14 Collegebrief 14 juli 2021 Verslag archief- en informatiebeheer over 2020

gemeente Schiedani

gemeente Schiedam

team Gemeentearchief Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 Rk Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010

schiedam.nI

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

21U1T05230

i4juli 2021

doorkiesnummer

e-mail

010-2191907

hg.visscher@schiedam.nl

onderwerp

verslag archief- en informatiebeheer over 2020 Geachte leden van de gemeenteraad, De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de archieven van alle gemeentelijke organen berust bij het college van burgemeester en wethouders. In de Rapportage Interbestuurlijk Toezicht (IBT) in de jaarstukken vermelden wij jaarlijks ons oordeel over het archief- en informatiebeheer. Dit is gebaseerd op de scores op toezichtcriteria, op grond van de bestuursovereenkomst met de provincie (2014). Niet voldoen aan de toezichtcriteria (oranje of rode score) wijst op taakverwaarlozing op grond van de Archieftvet 1995 en afgeleide regelgeving. Graag lichten wij in deze brief de scores op de toezichtcriteria toe. Op grond van de bestuursovereenkomst zenden wij jaarlijks ook het verslag over het archiefen informatiebeheer toe aan Gedeputeerde Staten. Dit verslag ligt ten grondslag aan de Rapportage IBT. Wij zenden u hierbij het verslag archief- en informatiebeheer over 2020 toe. Sinds 2012 dienen wij jaarlijks het verslag archief- en informaflebeheer in bij Gedeputeerde Staten. De toezichtcriteria die de provincie hanteert, zijn sinds 2012 ongewijzigd. De provincie beziet vernieuwing van het Interbestuurljk Toezicht, maar dit is nog niet gerealiseerd. Voor het verslag archief- en informatiebeheer maakt de gemeente Schiedam gebruik van een sjabloon van de VNG.

Dit sjabloon is recentelijk gewijzigd met als doel de leesbaarheid te verbeteren. Voor het verslag over 2020 hebben we gebruik gemaakt van het nieuwe sjabloon. Toetichting op de toezichtcriteria De totaalscore voor het onderdeel archief- en informatiebeheer over 2020 is: oranje. De score op de toezichtcriteria is ongewijzigd: 8,5 keer groen 7,5 keer oranje 0 keer rood De toelichting in de jaarstukken (pagina 259) luidt: “De voorzieningen bij overdracht van taken en het toezicht op verbonden partijen schieten nog tekort. Kwaliteitszorg en het kwaliteitssysteem zijn nog onvoldoende ontwikkeld. De hybride toestand van het archief- en informatiebeheer is een voortdurend zwak punt.”

1 1 1 VII VII 1111111111111V 1111111111 VII 1 1 1 1 1 1 1

De scores op de toezichtcriteria zijn ongewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Het gaat hier om zelfevaluatie, het is dus ons eigen oordeel. Er zijn wel degelijk verbeteringen gerealiseerd, maar de systematiek van de toezichtcriteria laat geen ruimte voor nuances. Een score wordt pas groen als er nagenoeg volledig aan de eisen van het toezichtcriterium wordt voldaan. Bijvoorbeeld: toezichtcriterium a heeft onder meer betrekking op de temperatuur in de archiefbewaarplaats. Een overschrijding van de norm is geen enkele keer toegestaan, maar het maakt natuurlijk wel verschil of dat één keer of veelvuldig voorkomt. Voor de score maakt het echter niet uit. Hieronder geven wij een toelichting bij de oranje scores op de toezichtcriteria, met vermelding van het perspectief om groen te scoren. Dit geeft wellicht een vertekend beeld door de nadruk op wat niet goed gaat. Daarom willen we benadrukken dat ‘rood’ niet voorkomt en dat we in de meerderheid van de gevallen ‘groen’ scoren. Toezichtcriterium 2, voorzieningen bij overdracht van taken De voorzieningen bij overdracht van taken zijn voor verbetering vatbaar. De cliëntendossiers zijn sinds de start van Stroomopwaarts in 2015 niet in goede, geordende en toegankelijke staat. De archiefzorg bij de Regionale Belastinggroep is niet goed geregeld.

Om op dit criterium groen te scoren is het nodig bij overdracht van taken ruime aandacht te besteden aan archieven. Daar hoort bij voldoende mensen en middelen beschikbaar stellen voor het beheer van de archieven bij die taken. Dit is nu niet het geval, met name voor wat betreft Stroomopwaarts. De overdracht van de bedrijfsvoeringstaken aan Stroomopwaarts kan hierin verandering brengen. Toezichtcriterium 3, beheer volgens kwatiteitssysteem Op dit punt is vooruitgang geboekt. In 2020 hebben wij vastgesteld: Beleidsregels digitale duurzaamheid gemeente Schiedam 2020. Met richtlijnen voor het bewaren van digitale archiefbescheiden. Het kwaliteitssysteem is gestart met het proces bestuurlijke verslaglegging. Dit wordt verder uitgewerkt met meer processen. Nu is het zaak het kwaliteitssysteem te onderhouden met het uitvoeren van de jaarlijkse acties. Kwaliteit van het archief- en informatiebeheer raakt de hele organisatie. Met de huidige mensen en middelen is het niet mogelijk een kwaliteitssysteem voor de hele organisatie op te zetten en, minstens zo belangrijk, te handhaven. Toezichtcriterium 5a, archiefbewaarptaats De temperatuur in de archiefbewaarplaats fluctueert teveel. De regelgeving staat geen enkele overschrijding van de normen toe. Storing en onderhoud mogen dus niet voorkomen.

Onder de huidige omstandigheden (met enkel uitgevoerde Idimaatbeheersing) en locatie (derde verdieping) is het niet mogelijk om groen te scoren. Toezichtcriterium 8, goede staat De hybride staat van archieven (digitaal en op papier) is een voortdurend punt van zorg. Voor archiefbescheiden buiten Corsa en KCS is de goede staat onvoldoende gewaarborgd. In onze organisatie is een grote diversiteit in opslag van archiefbescheiden ontstaan. De praktijk is dat teams hun archiefbeheer geheel of gedeeltelijk zelf hebben ingericht.

De verantwoordelijkheid hiervoor hebben we dan ook gelegd bij de teammanagers (in de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Schiedam 2019). We zeilen sterk in om de opslag onder controle te krijgen. Er is echter nog veel werk te verzetten en daarom is een groene score dit jaar nog niet in bereik. Toezichtcriterium 9, ordening en toegankelijkheid Ook hier geldt dat ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden buiten Corsa en KCS onvoldoende zijn. In Corsa en KCS wordt bij registratie van archiefbescheiden in onvoldoende mate een relatie gelegd met het werkproces (veld subject). Dit leidt naderhand tot extra werkzaamheden in verband met de selectie voor vernietiging. In december 2021 leggen we voor alle registraties in Corsa het werkproces vast. Dit is echter onvoldoende om groen te scoren, omdat deze inzet alleen betrekking heeft op Corsa. Toezichtcriterium 10, authenticiteit en context Authenticiteit en context van archiefbescheiden buiten Corsa en KCS zijn onvoldoende gewaarborgd. Dit geldt ook voor de cliëntendossiers sinds de start van Stroomopwaarts. De wijze van digitale ondertekening voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen van authenticiteit. De digitale handtekening in Youforce (voor personeelsdossiers) voldoet wel. Om de authenticiteit van de cliëntendossiers van Stroomopwaarts te waarborgen is een forse investering nodig.

Zonder correcte digitale handtekening is het niet mogelijk om groen te scoren. Naar verwachting realiseren we in 2021 digitale ondertekening op de juiste wijze. Toezichtcriterium 14, vervanging De besluiten inzake vervanging zijn deels verouderd. Dit geldt bijvoorbeeld voor de archieffiescheiden inzake schuldhulpverlening. Vervanging (van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties) is niet verplicht, met andere woorden: niet vervangen leidt vanzelf tot een groene score. Daarom zeilen wij in op volledige digitalisering van werkprocessen zodat vervanging niet meer aan de orde is. Toezichtcriterium 15, vernietiging Vernietiging van digitale archiefbescheiden vindt onvoldoende plaats. Uit Corsa en KCS is nog vrijwel niet vernietigd. Er is structureel meer aandacht voor tijdige vernietiging. De voorgeschreven vastleging in verklaringen van vernietiging schiet nog tekort. In 2021 passen wij vernietiging toe in Corsa en KCS. Het criterium heeft echter op meer dan alleen deze systemen betrekking, dus een groene score is dit jaar nog niet bereikbaar. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

CE. Bos

de burgemeestey

6

C.H.J. Lamer

Bijlage: verslag archief- en informatiebeheer over 2020 (ons kenmerk 21BIJ00985)