07 Collegebrief 13 mei 2025 Aanbiedingsbrief Jaarverslag rechtsbescherming 2024

gemeente Schiedam

Juridische zaken & Inkoop

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam Aan de burgemeester van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

25UIT02335

13 mei 2025

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Aanbiedingsbrief Jaarverslag rechtsbescherming 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, geachte burgemeester, Met deze brief stellen wij u in kennis van het jaarverslag van de onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie Schiedam 2024, het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC (Klant Contact Centrum) 2024, het jaarverslag klachtbehandeling Schiedam door de Nationale Ombudsman 2024 en het jaarverslag Wet open overheid 2024. Wij hebben op 13 mei 2025 kennisgenomen van de jaarverslagen. Hieronder geven wij u een korte nadere duiding van de jaarverslagen en onze reactie daarop. De jaarverslagen zijn bijgevoegd. Met de jaarlijkse presentatie van de uitkomsten van de Woo-, klachten- en bezwaarschriftenafhandeling aan de bestuursorganen wordt een graadmeter geboden van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten die de belangen van de inwoners en bedrijven direct raken. 1. Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2024 De onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Zij rapporteert daarbij nu over de in 2024 behandelde bezwaarschriften: aantal, resultaat adviezen (gegrond of ongegrond) en afhandelingstermijn. In het jaarverslag wordt gerapporteerd over de zaken waar de commissie zichzelf over heeft gebogen alsook over de resultaten van zaken die via ambtelijk horen zijn behandeld (dit laatste geldt voor de relatief eenvoudige zaken).

Vanaf pagina 4 van het jaarverslag treft u overzichten van cijfers/informatie aan. Kort samengevat staat in het jaarverslag onderstaande informatie. 1.1 In totaal 229 bezwaarschriften ontvangen in 2024 In 2024 ontving de gemeente Schiedam 229 bezwaarschriften. De totale werkvoorraad voor 2024 was 269 bezwaarschriften (inclusief de 40 overgebleven bezwaarschriften uit voorgaande jaren). Daarvan werden er 222 afgehandeld (83%). Niet alle bezwaarschriften in de werkvoorraad van 2024 werden in datzelfde jaar afgehandeld. Dat komt doordat de behandeling van bezwaarschriften die aan het einde van het jaar worden ingediend, doorloopt tot in het volgende kalenderjaar. Ook komt het voor dat in overleg met bezwaarmaker de behandeling van een bezwaar is opgeschort.

*25UIT02335*

1.2 Onderwerpen De meeste bezwaren waren gericht tegen handhaving op verkeerd aangeboden huisvuil en tegen besluiten betreffende vergunningen en handhaving omgevingsrecht. Nadere informatie over de onderwerpen van de behandelde bezwaarschriften is te lezen in hoofdstuk 1 van het jaarverslag en de bijlagen 1 en 2. 1.3 Totaal aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften De wettelijke behandeltermijn werd in 76% van de gevallen behaald. Van de commissiezaken werd 62% binnen de wettelijke termijn afgehandeld, en van de ambtelijk horenzaken 91%. 1.4 Aantal gegronde bezwaren Van de behandelde bezwaarschriften in 2024, werd 9% gegrond verklaard en 38 % ongegrond verklaard. Het percentage bezwaarschriften dat leidde tot intrekking of reparatie van het bestreden besluit lag hoger dan het aantal bezwaren dat gegrond werd verklaard, namelijk op 27 %. Dit wordt in de meeste gevallen verklaard doordat bezwaren tijdens de behandeling van het bezwaar werden opgelost waarna bezwaarmaker het bezwaar introk. In andere gevallen werd het bezwaar ongegrond verklaard nadat in de beslissing op bezwaar de motivering was aangevuld. 1.5 Contrair besluiten Doorgaans nemen de bestuursorganen de adviezen van de commissie over. Wanneer het bestuursorgaan een besluit neemt in afwijking van het uitgebrachte advies, wordt dit een ‘contrair’ besluit genoemd.

