16 Collegebrief 29 juli 2021 Aanbieding Jaarverslag rechtsbescherming 2020
Tekst van het document
4. gemeente gemeente Schiedam
Schiedarn
Aan: de gemeenteraad van Schiedam
Stadskantoor, Stadserfi Postbus 1501 3100 EA Schiedam 14 010
schiedam.nI
Uw kenmerk
Ons kenmerk
Datum
21U1T03175
29juli 2021
Uw brief van
000rkiesnummer
14 010
contact@schiedam.nl
Onderwerp
Aanbieding Jaarverslag rechtsbescherming 2020
Geachte leden van de gemeenteraad, Met dit document informeren wij u over het uitgebrachte jaarverslag van de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie Schiedam 2019, de rapportage interne Idachtaffiandeling en de rapportage Idachtafhandeling Schiedam van de Nationale Ombudsman. Wij hebben op 20juli 2021 kennisgenomen van de rapportages. Hieronder geven wij u een toelichting op de uitgebrachte rapportages. Aan het eind van de brief treft u onze bestuurlijke reactie op de rapportages aan. De rapportages 2020 van de bezwaarschriftencommissie en de Nationale Ombudsman zijn als bijlage bijgevoegd. De rapportage interne klachtenbehandeling is opgenomen in deze brief. Met de jaarlijkse presentatie van de uitkomsten van de bezwaarschriftenafhandeling aan de bestuursorganen (raad, college en burgemeester) wordt een graadmeter geboden van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten die de belangen van de inwoners en bedrijven direct raken. De interne klachtenrapportage en de rapportage van de klachtenbehandeling door de Nationale Ombudsman bieden inzicht in de uitvoering het gemeentelijk handelen.
Jaarverslag bezwaren 2020. Bezwaarschriftencom missie De bezwaarschriftencommissie Schiedam behandelt en rapporteert over de bezwaarschriften gericht tegen alle besluiten van het college, de burgemeester (en de raad, maar dat komt vrijwel niet voor). Zie voor hun werkwijze de bijlage (jaarverslag bezwaarschriftencommissie). Ambtelijk horen en informele aanpak De commissie houdt hoorzittingen en geeft adviezen af voor het grootste deel van de bezwaarschriften. Voor de relatief eenvoudige bezwaarschriften kan een bezwaarmaker in plaats van een commissiehoorzitting voor een ambtelijk hoorzitting worden uitgenodigd en volgt er ambtelijk advies. In 2020 is voor 31 bezwaarschriften ambtelijk gehoord en geadviseerd.
11111NI[ Ul III INUI N liii Nl UN liii[N II
Er wordt zo veel mogelijk gewerkt via de informele aanpak, dat wil zeggen: het stellen van de vraag achter de vraag; het in overleg zoeken naar het ‘pijnpunt’ van bezwaarde zonder de juridische formele procedure daarvoor te bewandelen. Deze informele weg is vooral aan de orde bij het ambtelijk horen. Zaken die (in het laatste stadium) bij de commissie komen lenen zich daar veelal niet (meer) voor. In de gevallen dat het alsnog komt tot een bezwaarschrift en een beslissing op bezwaar nodig is, is de informele aanpak vanuit het secretariaat van de bezwarencommissie niet meer effectief/mogelijk en moet de formele weg worden bewandeld. Resultaten Hieronder gaan wij in op de resultaten van de bezwarenbehandeling over 2020. Zie verder ook pagina 5 e.v. van het jaarverslag van de bezwaarschriftencommissie 2020 (bijlage). Voor een vergelijking met eerdere jaren dan 2020 zie tabel ‘2020-2016’. Over 2020 zijn door de commissie 119 bezwaarschriften behandeld en met ambtelijk horen nog eens 31 (dit zijn de eenvoudiger zaken). De uitkomsten waren daarbij waren als volgt. Ongegrond (Gedeeltelijk) gegrond Commissie 44 Ambtelijk 7 horen *3 nog in behandeling
6 8
Nj ontvankelijk 10
8
Ingetrokken of doorgezonden 46 8
Totaal 119*
31
Contrair Het college heeft de adviezen van de bezwarencommissie in 2020 voor alle bezwaarschriften conform overgenomen, op 3 adviezen na. Bij die 3 bezwaarschriften is het college contrair gegaan aan het advies van de bezwarencommissie. Voor een vergelijking met eerdere jaren: zie de tabel onder de kop ‘reactie college op het jaarverslag’. Percentage tijdige afhandeling Het percentage tijdig (binnen de wettelijke termijn) door de commissie afgehandelde bezwaarschriften was over 2020 106 van de 119 (89 %). Voor het ambtelijk horen/ambtelijk adviezen geldt over 2020 dat 28 van de 31 bezwaarschriften tijdig zijn afgehandeld (90%). Voor een vergelijking met eerdere jaren: zie de tabel onder de kop ‘reactie college op het jaarverslag’. Aanbeveling van de bezwaarschriftencommissie De commissie heeft in het jaar 2020 een aantal bezwaarschriften over verzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur behandeld. Het is de commissie tijdens de hoorzittingen over deze zaken opgevallen dat de kennis van deze wet aan de kant van verweerder voor verbetering vatbaar is. De commissie vraagt daarvoor aandacht.
