13 Collegebrief 26 mei 2023 Aanbiedingsbrief bestuursorganen jaarverslag rechtsbescherming 2022

gemeente Schiedam

Juridische zaken & Inkoop

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam Aan de burgemeester van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

23UIT02416

26 mei 2023

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Aanbieding Jaarverslag rechtsbescherming 2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief stellen wij u in kennis van het jaarverslag van de onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie Schiedam 2022, het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC (Klant Contact Centrum) 2022, het jaarverslag klachtbehandeling Schiedam door de Nationale Ombudsman 2022 en het jaarverslag Wet open overheid mei 2022 – mei 2023. Wij hebben op 9 mei 2023 kennisgenomen van de jaarverslagen. Hieronder geven wij u een korte nadere duiding van de jaarverslagen en onze reactie daarop. De jaarverslagen zijn bijgevoegd. Met de jaarlijkse presentatie van de uitkomsten van de klachten- en bezwaarschriftenafhandeling aan de bestuursorganen wordt een graadmeter geboden van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten die de belangen van de inwoners en bedrijven direct raken.

1. Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2022 De onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Zij rapporteert daarbij nu over de in 2022 behandelde bezwaarschriften: aantal, resultaat adviezen (gegrond of ongegrond) en afhandelingstermijn. Het opstellen van het jaarverslag over 2022 valt onder de verantwoordelijkheid van de leden die in 2022 lid waren van de commissie. Het jaarverslag 2022 is daarom opgesteld door de inmiddels afgetreden commissieleden. In het jaarverslag wordt gerapporteerd over de zaken waar de commissie zichzelf over heeft gebogen alsook over de resultaten van zaken die via ambtelijk horen zijn behandeld (dit laatste geldt voor de relatief eenvoudige zaken). Vanaf pagina 8 van het jaarverslag treft u overzichten van cijfers/informatie aan. Kort samengevat staat in het jaarverslag onderstaande informatie. Volledigheidshalve: de bezwaarschriften die bij de gemeenschappelijke regelingen zijn ingediend tegen de uitvoeringsbesluiten zoals door de regelingen zijn genomen vallen buiten deze rapportage. De regelingen rapporteren daar zelf over.

*23UIT02416*

1.1 In totaal 233 bezwaarschriften ontvangen in 2022 In 2022 heeft het secretariaat van de commissie in totaal 233 bezwaarschriften ontvangen. In 2021, 2020 en 2019 waren dit er respectievelijk 169, 150 en 255. De totale werkvoorraad voor 2022 was 347 bezwaarschriften. De werkvoorraad omvat naast de ingekomen bezwaarschriften, ook de restanten van voorgaande jaren. Te weten 2 commissiezaken uit 2020, 76 commissiezaken uit 2021 en 36 ambtelijk horen-zaken uit 2021. In totaal is er voor 294 van de 347 bezwaarschriften een beslissing op bezwaar genomen. Dat waren 2 bezwaarschriften uit 2020, 108 bezwaarschriften uit 2021 en 184 bezwaarschriften uit 2022. Niet alle bezwaarschriften in de werkvoorraad van 2022 werden in dat jaar afgehandeld. Dat komt doordat de behandeling van bezwaarschriften die aan het einde van het jaar worden ingediend, doorloopt tot in het volgende kalenderjaar. Ook komt het voor dat in overleg met bezwaarmaker de behandeling van een bezwaar is opgeschort. Hieronder ziet u het aantal afgehandelde bezwaarschriften per categorie:

Commissie Ambtelijk horen Totaal

Ongegrond

Gegrond

Ingetrokken of doorgezonden 50 18

Totaal

20 8

Niet ontvankelijk 29 24

67 78 145

28

53

68

294

166 128

1.2 Contrair besluiten Doorgaans nemen de bestuursorganen de adviezen van de commissie over. Wanneer het bestuursorgaan een besluit neemt in afwijking van het uitgebrachte advies, wordt dit een ‘contrair’ besluit genoemd. In 2022 nam het bestuursorgaan vijf keer een beslissing op bezwaar in afwijking van het gegeven advies. Niet in alle gevallen werd de commissie geïnformeerd over de genomen contrair besluiten. Een nadere inhoudelijk toelichting hierover is aan het jaarverslag toegevoegd (zie bijlage 3 van het jaarverslag). 1.3 Totaal aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften In 2022 werden in totaal 294 van de 347 bezwaarschriften afgehandeld. Dit is ongeveer 85% van de werkvoorraad. Van de 294 afgehandelde bezwaarschriften zijn er 165 (56%) tijdig (binnen de wettelijke termijn) afgehandeld. Opvallend is de stijging in het aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften in de eerste en tweede helft van het jaar: deze ligt in de tweede helft van 2022 ruim twee keer hoger. In de eerste helft van 2022 bedroeg dat percentage 36%, terwijl dat in de tweede helft van 2022 is gestegen naar 78%. De toename is te verklaren door het op orde brengen van de formatie van het secretariaat. Waar in de eerste helft van 2022 vooral achterstanden werden weggewerkt, konden vanaf de tweede helft van dat jaar meer nieuw, binnengekomen bezwaarschriften binnen de termijn worden behandeld.

Het percentage tijdig afgehandelde bezwaarschriften was in 2022 voor commissiezaken 48%. Het percentage tijdig voor commissiezaken waren over 2021, 2020 en 2019 voor commissiezaken respectievelijk 14%, 89% en 79%.

Voor het ambtelijk horen gold voor 2022 het percentage tijdig afgehandeld van 67%. Voor het ambtelijk horen waren de percentages over 2021, 2020 en 2019 respectievelijk: 41%, 90% en 94%. 1.4 Aanbevelingen van de Bezwaarschriftencommissie en reactie van het college De commissie heeft in haar verslag twee aanbevelingen gedaan: 1. Verbeteren dossiervorming en voorbereiding hoorzittingen 2. Interne werkwijze met betrekking tot contrair besluiten beter navolgen Wij spreken onze dank uit naar de Bezwaarschriftencommissie voor haar betekenisvolle werkzaamheden. Wij volgen de commissieadviezen ook vrijwel altijd op. De vacatureruimte voor de secretarissen van de Bezwaarschriftencommissie werd begin van het jaar al gedeeltelijk ingevuld met medewerkers in vaste dienst. Vanaf de tweede helft van 2022 is de formatie aangevuld met tijdelijke externe inhuur, zodat het secretariaat op volle sterkte was. Vanaf dat moment is er een stijgende lijn waar te nemen in het aantal afgehandelde bezwaarschriften en de tijdigheid van afhandeling: in 2022 is 85% van totale werkvoorraad aan bezwaarschriften afgehandeld en is de wettelijke behandeltermijn in 56% van de gevallen behaald. Opvallend is daarbij dat er in de tweede helft van het jaar een sterke verbetering te zien is. Het percentage tijdig afgehandelde bezwaarschriften ligt in de tweede helft van 2022 wel ruim twee keer hoger.

In die periode werd 78% van de bezwaarschriften tijdig afgehandeld, ten opzichte van 36 % in de eerste helft van 2022. Inmiddels is de vacatureruimte ingevuld met een tweede secretaris in vaste dienst. Naar verwachting zal hiermee de stijgende lijn kunnen worden voortgezet. Meer winst valt nog te behalen als de werkprocessen zijn herijkt en de samenwerking met de organisatie verder wordt geoptimaliseerd. De commissie heeft ook in 2022 meegemaakt, dat de dossiervorming en de voorbereiding van de hoorzittingen niet (voldoende) op orde was. In de ogen van de commissie is er niet bij alle vakteams voldoende verbetering zichtbaar. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de commissie in haar jaarverslag over 2021, is het werkproces voor de bezwaarschriftenbehandeling tegen het licht gehouden en afgestemd met de vakteams. Daarbij zijn onder meer afspraken gemaakt om de dossiervorming te verbeteren en samen te zorgen voor een tijdige afhandeling van de bezwaarschriften. Helaas heeft dit nog niet in alle gevallen tot verbetering geleid. Dit vraag opnieuw aandacht. Wij hopen in de loop van 2023 de vertraging en extra administratieve handelingen tegen te gaan, zodat dit leidt tot het tijdig en volledig aanleveren van de dossiers, bij zowel de commissie als de partijen. Ook zal er met de vakteams gekeken worden naar de intern afgesproken werkwijze met betrekking tot contrair besluiten.

