 11. Ruimte(+) Overschrijding (-); (10-7)

117.200 117.200

De kasgeldlimiet is een plafond voor de netto vlottende schuld van de MRDH en heeft tot doel een te grote gevoeligheid voor rentefluctuaties op de kortlopende schuld te voorkomen. Deze limiet bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal. Indien de hiervoor genoemde schuld voor een derde achtereenvolgende kwartaal de limiet overschrijdt, moet de MRDH zijn toezichthouder hiervan op de hoogte stellen en een plan voorleggen om het daaropvolgende kwartaal weer aan de gestelde limiet te voldoen. Deze limiet werd in 2022 niet overschreden. 80

Kasgeldlimiet 2022 Bedragen x € 1.000

kwartaal 1

kwartaal 2

kwartaal 3

kwartaal 4

Vlottende korte schuld

Maand 1 Maand 2 Maand 3

Vlottende middelen

Maand 1 Maand 2 Maand 3

247.070 195.495 262.024

228.999 168.010 355.517

333.180 293.836 383.080

345.170 328.611 320.039

Netto vlottende schuld(-)/ vlottende middelen(+)

Maand 1 Maand 2 Maand 3

247.070 195.495 262.024

228.999 168.010 355.517

333.180 293.836 383.080

345.170 328.611 320.039

234.863

250.842

336.699

331.273

Totaal netto vlottende schuld(-)/ vlottende middelen(+) Toegestande kasgeldlimiet

234.863 48.052

250.842 48.052

336.699 48.052

331.273 48.052

Ruimte (+) of overschrijding (-) van de limiet

282.915

298.894

384.751

379.325

Totaal netto vlottende schuld(-)/ vlottende middelen(+) Toets kasgeldlimiet

Begrotingstotaal (*) Percentage vastgesteld per ministeriele regeling

586.000 8,2%

Kasgeldlimiet * totaal bedrag van de baten

48.052

Kredietrisico Het kredietrisico (ook wel debiteurenrisico genoemd) is het risico dat belegde en/of in bewaring gegeven geldmiddelen, obligaties of leningen niet langer beschikbaar zijn en/of afgelost kunnen worden, omdat de wederpartij het geld niet (meer) heeft. Dit risico wordt uitgedrukt in een rating. In het treasurystatuut van de MRDH en de relevante wet- en regelgeving zijn minimumeisen gesteld aan de rating van de partijen, bij wie de MRDH zijn liquide middelen inlegt dan wel belegt. Voor alle beleggingen geldt rating A als ondergrens. Daarnaast moet de tegenpartij zijn gevestigd in een lidstaat van de EU/EER (EER staat voor Europese Economische Ruimte: dat zijn alle EU-landen aangevuld met Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Tevens dient dit land tenminste over een AA-rating te beschikken. Verder moet de rating door tenminste twee ratingbureaus zijn afgegeven. Standard & Poor’s, Moody’s en Fitch zijn de drie meest gerenommeerde ratingbureaus. 81

Uit het overzicht van de aanwezige waarden - zoals hiervoor opgenomen bij Renteontwikkeling, uitzettingen en rendement - blijkt dat alle fondsen met uitzondering van de verstrekte leningen (zie hiervoor) voldoen aan de gestelde minimumeisen. Voor kasgeldleningen aan decentrale overheden geldt dezelfde rating als die van Nederland. Voor de verstrekte leningen aan regionale OV-bedrijven is op basis van een daartoe uitgevoerde analyse een specifiek daarop toegesneden risicobeheer van toepassing. Dit wordt in hoofdstuk 3.1 (weerstandsvermogen en risicobeheersing) nader toegelicht. 3.4 Bedrijfsvoering 3.4.1 MRDH-organisatie De MRDH staat onder leiding van de secretaris-algemeen directeur. Alle lijntaken van de MRDH zijn ondergebracht in de afdelingen Verkeer, Openbaar Vervoer en Economisch Vestigingsklimaat. Alle stafzaken van de MRDH zijn centraal georganiseerd binnen de bureaus Financiën & Control (BFC), Interne Dienstverlening (BID) en Strategie & Bestuur (BSB).

82

De MRDH-organisatie ziet er als volgt uit:

Secretaris-algemeen directeur De secretaris-algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de organisatie en geeft leiding aan vijf managers. En vervult daarbij zelf het management van BID. De verdeling van de salarislasten van de secretaris-algemeen directeur is gelijk aan de verdeling van de salarislasten van alle staffuncties. Dit betekent dat de salarislasten voor 20% ten laste komen van de inwonerbijdrage EV en 80% ten laste van de BDU verkeer en vervoer. Afdelingen Verkeer en Openbaar Vervoer Binnen de afdelingen Verkeer en Openbaar Vervoer staat de uitvoering van de programma’s Exploitatie verkeer en openbaar vervoer en Infrastructuur verkeer en openbaar vervoer centraal. De verantwoordelijkheid en dagelijkse leiding over de afdelingen Verkeer en Openbaar Vervoer ligt bij twee managers. De twee afdelingen tellen 52 fte. Het aantal fte is daarmee met 3 gestegen ten opzichte van 2021. Dit komt door een structurele toevoeging van de functies adjunct openbaar vervoer, adjunct manager verkeer en tactisch concessiemanager. Bij de start van de adjuncten en de tactisch concessiemanager (in 2019) is uitgesproken te ambiëren dat de inzet tijdelijk (3 jaar) en dus eindig is. Argument hiervoor was dat de doorontwikkeling van de organisatie zou leiden tot een grotere taakvolwassenheid van de individuele medewerkers waardoor de managerial aandacht afnemend zou zijn.

