09 Collegebrief 1 december 2022 Aanbieding Jaarverslag rechtsbescherming 2021

gemeente Schiedam

Juridische zaken & Inkoop

Stadskantoor, Stadserf; Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam Aan de burgemeester van Schiedam

14 010

schiedam.nl

uw kenmerk

ons kenmerk

datum

22U1T08078

1 december 2022

uw brief van

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Aanbieding Jaarverslag rechtsbescherming 2021

Geachte dames, heren, Met deze brief stellen wij u in kennis van het jaarverslag van de onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie Schiedam 2021, het jaarverslag interne ldachtbehandeling KCC (Klant Contact Centrum) 2021 en het jaarverslag Idachtbehandeling Schiedam door de Nationale Ombudsman 2021. Wij hebben op 22 november 2022 kennisgenomen van de jaarverslagen. Hieronder geven wij u een korte nadere duiding van de jaarverslagen en onze reactie daarop. De jaarverslagen zijn bijgevoegd. Met de jaarlijkse presentatie van de uitkomsten van de klachten- en bezwaarschriftenaffiandeling aan de bestuursorganen wordt een graadmeter geboden van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten die de belangen van de inwoners en bedrijven direct raken. 1. Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2021

De onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Zij rapporteert daarbij nu over de in 2021 behandelde bezwaarschriften: aantal, resultaat adviezen (gegrond of ongegrond) en affiandelingstermijn. In het jaarverslag wordt gerapporteerd over de zaken waar de commissie zichzelf over heeft gebogen alsook over de resultaten van zaken die via ambtelijk horen zijn behandeld (dit laatste geldt voor de relatief eenvoudige zaken). Vanaf pagina 8 van het jaarverslag treft u overzichten van cijfers/informatie aan. Kort samengevat staat in het jaarverslag onderstaande informatie. Votledigheidshatve: de bezwaarschriften die bij de gemeenschappelijke regelingen zijn ingediend tegen de uitvoeringsbesluiten zoals door de regelingen zijn genomen vatten buiten deze rapportage. De regelingen rapporteren daar zelf over. 1.1 In totaal 182 bezwaarschriften in de werkvoorraad voor 2021

In 2021 heeft het secretariaat van de commissie in totaal 169 bezwaarschriften ontvangen. In 2020, 2019 en 2018 waren dit er respectievelijk 150, 255 en 200. Er waren ook nog 13 bezwaarschriften uit 2020 die afgehandeld diende te worden in 2021. In totaal was de werkvoorraad voor 2021 dus 182 bezwaarschriften.

1 1 1 fl111 li i fl1 1 1 hfl11 fl11111111111111111111 I I 1 1

In totaal is er voor 66 bezwaarschriften een beslissing op bezwaar genomen. Dat waren 13 bezwaarschriften uit 2020 en 53 bezwaarschriften uit 2021. Hieronder zijn de resultaten weergegeven van de afgehandelde bezwaarschriften. egrond Commissie Ambtelijk horen Totaal

27 -

Gegçj. Niet •.y ontvankelijk

Ingetrokken of doorgezonden

3

13

2

5 7

9

5

12

22

48 i8 -

27

.“

1.2 Afname zichtbaar in aantal gegronde bezwaarschriften

In 2021 is het aantal bezwaarschriften waarover de commissie gegrond heeft geadviseerd 6%. Over 2020, 2019 en 2018 was het percentage gegrond voor commissiezaken respectievelijk %, 6% en 1 %. Dit is de afgelopen jaren stabiel gebleven. Via ambtelijk horen is in 2021 ii% van de bezwaarschriften gegrond geadviseerd. De percentages gegrond voor ambtelijk horen waren voorgaande jaren hoger: over 2020, 2019, 2018, 2017 respectievelijk 26%, 29%, 29% en 17%. Voor ambtelijk horen is een afname zichtbaar in het aantal gegronde bezwaarschriften. 1.3 Geen contrair besluiten

Doorgaans nemen de bestuursorganen de adviezen van de commissie over. Wanneer het bestuursorgaan een besluit neemt in afwijking van het uitgebrachte advies, wordt dit een ‘contrair’ besluit genoemd. Er zijn in 2021 geen contrair besluiten genomen. 1.4 Totaal aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften

In totaal was de werkvoorraad 182 bezwaarschriften in 2021. Van de totale werkvoorraad in 2021 zijn er in totaal 169 bezwaarschriften ontvangen in 2021. 13 bezwaarschriften zijn uit 2020. Van de 169 ontvangen bezwaarschriften dienden er nO ook in 2021 te worden afgehandeld, aangezien de behandeltermijn in 2021 afliep. Ook dienden de 13 bezwaarschriften uit 2020 afgehandeld te worden in 2021. Het totaal aantal af te handelen bezwaarschriften komt daarmee op 123 in 2021 (no +13). Van de 123 af te handelen bezwaarschriften zijn er 66 afgehandeld in 2021, waarvan 26 tijdig. Het percentage tijdig (binnen de wettelijke termijn) afgehandelde bezwaarschriften in 2021 bedraagt 21% (26/123). Dit heeft als voornaamste reden de uiwal van de vaste secretarissen. De opgelopen achterstanden in het werk hebben slechts in een beperkt aantal gevallen geleid tot een ingebrekestelling. 1.5 Aanbeveling van de Bezwaarschriftencommissie en reactie van het college

De commissie heeft in haar verslag twee aanbevelingen gedaan: 1. Openstaande vacaturernimte zo snel mogelijk vast invullen; 2. Verbeteren dossien’orming en voorbereiding hoorzittingen Wij spreken onze dank uit naar de Bezwaarschriftencommissie voor haar betekenisvolle werkzaamheden. Wij volgen de commissieadviezen ook vrijwel altijd op. In 2021 bevonden ons nog steeds in de coronacrisis. Daarbovenop kregen te maken met de uiwal van de vaste secretarissen van de commissie, die naast de regie op het bezwaarproces ook een belangrijk aandeel hebben in het opstellen van de adviezen van de commissie. Daarnaast handelen de secretarissen bezwaren af die volgens de procedure ambtelijk horen worden afgedaan. Door krapte op de arbeidsmarkt bleek het slechts in beperkte mate mogelijk wij

wij

om de ontstane vraag op te vangen. Inmiddels is er versterking geregeld in de vorm van externe ervaren secretarissen. Er wordt op dit moment gekeken naar de mogelijkheden om naast de openstaande vacatures die momenteel ingevuld zijn door ingehuurde krachten de vaste formatie uit te breiden. —

—

De commissie heeft helaas meerdere malen meegemaakt, dat de dossien’orming niet op orde was. Dat leidt tot onnodige vertraging, extra administratieve handelingen en ongenoegen bij alle partijen. Het tijdig en volledig aanleveren van de dossiers is een samenspel van het secretariaat van de commissie en de betrokken vakafdelingen die als verweerder optreden. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de commissie, wordt het werkproces voor de bezwaarschriftenbehandeling tegen het licht gehouden en afgestemd met de vakafdelingen. Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt om de dossiervorming te verbeteren en samen te zorgen voor een tijdige afhandeling van de bezwaarschriften. Dit zou de onnodige vertraging en extra administratieve handelingen tegen moeten gaan en moeten leiden tot het tijdig en volledig aanleveren van de dossiers, bij zowel de commissie als de partijen. 2. Jaarverslag interne ldachtbehandeling KCC 2021

Het Klant Contact Centrum (KCC) is verantwoordelijk voor, en rapporteert jaarlijks over de ie lijns-klachtenbehandeling: klachten van inwoners/bedrijven die -in eerste instantie— intern worden afgehandeld. Het KCC is verantwoordelijk voor registratie, doorzetten naar het betrokken team en de rapportage. De betrokken vakafdeling handelt de klacht (in beginsel) zelf af. Het KCC biedt u jaarlijks een tabel klachtenaffiandeling aan bij wijze van rapportage/jaarverslag. 2.1 Resultaten

Het KCC heeft in 2021 in totaal 347 klachten geregistreerd (in 2020, 2019 en 2018 respectievelijk 156, 161 en 179). Hieronder ziet u de resultaten:

Afgehandeld-anderzaaktype Afgehandeld naar andere instantie Nietinbehandelinggenornen Afgehandeld—gegrond (Awb klacht) Afgehandeld ongegrond (Awb klacht) Niet in behandeling genomen klacht voldoet niet aan AWB

