27 Collegebrief 7 januari 2021 Collegereactie op de Boardletter 2020

.

.

9

gemeente Sch i ed a IT)

gemeente Schiedam

team Concerncontrol

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam 14010

schiedam.nl

Uw kenmerk

Uw brief van

Ons kenmerk

Datum

20U1T11484

7januari 2021

Doorkiesnummer

E-mail

010-2191394

aa.it.veld@schiedam.nl

Onderwerp Collegereactie op de Boardietter 2020

Geachte dames, heren, In oktober en november 2020 heeft Deloitte Accountants B.V. de jaarlijkse interim controle uitgevoerd. De bevindingen heeft de accountant voor u gerapporteerd in de Boardietter 2020. Met deze brief reageren wij op de rapportage van de accountant. Algemeen

Wij herkennen ons in het door de accountant geschetste beeld. In vergelijking met vorig jaar heeft de accountant nu één nieuwe bevinding gedaan en vorig jaar drie. De stand van zaken met betrekking tot opmerkingen van de accountant in eerdere rapportages (zie pagina 6 managementsamenvatting) is als volgt: Afgehandeld (i) is de opmerking over inkopen goederen en diensten flinctiescheiding digitale workflow. Gedeeltelijk (5) nog niet opgelost zijn de opmerkingen over memoriaalboekingen, inkopen goederen en diensten naleving aanbestedingswet, inkopen goederen en diensten contractenregister, verhuur en erfpacht, grondexploitaties grondexploitatieberekeningen. Nog niet (2) opgelost zijn de opmerkingen over transacties onroerende goederen bij verkoop en erfpacht en risicomanagement. Onder de bevindingen van de interim controle worden de te nemen acties verder toegelicht. —

Huidig beeld uit de Boardietter 2020: Geconstateerd wordt dat op het niveau van de individuele bedrjfsprocessen veel processen in de basis op orde zijn, zoals personeelslasten, subsidieverstrekking en investeringen. Tevens constateert de accountant dat er stappen gezet zijn om de interne beheersing van de primaire registratie van verhuur en erfpacht en interne beheersing van de grondexploitaties op orde te brengen. Er zijn ook verbeteringen aangebracht in het domein van de memoriaalboekingen. Dit alles kwalificeert de accountant als positief. Hoewel de meeste processen in de basis op orde zijn, realiseren we ons dat op onderdelen de verbetering nog onvoldoende zichtbaar is.

I INININ liii Nil i INIl 1 I I 1 1fl 1 1 1 IN I I li i

Na afronding van de interim controle door de accountant is het verbeterpunt memorialen gerealiseerd en wat betreft inkopen goederen en diensten worden de verbeteringen in 2021 verder doorgevoerd. Het meerjarenperspectief vastgoed (MPV) is inmiddels vastgesteld en de accountant is hier over geïnformeerd. Aandachtsgebieden In de Boardletter 2020 heeft de accountant een aantal aandachtsgebieden met bevindingen benoemd, te weten: Risicomanagement, de Grondexploitatie, Onroerend goed transacties en Subsidiebaten. Bevindingen interim controle

Risicomanagement (1) Zoals eerder aangegeven, zijn wij bezig met de evaluatie van de risicobeheersingssystematiek. De eerste fase, waarin de huidige methodiek is geïnventariseerd en de risicoreserve is geëvalueerd, is inmiddels afgerond. De bevindingen uit deze fase vormen uitgangspunten voor het nieuw te ontwikkelen kader. Wij zullen u in het voorjaar van 2021 meenemen in de geformuleerde uitgangspunten. Het nieuwe kader volgt in het najaar van 2021. Grondexploitatie en Onroerend goed transactie s (2 en In de uitvoering zal de kwalitatieve diepgang en dossiervorming hieromtrent nog verder vergroot moeten worden. Dit sluit ook aan bij de gewenste ontwikkeling van de organisatie als geheel. Dit ontwikkelproces is nog niet afgerond, dat beeld komt ook naar voren uit de managementletter 2020. In 2021 zal extra aandacht gegeven gaan worden aan de zichtbare invulling van de marktconformiteitstoets. Er wordt ook nu al gewerkt met externe adviezen over waardering en prjsbepaling maar de vervolgstap is dat deze adviezen ook zichtbaar intern getoetst gaan worden aan Schiedamse referentieprojecten. Dit sluit ook aan bij de wens om de inhoudelijke toets op externe adviezen, -bevindingen en concept grondexploitatie-stukken te versterken. Daarnaast zal gewerkt gaan worden met een bredere groep van extern adviseurs zodat de objectiviteit beter gewaarborgd blijft.

Aanvullend zal de documentatie van deze manier van werken qua vastlegging verder versterkt gaan worden. Verhuur en Erfpacht () Controle technische functiescheiding (registreren en controleren) in de primaire registratie van verhuur en erfpacht is nog niet doorgevoerd in de applicatie zelf. Wij zijn in onderhandeling met de software leverancier om de ontbrekende functionaliteit toe te voegen aan de applicatie. Waardebepaling bij erfpacht is een aandachtspunt omdat de Pool van taxateurs in de loop van de jaren is geslonken tot één. Het is om meerdere redenen ongewenst om met 1 taxateur te werken dus deze tekortkoming wordt direct opgelost door vanaf nu met meerdere taxateurs te gaan werken.

20U1T11484

Pagina 2

Subsidiebaten (r De gemeente weet steeds vaker succesvol (meerjarige) subsidies te verwerven. Inmiddels is de omvang zodanig dat het noodzakelijk is om voor dit proces specifieke beheersmaatregelen te treffen. Vanaf 2021 zal het proces subsidiebaten opgenomen worden in het interne controleplan. Samengevat zal de ontwikkeling van onze Organisatie ook in 2021 door blijven gaan zodat de ambities van de komende jaren ook waargemaakt kunnen worden. Aandachtspunten voor de jaarrekening Alle door de accountant genoemde belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 zijn inmiddels in behandeling genomen.

Wij vertrouwen erop voor 2020 een goedkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid en getrouwheid te verkrijgen.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

drs. M.A. van den Hende, wnd.

2OUIT1 1484

Pagina 3

C.H.J. Lamers