De MRDH organisatie heeft – bestuurlijk onderstreept in de inzet voor de vernieuwde Strategische Agenda – geconcludeerd dat eindigheid van de functies niet te verwachten en onwenselijk is. Het blijvend investeren 83

en acteren in het omliggende netwerk van gemeenten en andere partners op managementniveau, naast de inzet van betrokken medewerkers, is onlosmakelijk verbonden met de koers die vanuit MRDH de komende jaren wordt gevaren. De ambtelijke inzet wordt betaald uit de BDU Verkeer en Vervoer. Economisch Vestigingsklimaat (EV) Binnen de afdeling Economisch Vestigingsklimaat staat de uitvoering van het programma Economisch Vestigingsklimaat centraal. De dagelijkse leiding en de verantwoordelijkheid voor de realisatie ligt bij de manager. Dit organisatieonderdeel telt, net als in 2021, 10 fte. De ambtelijke inzet wordt betaald uit de inwonerbijdrage Economisch Vestigingsklimaat. Bureaus Financiën & Control (BFC), Interne Dienstverlening (BID) en Strategie & Bestuur (BSB) De MRDH heeft drie afdelingen voor de uitvoering van stafzaken. BFC bevat de bedrijfsvoeringsfuncties financiën & control en juridische zaken. BSB bevat de bedrijfsvoeringsfuncties strategie/public affairs, bestuurszaken en communicatie. BID bevat de bedrijfsvoeringsfuncties HRM, ICT en facilitaire zaken/huisvesting. De ambtelijke capaciteit voor deze bureaus is tezamen 29,6 fte. Dit is ongewijzigd ten opzichte van 2021. De ambtelijke inzet komt voor 20% ten laste van de inwonerbijdrage EV en voor 80% ten laste van de BDU Verkeer en Vervoer.

Zie voor een verdere toelichting op deze verdeelsleutel hoofdstuk 2.4 Overzicht overhead. Directe salariskosten De realisatie van de directe salariskosten per programma levert het volgende beeld op ten opzichte van de begroting: Realisatie 2022 Exploitatie verkeer en openbaar vervoer Infrastructuur verkeer en openbaar vervoer Economisch Vestigingsklimaat Totalen

Verschil gewijzigde begroting en realisatie 2022

Gewijzigde begroting 2022

2.424.283

651.390

3.075.673

1.343.622

-4.011

1.339.611

867.175

100.251

967.426

4.635.080

747.630

5.382.710

Aan directe salariskosten is € 747.630 minder besteed dan begroot. Een toelichting per programma is opgenomen in hoofdstuk 2 Programmaverantwoording. Personele overhead salarislasten en materiele apparaatslasten. Voor een overzicht van de personele overhead salarislasten, de materiële apparaatslasten (overhead) en de doorberekening daarvan naar de dekkingsbronnen BDU en Inwonerbijdrage EV verwijzen wij naar hoofdstuk 2.4 Overzicht overhead en 3.4.2 bedrijfsvoering.

84

3.4.2 Bedrijfsvoering Naast de ambtelijke inzet voor de bedrijfsvoering (personele overhead salarislasten) bestaat de overhead van de MRDH-organisatie uit materiële apparaatslasten voor bestuurszaken, ICT/DIV, overige personele lasten, financiën/juridische zaken, huisvesting/facilitaire zaken en communicatie/public affairs. Daarnaast zijn er incidentele apparaatsbaten door bijdragen van samenwerkingsverbanden die gebruik maken van faciliteiten van de organisatie en het doorberekenen van overhead aan bepaalde projecten. Bestuurszaken In 2022 vonden de gemeenteraadsverkiezingen geplaatst. Een belangrijke taak voor Bestuurszaken was het ordentelijk begeleiden van de wisseling van het bestuur. Zowel de bestuurscommissies als de adviescommissies bestaan uit veel nieuwe leden, Bestuurszaken heeft hen op een professionele en passende wijze ingewerkt. Daarbij is veel gebruik gemaakt van de inhoudelijke kennis en expertise van de afdelingen Verkeer, Openbaar Vervoer en Economisch Vestigingsklimaat. Naast het inwerken van de commissies is tevens tijd geïnvesteerd in het geven van informatieve presentaties aan de nieuwe gemeenteraden. Daarnaast is in maart 2022 de tweede tussenevaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling vastgesteld door het Algemeen Bestuur.

