08 Collegebrief 1 februari 2023 Reactie van het college op de Boardletter Deloitte 2022

gemeente Schiedam

Financiën & Control

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

23UIT00404

1 februari 2023

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Reactie van het college op Boardletter Deloitte

Geachte leden van de gemeenteraad, In oktober en november 2022 heeft Deloitte Accountants B.V. de jaarlijkse interim-controle uitgevoerd. De bevindingen worden door de accountant voor u gerapporteerd in de Boardletter 2022. Met deze brief reageren wij op de bevindingen van de accountant. Algemeen Wij herkennen ons in het door Deloitte geschetste beeld. De accountant constateert dat zijn algemene beeld is dat de interne beheersing van de gemeente Schiedam in opzet vergelijkbaar is met voorgaand jaar en daarmee van voldoende niveau is om te komen tot een betrouwbare financiële verslaggeving. Uit de opvolging van de aanbevelingen uit voorgaande rapportages blijkt dat de organisatie een aantal aanbevelingen heeft opgevolgd, dan wel de opvolging ervan onderhanden heeft. Aandachtspunten die de accountant meegeeft hebben betrekking op de processen rondom grondexploitaties en verhuur & erfpacht. In deze processen zijn stappen gezet, maar deze hebben nog niet het beoogde resultaat. Ook op het gebied van de ‘general IT-controls’ geeft Deloitte een aantal aandachtspunten mee. Tenslotte constateert Deloitte dat de gemeente de afgelopen jaren stappen heeft gezet in de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden. Daarom verwachten zij dat de impact op de interne controlewerkzaamheden als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording beperkt is.

De accountant heeft, naast het totaal beeld, een aantal specifieke bevindingen benoemd. Per bevinding wordt aangegeven hoe dit wordt opgepakt:

*23UIT00404*

Risicomanagement Risicomanagement De bevindingen uit de in 2021 uitgevoerde evaluatie worden opgenomen als uitgangspunten in de visie op control. Deze visie wordt in de loop van 2023 afgerond. Tevens zal in 2023 een geactualiseerde financiële verordening en kadernota financieel beleid aan u worden voorgelegd. In deze documenten worden de (financiële) uitgangspunten rondom risicomanagement bekrachtigd. Verhuur & Erfpacht Het realiseren van de inhaalslag gaat door verschillende factoren, zoals het niet voorhanden zijn van de gewenste specifieke kennis op de arbeidsmarkt, minder snel dan gedacht. Sinds medio 2022 wordt hard gewerkt aan het inlopen van de achterstanden. Er is een plan van aanpak om de achterstanden in te lopen. De voorziene tijdlijn hierin is dat alle achterstanden per 1 januari 2024 zijn ingelopen. Daarnaast is in beeld gebracht welke toekomstige herzieningen noodzakelijk zijn en welke acties noodzakelijk om te voorkomen dat de werkvoorraad te groot wordt of nieuwe achterstanden ontstaan. Onroerend Goed-transacties De adviezen die op dit gebied zijn gedaan door Deloitte zijn opgevolgd. Aandachtspunt is het vastleggen en conform afspraak archiveren van de notulen van de onderhandelingsgesprekken. Hierover zijn intern afspraken gemaakt, die nog onvoldoende worden nageleefd. Medewerkers zullen nadrukkelijk(er) worden gewezen op de naleving van deze afspraken.

Europese aanbestedingen Zowel op het gebied van de ‘harde’ naleving als op het gebied van ‘soft controls’ (gedrag) heeft Deloitte in voorgaande jaren aanbevelingen gedaan. Deze hebben hun plek gevonden in de interne beheersing van de inkoopprocessen. Daarnaast is ook een contractenregister ingevoerd, waarbij afspraken zijn gemaakt om dit register actueel te houden. Deze maatregelen hebben tot nu toe geleid tot een lager bedrag aan onrechtmatigheden op de aanbestedingen. Nota investeren en afschrijven Deloitte constateert dat onze nota investeren en afschrijven stamt uit 2014 en niet meer voldoet aan de gewijzigde eisen van het BBV. Ook constateert Deloitte dat de gemeente zich wel houdt aan de BBV-vereisten en dat er op dit gebied geen verslaggevingsafwijkingen worden geconstateerd. De actualisatie van de nota is voorzien in 2023 en zal volgen na de actualisatie van de financiële verordening. Grondexploitaties Deloitte constateert dat de Raad actueel wordt geïnformeerd over de ontwikkelingen aan de hand van de kwartaalrapportages. Daarnaast schetst Deloitte een aantal actuele ontwikkelingen. Als aandachtspunten wordt meegegeven om herzieningen tijdig aan u voor te leggen om deze te laten meewegen voor de jaarrekening 2022. Hiervoor zijn inmiddels de vereiste acties uitgezet. Verder meldt Deloitte dat zij hebben aangeboden om de grondprijzenbrief vooraf mee te lezen.

Van dit aanbod is gebruik gemaakt, de reacties van Deloitte zijn in het eindproduct verwerkt. Tenslotte vragen zij aandacht voor de onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk. De waardering van het onderhanden werk heeft intern voldoende aandacht.

Overige Tot slot geeft Deloitte nog een aantal actualiteiten mee. Zo wordt stilgestaan bij de rechtmatigheidsverantwoording. Deze geldt per boekjaar 2023. In 2023 zal aan u een aantal zaken ter beslissing worden voorgelegd en zullen afspraken worden gemaakt over de wijze en frequentie van rapportering. In december 2022 heeft de commissie BBV een uitspraak gepubliceerd. Hierin geeft zij aan dat voor het voltallige saldo verlofsparen een voorziening dient te worden gevormd. Deze uitspraak heeft reeds betrekking op boekjaar 2022. In onze jaarrekening wordt een dergelijke voorziening opgenomen. In april/mei zal voor de laatste maal een accountantsrapport met een oordeel over de rechtmatigheid en de getrouwheid worden ontvangen. Vanaf 2023 dient het college zichzelf over de rechtmatigheid aan u te verantwoorden. Hierover zullen wij de auditcommissie in 2023 op een aantal momenten informeren en betrekken.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers