17 Brief Metropoolregio Rotterdam Den Haag 25 januari 2023 Stand van zaken uitwerking aanbevelingen 2e tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH

Mh>~. METROPOOLREGIO ROTTERDAM DEN HAAG

Postbus 21012 3001 AA Rotterdam Telefoon 088 5445 100 E-mail: informatie@mrdh.nl Internet: www.mrdh.nl

Aan de 21 gemeenteraden

KvK nummer: 62288024 Bankrekeningnummer NL96 BNGH 0285 1651 43 contactpersoon Esther Westerbeek e-mail e.westerbeek@mrdh.nl

Datum

25 januari 2023

telefoonnummer 088 5445 225 uw kenmerk

Onderwerp

Stand van zaken uitwerking aanbevelingen tweede tussenevaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH

ons kenmerk 988866 projectnummer

aantal bijlage(n) 1

Geachte raadsleden,

Op 11 maart 2022 heeft het algemeen bestuur de rapportage van de tweede tussenevaluatie GR MRDH vastgesteld. In deze rapportage zijn zes aanbevelingen opgesteld om mee aan de slag te gaan. Met deze brief informeert het algemeen bestuur u graag over de stand van zaken van de uitwerking van de aanbevelingen. Achtergrond

In de Gemeenschappelijke Regeling is afgesproken dat de regeling periodiek wordt geëvalueerd. De tweede tussenevaluatie borduurt voort op de eerste tussenvaluatie van 2017 en het doel van deze evaluatie was om te bezien hoe de regeling functioneert en aanbevelingen te benoemen om het functioneren van de regeling te verbeteren. De tussenevaluatie richtte zich op drie thema’s: 1) terugblik op de aanbevelingen van de eerste evaluatie, 2) eigen inbreng in de MRDH en 3) helderheid van het governancemodel van de MRDH. De conclusie van de tweede tussenevaluatie is dat over het algemeen de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie op een goede manier zijn opgepakt en er waardering is voor de doorgevoerde verbeteringen. Zo is de governance zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling duidelijker geworden. De besluitvormingscyclus en informatievoorziening zijn ook sterk verbeterd, De aanbevelingen van de tweede tussenevaluatie zijn:

Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Delft, Den Haag, Krimpen aan den IJssel, Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Maassluis, MiddenDelfland, Nissewaard, Pijnacker-Nootdorp, Ridderkerk, Rijswijk, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Voorne aan Zee, Wassenaar, Westland en Zoetermeer.

Thema

Aanbeveling

Terugblik op de aanbevelingen uit de eerste tussenevaluatie

Aanbevolen wordt om via de herijking van de Strategische Agenda het verhaal van de MRDH verder te versterken én het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsvelden te voeren. Aanbevolen wordt om, met vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten, de stukkenstroom en besluitvormingscyclus goed te beschouwen en te bekijken welke mogelijkheden er zijn om een betere balans te vinden tussen informatievoorziening en behapbaar houden van de informatie. Daarbij kan ook worden gekeken naar meer visuele vormen van informatievoorziening en vernieuwing van de agendaposten. Gedegen besluitvorming blijft daarbij het uitgangspunt gelet op de grote bedragen die aan de orde zijn en de noodzaak tot zorgvuldige en herleidbare publieke besluitvorming. Aanbevolen wordt om actief met gemeenten het gesprek te voeren om de MRDH meer onder de aandacht van de gemeenteraden te brengen en het gesprek te voeren over de wijze van betrokkenheid en invloed. De komende verkiezingen zijn daarvoor een mooi moment. Aanbevolen wordt de al eerder gedane aanbeveling om best practices te delen op te pakken om zo met elkaar te bezien hoe gemeenten hun eigen inbreng verder kunnen versterken. Aanbevolen wordt om, zodra de nieuwe Adviescommissies zijn gestart, het gesprek op gang te brengen over de positionering en rollen van de Adviescommissie en de rol van de werkorganisatie MRDH hierin.

Dit gesprek zal ook plaatsvinden met de nieuwe vertegenwoordigers in de Bestuurscommissies omdat zij (eveneens) een belangrijke rol spelen in de betrokkenheid van gemeenteraden. Hoewel het governancemodel helder is, wordt geadviseerd om met name kritisch te kijken op doel, reikwijdte en nut en noodzaak van de diverse aanvullende bestuurlijke tafels en waar mogelijk de aan het AB-gerelateerde commissies terugbrengen naar het AB. Aanbevolen wordt de werking van deze commissies met enige regelmaat te evalueren.