In deze tweede tussenevaluatie zijn meerdere aanbevelingen opgenomen die de werking van de GR kunnen bevorderen, waaronder aanbevelingen over vernieuwing van het verhaal van de MRDH (door middel van de vernieuwing van de Strategische Agenda), verder optimaliseren van de stukkenstroom richting bestuurders en raadsleden en het verder versterken van de positie van de adviescommissies en raadsleden (mede met behulp van het inwerkprogramma). ICT/DIV 2022 was een overgangsjaar. Het thuiswerkregime werd losgelaten en we gaan naar een nieuwe hybride werksituatie van deels thuis werken en op kantoor aanwezig zijn. Het kantoorpand is hier inmiddels voor ingericht. Er zijn diverse hybride vergaderruimtes beschikbaar. Hierdoor is de locatie bruikbaar voor de combinatie van vergaderen op opstand en fysiek vergaderen. De MRDH streeft continu naar verbeteringen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, veilig werken en documentenbeheer. Onze ambitie is fors groter dan we aan capaciteit kunnen bieden. Hierdoor zijn wel stappen gezet maar is de planning van de Roadmap ICT 2022 niet tot totale uitvoering gekomen. De Pilot SharePoint, waarin onderzocht wordt of je SharePoint kunt gebruiken als gebruikersvriendelijk documentmanagementsysteem is afgerond. Maar met de verdere uitrol hiervan, hebben we een pas op de plaats gemaakt.

Door het rapport van de archief inspectie en de nieuwe regelgeving, die in 2023 in gaat, is voor de komende periode de opgave te bezien of de gekozen prioriteiten gevolgd kunnen blijven worden. Aangezien onze opgaven groter zijn dan we aan capaciteit kunnen bieden, kopen we capaciteit in bij de gemeente Rotterdam op het vlak van informatiemanagement. Deze rol richt zich op het borgen van de keten en werkt aan nieuwe ontwikkelingen binnen het huidige ICT-landschap. Daarnaast maakt de MRDH gebruik van de dienstverlening van de gemeente Den Haag op het gebied van werkplekondersteuning. De werkplekondersteuning bestaat uit zowel ICT-leveringen als ICT-diensten. Op basis van het contract met Den Haag is gestart met de vervanging van onze hardware. Dit vindt deels in 2022 en 2023 plaats.

85

Overige personele lasten Sinds 2017 koopt de MRDH de ambtelijke inzet voor HRM-taken in bij de gemeente Rotterdam. De MRDH heeft geen eigen HRMmedewerkers in dienst. In 2022 is de lijn uit 2021 doorgezet op het vlak van continuïteit in de dienstverlening. De organisatie volgt zoveel mogelijk de rechtspositie van de gemeente Rotterdam. Deze rechtspositie is vastgelegd in de ondernemings-cao MRDH. De werkgever draagt de kosten voor onder meer dienstreizen, woon-werkverkeer en opleidingen. Daarnaast zijn reguliere kosten gemaakt voor arbeidsomstandigheden, zoals inzet bedrijfsarts, bedrijfshulpverlening, opleidingen, salarisadministratie, werving & selectie en voor (ondersteuning van) de medezeggenschap. In 2022 is de nieuwe manier van werken uitgerold, waarbij een goede balans tussen thuis werken en werken op kantoor centraal staat. Vanuit het MT is veel aandacht besteed aan het welbevinden van de medewerkers, zowel in praktische als in mentale zin. De tijdelijke thuiswerkvergoeding uit 2021 is in 2022 omgezet in een vaste vergoeding. In 2022 is gestart met een herijking van de HRM-processen, die in 2023 afgerond zal worden. Financiën/Juridische Zaken De jaarrekeningcontrole is belegd bij de Gemeentelijke accountantsdienst van Den Haag.

Daarnaast zijn er extern verschillende juridische adviezen ingewonnen en zijn tegen besluiten bezwaren afgehandeld via de algemene bezwarencommissie. Tot slot huurde de MRDH-ondersteuning in voor het begeleiden van de ingediende bezwaren met betrekking tot de vennootschapsbelasting, de invulling van het aandeelhouderschap richting de OV-bedrijven en de treasury-activiteit. Huisvesting/Facilitaire zaken In het 3e kwartaal 2022 is het project met betrekking tot het nieuw huisvestingsconcept afgerond. Dit huisvestingsconcept biedt een toekomstbestendige en duurzame huisvesting die de medewerkers van de MRDH-organisatie optimaal ondersteunt in het werk. Het kantoor is een flexibele, inspirerende plek die in het teken staat van verbinding met elkaar zoeken, ontmoeten en samenwerken. Daarnaast biedt het concept de mogelijkheid om hybride te werken voor een optimale werk-privé balans. Bij dit project is rekening gehouden met duurzaamheid (het maximaal gebruiken van aanwezig meubilair). Net als vorig jaar zijn de ‘Vitaliteitsweken’ voor alle MRDH-medewerkers georganiseerd. Deze groepslessen en workshops zijn allemaal op kantoor gegeven. Ook is er aandacht geschonken aan de thuiswerkplekken en/of kantoor. Men kon de werkplekcoach inschakelen voor een werkplekcheck, tips etc. Bijscholing van de bedrijfshulpverleners (EHBO en BHV) hebben plaatsgevonden.