Het beleid van de gemeente Schiedam is, dat de commissie op de hoogte gesteld wordt van contrair besluiten van het college. Wij zullen hier opnieuw aandacht aan besteden. Tot slot willen wij aangeven, dat er uit het jaarverslag 2022 een enorme verbetering te zien is ten opzichte van vorig haar. Er zijn enorme stappen gezet waardoor het totaal aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften gestegen is en er een enorme inhaalslag is gemaakt met het behandelen van de bezwaarschriften waardoor de werkvoorraad aanzienlijk is afgenomen.

2. Jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2022 Het Klant Contact Centrum (KCC) rapporteert jaarlijks over de 1e lijns-klachtenbehandeling: formele bejegeningsklachten conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht van inwoners/bedrijven die – in eerste instantie – intern worden afgehandeld. Het KCC is verantwoordelijk voor de sturing op het proces 1e lijns-klachtenbehandeling, waarbij zij de ontvangen klachten registreert en doorzet naar het betrokken vakteam. Tot slot is het KCC ook verantwoordelijk voor de rapportage. Het betrokken vakteam handelt de klacht (in beginsel) zelf af. Het KCC biedt jaarlijks een tabel klachtenafhandeling aan bij wijze van rapportage/jaarverslag. 2.1 Resultaten Het KCC heeft in 2022 in totaal 312 klachten geregistreerd (in 2021, 2020 en 2019 respectievelijk 347, 156 en 161). Van de 312 geregistreerde klachten waren er 26 formele bejegeningsklachten (in onderstaand tabel aangegeven als ‘(Awb klacht)’). In 2021 heeft het KCC 57 formele bejegeningsklachten ontvangen. Hieronder ziet u de resultaten: Categorie Afgehandeld - ander zaaktype Afgehandeld - naar andere instantie* Afgehandeld – gegrond (Awb klacht) Afgehandeld – ongegrond (Awb klacht) Niet in behandeling genomen Niet in behandeling genomen - klacht voldoet niet aan AWB Ontvangen – nog in behandeling** Overig (bijv.

melding die desgevraagd niet aangevuld is met benodigde informatie) Eindtotaal

Aantal 2022 210 44 15 11 2 24

Aantal 2021 230 54 46 11 1 1

3 3

3 1

312

347

* Klacht gaat over een andere instantie dan de gemeente Schiedam ** Klacht staat nog open – is nog niet afgehandeld 2.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2022 en reactie college Het KCC rapporteert jaarlijks over de klachten, zonder daarbij aanbevelingen te geven. Uit het jaarverslag zijn geen grote bijzonderheden op te merken. Het overzicht toont wel de noodzaak om een betere invulling te geven aan de wijze van een klacht indienen op onze website. Van de in totaal 312 ontvangen klachtenformulieren er totaal slechts 26 aangemerkt zijn als formele bejegeningsklacht conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (in bovenstaand tabel aangegeven als ‘(Awb klacht)’). De resterende 286 ontvangen klachtenformulieren zijn meldingen. In 2021 was dit ook het geval. Van de 347 in 2021 ontvangen klachtenformulieren, waren er 297 meldingen. Zoals opgemerkt toont het overzicht de noodzaak om een betere invulling te geven aan de wijze van een klacht indienen op onze website. Wij zullen ons inzetten om de informatie over klachten op onze website te verbeteren. Het toevoegen van een beslisboom – waar de burger