In 2024 nam het college één keer een beslissing op bezwaar in afwijking van het gegeven advies. 1.6 Aanbevelingen van de Bezwaarschriftencommissie en reactie van het college De commissie doet de volgende aanbevelingen naar aanleiding van het verslagjaar 2024: • Er is aandacht gevraagd voor de oorzaken van de termijnoverschrijdingen bij niet tijdig afgehandelde commissiezaken, met het oog op bijsturing daarop. In 2024 is een onderzoek in gang gezet om deze op te sporen. Dit onderzoek loopt nog door in 2025. Vooralsnog is er geen eenduidige oorzaak aan te wijzen. De commissie beveelt aan om dit onderzoek voort te zetten. • De doorzoekbaarheid van de aangeleverde dossiers blijft een aandachtspunt. De commissie geeft mee om met beschikbare technische middelen de dossiers beter doorzoekbaar te maken, bijvoorbeeld door grote pdf-bestanden te voorzien van bladwijzers. • De commissie heeft vernomen dat de organisatie de implementatie van de informele aanpak in het jaarplan heeft opgenomen. De commissie ondersteunt dit van harte. 1.7 Reactie college op het jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2024 Wij spreken onze dank uit naar de Bezwaarschriftencommissie voor haar betekenisvolle werkzaamheden. Wij hebben kennisgenomen van het jaarverslag over het jaar 2024 en zullen de aanbevelingen ter harte nemen.

Wij zullen de gemeentesecretaris verzoeken om hier uitvoering aan te geven in samenspraak met de betrokkenen in de organisatie.

2. Jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2024 Het Klant Contact Centrum (KCC) rapporteert jaarlijks over de 1e lijns-klachtenbehandeling: formele bejegeningsklachten conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht van inwoners/bedrijven die – in eerste instantie – intern worden afgehandeld. Het KCC is verantwoordelijk voor de sturing op het proces 1e lijns-klachtenbehandeling, waarbij zij de ontvangen klachten selecteert, registreert en doorzet naar het betrokken vakteam of vakspecialist. Tot slot is het KCC ook verantwoordelijk voor de rapportage. Het betrokken vakteam handelt de klacht (in beginsel) zelf af. Het KCC biedt jaarlijks een tabel klachtenafhandeling aan bij wijze van rapportage/jaarverslag. 2.1 Resultaten Het KCC heeft in 2024 in totaal 237 klachten geregistreerd (in 2023, 2022 en 2021 respectievelijk 363, 312 en 347). Hieronder ziet u de resultaten: Categorie Ontvangen - KCS Ontvangen - Zaaksysteem Afgehandeld - KCS

Aantal 2024

Aantal 2023 102 135 101

363 0 328

Afgehandeld - Zaaksysteem

115

0

Eindtotaal ontvangen

237

363

2.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2024 en reactie van het college Het KCC rapporteert jaarlijks over de klachten, zonder daarbij aanbevelingen te geven. Dit resulteert in een jaarverslag bestaande uit enkel een tabel. Door implementatie van een nieuwe Zaaksysteem heeft er dit jaar een andere wijze van registratie plaatsgevonden. Dit resulteert in een korter jaarverslag dan voorgaande jaren. In voorgaande jaren toonden de jaarverslagen de noodzaak om een betere invulling te geven aan de wijze van een klacht indienen op onze website. Met de komst van een nieuw Zaaksysteem, waarbij er ook gekeken is naar hoe een klacht binnenkomt en behandeld wordt, wordt bijgedragen aan een betere invulling aan de wijze van een klacht indienen, maar ook een betere behandeling van de klacht intern. 2.3 Terugkoppeling opmerkingen uit het jaarverslag 2023 Het jaarverslag klachten over 2023 toonde de noodzaak om een betere invulling te geven aan de wijze waarop een klacht kon worden ingediend op onze website. Zoals in paragraaf 2.2 beschreven, is er in de loop van 2024 een nieuw zaaksysteem ingevoerd, waarbij hier specifiek aandacht aan is besteed. Met komst van dit systeem wordt er gekeken naar hoe de kwalitatieve sturing op het klachtproces vormgegeven kan worden om de juiste beheersmaatregelen te adviseren aan de organisatie.