Naast bijscholing zijn benodigde middelen nagelopen en indien nodig aangevuld en/of vervangen. 86

In het najaar van 2022 hebben we, in verband met het aflopen van het contract, opdracht gegeven voor de aankoop van nieuwe koffiemachines. Levering en installatie zal begin 2023 plaats vinden. Communicatie/Public affairs In 2022 heeft de jarenlange inzet van lobby om afspraken te maken met het Rijk over investeringen in het openbaar vervoer in de MRDH zijn vruchten afgeworpen: in totaal wordt de komende jaren € 4,8 miljard geïnvesteerd in zowel het hoofdrailnet (de verbinding Leiden – Dordrecht) als het regionaal OV (waaronder investeringen in Rotterdam en Den Haag). Door een slimme inzet van lobby heeft de MRDH op meerdere manieren het belang van investeren in onze regio laten zien. Bijvoorbeeld via werkbezoeken, de Groeiagenda en het leggen van directe contacten tussen onze bestuurders en bewindspersonen. Met een forse investering als resultaat. Verder zijn in 2022 weer diverse ontmoetingen georganiseerd (bijvoorbeeld de Metropoolcafés en MRDH Live). Dit waren bij uitstek momenten om hernieuwd kennis te maken met elkaar en met waar de MRDH aan werkt. De opkomst bij deze ontmoetingen was wisselend en bleef achter bij de opkomst bij dit soort ontmoetingen voor de coronapandemie. Een duidelijk aanwijsbare verklaring hiervoor is er niet, het lijkt hier om een meer generieke trend te gaan.

Er is een evaluatie van MRDH Live uitgevoerd om te kijken hoe dit event in 2023 nog beter ingezet kan worden. Tenslotte zijn de corporate communicatiemiddelen, zoals het MRDH-journaal en andere presentatiemiddelen en uitingen, actueel gehouden en de investering in monitoring van (social)media werd gecontinueerd. Verder is er hard gewerkt aan het verder op orde brengen van het relatiemanagement en de informatievoorziening aan adviescommissies en gemeenteraden. Tot slot zijn meerdere verhalen gepubliceerd over de onderwerpen die binnen MRDH spelen. Personele en materiële overhead totaal De realisatie van de personele en materiële overhead van de MRDH-organisatie levert het volgende beeld op ten opzichte van de begroting:

87

4.152.705

Verschil gewijzigde begroting en realisatie 2022 250.755

Bestuurszaken

47.072

- 32.928

80.000

ICT/DIV

563.521

- 131.479

695.000

Overige personele lasten

595.141

- 98.859

694.000

Financiën/Juridische zaken

129.067

-60.933

190.000

Huisvesting/Facilitaire zaken

935.241

-109.759

1.045.000

Communicatie/Public Affairs

311.419

- 33.581

345.000

Bijdrage samenwerkingsverbanden

0

0

0

Doorbelasting overhead projecten

- 34.389

- 34.389

0

6.699.777

- 251.173

6.950.950

MRDH TOTAAL OVERHEAD Personele overhead (salarislasten)

Totalen

Realisatie 2022

Gewijzigde begroting 2022 3.901.950

Toelichting afwijkingen: De overhead laat een overschot zien van € 251.173. Dit is opgebouwd uit een positief saldo van € 501.928 op de materiële overhead en een negatief saldo op de personele overhead van € 250.755. Personele overhead (salarislasten) Er is een overschrijding van € 250.755 op personele overhead (salarislasten). Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de kosten voor het opvangen van langdurige ziektegevallen, ontstane vacatures en personele knelpunten. Hierdoor bleek tijdelijk extra ondersteuning noodzakelijk. Op het budget van de directe salariskosten in de programma’s wordt echter tegelijkertijd een onderschrijding van € 747.630 gepresenteerd. Het saldo van de totale salarislasten is daarmee met € 496.875 positief. Bestuurszaken Aan bestuurszaken is in 2022 € 32.928 minder besteed dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de bestuurlijke vergaderingen en bijeenkomsten deels digitaal en deels fysiek hebben plaatsvonden. Bij de fysieke bijeenkomsten was het, door de opgeheven coronamaatregelen, niet meer noodzakelijk om extern grotere locaties in te huren. ICT/DIV De onderschrijding binnen deze kostencategorie bedraagt € 131.479. De heeft voornamelijk te maken met het tijdelijk on-hold zetten van de verdere uitrol van SharePoint als gebruikersvriendelijk documentmanagementsysteem (zie 3.4.2 Bedrijfsvoering, onderdeel ICT/DIV). Door de 88