Eigen inbreng in de MRDH

Helderheid van het governancemodel van de MRDH

Stand van zaken uitwerking aanbevelingen tweede tussenevaluatie

In de bijlage is een totaaloverzicht toegevoegd die de stand van zaken weergeeft van de uitwerking van de zes aanbevelingen. Een aantal aanbevelingen is inmiddels voortvarend opgepakt. De afgelopen maanden is gewerkt aan de vernieuwing en versterking van het regionale verhaal, door middel van de vernieuwing van de Strategische Agenda. Deze ligt nu ook bij u voor ter zienswijze. Daarnaast wordt er inmiddels ook nagedacht over hoe de Strategische Agenda, na vaststelling in mei 2023, daadwerkelijk tot uitvoering kan worden gebracht. Hiermee wordt werk gemaakt van de aanbeveling om de MRDH zichtbaarder te maken voor gemeenten en hun inwoners (aanbeveling 1). Verder wordt er op dit moment met gemeenten gewerkt aan voorstellen om de besluitvormingscyclus (aanbeveling 2) te gaan verbeteren. Kern is dat een vernieuwde agendapost (format voorde besluitvorming/advisering) voor zowel het algemeen bestuur, de Bestuurscommissies als de Adviescommissies daarbij cruciaal is. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij de nieuwe Strategische Agenda. Daarmee wordt invulling gegeven aan deze aanbeveling.

2

Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 heeft de MRDH in veel gemeenteraden een presentatie gegeven over de MRDH en het belang van regionale samenwerking op het gebied van bereikbaarheid en economie. Hiermee is een eerste stap gemaakt in het versterken van de relatie met de gemeenteraden (aanbeveling 3). Deze bijeenkomsten hebben mooie gesprekken opgeleverd en zijn een goede start voor een sterker en intensiever contact met gemeenteraden over belangrijke onderwerpen zoals de begroting, de Strategische Agenda, enzovoorts. Een aanbeveling die in het verlengde hiervan nog opgepakt gaat worden is het gesprek over het functioneren van de Adviescommissies. Nu de eerste vergaderingen plaats hebben gevonden zal gezocht worden naar een moment om dit gesprek op gang te brengen. In de voorbereiding daarop zal ook het gesprek tussen de voorzitters van de Adviescommissies en de Bestuurscommissies worden georganiseerd. Al met al is een groot gedeelte van de aanbevelingen inmiddels opgepakt. Het algemeen bestuur zal in de vergadering van juli 2023 nader geïnformeerd worden over de stand van zaken, waarna u ook weer geïnformeerd wordt door middel van een raadsinformatiebrief.

Namens het algemeen bestuur,

3

Dashboard uitwerkingen aanbevelingen tweede tussenvaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH d.d. 17.11.2022

Aanbeveling uit evaluatierapport

Aanbevolen wordt om via de actualisatie van de Strategische Agenda het verhaal van de MRDH verder te versterken én het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij de belendende beleidsvelden te voeren.

Aanbevolen wordt om, met vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten, de stukkenstroom en besluitvormingscyclus goed te beschouwen en te bekijken welke mogelijkheden er zijn om een betere balans te vinden tussen informatievoorziening en behapbaar houden van de informatie. Gedegen besluitvorming blijft daarbij het uitgangspunt gelet op de grote bedragen die aan de orde zijn en de noodzaak tot zorgvuldige en herleidbare publieke besluitvorming. Daarbij kan ook worden gekeken naar meer visuele vormen van informatievoorziening en vernieuwing van de agendaposten.

Voorgestelde uitwerking uit plan van aanpak maart 2022 / toezeggingen uit reactiebrieven Op dit moment is de eerste fase van de herijking van de Strategische Agenda afgerond (een terugblik op de afgelopen periode) en is gestart met de voorbereiding van de volgende fase. In die fase wordt de Strategische Agenda daadwerkelijk herijkt, in dat verband wordt ook het gesprek over de betrokkenheid van de MRDH bij belendende beleidsvelden gevoerd. Om dit gesprek goed te voeren wordt zowel gebruik gemaakt van het inwerkprogramma en worden heidagen georganiseerd voor zowel het AB, DB als de Bc's. Het voorstel is om deze aanbeveling uit te werken met een delegatie van onze 23 gemeenten. Daarbij kunnen een aantal stappen worden onderscheiden: a) Inventariseren welke informatie bestuurders en raadsleden nodig hebben voor advisering en besluitvorming; b) Bezien of er verbeteringen mogelijk zijn in de agendaposten (bijvoorbeeld door een vergelijking te maken met voorstellen en/of opleggers van andere gemeenten) c) Zodra de Ac’s en Bc's op sterkte zijn met de voorzitters bezien hoe de

Voortgang + planning

Status

Op dit moment bevindt de actualisatie van de Strategische Agenda zich In de 3e fase: bespreken en maken van beleidskeuzes in sessies met raadsleden en bestuurders. In september zijn er drie sessies georganiseerd voor bestuurders en raadsleden. Daarnaast vinden er ook sessies met stakeholders plaats.

