07 Collegebrief 28 januari 2021 Kantoorconcept en werkplekinrichting Stadserfcomplex

.

.

gemeente Sch ieda IT)

gemeente Schiedam team Projecten

Stadskantoor, Stadserfi

Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14010

schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

21Uff00082

28-01-2021

doorkiesnummer

e-mail

010-2191850

b.waasdorp@schiedam.nl

onderwerp

Kantoorconcept en werkpiekinrichting Stadserfeomplex

Geachte dames, heren, Het college heeft de gemeenteraad in brief 19UIT11222 van 19 november 2019 geïnformeerd over de verkenning van de opgave “Van Station naar Binnenstad”. In die brief gaf het college aan om verder onderzoek te verrichten naar de wijze van huisvesten van een toekomstgerichte ambtelijke Organisatie, de mogelijkheden voor hergebruik van de voormalige bibliotheek te onderzoeken en parallel daaraan stedenbouwkundige varianten voor herontwikkeling van het Stadserfcomplex op te stellen. In het raadsvoorstel Stadserfcomplex van 8 december 2020 is de herontwikkeling van het Stadserfcomplex uiteengezet. Naast de huisvesting van de ambtelijke Organisatie, heeft u ook kennis kunnen nemen van de verdere stedenbouwkundige ontwikkelingen. Onderzoek CBRE naar werkplekconcept Bureau CBRE is ingeschakeld, die hebben op basis van interviews, onderzoek, benchmarking en nauw overleg met de gemeente een advies gegeven over de mogelijkheden van een nieuw kantoorconcept en de bijbehorende werkplekinrichting, waarbij bezettingsgraad en benodigde oppervlakte zijn bepaald op basis van een flexibele kantoorbezetting. Uit het onderzoek blijkt dat de voormalige bibliotheek te klein is om de ambtelijke organisatie te huisvesten, en met een aanpassing van bouwdeel 1 hoge investeringen zijn gemoeid.

De beschikbare ruimte in de voormalige bibliotheek is te Hein voor het realiseren van voldoende werkplekken, centrale en decentrale overlegruimtes, archiefbewaarplaats, dynamisch archief en publieke functies. In de eerste verkenning van 2017 was er onvoldoende rekening gehouden met de ruimte die de archiefbewaarplaats in beslag neemt, het onderbrengen van (Himaat)installaties en aanvullend benodigde ruimtes als toiletten en opslagruimten. Na meenemen van deze factoren zouden slechts 200 werkplekken kunnen worden gerealiseerd. Naderhand is een inventarisatie gemaakt van de benodigde aanpassingen en werkzaamheden om bouwdeel 1 geschikt te maken voor een kantoorfunctie. In de voormalige bibliotheek ontbreekt bijvoorbeeld een Himaatinstallatie en is de verwarming verouderd en niet geschikt voor regulering. Daarnaast is op korte termijn groot onderhoud nodig aan dak en gevels. Anderzijds zijn de kantoortoren en bestuursvleugel samen eveneens te Hein om alle genoemde functies te huisvesten. Alleen al de archiefbewaarplaats zou drie

I NINUl Nu INI I INI I IN 1 1H 1 1 1 11111 1 1 1 I I lUI

verdiepingen van de kantoortoren in beslag nemen; dit nog los van de vraag of dit logistiek en idimatologisch (kosten)effectief te realiseren is. Uit de stedenbouwkundige verkenningen is een voorkeurvariant ontwikkeld waarbij bouwdeel 1 wordt gesloopt en compact wordt teruggebouwd.

.

Bouwdeel III Kantoortoren, bestuursvieugel

ouwdeeI II Theater, P-garage

Bouwdeel 1 Archief, KCC, vm beb, restaurant

Bouwdeel III omvat de bestuursvleugel en de kantoortoren. Bouwdeel III biedt voldoende ruimte om het bestuur en de ambtelijke organisatie te kunnen huisvesten. Het archief, klantcontactcentrum, de entree en een grand café annex restaurant passen zoals hiervoor gemeld niet in de kantoortoren en bestuursvleugel. Deze functies komen terug in de compacte nieuwbouw, zoals wordt voorgesteld in de voorkeursvariant van de herontwikkeling van het Stadserfcomplex. De berekende benodigde ruimte voor huisvesting van het bestuur en de ambtelijke Organisatie komt overeen met de beschikbare ruimte in de bestuursvleugel, kantoortoren en de compacte nieuwbouw. Om de ambtelijke Organisatie toekomstgericht te huisvesten moet de kantoortoren worden ingericht naar een nieuw kantoorconcept met bijbehorende werkplekinrichting. De bestuursfunctie De raadszaal en de daarboven gelegen collegeruimte blijven gehandhaafd. Bij herontwikkeling van het Stadserfcomplex kan de routing naar de raadszaal logischer worden gemaakt.