Dit om de kwaliteit en doorlooptijd van de afhandeling van klachten (maar ook andere zaaktypen ) verder te verbeteren.

3. Jaarverslag klachtbehandeling door de Nationale Ombudsman 2024 Klagers die bij de gemeente geen of onvoldoende tijdig gehoor krijgen met hun klachten, kunnen zich wenden tot de 2e-lijns klachteninstantie, de Nationale Ombudsman waar Schiedam bij is aangesloten. JZ & Inkoop is het aanspreekpunt voor de Nationale Ombudsman. De Nationale Ombudsman rapporteert jaarlijks over de klachten die –bij wijze van 2e lijn- door de Nationale Ombudsman behandeld worden. De Nationale Ombudsman behandelt slechts klachten die al de 1e lijns-interne klachtenbehandeling hebben doorlopen en die niet naar tevredenheid van klager zijn afgehandeld. 3.1 Resultaten Uit het jaaroverzicht van de Nationale Ombudsman blijkt, dat er bij de ombudsman 47 verzoeken in 2024 zijn binnengekomen. In 2023, 2022 en 2021 waren dat er respectievelijk 34, 39 en 42. Naast de ontvangen 47 in 2024 zijn er in 2024 ook 6 verzoeken behandeld die in 2023 ontvangen waren. Van de in totaal 53 behandelde verzoeken zijn er 44 verzoeken terugverwezen naar Schiedam, omdat verzoeker zich nog niet tot Schiedam als 1e-lijns klachtbehandelaar had gewend, maar direct naar de 2e-lijns klachteninstantie de Nationale Ombudsman was gestapt. Daarnaast zijn er 3 verzoeken tussentijds beëindigd voordat er een onderzoek gestart is door de Nationale Ombudsman en 4 verzoeken opgelost door interventie van de Nationale Ombudsman.

De interventie van Nationale Ombudsman hield in deze zaken in, dat de Nationale Ombudsman de gemeente Schiedam heeft gevraagd de 1e-lijns-klacht van verzoeker te behandelen. Tot slot zijn er 2 verzoekers van (juridische) informatie voorzien en/of doorverwezen naar de juiste instantie (bijvoorbeeld: het Juridisch Loket). 3.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag klachtbehandeling Nationale Ombudsman 2024 en reactie van het college Uit de rapportage van de Ombudsman is te halen dat ca. 83,02% (44 van de 53 behandelde verzoeken) van de klagers direct naar de Nationale Ombudsman stapt, zonder eerst de interne klachtenprocedure te bewandelen. Dit is een toename t.o.v. vorig jaar. Dit is te verklaren door het invoeren van het nieuwe Zaaksysteem, zoals aangegeven onder 1.2.2, omdat hierdoor klachten tijdelijk op een andere wijze moesten worden ingediend. Zoals aangegeven geeft de Nationale Ombudsman over 2024 geen algemene aanbevelingen, evenmin als eerdere jaren, maar geeft wel aan dat het de trend is dat inwoners vooral telefonisch contact opnemen. Dit niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven en te verwijzen naar de juiste procedures. De casussen in het jaarverslag van de Nationale Ombudsman leiden niet tot inhoudelijke opmerkingen.