Loopt

Op 16 december geeft het AB de SA vrij voor zienswijze, wanneer vaststelling op 26 mei plaatsvindt.

Op 10 mei jl. is het plan van aanpak van de uitwerking van de zes aanbevelingen in het coördinatorenoverleg, met daarbij het voorstel om aanbeveling 2 (besluitvormingsprocedure) en aanbeveling 4 (best practices) in gezamenlijkheid op te pakken. Een werkgroep is opgericht om hier verder invulling aan te geven. De werkgroep heeft geconstateerd dat met betrekking tot het verbeteren van de besluitvormingsprocedure (punt a en b) het gaat om drie zaken: o Behapbaarheid en duidelijkheid van de stukken.

Loopt

Dashboard uitwerkingen aanbevelingen tweede tussenvaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH d.d. 17.11.2022

informatievoorziening en besluitvorming verbeterd kan worden. d) Er is al afgesproken dat we raadsinformatiebrieven voortaan zelf na 5 werkdagen ook verzenden naar leden Ac's na verzoek/advies vanuit Ac's. Met ambtelijke vertegenwoordigers zal deze aanbeveling nader worden uitgewerkt.

o

o

Zichtbaarheid en volgbaarheid van de besluitvormingsprocessen, Tijdigheid van stukken.

Aan de hand van dit overleg wordt gekeken welke mogelijkheden er zijn om de duidelijkheid van de stukken te verbeteren via de agendapost. Hierbij zal ook gekeken worden met aansluiting op de actualisatie van de Strategische Agenda. Daarnaast is op basis van dit overleg een nieuwe planning van de MRDH opgesteld om de volgbaarheid van processen te verbeteren. Met betrekking tot punt c is hier nog geen afspraak voor ingepland aangezien de voorzitters de bestuurscommissies nog niet bekend waren. Wel heeft een kennismaking tussen de voorzitters Ac en de Bc plaatsgevonden. Punt d is geïmplementeerd in de werkwijze van de MRDH.

Aanbevolen wordt om actief met gemeenten het gesprek te voeren om de MRDH meer onder de aandacht van de gemeenteraden te brengen en het gesprek te voeren over de wijze van betrokkenheid en Invloed. De komende verkiezingen zijn daarvoor een mooi moment.

Het organiseren van een griffiersbiieenkomst De eerste actie om de MRDH meer onder de aandacht te brengen is gestart met het opstellen van een inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden. Daarnaast heeft de MRDH organisatie proactief het aanbod gedaan om aan de nieuwe raden een toelichting te geven op de rol en positie van de MRDH.

Deze staat gepland op 1 december 2022 Bij de eerste vergaderingen van de adviescommissies en de Rekeningcommissie was voorafgaand een introductiebijeenkomst. Daarnaast is de MRDH bij 12 gemeenten op bezoek geweest om aan te sluiten aan de inwerkprogramma's van de gemeenteraden. Bil de zienswijzen

Loopt loopt

Dashboard uitwerkingen aanbevelingen tweede tussenvaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH d.d. 17.11.2022

Aanbevolen wordt de al eerder gedane aanbeveling om best practices van de deelnemende gemeenten te delen op te pakken om zo met elkaar te bezien hoe gemeenten hun eigen inbreng verder kunnen versterken.

Aanbevolen wordt om, zodra de nieuwe Adviescommissies zijn gestart, het gesprek op gang te brengen over de positionering en rollen van de Adviescommissie en de rol van de ambteiijke organisatie MRDH hierin. Dit gesprek zal ook plaatsvinden met de nieuwe

In het proces om te komen tot de tussenevaluatie hebben meerdere gemeenten aangegeven hun eigen positie in de MRDH te willen versterken. Daarnaast hebben meerdere gemeenten in hun reactie aangegeven tevreden te zijn over hun inbreng. Het voorstel is om deze goede voorbeelden nader uit te werken met de betreffende gemeenten en deze voorbeelden op ambtelijk en bestuurlijk niveau met elkaar te delen. Daarnaast kan de MRDH ervoor zorgen dat de gemeenten onderling beter met elkaar in verbinding komen om zo van elkaar te leren. Dit met als doel om zo de inbreng van de 23 gemeenten te versterken. Eerste stap is na elke AC ruimte te bieden aan gemeenten een lokaal vraagstuk te adresseren en te bespreken.

