30 Collegebrief 23 december 2021 Collegereactie op de Boardietter 2021

gemeente Sch 1 ed a ri

gemeente Schiedam

team Financiën en Control

•

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010

schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

21U1T10229

23 december 2021

doorkiesnummer

e-mail

14 010

contact@schiedam.nl

onderwerp

Collegereactie op de Boardietter 2021

Geachte leden van de gemeenteraad, In oktober en november 2021 heeft Deloitte Accountants B.V. de jaarlijkse interimcontrole uitgevoerd. De bevindingen worden door de accountant voor u gerapporteerd in de Boardietter 2021. Met deze brief reageren wij op de bevindingen van de accountant. Algemeen Wij herkennen ons in het door Deloitte geschetste beeld. Gezien de bijzondere omstandigheden waarin de Organisatie het afgelopen jaar heeft gefunctioneerd, en tijd van Corona en veel thuiswerken, is het mooi om te lezen dat er heel veel goed is gegaan. In vergelijking met het jaar 2020 heeft de accountant geen nieuwe bevindingen gedaan. Schiedam is een ambitieuze gemeente. In de recent vastgestelde begroting 2022 constateren we dat we veel werk te verzetten hebben om die duurzame, sociale en ondernemende stad te worden die we willen zijn. Deze ‘schaalsprong’ vertaalt zich in de diverse projecten en activiteiten die we in onze stad ontplooien, maar ook in een grotere complexiteit van onze processen en een sterker beroep op onze organisatie. Uit de Boardletter kan worden opgemaakt dat we er op veel punten in slagen om ons aan te passen aan onze ambities, maar dat we op sommige punten waakzaam moeten blijven of ons been moeten bijtrekken. Geconstateerd wordt dat op het niveau van individuele bedrijfsprocessen, veel processen in de basis op orde zijn.

Bij een aantal aandachtsgebieden, met name op het gebied van Vastgoed, zijn nog belangrijke stappen te zetten. De in de Boardletter genoemde aandachtspunten zijn niet nieuw, zij kwamen ook al in voorgaande jaren aan de orde. Het oplossen van deze punten bleek, onder de huidige omstandigheden, lastig en met stappen te gaan die minder groot of minder snel zijn dan gewenst. Wij zien, op basis van de huidige uitkomsten en met het beoogde resultaat van de aanvullende werkzaamheden geen belemmeringen die het ontvangen van een goedkeurende accountantsverldaring 2021 in de weg staan.

1 111111 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 I I 1 1 1 11111 1 1 1 1 1 1 1 1 li i

Opvolging punten uit eerdere Boardietters De stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de bevindingen uit 2020 en voorgaande jaren is als volgt: Eén (1) bevinding is opgelost, het betreft hier de bevinding over de memoriaalboekingen. Vier (4) bevindingen zijn gedeeltelijk opgelost. 1. Het nieuwe inkoopproces: dit is ingevoerd, maar als gevolg van het nog niet volledig doorlopen van het proces nog niet aangetoond, zie verderop in deze reactie 2. Het contractenregister: dit is ingevoerd, de grootste contracten zijn geregistreerd, de overige contracten volgen Verhuur en erfpacht: flinctiescheiding wordt ingeregeld in het registratiesysteem, de 3. Pool met taxateurs is uitgebreid en zal worden ingezet 4. Grondexploitatieberekeningen: zie verderop in deze reactie Drie (3) bevindingen zijn nog niet opgelost. 1. Subsidiebaten: het proces wordt op dit moment vastgelegd om te worden opgenomen in het reguliere proces van Verbijzonderde Interne Controle 2. transacties onroerende goederen bij verkoop en erfpacht: zie verderop in deze reactie 3. risicomanagement: er resteren nog belangrijke aandachtspunten, zie verderop in deze reactie Huidig beeld uit de Boardletter 2021 De waarschuwing die Deloitte ons meegeeft over onze financiële positie (#oi) heeft u reeds terug kunnen zien in de begroting 2022.

Vanuit de uiteindelijk toch sluitende begroting kijken we met vertrouwen naar de toekomst en zoeken we naar mogelijkheden om onze middelen bij onze ambities te laten aansluiten. Bij de zomernota van 2023 zullen hierin, met de nieuwe raad en het nieuwe college afspraken worden gemaakt. Een grotere complexiteit vertaalt zich ook in grotere of andere risico’s. Op het gebied van (fraude)risicomanagement worden diverse stappen gezet. Begin 2022 wordt de auditcommissie meegenomen in de actualisatie van de Frauderisicoanalyse. De uitgangspunten voor het risicomanagement, vertaald in een kadernota, zullen u in het tweede halfjaar van 2022 worden voorgelegd. Veel projecten binnen de gemeente Schiedam spelen zich af in het fysieke domein en hebben een ‘Vastgoed’-component. Dit betekent dat er een groot beroep wordt gedaan op de medewerkers van het Team Vastgoed, Grondbeleid & Ondersteuning (VGO). In 2021 heeft dit team onder druk en zonder teammanager veel werk verricht. Er zijn zichtbare en noodzakelijke verbeteringen in de processen doorgevoerd, maar nog niet alle bevindingen van de accountant uit voorgaande jaren (#o2, #03 en #04) zijn opgelost. De directie heeft, samen met het team, een plan van aanpak opgesteld dat ertoe leidt dat de bevindingen uit deze Boardietter worden opgelost. In 2021 is veel werk gemaakt van de verbetering van het inkoopproces (#o5).

We zijn nu druk bezig met de uitvoering van het verbeterplan. De Raad heeft hiervoor de middelen beschikbaar gesteld. De verbeteringen die worden uitgevoerd hebben zowel betrekking op het proces zelf als op de monitoring van de prestaties en zijn voor Organisatie en college inmiddels tastbaar in de interne processen. De resultaten van het verbeterde proces zullen pas in 2022 goed zichtbaar zijn. Hierdoor heeft de accountant nog onvoldoende kennis kunnen nemen van de werking van het nieuwe proces. De verbeterde registratiesystemen leiden er ook toe dat de

gevraagde ‘spendanalyse’ onderdeel wordt van het (monitoring)proces en dus met enige regelmaat wordt uitgevoerd. In april/mei zal voor de laatste maal een accountantsrapport met een oordeel over de rechtmatigheid en de getrouwheid worden ontvangen. Vanaf 2022 dient het college zichzelf over de rechtmatigheid aan u te verantwoorden. Hierover zullen wij u in 2022 op een aantal momenten informeren en betrekken. Het uiterlijke moment om u bij te praten over de voortgang van deze verbeteracties zal de reactie op de Boardletter 2022 zijn.

‘

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

)