tijdelijk stopzetting zijn de kosten met betrekking tot inrichting- en aanpassing systemen, hosting, service en licenties lager dan aanvankelijk begroot. In 2022 is er geïnvesteerd in extra schermen. Door deze investering zijn alle vergaderruimtes hybride en is een combinatie van vergaderen op opstand en fysiek mogelijk gemaakt. In de begroting was rekening gehouden met de bijbehorende afschrijvingslasten. Overige personele lasten Aan overige personeelskosten is in 2022 € 98.859 minder besteed dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere lasten op een aantal deelbudgetten. De regeling omtrent de thuiswerkvergoeding is halverwege 2022 gewijzigd. Door deze wijziging zijn de lasten lager uitgevallen. Ook de lasten voor vergoeding woon-werk zijn veel lager dan begroot. Het hybride werken en de definitieve andere abonnementsvorm met De Nederlandse Spoorwegen heeft geresulteerd in lagere lasten. Na de coronajaren is er in 2022 door de MRDHmedewerkers meer gebruik gemaakt van de mogelijkheden op het gebied van opleidingen/trainingen. Echter wel lager dan de beschikbare begroting. Ook op een aantal andere deelbudgetten bleken de lasten uiteindelijk lager dan begroot.

Deze lagere lasten zijn uiteindelijk ingezet als dekking voor de kosten met betrekking tot het gestarte organisatie-ontwikkelingstraject, de uitbreiding van het traineekostenprogramma en inhuur voor externe specifieke HRM expertise. Ook waren de lasten aan de arbodienst hoger dan begroot. Dit in verband met een aantal langdurige ziektetrajecten. Waar noodzakelijk zijn, op basis van bovengenoemde waarnemingen, voor 2023 een aantal deelbudgetten anders verdeeld. Financiën/Juridische zaken De onderschrijding binnen deze kostencategorie bedraagt € 60.933. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de kosten voor het extern inwinnen van juridische adviezen en de bezwaar afhandelingen lager zijn uitgevallen dan begroot. Daarnaast is de planning met betrekking tot controle/aanpassing van mandaatregisters gewijzigd naar begin 2023. Door deze wijziging zijn de kosten voor inhuur externe expertise lager dan begroot. Huisvesting/Facilitaire zaken Ondanks dat bijna 90% van het beschikbare budget is besteed betreft de onderschrijding binnen deze kostencategorie € 109.759. Begin 2022 werden alle coronamaatregelen opgeheven en kon het kantoorpand aan de Westersingel weer volledig open. De invoering van het nieuwe huisvestingsconcept, waarbij er sprake is van een hybride werkvorm, heeft duidelijk effect op een aantal deelbudgetten.

Zo zijn de kosten voor de kostencategorieën kopieerkosten en drukwerk, kantoorbenodigdheden, koffie/thee benodigdheden en portokosten lager dan aanvankelijk begroot. Tevens ontving de MRDH een gunstige servicekostenafrekening van het kantoorpand en waren de beveiligingskosten lager. Dit was de verdienste van het in 2021 afsluiten van een voordeliger contract bij een andere aanbieder. Waar noodzakelijk zijn, op basis van bovengenoemde waarnemingen, voor 2023 een aantal deelbudgetten naar beneden bijgesteld. In de begroting was voor 2022 rekening gehouden met de extra afschrijvingslasten van het nieuwe toekomstbestendige en duurzame huisvestigingsconcept en paste de hogere energielasten binnen het daarvoor beschikbaar gestelde deelbudget.

89

Communicatie/Public Affairs De onderschrijding binnen deze kostencategorie bedraagt € 33.581. Op een aantal deelbudgetten zijn de lasten lager dan vooraf begroot. Zo was de opkomst tijdens bijeenkomsten lager dan verwacht, viel een aanpassing in het contract voor digitale middelen positief uit en is er een keuze gemaakt om minder gebruik te maken van specialistische inhuur. Dit laatste ter compensatie van hoger lasten op het deelbudget voor de strategische agenda. Doorbelasting overhead projecten De MRDH is de uitvoerder voor het Abri-project namens vier gemeenten. Vanuit voortschrijdend inzicht is besloten een deel van de overheadkosten van ondersteunende diensten door te belasten aan dit project. In 2022 is hier geen rekening mee gehouden in de begroting. Dit is een meevaller van € 34.389. Personele en materiële overhead Vervoersautoriteit en Economisch Vestigingsklimaat Hierna volgen de overzichten van de verdeling van de hiervoor verantwoorde kosten van de overhead over de Vervoersautoriteit/de rijksbijdrage BDU verkeer en vervoer, Economisch vestigingsklimaat/de Inwonerbijdrage Economisch Vestigingsklimaat en een incidentele bijdrage uit de reserve Interne kwaliteitsverhoging. De materiele kosten van de overhead komen voor 20% ten laste van de inwonerbijdrage EV en voor 80% ten laste van de BDU Verkeer en Vervoer.

Voor een toelichting op de verdeling van de personele lasten van de overhead zie 3.4.1 MRDH-organisatie.

