10 Collegebrief 19 oktober 2023 Motie optimaliseren proces vergunningen evenementen

gemeente Schiedam

Economie, Cultuur & Stadspromotie Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501

Aan de gemeenteraad van Schiedam

3100 EA Schiedam 14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

23UIT05391

19-10-2023

doorkiesnummer

e-mail

11 september 2023

contact@schiedam.nl

onderwerp

Motie optimaliseren procedures aanvragen Evenementvergunningen

Beste leden van de gemeenteraad, Op 4 juli 2023 heeft u de motie ‘optimaliseren procedures aanvragen Evenementenvergunningen’ aangenomen. U heeft het college verzocht te onderzoeken op welke manier de procedures rond aanvragen van evenementenvergunningen geoptimaliseerd kunnen worden. Daarnaast heeft u gevraagd de uitkomst van dit onderzoek op een zo’n kort mogelijke termijn te delen met de raad. De genomen stappen In navolging van het coalitieakkoord en signalen vanuit de stad, is er een start gemaakt met de optimalisering van de procedures omtrent vergunning- en subsidieaanvragen voor evenementen. Graag delen we de inmiddels genomen stappen met u. Het verbeterproces is in 2 fases opgepakt: -

Fase 1: Aanstellen evenementcoördinator en optimaliseren informatie op de website Fase 2: Verbeteren aanvraagformulier

Fase 1 Fase 1 is afgerond. Aanstellen evenementcoördinator Wij hebben een Evenementencoördinator benoemd. De Evenementcoördinator heeft als taak: het begeleiden van organisatoren/ondernemers bij het doen van een aanvraag voor met name de grotere evenementen. Gebleken is namelijk dat organisatoren/ondernemers vaak moeite hebben met het doen van een aanvraag. De Evenementencoördinator bespreekt nu proactief, voorafgaand aan het formeel indienen van de aanvraag, welke relevante stukken zij tijdig en volledig moeten aanleveren en hoe ze deze moeten invullen om het proces van vergunningverlening zo vlot mogelijk te laten verlopen. Per jaar wordt een ‘spoorboekje’ opgesteld voor de organisatoren van de grotere evenementen, waarin de planning voor het aanvragen van de vergunning met hen wordt gedeeld. Hierdoor zal de doorlooptijd van het aanvragen en verlenen van een evenementvergunning bespoedigd worden, zodat de vergunning tenminste twee weken voorafgaand aan de start van het evenement verleend kan worden. Voorwaarde voor een spoedige afhandeling is, dat de aanvraag dan wel tijdig ingediend en volledig moet zijn.

*23UIT05391*

Optimaliseren informatie op de website De informatie op de website is verbeterd. Er is nu informatie te vinden over de verschillende type evenementen, de bijbehorende regels en het aanvragen van een subsidie: www.schiedam.nl/a-tot-z/evenement-organiseren-0. Fase 2 Op dit moment zijn we bezig met het verbeteren van het aanvraagformulier voor het verkrijgen van een evenementvergunning. Met gebruikers van het aanvraagformulier is gekeken wat er verbeterd kan worden. We verwachten dit proces zo snel mogelijk af te ronden. Horecabeleid en een bruisende stad U heeft het college gevraagd naar mogelijkheden om de stad bruisend te maken. Het huidige Horecabeleid 2021 biedt de mogelijkheid voor de horeca om activiteiten te organiseren. Naast de twaalf incidentele activiteiten, die ieder horecaondernemer op eigen titel kan aanvragen, is er de mogelijkheid om aan te haken bij de twaalf (dagen) collectieve festiviteiten. Deze collectieve festiviteiten worden ieder jaar door de horeca aangevraagd en vastgesteld voor dat jaar. Voor 2023 zijn tien dagen, van de maximaal twaalf beschikbare dagen, aangevraagd voor collectieve festiviteiten. Daarnaast kan de horeca profiteren van ieder evenement wat in de (binnen)stad wordt georganiseerd door aan te haken. Wij verwachten de optimalisatie van de procedure snel af te ronden en zullen monitoren of deze verbeterslag afdoende is.

In de bijlagen vindt u de door u ingediende motie en een aantal relevante stukken ter info. Wij gaan ervanuit dat uw motie hiermee is afgedaan. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

J.G. Bijl

Bijlagen: 23BIJ01351 Motie optimaliseren proces vergunningen 23BIJ01373 Publicatie aanwijzing collectieve festiviteiten Horeca 2023 23BIJ01375 Actualisatie Horecabeleid 2021 23BIJ01606 Persbericht optimaliseren proces vergunningen