22 Collegebrief 28 december 2020 Voortgangsinformatie ICT ontvlechting Vlaardingen-Schiedam

gemeente S chiedam

gemeente Schiedam

team ICT Beleid en Beheer Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam 14010

schiedam.nI

ons kenmerk

uw kenmerk

uw brief van

datum

20U1T10654

28 december 2020

doorkiesnummer

e-mail

010-2191142

j.lindhout@schiedam.nl

onderwerp

Voortgangsinformatie ICT ontviechting Vlaardingen-Schiedam

Geachte dames, heren, In vervolg op de eerdere voortgangsinformatie over de ontviechting van de ICT samenwerking tussen de gemeenten Schiedam en Vlaardingen (brief van 25-08-2020, kenmerk 20U1T07389), willen we u hierbij informeren over de afronding hiervan. Uitgangspunten Zoals in de eerdere informatiebrief aangegeven, waren de uitgangspunten bij de ontvlechting de volgende: • Er worden een of meer technische omgevingen ingericht, die door zowel Schiedam als Vlaardingen apart kunnen worden beheerd; • De dienstverlening aan beide gemeenten en Stroomopwaarts blijft tijdens de ontvlechting van de techniek gewaarborgd; • Waar mogelijk wordt tijdens de ontvlechting de technische infrastructuur verbeterd en toekomstbestendig gemaakt. Afronding ontviechtingsproces Onder aansturing van de bestuurlijke werkgroep, bestaande uit beide wethouders met ICT in de portefeuille en beide gemeentesecretarissen, is in de afgelopen maanden de planning gerealiseerd. Het doel was ontvlechting per 1januari 2021, om daarmee de basis te leggen voor de lopende ICT vernieuwing in onze gemeente.

De activiteiten waren van technische aard (de ICT zelf ontviechten) en daarnaast zijn alle financiële, juridische en personele aspecten van de ontvlechting in beeld gebracht en vertaald in afspraken over hoe daarmee om te gaan. Onderweg hebben zich geen grote verstoringen voorgedaan en waar er wel bijvoorbeeld op basis van tests zaken naar boven kwamen, zijn deze direct opgelost zonder problematisch te worden. Een en ander steeds in goede, harmonieuze samenwerking tussen de medewerkers en managers van beide gemeenten. —

—

Technische ontviechting ICT De technische ontvlechting, zoals ontviechting van de gezamenlijke netwerken, scheiding van de virtuele servers en werkplekken en de ontvlechting van de back-up-omgeving, is nagenoeg

1 I IUIfl1 1 1111 INulil INI I I I 1 1fl hfl1 1 1 1 1 1 1 1 I I

voltooid. Ook de laatste acties zijn van praktische aard en worden nazorg begin 2021 volgens plan in december afgerond.

—

afgezien van laatste

-

Financieel Eerder waren de gemaakte kosten aan beide kanten al in beeld gebracht en zijn daarover afspraken gemaakt. Vervolgens zijn ook de laatste activiteiten uitgevoerd, zoals het inzichtelijk maken van en afspraken maken over de kosten van de tijdelijke huur van ruimte voor de twee rekencentrumkasten van Schiedam, die zijn ontvlochten maar om praktische redenen (voorkomen kosten en rompslomp van verhuizing) nog een aantal jaren fysiek in Vlaardingen blijven staan. Zoals eerder aangegeven zijn de investeringen, die beide gemeenten hebben gedaan voor de ontviechting, met elkaar in evenwicht en blijft alles binnen de afgesproken begroting voor de ICT ontviechting (8oo.000 euro, vastgesteld in de Berap2ol9 op 1 oktober 2019).

Formalisering Inmiddels heeft ook de formalisering van de beëindiging van de ICT samenwerking (en de voorwaarden waaronder) plaatsgevonden door het ondertekenen van de overeenkomst tot beëindiging van de samenwerking ICT en het ondertekenen van de huurovereenkomst locatie hardware op grond waarvan de gemeente Schiedam tijdelijk twee kasten voor de opslag van hardware huurt in de computerruimte aan de Markt 11 te Vlaardingen. Startidaar voor de toekomst Zoals aangegeven in de eerdere berichtgeving, wordt met de ontvlechting van de ICT samenwerking met Vlaardingen ook de basis gelegd voor de lopende ICT vernieuwing in onze gemeente. Belangrijke vernieuwingen zijn bijvoorbeeld datagestuurd werken en verbetering van de digitale dienstverlening. Deze zijn erop gericht dat we meer en beter gebruik zullen maken van de beschikbare data voor zowel beleidsmatige keuzes als operationele aansturing. Daarnaast zal de primaire dienstverlening voor burgers en bedrijven meer en meer digitaal worden waardoor doorlooptijden worden verkort.

Geconcludeerd kan worden dat de ICT ontvlechting van de gemeenten Schiedam en Vlaardingen binnen planning en binnen begroting is afgerond. De focus ligt nu volledig op de verdere ICT vernieuwing voor het beleid en de dienstverlening van onze gemeente. De werkplekken binnen de gemeente zijn inmiddels overgezet naar Windowsio, in het kader van datagedreven werken zijn de eerste dashboards opgeleverd (bijvoorbeeld dashboards over de meldingen in de buitenruimte) en zijn de eerste ICT-systemen overgezet naar de cloud. In 2021 zullen verdere stappen in de digitalisering ten behoeve van dienstverlening aan inwoners en bedrijven gemaakt worden. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de

._—-rï

L..

drs. I.A. vai ,en Hende, wnd.

C.H.J.