Overhead Vervoersautoriteit Personele overhead (salarislasten)

Realisatie 2022

Verschil gewijzigde begroting en realisatie 2022

Gewijzigde begroting 2022

3.311.404

189.843

3.121.561

Bestuurszaken

37.658

-26.342

64.000

ICT/DIV

450.817

-105.183

556.000

Overige personele lasten

476.113

-79.087

555.200

Financiën/Juridische zaken

103.254

-48.746

152.000

Huisvesting/Facilitaire zaken

748.193

-87.807

836.000

Communicatie/Public Affairs

249.134

-26.866

276.000

Bijdrage samenwerkingsverbanden

0

0

0

Doorbelasting overhead projecten

-27.511

-27.511

0

5.349.062

-211.699

5.560.761

Totalen

90

Overhead Economisch vestigingsklimaat Personele overhead (salarislasten)

Verschil gewijzigde begroting en realisatie 2022

Realisatie 2022

Gewijzigde begroting 2022

841.301

60.911

780.390

9.414

-6.586

16.000

ICT/DIV

112.704

-26.296

139.000

Overige personele lasten

119.028

-19.772

138.800

Financiën/Juridische zaken

25.813

-12.187

38.000

Huisvesting/Facilitaire zaken

187.048

-21.952

209.000

Communicatie/Public Affairs

62.285

-6.715

69.000

Bijdrage samenwerkingsverbanden

0

0

0

Doorbelasting overhead projecten

-6.878

-6.878

0

1.350.715

-39.475

1.390.190

Bestuurszaken

Totalen

3.4.3 Fraude en integriteit De MRDH heeft haar fraude en integriteitsbeleid gebaseerd op dat van de gemeente Rotterdam en vastgelegd in een personeelshandboek. Dat betekent onder meer dat de MRDH beschikt over een gedragscode voor medewerkers in dienst van de MRDH. Het doel van de gedragscode is werknemers houvast bieden bij het hanteren van de normen en waarden van de MRDH. De gedragscode maakt duidelijk wat de waarden en normen zijn die de MRDH belangrijk vindt en wat wel en niet toelaatbaar is voor werknemers. Daarnaast leggen de medewerkers de ambtseed of ambtsbelofte af. Alle medewerkers beschikken over een actuele Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Medewerkers dienen daarnaast alle nevenactiviteiten te melden die de belangen van de MRDH mogelijk zouden kunnen raken. De medewerkers kunnen bij vermoedens van fraude, corruptie of overige integriteit gerelateerde zaken terecht bij hun leidinggevende of een vertrouwenspersoon. De MRDH maakte in 2022 gebruik van onafhankelijke vertrouwenspersonen van de Arbo Unie. Er zijn het afgelopen jaar binnen de MRDH en bij de vertrouwenspersonen geen meldingen over fraude of integriteitsschendingen gedaan.

91

3.4.4 Informatiebeveiliging, privacy en informatiebeheer In het MT van december 2021 is het informatiebeleidsplan goedgekeurd. Op basis van dit plan hebben we nu een beleid vastgesteld voor de komende 5 jaren voor onze informatievoorzieningen. Als onderdeel van dit beleidsplan is er een Fit-Gap-analyse voor de MRDH gedaan. Dit is gedaan voor de organisatie en nog niet voor de applicaties. De actiepunten uit deze analyse zijn geprioriteerd in de Roadmap voor 2022. Stand van zaken Op het gebied van security en beveiliging heeft de MRDH geleund op de maatregelen die de gemeente Den Haag heeft uitgevoerd. De benodigde maatregelen zijn met de tijd uitgebreider geworden. Door de kleine bezetting van de MRDH op ICT-gebied, moeten er keuzes worden gemaakt in de zaken die opgepakt kunnen worden. Zo is er nog onvoldoende aandacht geweest om de benodigde acties bij onze partner, de gemeente Den Haag, te verifiëren of te initiëren. De opgepakte actiepunten betroffen veelal herziening van afspraken of contracten met onze partners. Daarnaast liep ook de gewenste migratie, naar een nieuw document managementsysteem, vertraging op. Op basis van de openstaande actiepunten is er een Roadmap voor 2023 opgesteld ter verbetering.

92

Plan Uitvoeren van penetratie test Uitvoeren van Back-up en recovery test Vervangen E-systeem en Stratech

Do Opstellen en implementeren informatiebeheerbeleid Contract, SLA en DAP met de gemeente Den Haag ondertekenen Migratie E-DOCS naar Visidosis