21U1T03175
Pagina 2
Tabel 2020
—
2016’
Overzicht bezwaarschriften
2020
2019
2018 2017
2016
Aantal bezwaarschriften Commissie-advies Ambtelijk horen
150 119 31
255 207 48
200 172 28
260 208 52
268 202 66
Afgehandeld binnen de termijn commissie Afgehandeld binnen de termijn ambtelijk horen
89% 90%
79% 94%
92% 96%
94% 81%
75% 70%
Adviezen commissie (gedeeltelijk) gegrond
5%
6%
1%
4%
18%
Adviezen ambtelijk horen (gedeeltelijk) gegrond
26%
29%
29%
17%
nb
3
4
0
2
0
-
-
Contrair beslissingen op bezwaar
Interne ktachtbehandeting 2019 Ons lUantcontactcentrum is verantwoordelijk voor de registratie van de interne klachten en de rapportage over de afhandeling van klachten. De vakteams handelen de Machten af voor zover die betrekking hebben op hun discipline. Onderstaande tabel geeft de cijfers over de interne Machtenaffiandeling weer.
Overzicht interne klachten t.b.v. Jaarverslag 2020
2020
2019
2018
2017
Aantal ingeboekte klachten in KCS waarvan nog in behandeling* Aantal naar andere instantie doorgestuurde klachten Aantal afgehandelde klachten 2020
156 8 5 143
161 1 10 150
179 4 6 149
150
Aantal afgehandelde klachten binnen de termijn Aantal klachten afgehandeld buiten de termijn
91 52
Bejegeningskiachten (Awb klachten) ongegronde Awb klachten gegronde Awb klachten anderzaaktype klachten die niet voldoen aan Awb incomplete klachten niet in behandeling
8 19 41 57 7
* 5 buiten termijn en 3 met als einddatum 2021 **
niet geregistreerd
21U1T03175
Pagina 3
65%
120 30
80%
100 49
** **
150 67%
16 6 42 86
18 12 39 94
22 11 117
**
**
**
**
Afhandeling klachten Nationate Ombudsman 2019 De Nationale Ombudsman biedt het college de rapportage van de tweedelijns Machtbehandeling aan; dit gaat dus om klachten die al bij de gemeente behandeld zijn maar waar de Mager behoefte heeft aan behandeling van een onafhankelijke. tweede instantie. Uit het jaaroverzicht van de Nationale ombudsman (bijgevoegd) volgt dat erbij de ombudsman in 2020 50 verzoeken zijn binnengekomen. Zie de laatste alinea voor een vergelijking met voorgaande jaren. Van de 50 verzoeken in 2020 zijn er 43 zonder nader onderzoek afgedaan en 2 in behandeling genomen. 5 verzoeken zijn nog niet afgehandeld. Van de 50 verzoeken die in 2020 zijn binnengekomen bij de Nationale Ombudsman zijn er 15 terugverwezen naar Schiedam, omdat verzoeker zich nog niet tot Schiedam als eerstelijns klachtbehandelaar had gewend, maar direct naar de tweedelijns Machteninstantie de Nationale Ombudsman was gestapt. Van de 2 verzoeken die in behandeling zijn genomen door de Nationale Ombudsman is er 1 rapportbrief uitgebracht (niet aan ons kenbaar gemaakt), de andere is alsnog tussentijds beëindigd (interventie). Vergelijking met voorgaande jaren Ingekomen verzoeken Over 2020 zijn 50 verzoeken zijn binnengekomen. In 2019,2018,2017,2016 en 2015 waren dat er respectievelijk 44, 50, 54, 69 en 88.
Zonder nader onderzoek afgedaan Van de 50 verzoeken in 2020 zijn er 43 zonder nader onderzoek afgedaan en 2 in behandeling genomen. In 2019, 2018 en 2017 zijn door de Ombudsman respectievelijk 49,51 en 57 verzoeken afgehandeld, en daarvan zijn er respectievelijk 38, 45 en 48 zonder nader onderzoek afgedaan. Tussentijds beëindigd/terugverwezen naar Schiedam en rapportbrieven Over 2020 zijn er van de 50 bij de Ombudsman ingekomen verzoeken 15 terugverwezen naar Schiedam. Van de 2 verzoeken die in behandeling zijn genomen door de Nationale Ombudsman is er; rapportbrief uitgebracht, de andere is alsnog tussentijds beëindigd (interventie). Over 2019, 2018, en 2017 zijn er respectievelijk 7, 6 en 9 tussentijds beëindigd. Over 2019 werd er 1 rapportbrief uitgebracht. Bestuurlijke reactie college Jaarverslag van de bezwaarschrftencommissie 2020 Wij spreken onze dank uit naar de bezwarencommissie voor haar betekenisvolle werkzaamheden. Wij volgen de commissieadviezen ook vrijwel altijd op. Wij zijn in 2020 net als in eerdere jaren slechts in enkele gevallen contrair gegaan aan een commissieadvies. Wij zijn over het algemeen tevreden met de behandeling van de bezwaarschriften door het secretariaat van de commissie, in samenwerking met de vakteams die het verweer ter zitting leveren.