n.a.v. de gegeven antwoorden doorverwezen wordt naar een meldingsformulier of klachtenformulier – is een volgende mogelijke verbetering. Hier wordt naar gekeken bij het inrichten van een nieuw zaaksyteem dat in 2024 ingevoerd zal worden. 3. Jaarverslag klachtbehandeling door de Nationale Ombudsman 2022 Klagers die bij de gemeente geen of onvoldoende tijdig gehoor krijgen met hun klachten, kunnen zich wenden tot de 2e-lijns klachteninstantie, de Nationale Ombudsman waar Schiedam bij is aangesloten. JZ & Inkoop is het aanspreekpunt voor de Nationale Ombudsman. De Nationale Ombudsman rapporteert jaarlijks over de klachten die –bij wijze van 2e lijn- door de Nationale Ombudsman behandeld worden. De Nationale Ombudsman behandelt slechts klachten die al de 1e lijns-interne klachtenbehandeling hebben doorlopen en die niet naar tevredenheid van klager zijn afgehandeld. 3.1 Resultaten Uit het jaaroverzicht van de Nationale Ombudsman blijkt, dat er bij de ombudsman in 2022 39 verzoeken zijn binnengekomen. In 2021, 2020 en 2019 waren dat er respectievelijk 42, 50 en 44. Van deze 39 verzoeken zijn er 13 terugverwezen naar Schiedam, omdat verzoeker zich nog niet tot Schiedam als 1e-lijns klachtbehandelaar had gewend, maar direct naar de 2elijns klachteninstantie de Nationale Ombudsman was gestapt.

Daarnaast zijn er 2 verzoeken tussentijds opgelost of beëindigd en 2 verzoeken opgelost door interventie van de Nationale Ombudsman. De interventie van Nationale Ombudsman hield in deze zaken in, dat de Nationale Ombudsman de gemeente Schiedam heeft gevraagd de 1e lijns-klacht van verzoeker te behandelen. Tot slot zijn er 22 verzoekers van (juridische) informatie voorzien en/of doorverwezen naar de juiste instantie (bijvoorbeeld: het Juridisch Loket). 3.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag klachtbehandeling Nationale Ombudsman 2022 en reactie van het college Uit de rapportage van de Ombudsman is te halen dat ca. 33,33% (13 van de 39 klachten) van de klagers direct naar de Nationale Ombudsman stapt, zonder eerst de interne klachtenprocedure te bewandelen. Over 2021 was dit percentage 34%. Dit is jammer. Onze interne klachtentoegang staat duidelijk op de gemeentelijke website voor Schiedam (en de trefwoorden ‘Schiedam klacht’ of andersom) leiden direct naar de juiste plaats op de website. Ook is ons KCC goed toegankelijk / bereikbaar voor de Schiedammer die telefonisch contact zoekt of een gesprek op kantoor wil. We zullen desondanks in 2023 – net als voorgaande jaren – en verder wederom extra aandacht besteden aan de ‘toegang voor klachten’.

Zoals aangegeven geeft de Nationale Ombudsman over 2022 geen algemene aanbevelingen, evenmin als eerdere jaren, maar geeft wel aan dat het de trend is dat inwoners vooral telefonisch contact opnemen. Dit niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven en te verwijzen naar de juiste procedures. De casussen in het jaarverslag van de Nationale Ombudsman leiden niet tot inhoudelijke opmerkingen.