Representatie De representatieve functie van het Stadskantoor wordt verbeterd. Dit ten behoeve van de ontvangst van bezoekers van de gemeenteraad en fracties, bezoekers die bij het ldantcontactcentrum diensten van de gemeente afnemen, en zakelijke bezoekers voor de ambtelijke Organisatie. De herinrichting (en de compacte nieuwbouw archief en ldantcontactcentrum) zal tegelijkertijd de mogelijkheid bieden om de veiligheid van bestuurders en ambtelijke Organisatie te optimaliseren.

Huisvesting ambtelijke organisatie Er zijn diverse redenen om de kantoortoren in te richten naar een nieuw kantoorconcept.

flexibel werken Het college streeft voor het nieuwe kantoorconcept naar een flexfactor van 6o% â 70% van de ambtelijke Organisatie van circa 500 fte plus 100 inhuurkrachten/detacheringen. Dit op basis van het advies van CBRE en praktijkervaringen met de invoering van nieuwe kantoorconcepten. De ambtelijke Organisatie heeft vanwege Covid-19 ervaring opgedaan met thuiswerken; deze ervaring kan worden meegenomen voor de invoering van het flexconcept. Deze ervaring nemen wij ook mee in deze doelstelling van 6o â 70%. Flexwerken op kantoor betekent onder andere dat er minder vaste (aan personen toegewezen) werkplekken zijn en beperkte berg/archiefruimte per medewerker. Daarentegen zal er meer centrale en decentrale ruimte nodig zijn voor overleg. Enige afdelingen hebben specifieke inrichtingseisen die niet samengaan met flexwerken (bijvoorbeeld beveiliging). Verhuizen teams overzijde Stadserf Op dit moment huurt de gemeente nog ruimte aan de overzijde van het Stadserf voor de huisvesting van diverse teams. Door deze teams centraal te huisvesten kan worden bespaard op huur. Huisvesting van deze teams is wel gebonden aan specifieke randvoorwaarden en eisen die hij deze teams horen. Verdergaande digitalisering Door verdergaande digitalisering ontstaan andere behoeften aan opslag van dossiers (minder kastruimte) of communicatiemiddelen (vaste telefoons).

Kwaliteit meubilair De huidige inrichting is deels verouderd, en hier en daar versleten. De kwaliteit van stoelen, verstelbare bureaus, en hulpmiddelen voor digitaal werken, is van belang voor de gezondheid van werknemers. De benodigde vervangingsinvesteringen zijn achterwege gebleven in afwachting van uitsluitsel over de huisvesting en het gewenste kantoorconcept. Parallel aan de renovatie zal het kantoormeubilair vervangen worden. In het kader van hygiëne zijn voorzieningen nodig voor koelen van meegenomen etenswaren, maar ook bijvoorbeeld het aanbrengen van spoelbakken om drinkrestanten te kunnen deponeren. Duurzaamheid Met de introductie van een nieuw kantoorconcept zijn er minder werkplekken in het Stadskantoor nodig dan er nu staan opgesteld. Een kleiner benodigde ruimte betekent lagere energiekosten en onderhoudskosten. Bij herinrichting van de etages van de kantoortoren kan slimme en energiezuinige verlichting worden meegenomen. Planning op hoofdlijnen Wanneer uit de planstudie een (financieel) haalbaar kantoorconcept volgt, is de globale planning: 2021 Planstudie, raadsbehandeling, voorbereiding Schuiven en verbouwen kantoortoren 2022 -2024 Onderhoud/opknappen bestuursvleugel 2025 2026-2027 Oplevering nieuwbouw archief, KCC, entree, herinrichting begane grond

Financiën

Het opstellen van de planstudie, waarin het uitwerken van een programma van eisen, een fasering en kostenraming, wordt gedekt vanuit het reguliere budget van Facilitaire Zaken en vraagt dus géén specifiek raadskrediet. De investering voor een algehele aanpak van het kantoorconcept en werkplekinrichting is randvoorwaardelijk en indicatief € 4 miljoen op basis van de eerste calculaties van CBRE. In de planstudie wordt de optie betrokken om een structureel vervangingsbudget voor Facilitaire Zaken in te stellen, waar een deel van de investering kan worden ondergebracht. Vervolg Nadat het college een standpunt heeft ingenomen over de resultaten van de nu op te starten planstudie, zal de gemeenteraad worden geïnformeerd met aansluitende besluitvorming. De verwachting is dat bespreking en besluitvorming in de gemeenteraad rond de zomer van 2021 zal plaatsvinden, dit zal betekenen in de raad van juni of juli 2021.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris, de burgemeester,

drs. M. A. van den Hende, wnd

C.H.J. Lamers