07 Collegebrief 22 mei 2024 Reactie op Boardletter PwC

gemeente Schiedam

Financiën & Control

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

24UIT02965

22 mei 2024

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Reactie op Boardletter PwC

Geachte leden van de gemeenteraad, In het najaar van 2023 is onze nieuwe accountant, PwC, begonnen met de uitvoering van de interimcontrole. Door diverse, bij PwC interne, oorzaken heeft de oplevering van deze controle vertraging opgelopen en is de Managementletter pas in april 2024 opgeleverd. Op 14 mei is de managementletter besproken met de directie en de portefeuillehouders. Naar aanleiding hiervan heeft PwC de voorliggende boardletter voor de raad opgesteld. De belangrijkste conclusies uit de managementletter en boardletter zijn dat interne beheersing van de gemeente Schiedam op orde is en dat er voldoende maatregelen zijn getroffen om het college een rechtmatigheidsverantwoording te laten afleggen. Ook biedt onze frauderisicoanalyse voldoende inzicht in de belangrijkste risico’s. Als aandachtspunten geeft PwC mee om onze IT-omgeving te verbeteren en om betere afspraken te maken met onze verbonden partijen over de aanlevering van verantwoordings- en stuurinformatie. Wij zijn verheugd over de conclusies van de accountant dat onze interne beheersing en frauderisico-analyse van voldoende niveau zijn en, samen met de overige genomen maatregelen, een basis bieden om ons naar de raad te verantwoorden. Dit jaar zal de jaarrekening immers voor het eerst voorzien zijn van een rechtmatigheidsverantwoording en toelichting vanuit het college.

Wij herkennen ons in de gemelde aandachtspunten, de genoemde zaken hebben de aandacht. Voor wat betreft het aandachtspunt ‘IT-omgeving’ constateert de accountant dat vooral op het gebied van de dataveiligheid en de continuïteit verbeteringen noodzakelijk zijn. De gesignaleerde knelpunten zijn bekend. Een stabiele IT infrastructuur maakt onderdeel uit van de I-visie. Het voldoen aan wettelijke eisen rondom informatieveiligheid en bescherming persoonsgegevens zijn gemeentebreed prioriteit voor 2024. Deze zaken zijn opgepakt door een speciaal daartoe ingericht team (taskforce). Het zogenaamde ‘laaghangend fruit’ is inmiddels opgelost. De overige zaken worden in de projectmatige aanpak die uit de I-visie voortvloeit opgepakt.

*24UIT02965*

Verder geeft de accountant aan dat de sturings- en verantwoordingsinformatie van Verbonden Partijen soms lastig aansluit bij de gemeentelijke behoefte. In de relatie met de Gemeenschappelijke Regelingen (GR-en) besteden we zowel ambtelijk als bestuurlijk aandacht aan het uitwisselen van de juiste informatie voor sturings- en informatiedoeleinden. Inlichtingenverstrekking en verbetering van de governance is onderwerp van gesprek met de GR-en door de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en de Kadernota Verbonden Partijen. Hierbij staan heldere afspraken die aansluiten op de behoeften centraal. De herkenbare constatering van PwC is hier onderdeel van en we blijven inzetten op verbetering. Voor afspraken over stuurinformatie zijn we echter ook afhankelijk van de andere deelnemers in een GR. Daardoor zijn we niet altijd voldoende bij machte om hierin de door ons gewenste veranderingen aan te brengen. We blijven echter onze invloed hierop maximaal aanwenden. Wij constateren dat er binnen Schiedam veel goed gaat, maar dat het op een aantal punten beter kan en moet. Op de meest dringende aandachtspunten wordt actie ondernomen. Het beter beheersen van onze processen heeft prioriteit en geeft ons ook handvatten om met de uitdagingen die de komende jaren op ons pad komen om te gaan. We zien de jaarrekeningcontrole door PwC dan ook met vertrouwen tegemoet.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

mr. H.M. Bergmann