4. Jaarverslag Wet open overheid 2022 Nieuw dit jaar is het jaarverslag over de Wet Open Overheid (Woo). Vanaf heden stelt het team Juridische Zaken & Inkoop – als regisseur op het Wet open overheid-proces – jaarlijks het jaarverslag Woo op. In het jaarverslag maken we de impact van de Woo op de gemeente Schiedam inzichtelijk. De Woo is per 1 mei 2022 inwerking getreden. Inmiddels is de Woo 1 jaar actief. Voor de implementatie van de Woo is in Schiedam gekozen voor het ambitieniveau ‘basis’. Dit betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. De centrale regie op het Woo-proces ligt bij het team JZ en Inkoop (het ‘hoe’). De vakteams zijn inhoudelijk verantwoordelijk (het ‘wat’). De afgelopen periode zijn diverse acties uitgezet ter verdere implementatie van de Woo. Hier is hard aan gewerkt door alle betrokken collega’s. Zo is er door ons besloten om formatie toe te voegen aan het team JZ en Inkoop voor de advisering op de Woo- en informatieverzoeken. Deze formatie is inmiddels grotendeels ingevuld. Ook is gestart met het nader uitwerking en verder professionaliseren van het Woo-proces binnen de gemeente. Tot slot is er een informatiepagina op de gemeentelijke website met Woo-knop, waar digitaal Woo-verzoeken ingediend kunnen worden. 4.1 Resultaten In totaal zijn er 31 verzoeken ontvangen in de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023.

De helft van de verzoeken is ontvangen in het eerste kwartaal van 2023. De meeste verzoeken die zijn ontvangen, zijn Woo-verzoeken (87%). Ook zijn dit veelal complexe Woo-verzoeken (42%) met een gemiddelde omvang van 210 pagina’s. De verzoeken zijn veelal in behandeling genomen binnen het stedelijk domein en het sociaal domein. Van de 31 verzoeken zijn er 5 verzoeken ingediend door een lokale nieuwszender en 3 verzoeken door raadsleden van de gemeenteraad van Schiedam. Van de 31 verzoeken zijn er 15 verzoeken afgehandeld: 13 Woo-verzoeken en 2 informatieverzoeken. De meeste verzoeken zijn in het eerste kwartaal van 2023 afgehandeld (8). De gemiddelde afhandeltermijn van zowel Woo- als informatieverzoeken ligt rond de 85 kalenderdagen. Van de 13 afgehandelde Woo-verzoeken zijn er 6 binnen de wettelijke termijn afgehandeld (40%). De wettelijke termijn voor de afhandeling van Woo-verzoeken ligt op 42 kalenderdagen, voor informatieverzoeken is er geen afhandeltermijn in de wet vastgesteld. De wettelijke termijn is ten opzichte van de Wob met twee weken verkort (van maximaal 8 naar maximaal 6 weken). Omdat Woo-verzoeken veelal omvangrijker zijn dan Wob-verzoeken, kost de afhandeling van Woo-verzoeken juist meer inzet. Dat betekent dat de nieuwe wettelijke termijn niet realistisch is. Aanvullend is de Woo nu net één jaar inwerking getreden.

Om voorgenoemde redenen is het op dit moment ook niet realistisch dat de wettelijke termijnen op korte termijn worden behaald. Daarnaast blijkt uit landelijk onderzoek dat de gemiddelde afhandeltermijn voor Woo-verzoeken op 167 dagen ligt. Ook landelijk is dus zichtbaar dat de wettelijke termijnen niet worden behaald. De gemeente Schiedam ligt hier met haar termijnen ver onder. De formatie-uitbreiding begin 2023 heeft een positief effect gehad op de afhandeltermijnen: de vanaf dat moment ingediende Woo-verzoeken zijn binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

De totale ureninvestering van de gemeente Schiedam voor de afhandeling van alle verzoeken is ongeveer 3.600 uur (2,7fte). De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 557.920. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 18.000. Een deel van de kosten komt voort uit externe inhuur, voor zowel de advisering op de verzoeken als het anonimiseren en verzamelen van informatie. 4.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag Woo en reactie van het college Komend jaar wordt ingezet op een aantal verbeteracties. Het doel is het verder verkorten van de afhandeltermijnen, het verder verhogen van de kwaliteit van onze besluiten en het verlagen van de ambtelijke inzet op de afhandeling van de verzoeken. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

Bijlagen: Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2022 Jaarverslag Nationale Ombudsman 2022 Jaaroverzicht klachten KCC 2022 Jaarverslag Wet open overheid 2022