Wij nemen de aanbeveling van de commissie dat de kennis van de Wet openbaarheid van bestuur voor verbetering vatbaar is vanzelfsprekend zeer ter harte. 21U1T03175
Pagina 4
Wij zullen extra juridische capaciteit organiseren voor zowel Wob-trainingen als de Wob coördinatie. Trend daling bezwaarschriften Het aantal in 2020 ingekomen bezwaarschriften over 2020 was 150, waarmee de trend van een dalend aantal bezwaarschriften wordt voortgezet. In 2019 waren er 255 ingekomen bezwaarschriften. In 2018 200 bezwaarschriften (formeel was dat aantal overigens 424, maar 224 daarvan waren identiek en gericht tegen 1 besluit Omgevingsvergunning). In 2017 zijn er 260 bezwaarschriften ingekomen en in 2016 268. Voor die dalende trend is geen eenduidige verklaring te geven; dit is niet onderzocht en dat kan ook amper. Er kunnen vele verklarende factoren zijn, waaronder: beter gemotiveerde beschikkingen, minder beschikkingen (al dan niet door corona), minder negatieve beschikkingen vanuit de ontvanger beschouwd, afnemende bereidheid bezwaar in te dienen etc. Tot slot merken wij voor de volledigheid op dat de bezwaarschriften die bij de gemeenschappelijke regelingen zijn ingediend tegen de uitvoeringsbesluiten die door de regelingen zijn genomen buiten deze rapportage vallen. De regelingen rapporteren daar zelf over. Interne klachtenafltandeting Wij hebben wat reden tot zorg t.a.v. de interne klachtenbehandeling, in verband met het te lage percentage tijdig afgehandelde bezwaarschriften (64% tijdig) en het te hoge percentage gegronde Awb-ldachten.
Wij onderzoeken momenteel wat hier aan ten grondslag ligt en hoe dit verbeterd kan worden. Het sturen op tijdigheid hadden we al eerder opgepakt, maar de effecten ervan blijken nu nog onvoldoende zichtbaar. Wij zijn doende organisatorische veranderingen door te voeren waarmee de coördinatie en bewaking op de ldachtenafhandeling verstevigd wordt en bijsturing eerder mogelijk is. Klachten behandeld door de Nationale Ombudsman Uit de rapportage van de Ombudsman is te halen dat ca. 30% van de klagers direct naar de Nationale Ombudsman stapt, zonder eerst de interne klachtenprocedure te bewandelen. Over 2019 was dit percentage 20%. Dit is jammer. Onze interne klachtentoegang staat duidelijk op de gemeentelijke website voor Schiedam (en de trefwoorden ‘Schiedam klacht’ of andersom) leiden direct naar de juiste plaats op de website. Ook is ons KCC goed toegankelijk/bereikbaar voor de Schiedammer die telefonisch contact zoekt of een gesprek op kantoor wil. We zullen desondanks in 2021 en verder extra aandacht besteden aan de ‘toegang voor klachten’. De klachten die bij de Nationale Ombudsman worden ingediend kennen een grote diversiteit: naast enkele bejegeningsklachten zijn er veel klachten die met onvolkomenheden in de informatieverstrekking te maken hebben (te laat/niet compleet/foutief) of met niet optreden (na meldingen/storende situaties).
Er zijn hier geen heel grote of eenduidige zorgpunten uit te halen, met uitzondering van de vrij veel gehoorde klacht dat er beter en/of eerder had moeten worden gecommuniceerd. De Nationale Ombudsman geeft over 2020 geen algemene aanbevelingen, evenmin als eerdere jaren, maar geeft wel aan dat het de trend is dat inwoners vooral telefonisch contact opnemen. Dit niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel wordt direct telefonisch afgehandeld. 21U1T03175
Pagina 5
Bijvoorbeeld door (Juridische) informatie en uitleg te geven en te vet-wijzen naar de juiste procedures. De Ombudsman stelt dat vaak met de Ombudsman contact wordt opgenomen, zonder dat daarbij gebruik wordt gemaakt van de formele onderzoeksbevoegdheid van de Ombudsman. Tot slot Wij vertrouwen er op u hiermee naar tevredenheid te hebben geïnformeerd over deze 3 instrumenten van rechtsbescherming (behandeling bezwaarschriften, interne klachten en Nationale Ombudsman-Machten). Voor meer detail verwijzen wij u naar de bijlagen. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,
C.E. Bos
C.H.J. Lame
c.c. Bestuursorgaan burgemeester (de rapportages dienen te worden uitgebracht aan de 3 bestuursorganen raad, college en burgemeester)
21U1T03175
Pagina 6