08 Collegebrief 17 februari 2022 Stand van zaken en planning nieuw Kantoorconcept

.

.

gemeente Schiedam

gemeente Schiedam

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus ior 3100 EA Schiedani

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14010

schiedam.nI

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

21U1T10482

17 februari 2022

doorkiesnummer

e-mail

14 010

contact@schiedam.nl

onderwerp

Stand van zaken en planning Nieuw Kantoorconcept

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben uw raad in onze brief van 28januari 2021 (21UIT00082) geïnformeerd over de voorlopige uitkomsten van het onderzoek CBRE naar een nieuw werkplekconcept. Daarbij hebben we u op de hoogte gesteld over het voornemen een planstudie uit te voeren naar de invoering van dat nieuwe kantoorconcept met bijbehorende werkpiekinrichting in de kantoortoren en bestuursvleugel (bouwdeel III). Met deze brief informeren wij u conform afspraak over de uitkomsten van deze planstudie, de voortgang van het traject en de vervolgstappen. Op dit moment wordt de raad nog niet om een besluit gevraagd, maar wordt dit onderwerp “klaar gezet” voor het nieuwe college en de nieuwe raad.

Resultaten planstudie nieuw kantoorconcept In 2021 is het eerdere onderzoek naar het werkplekconcept door CBRE uit 2020 op basis van nader onderzoek vertaald naar een planstudie. Deze planstudie heeft in oktober 2021 geresulteerd in een rapport: CBRE Werkplekconcept gemeente Schiedam. Wij hebben besloten dit rapport als leidraad aan te houden voor verdere uitwerking. De uitkomsten van deze planstudie zijn in lijn met de uitkomsten van het eerder genoemde onderzoek. De belangrijkste uitkomsten zijn: De raadszaal en de daarboven gelegen collegeruimte op de bestuursvieugel blijven gehandhaafd. De kantoortoren en bestuursvleugel zijn groot genoeg voor de realisatie van een nieuw kantoorconcept, mits gecombineerd met een compacte nieuwbouw. Vanwege de specifieke eisen van Toezicht en Handhaving, is de aanbeveling om dat team te huisvesten in de nieuwbouw van bouwdeel 1. Deze eisen hebben betrekking op de veiligheidsschil, de ruime openingstijden en het hebben van kleed- en natte ruimtes. Op basis van interviews, ervaring met thuiswerken tijdens de corona-periode en met de spreiding van piekmomenten kan een flexfactor worden gerealiseerd van 50-60% (percentage werkzaam op kantoor). Flexibel werken vergt een wijziging van het interieur met minder vaste werkplekken en meer centrale en decentrale overlegruimtes.

111111 1 1 VII 1111h 1 1 1 I li i 1 1 1 111fl 111111111111

Nieuwe inzichten zijn van invloed op de planstudie Wij zijn van mening dat de uitkomsten van de planstudie als belangrijke leidraad gebruikt kunnen worden voor de verdere uitwerking. Echter zijn er ook nieuwe inzichten opgedaan. Door Covid-;9 is het thuiswerken met de daarvoor benodigde faciliteiten in een stroomversnelling geraakt. Er is noodgedwongen veel ervaring opgedaan in het locatieonaffiankeljk werken. Waar eerder werd gedacht dat Covid-19 voor een tijdelijke wijziging ZOil zorgen in de flex±actor (percentage werkzaam op kantoor), is nu de verwachting dat Covid-19 voor een structurele wijziging gaat zorgen. Waar aanvankelijk gestreefd werd naar 60 tot 70% flexfactor, kan nu ingezet worden op 50 tot 60% De gebruikte uitgangspunten van de planstudie 2021 moeten worden getoetst aan deze nieuwe inzichten. Dit leidt naar verwachting tot aanpassingen in de uitkomsten van de planstudie. Naast de nieuwe opgedane inzichten door het effect van Covid-;9 zijn er nog twee andere relevante invloeden op de voortgang van het kantoorconcept en werkplekinrichting Stadserfcomplex. Ten eerste is dit de verbondenheid met de ontwikkelingen binnen de businesscase “voorkeursvariant de Curve” inclusief de plannen voor bouwdeel 1. Die plannen kunnen invloed hebben op de voortgang van de planstudie vanwege de benodigde ruimte in een compacte nieuwbouw wat onderdeel is van bouwdeel 1.

U wordt parallel aan deze brief separaat geïnformeerd over de voortgang van de businesscase voor het Stadserf Project. Ten tweede is in de raadsbrief van 28januari 2021 een kostenindicatie van 4 miljoen afgegeven. Dat was een indicatie op basis van eerste calculaties die uit 2019 dateerden die gebaseerd waren op een gemiddelde vierkantemeterprijs zonder onderliggend plan. De nieuwe indicatie van circa 6 miljoen is fors hoger. Dat wordt o.a. veroorzaakt doordat er nu een uitgewerkt plan ligt en door de stijging van de gemiddelde vierkantemeterprijs door stijging van materiaal- en loonkosten. Ook bleek dat kosten voor onderhoud en projectbegeleiding niet waren meegenomen in de in 2019 afgegeven indicatie. De thans voorliggende raming is aanzienlijk betrouwbaarder dan die uit 2019. Dit is voor ons reden om de uitkomsten van de planstudie en de huidige ramingen door een externe partij met een second opinion te toetsen. Deze moet ons en de raad nog meer vertrouwen geven in de planning en kosten tot nu toe. Aanpak vervolgtraject Voordat een definitief voorstel voor een nieuw kantoorconcept en werkplekinrichting kan worden voorgelegd aan de raad voor definitieve besluitvorming moeten de onderstaande belangrijke stappen (opnieuw) gezet worden: •

•

• • •

Onderzoeken of de teams KCC en het gemeentearchief alsnog in bouwdeel III opgenomen kunnen worden. Eén van de uitgangspunten in de planstudie was dat deze teams onder worden gebracht in een compacte nieuwbouw. Zoeken naar alternatieven voor tijdelijke of structurele huisvesting van de teams KCC, gemeentearchief en Toezicht en handhaving wanneer de nieuwbouw (bouwdeel 1) niet (tijdig) kan worden gerealiseerd. Vertalen opgedane inzichten anders werken door Covid-19 op uitgangspunten flexfactor en kantoorinrichting. Uitvoeren interne en externe toets (second opinion) op de begroting van het nieuwe kantoorconcept en werkplekinrichting Analyseren financieel effect van de investeringen en kosten van het nieuwe kantoorconcept op de begroting 2023 e.v..

De nadere onderzoeken en de second opinion van de kosten leiden tot een definitieve planstudie voor een nieuw kantoorconcept en werkpleldnrichting. De financiële consequenties van de planstudie leiden tot een beslisdocument & kredietvoorstel voor de raad. Mogelijke dekking ten laste van de algemene reserve kan bovendien een aparte discussie vormen. De afronding van de planstudie is een belangrijke stap. Wij kiezen ervoor dit onderwerp “klaar te zetten” voor het nieuwe college en de nieuwe raad. Het nieuwe college kan dit onderwerp na de collegevorming oppakken en ter besluitvorming voorleggen aan de nieuwe raad. Dit betekent waarschijnlijk discussie parallel met de zomernota 2023 in juni 2022. Wij vertrouwen erop u hiermee voor nu voldoende te hebben geïnformeerd en houden u op de hoogte van de ontwikkelingen rondom deze opgave.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers

Bijlagen: Besluit college d.d. 28-01-2021 (21U1T00082) CBRE werkplekconcept gemeente Schiedam d.d. oktober 2021 -

-