12. Collegebrief 19 februari 2025 Verslag archief- en informatiebeheer over 2023

gemeente Schiedam

Gemeentearchief Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk uw brief van

ons kenmerk

datum

24UIT06672

19 februari 2025

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

verslag archief- en informatiebeheer over 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, Op grond van artikel 30 eerste lid van de Archiefwet 1995 zijn wij zorgdrager (dat wil zeggen: bestuurlijk verantwoordelijk) voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen. Met deze brief informeren wij u over het archief- en informatiebeheer over het jaar 2023. Dit doen we op basis van artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Schiedam 2017. Wij hebben Gedeputeerde Staten geïnformeerd zoals gevraagd volgens het Uitvoeringsprogramma Generiek interbestuurlijk toezicht 2024. Een samenvatting van de scores op de KPI’s (Kritische Prestatie-indicatoren) en toezichtcriteria vindt u in de bijgevoegde infographic (24BIJ04875). In de infographic ziet u links een selectie van prestaties op verschillende KPI’s. Rechts ziet u scores op de toezichtcriteria. Per toezichtcriterium is toegelicht waaraan de gemeente moet voldoen. De score wordt visueel weergegeven met een kleurindicatie (groen – oranje – rood). Het verbeterplan voorziet in diverse verbeteracties, met specifieke aandacht voor: -het inrichten en toepassen van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer en het verkrijgen van een overzicht van informatie (Documentair Structuurplan); -het toepassen van de selectielijst in alle applicaties en opstellen van informatiebeheerplannen per team.

Als toelichting vermelden we dat een kwaliteitssysteem is voorgeschreven in artikel 16 van de Archiefregeling. Het gebruik van selectielijsten is verplicht op grond van artikel 5 van de Archiefwet 1995. Deze lijsten vermelden de bewaartermijnen van archiefbescheiden.

*24UIT06672*

Hoewel er al stappen zijn gezet, constateren wij dat er nog ruimte is voor verdere verbetering. Bij de realisatie van de acties uit het verbeterplan zoeken wij daarbij zoveel mogelijk aansluiting bij het Uitvoeringsprogramma I-visie 2024-2027 (24UIT04178 1). Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

A.W.E. van Malkenhorst, l.s.

mr. H.M. Bergmann

Bijlage: Infographic archief- en informatiebeheer. Samenvatting inspectieverslag 2023 (24BIJ04875)

1

https://schiedam.notubiz.nl/modules/1/ingekomen%20stukken%20raad/960373