Voor zowel de Ac's als de Bc's zijn heidagen en introductiebijeenkomsten voorzien in de maanden mei en Juni. Naast een kennismaking met de inhoudelijke taken van de MRDH is dit ook een uitgelezen mogelijkheid om aan nader gesprek op gang te brengen

van de Strategische Agenda zal de MRDH ook proactief aanbieden dal ondersteuning vanuit de MRDH mogelijk is bij behandeling van de zienswijze in de raad. In het coördinatorenoverleg van 10 mei jl. is besproken om de aanbeveling gezamenlijk op te pakken. Met de werkgroep en vervolgens met de coördinatoren is besproken: o Dat er behoefte is aan een contactpersonenlijst. o Er steun is voor het voorstel om in het coördinatorenoverleg het onderwerp ‘best practices: hoe betrek je de raden bij de MRDH en hoe vindt terugkoppeling naarde raden plaats? te agenderen. Dit voorstel wordt nader uitgewerkt. Deze acties worden opgepakt. Daarnaast wordt bij de coördinatorenagenda standaard het onderwerp toegevoegd Vragen aan collega’s, zodat er elke vergadering de mogelijkheid is het voor het delen van kennis / best practices. • introductiebijeenkomsten en heidag hebben plaatsgevonden. • Gesprek voorzitters Bc’s, Ac’s en ambtelijke ondersteuning heeft nog niet plaatsgevonden. Dit kan

Loopt

Loopt

Dashboard uitwerkingen aanbevelingen tweede tussenvaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH d.d. 17.11.2022

vertegenwoordigers in de Bc’s omdat zij (eveneens) een belangrijke rol spelen in de betrokkenheid van gemeenteraden.

Hoewel het governancemodel helder is, wordt geadviseerd om met name kritisch te kijken op doel, reikwijdte en nul en noodzaak van de diverse hulpstructuren en waar mogelijk de aan het AB-gerelateerde commissies terugbrengen naar het AB. Aanbevolen wordt de werking van deze commissies met enige regelmaat te evalueren.

over de positionering en rol van de Ac’s. Daarnaast is het voorstel om, zodra de nieuwe Bc’s compleet zijn, een gesprek te organiseren tussen de voorzitters van de Bc’s, Ac’s en de ambtelijke ondersteuning. Dit gesprek gaat onder meer over de onderlinge rolverdeling en de verwachtingen over en weer. Daarbij kan ook de uitwerking van de aanbeveling onder 2 aan de orde komen Agendering bij adviescommissies van ervaringen andere regio’s

Het voorstel is om ais eerste stap een goede inventarisatie te maken van de tafels en overleggen die aanvullend op de in de GR vastgelegde gremia zijn ingesteld. Het gaat dan zowel om tafels die door de MRDH zijn ingesteld als tafels waar de MRDH aan deelneemt. Deze inventarisatie moet inzicht geven in het doel, de reikwijdte en de noodzaak van de tafels. Vervolgens kan op basis van deze notitie een nader gesprek worden gevoerd over de vraag of de betreffende tafel nog relevant is (waar het gaat om tafels die door de MRDH worden gefaciiiteerd) dan wel of deelname van de MRDH aan de tafel zinvol is en past bij de taken van de MRDH (waar het gaat om tafels van andere partijen).

ingepland worden nu beide bestuurscommissies compleet zijn.

Deze bijeenkomst wordt voorbereidt en zal ingericht worden in de vorm van een webinar. Een datum wordt nop ingepland. De afgelopen periode lag de focus nog op de vorming van de nieuwe colleges en de invulling van de gremia. Deze zijn nu compleet en is nu het goede moment om dit op te starten.

Loopt.

Nog niet opgestart.

Dashboard uitwerkingen aanbevelingen tweede tussenvaluatie Gemeenschappelijke Regeling MRDH d.d. 17.11.2022

Daarnaast wordt aanvullend geadviseerd om met de nieuwe presidia een gesprek te voeren over samenstelling, taken en rollen van de presidia. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de eerdere evaluerende gesprekken die door de presidia zelf zijn gevoerd. Dit met als doel om in de nieuwe bestuursperiode de rol van de presidia te verduidelijken en gelijksoortig te krijgen en te houden.

Dit wordt opgestart nu de presidia verdeling compleet is.