16 Collegebrief 7 december 2023 Verslag archief- en informatiebeheer over 2022

gemeente Schiedam

Gemeentearchief

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

23UIT04548

7 december 2023

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Verslag archief- en informatiebeheer over 2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Jaarlijks leggen wij verantwoording af aan Gedeputeerde Staten over het domein archief- en informatiebeheer als onderdeel van het interbestuurlijk toezicht. We hebben het verslag over 2022 inmiddels toegezonden aan GS. Voor achtergrondinformatie over het verslag archief- en informatiebeheer verwijzen wij naar de VNG Handreiking. Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (3e uitgave, 2020). Wij hanteren deze handreiking bij het opstellen van het verslag. Hieronder volgt een korte toelichting van de rollen die betrekking hebben op het verslag: Zorgdrager – het college van burgemeester en wethouders is zorgdrager voor alle gemeentelijke organen, dus ook voor de archieven van de gemeenteraad en ook voor de archieven bij gemandateerde taken. Dit is de bestuurlijke verantwoordelijkheid (artikel 30 Archiefwet 1995). Gemeentearchivaris, aangewezen door burgemeester en wethouders. Hij is beheerder van de archiefbewaarplaats (bestemd voor de permanente bewaring van archieven) en toezichthouder op het beheer van de gemeentelijke archieven buiten de archiefbewaarplaats (artikel 32 Archiefwet 1995).

De gemeentearchivaris is aangewezen als toezichthouder op Stroomopwaarts, dat wil zeggen op het beheer van de archieven waarvan het dagelijks bestuur zorgdrager is (en dus niet de archieven bij de gemandateerde taken, want daarvan is het college van burgemeester en wethouders zorgdrager) (artikel 29 Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS). De gemeentearchivaris is in onze organisatie tevens manager van team Gemeentearchief. Dit is een andere rol. Beheerder, dit zijn de managers in de organisatie. Zij dragen de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer van hun team (artikel 1 en 3 van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Schiedam 2019). De manager team Gemeentearchief draagt deze verantwoordelijkheid alleen voor het archiefbeheer van zijn eigen team.

*23UIT04548*

De totaalscore voor het onderdeel archief- en informatiebeheer over 2022 is hetzelfde gebleven als vorig jaar: oranje. De scores op de toezichtcriteria zijn: 7,5 keer groen 8,5 keer oranje 0 keer rood Wij lichten hierna op hoofdlijnen de oranje scores op de toezichtcriteria toe. Daarbij vermelden wij ook de stand van zaken om groene scores te verkrijgen. Voorzieningen bij overdracht van taken De voorzieningen bij overdracht van taken schieten nog tekort. Met name voor wat betreft Stroomopwaarts zijn er niet genoeg mensen en middelen beschikbaar. Op 30 mei 2023 heeft de raad de taken aan Stroomopwaarts gedelegeerd, in plaats van gemandateerd (23VR013). Voorzien is dat deze wijziging vanaf 1 januari 2024 ingaat. Hiermee gaat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor archiefzorg over naar het dagelijks bestuur van Stroomopwaarts. Hoewel dit niet noodzakelijkerwijs tot een verbetering van het archiefbeheer leidt, komt een groene score dan wel in zicht. Beheer volgens kwaliteitssysteem We boeken langzaam vooruitgang op dit punt, bijvoorbeeld in het beter beheren van informatie op schijven van teams en medewerkers. Daarnaast onderzoeken we verbetering van documenten in het document management systeem, zaaksysteem en e-mail. Archiefbewaarplaats De temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaats fluctueren nog steeds te veel.

Dit blijft een structureel probleem door de gekozen manier van klimaatbeheersing en (gebrek aan) isolatie van de binnenmuren. Daarnaast is er een lekkage geweest. Regelgeving staat geen enkele overschrijding van de normen toe. Storing en onderhoud mogen dus niet voorkomen, daarom komt een groene score niet in zicht. Goede staat De hybride staat van archieven is een voortdurend punt van zorg. Hybride wil zeggen dat we deels op papier en deels digitaal werken. Ook van archiefbescheiden die buiten gecertificeerde bewaaromgevingen worden opgeslagen, is de goede staat onvoldoende gewaarborgd omdat we nog steeds veel bestanden opslaan op eigen laptops of schijven. In 2022 zijn de persoonlijke schijven naar OneDrive gemigreerd, wat een stap in de goede richting is. Het is positief om te zien dat er een voorzichtige groei is in het gebruik van Teams voor gezamenlijk archief- en informatiebeheer. Ordening en toegankelijkheid Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden buiten de informatiesystemen Corsa en KCS zijn onvoldoende. Het is niet altijd mogelijk om archiefbescheiden binnen een redelijke termijn te vinden, bijvoorbeeld wanneer gegevens op een schijf van een team staan of bij gebruik van toepassingen buiten beheer van de gemeente, zoals WhatsApp. Dit is met name problematisch (en duur) bij de afhandeling van Woo-verzoeken.

Met de migratie van de persoonlijke schijven naar OneDrive is in 2022 de toegankelijkheid verbeterd, want het delen van bestanden is hierdoor makkelijker geworden. Het motto “niet mailen, maar delen” is hierdoor eenvoudiger toe te passen.

Authenticiteit en context Authenticiteit en context van archiefbescheiden buiten Corsa en KCS zijn onvoldoende gewaarborgd. De toepassing van een deugdelijke digitale handtekening (ValidSign) is een grote verbetering voor het waarborgen van de authenticiteit. Overbrenging naar archiefbewaarplaats Na overbrenging vallen archiefbescheiden onder de openbaarheidsbepalingen van de Archiefwet. Dit moet gebeuren binnen dertig jaar (met een standaardtermijn van twintig jaar). Niet alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken, zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het betreft de archiefbescheiden van het gemeentebestuur 1990-1998. Inmiddels heeft de overbrenging plaatsgevonden. Vervanging Vervanging (van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties) is niet verplicht. Wij zetten daarom in op echte digitalisering (met ‘digitaal geboren’ archiefbescheiden), zodat vervanging niet meer nodig is. Vernietiging Vernietiging van digitale archiefbescheiden vindt onvoldoende plaats. Tot slot willen wij u laten weten dat de gemeentesecretaris naar aanleiding van de bevindingen opdracht tot het opstellen van een verbeterplan heeft gegeven.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

J.G. Bijl