Check Opvragen IT-audit resultaten bij de gemeente Den Haag Autorisaties

Act Update ICT-middelen Registratie van meldingen

Informatiebeveiliging Voor een groot deel van de informatiebeveiliging aspecten, loopt de MRDH mee in de maatregelen van de gemeente Den Haag. Zij beheren onze omgeving. Resultaten GAP-Analyse In 2021 is er een BIO-toets uitgevoerd als onderdeel van het vaststellen van het informatiebeleidsplan. De resultaten van de GAP-analyse geeft aan dat de MRDH bij 6 van de 14 onderwerp de score lager is dan 50%. De daaruit voortvloeiende actiepunten zijn deels opgepakt 2022. Op het gebied van personeel zal voor 2023 een opfrismoment moeten worden georganiseerd om het belang van informatiebeveiliging opnieuw onder de aandacht te brengen. Op het gebied van communicatiebeveiliging hebben we nog te weinig aandacht. De genoemde punten vergt een afstemming met de gemeente Den Haag wat hiervoor is ingericht. De lage score komt omdat dit nog in onderzoek is. Voor het wifi- en bekabeld netwerk zal de MRDH in 2023 een penetratietest laten uitvoeren in samenwerking met de gemeente Den Haag. De (ICT)contracten van leveranciers zullen moeten worden uitbreiden op het gebied van de eisen van informatiebeveiliging. Er worden stappen gezet om alle ICT-gerelateerde contracten en zaken bij de afdeling BID te organiseren. Bij de vernieuwing van contracten zullen we hierop focussen in 2023. Er is nog geen continuïteitsplan opgesteld.

Voor 2023 is het plan om een back-up-recovery test uit te voeren en aan alle gebruikte ICT-middelen een risico classificatie te geven. Op nalevering is nog te weinig gedaan. Dit komt omdat veel van de onderwerpen nog in een vaststellingsfase verkeren, hierdoor is de naleving nog onvoldoende uitgevoerd. Risicobereidheid / acceptatie De MRDH is een kleine organisatie die voor haar ICT-kennis en kunde gebruik maakt van haar netwerk (externe partijen). De besluitvorming die binnen de MRDH en door de MRDH met haar partners plaatsvindt dient transparant te zijn. Op verzoek dient de MRDH in staat te zijn het hele proces te reconstrueren (ook jaren nadien) en alle documenten te kunnen overdragen. Veel informatie die de MRDH gebruikt en produceert is niet enorm gevoelig en veelal openbaar. De MRDH is echter ook een belangrijke partij in concessie en aanbesteding voor Openbaar Vervoer waarin, zeker gedurende het aanbestedingsproces, informatie beveiligd dient te zijn. De risicobereidheid zal voor de MRDH aanmerkelijker zijn gezien de omvang van de organisatie en de diensten die zij levert welke veelal openbaar zijn. Het verstrekken van onjuiste informatie en/of subsidies zijn de belangrijkste risico’s die de MRDH loopt. Dossiers moeten hiervoor op orde zijn en het proces eenduidig en transparant. Dit vormt de basis van acceptatie of het nemen van mitigerende maatregelen bij de risico’s.

93

Norm # Risico analyses per Informatiesysteem Back-up en recovery test # Penetratie testen # IT audits

Norm 1 1 1 1

Lekken van informatie 0 Lekken van gegevens 0 Ongeautoriseerde toegang door onbevoegden (hackers/hosters) 0 Ongeautoriseerde wijziging van gegevens (hacking) 0 Ongeautoriseerde verwijdering van gegevens (hacking) 0 Doorwerking van virussen/malware 0 (On)opzettelijke foutieve gegevensinvoer en -verandering van 0 data Onbevoegde toegang door onbevoegden bijvoorbeeld hackers 0 en dergelijke via malware Aftappen (draadloos) netwerk door onbevoegden (telewerk 0 situaties) Een dienstverlener gaat failliet 0 Opzegging diensten door dienstverlener 0

2022 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Opmerking Prioriteit voor deze activiteiten was laag. We lopen mee in de audits van de gemeente Den Haag. Voor 2023 zal een opdracht worden verstrekt. Geen meldingen ontvangen. Hier zijn in 2022 nog geen specifieke audits voor uitgevoerd.

0 0 0 1

Stratech

Bedrijf continuïteit In het afgelopen jaar hebben zich vooral in laatste kwartaal een aantal storingen voorgedaan. De continuïteit van de MRDH heeft hier weinig tot geen last van gehad. Onderwerp # prio1 meldingen

Aantal 5

Opmerking Allen opgelost binnen de afgesproken termijn

In 2022 zijn de volgende meldingen gedaan:  Opzegging diensten door dienstverlener in het kader van Stratech.  Update melding voor het Extranet, wegens niet meer ondersteunde software.  Update melding voor E-Docs voor een nieuwe versie. 94

Tevens is in 2022 een gebrekkige doel/middelen beheersing geconstateerd in de samenwerking tussen de gemeente Den Haag en de MRDH. Hiervoor wordt een proces ingericht. Het contract voor de levering van ICT-diensten met de gemeente Den Haag is herzien. De ondertekening is begin 2023 voorzien. Inmiddels zijn de 70 laptops vervangen door een nieuw exemplaar. Voor 2023 volgt een tweede ronde. Het bijdrage systeem is vervangen en ingericht op de nieuwe SharePoint omgeving. Voor het E-systeem en Extranet wordt een onderzoek opgestart voor vernieuwing of in beheer name door andere partner. Privacy De privacyaspecten spelen zich met name af bij de klachten en informatieverzoeken. De AVG-richtlijnen worden toegepast. Een audit hierop heeft nog niet plaatsgevonden. Norm # Privacy Risico analyse (PRA) # Privacy Impact assessment (DPIA’s) Onderwerp Informatieverzoek Klachten AVG of toepassing daarvan

Aantal 1 0

Norm 1 1

2022 0 0

Opmerking Geen nieuwe applicaties aangeschaft Geen nieuwe applicaties aangeschaft

Opmerking Afgehandeld N.v.t.