23o

54

-

i

46 11

—

1

-

3

Ont.angen

Zaak is gesloten op verkeerde wijze Eindtotaal

-

i

347

2.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag interne Idachtbehandeling KCC 2021 en

reactie college Het KCC rapporteert jaarlijks over de Machten, zonder daarbij aanbevelingen te geven. Uit het jaarverslag iijn geen grote bijzonderheden op te merken. Wat wel opgemerkt dient te worden, is dat de scores op het ‘tijdig afhandelen van Machten’ van ie-ljns klachtenbehandeling zijn verbeterd: na de geuite zorgen met betrelddng tot de score afgehandelde klachten binnen de termijn in 2020, heeft het college zich ingezet om de score te verbeteren. Ondanks dat de norm van 80% in 2021 nog niet behaald is, is de score wel aanzienlijk gestegen van 65% naar 74%. Ook blijkt dat er extra aandacht nodig is op het vlak van bejegeningsldachten en dan met name de wijze van een bejegeningsklacht indienen en informatie hierover op onze website. Van de in totaal 347 ontvangen Machtenformulieren zijn er in totaal slechts 57 aangemerkt als formele bejegeningsklacht conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (in bovenstaand tabel aangegeven als (Awb Macht). De resterende 297 ontvangen Machtenformulieren zijn meldingen. Er wordt gekeken naar de informatie op de website en de wijze van het indienen van een bejegeningsklacht en (overige) meldingen. 3.

Jaarverslag Machtbehandeling door de Nationale Ombudsman 2021 Klagers die bij de gemeente geen of onvoldoende tijdig gehoor krijgen met hun Machten, kunnen zich wenden tot de 2e-ljns Machteninstantie, de Nationale Ombudsman waar Schiedam bij is aangesloten. JZ & Inkoop is het aanspreekpunt voor de Nationale Ombudsman. De Nationale Ombudsman rapporteert jaarlijks over de Machten die —bij wijze van 2e lijn- door de Nationale Ombudsman behandeld worden. De Nationale Ombudsman behandelt slechts klachten die al de ie ljns-interne Machtenbehandeling hebben doorlopen en die niet naar tevredenheid van Mager zijn afgehandeld. 3.1 Resultaten

Uit het jaaroverzicht van de Nationale Ombudsman blijkt, dat er bij de ombudsman in 2021 42 verzoeken zijn binnengekomen. In 2020, 2019 en 2018 waren dat er respectievelijk 50, 44 en 50. Van deze 42 verzoeken zijn er 16 terugverwezen naar Schiedam, omdat verzoeker zich nog niet tot Schiedam als le-ljns Machtbehandelaar had gewend, maar direct naar de e lijns Machteninstantie de Nationale Ombudsman was gestapt. Aanvullend waren er nog 5 verzoeken per 01-01-2021 in behandeling. In totaal zijn er dus 47 verzoeken in behandeling in 2o21.Van de 47 verzoeken in 2021 zijn er 38 zonder nader onderzoek afgedaan en 6 in behandeling genomen. 3 verzoeken zijn nog niet afgehandeld. 3.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag klachtbehandeling Nationale Ombudsman 2021 en reactie van het college Uit de rapportage van de Ombudsman is te halen dat ca. 34% van de klagers direct naar de Nationale Ombudsman stapt, zonder eerst de interne klachtenprocedure te bewandelen. Over 2020 was dit percentage 30%. Hieruit zou geconcludeerd kunnen worden dat de interne klachtenprocedure onvoldoende bekend is. De interne Machtentoegang staat echter duidelijk op de gemeentelijke website voor Schiedam en de trefwoorden ‘Schiedam Macht’ of andersom leiden direct naar de juiste plaats op de website.

Ook is ons KCC goed toegankelijk / bereikbaar voor de Schiedammer die telefonisch contact zoekt of een gesprek op kantoor wil. We zullen desondanks in 2022 en verder wederom extra aandacht besteden aan de ‘toegang voor de interne Machten’.

Zoals aangegeven geeft de Nationale Ombudsman over 2021 geen algemene aanbevelingen, evenmin als eerdere jaren, maar geeft wel aan dat het de trend is dat inwoners vooral telefonisch contact opnemen. Dit niet alleen met Machten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (Juridische) informatie en uitleg te geven en te verwijzen naar de juiste procedures. De Ombudsman stelt dat vaak met de Ombudsman contact wordt opgenomen, zonder dat daarbij gebruik wordt gemaakt van de formele onderzoeksbevoegdheid van de Ombudsman. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

Bijlagen: Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2021 Jaarverslag Nationale Ombudsman 2021 Jaaroverzicht Machten KCC 2021