Informatiebeheer Het conform wet- en regelgeving vastleggen van documenten is essentieel voor de MRDH. De afdelingen binnen de MRDH hanteerden voor de vastlegging elk hun eigen methodiek. Door de structuur zoveel mogelijk te standaardiseren wordt het eenvoudiger informatie over afdelingen te delen. Tevens wordt een procesgerichte indeling voorbereid die het handvat wordt bij de implementatie van een nieuw document managementsysteem. In 2022 is de pilot afgerond voor een nieuw documentmanagementsysteem. De voorbereidingen voor deze nieuwe oplossing heeft veel meer tijd in beslag genomen dan voorzien. Hierdoor is de bestaande oplossing, e-DOCS, nog niet vervangen. Dit is ook de laatste applicatie die nog niet volledig web-based is en een aparte VPN-connectie vereist. Door deze applicatie te vervangen (of te upgraden naar een recentere versie) wordt het thuiswerken ook verder vereenvoudigd. Hiervoor wordt in 2023 een project gestart. Voor de website van de MRDH is een voorziening getroffen voor het dagelijks archiveren van deze omgeving.

95

3.4.5 Rechtmatigheid Rechtmatigheid is één van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. Daarom nemen overheden zelf maatregelen in de organisatie die waarborgen verschaffen en zijn er ook in de regelgeving eisen aan de interne en externe controle op rechtmatigheid opgenomen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. De accountant geeft een oordeel over de rechtmatigheid volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Dit oordeel maakt onderdeel uit van de controleverklaring bij de jaarrekening. Deze verklaring helpt het bestuur om de rechtmatigheid van de verwerving en besteding van publieke middelen te beoordelen en te controleren. Jaarlijks wordt in dit kader gerapporteerd over de naleving van de financiële verordening en het treasurystatuut. Naleving Treasurystatuut MRDH 2022 De bepalingen uit het treasurystatuut zijn in 2022 goed opgevolgd. Naleving financiële verordening MRDH 2015 Met betrekking tot de financiële verordening was er gedurende het verslagjaar nog één artikel waar niet aan werd voldaan.

Dat betreft het ontbreken van een paragraaf subsidies in de begroting (artikel 4 lid 4). In deze paragraaf subsidies dient in ieder geval een overzicht van de verleende subsidies aan instellingen en ondernemingen te worden opgenomen voor zover deze subsidies niet op grond van een bestaande verordening worden verleend. Vanaf jaarrekening 2021 (zie hoofdstuk 3.6) wordt deze paragraaf standaard opgenomen in de jaarrekening. Vanaf begrotingsjaar 2024 maakt deze paragraaf ook onderdeel uit van de begroting. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer is met name extra aandacht nodig voor de volgende drie criteria: 1. het begrotingscriterium; 2. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. het voorwaardencriterium. Deze onderwerpen zijn verder uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV (inclusief addendum 2021 en 2022) en verwerkt in het Controleprotocol accountantscontrole MRDH jaarrekening 2022, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 16 december 2022. Hierna volgt een analyse van de rechtmatigheid over het verslagjaar 2022.

Ad 1) Begrotingscriterium Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging is - voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van het algemeen bestuur. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten 96

gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen óf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan het algemeen bestuur. Begrotingsoverschrijdingen Voor het operationaliseren van de rechtmatigheidstoets worden de volgende zeven categorieën onderscheiden (Kadernota rechtmatigheid 2018): 1. Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel voor begrotingsaanpassing heeft ingediend zijn onrechtmatig en tellen wel mee voor het oordeel. 2. Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd, zijn onrechtmatig en tellen wel mee in het oordeel. 3. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet, zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel. 4. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding. 5.

Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn, zijn onrechtmatig en tellen wel mee voor het oordeel. 6. Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd, omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Indien deze overschrijdingen tijdens het verantwoordingsjaar worden geconstateerd, betreft het een onrechtmatigheid die wel meetelt voor het oordeel. Indien deze overschrijdingen na het verantwoordingsjaar worden geconstateerd, betreft het een onrechtmatigheid die niet meetelt voor het oordeel. 7. Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. In het jaar van investeren is de budgetoverschrijding onrechtmatig en telt wel mee voor het oordeel. De hogere afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee voor het oordeel. In deze jaarrekening 2022 is in een aantal gevallen sprake van budgetoverschrijdingen:

97