3.3 Terugkoppeling opmerkingen uit het jaarverslag 2023 Uit het jaarverslag van de Nationale Ombudsman over 2023 toonde – net als het jaarverslag 1e-lijns klachten door het KCC over 2023 – de noodzaak aandacht te besteden aan de 'toegang voor klachten’. In 1.2.2 is al aangegeven dat met de komst van dit nieuw Zaaksysteem, waarbij er ook gekeken is naar hoe een klacht binnenkomt en behandeld wordt, dit zal bijdragen aan een betere invulling aan de wijze van een klacht indienen, maar ook een betere behandeling van de klacht intern. Het proces van inrichten van het Zaaksysteem is nog niet afgerond en er wordt er met dit systeem gekeken naar hoe de kwalitatieve sturing op het klachtproces vormgegeven kan worden om de juiste beheersmaatregelen te adviseren aan de organisatie. Dit om de kwaliteit en doorlooptijd van de afhandeling van klachten verder te verbeteren.

4. Jaarverslag Wet open overheid 2024 De Wet Open Overheid (Woo) is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. De gemeente Schiedam zet in op ambitieniveau ‘basis’ voor de implementatie van de Woo. Ambitieniveau ‘basis’ betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. In het jaarverslag Woo 2024 wordt de impact van de Woo op de gemeente Schiedam inzichtelijk voor de periode 1 januari 2024 tot 1 januari 2025. Hierbij wordt zowel gekeken naar de actieve- als passieve openbaarmaking. 4.1 Resultaten In totaal zijn er 56 verzoeken ontvangen in de periode van 1 januari 2024 tot 1 januari 2025. Dit is een stijging van 16% (11 stuks) ten opzichte van 2023. Van de 56 verzoeken zijn 50 verzoeken (89%) aan te merken als Woo-verzoek en 6 verzoeken (11%) als informatieverzoek. Er zijn ongeveer evenveel eenvoudige, normale en complexe verzoeken ingediend. In vergelijking met 2023 zijn er in aantallen wel meer complexe verzoeken ontvangen (+3). Van de 56 verzoeken zijn er 48 in behandeling genomen binnen het stedelijk domein en het sociaal domein. Van de 56 ingekomen verzoeken zijn er 45 afgehandeld: 39 Woo-verzoeken en 6 informatieverzoeken. De gemiddelde afhandeltermijn voor de 6 informatieverzoeken was 15 dagen.

Dit is 15 kalenderdagen korter dan in 2023. Van de 39 Woo-verzoeken werden er 9 ingetrokken (23%). Op 30 Woo-verzoeken werd een formeel besluit genomen. Na de implementatie van de Woo is als doel gesteld om 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. In 2023 is 50% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afgehandeld. In 2024 is dit 63%. Dit is een stijging van 13%. De gemiddelde afhandeltermijn van de Woo-verzoeken waarop een formeel besluit is genomen was 52 dagen. Dit is 10 kalenderdagen langer dan in 2023. Er zijn 11 verzoeken buiten de termijn afgehandeld. Voor 5 verzoeken (17%) duurde de behandeling meer dan 126 kalenderdagen. Deze verzoeken veroorzaken de toename in de gemiddelde afhandeltermijn: in 2023 waren er geen Woo-verzoeken met een dergelijke afhandeltermijn. De langere behandeltermijn van deze verzoeken is te verklaren door de complexiteit van de verzoeken (grote omvang en de juridische en bestuurlijke processen die daarmee gepaard gaan). De langere afhandeltermijn is met de verzoeker afgestemd. In vergelijking met het landelijke gemiddelde van 150 kalenderdagen ligt de gemeente Schiedam met haar termijnen van 53 kalenderdagen ver onder dit cijfer.

Onder andere door digitalisering, kennisdeling en de implementatie van anonimiseringssoftware, kost de behandeling van verzoeken de organisatie iets minder inspanning ten opzichte van 2023. De Woo vraagt echter nog steeds veel inzet van de gemeente Schiedam: ongeveer 3.840 uur (2,8 fte). De totale kosten voor de behandeling van de verzoeken ligt op € 297.000. De gemiddelde per verzoek zijn €5.500 bedragen en de gemiddelde ureninvestering is 68,5uur per verzoek.

4.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag Woo en reactie van het college De aanbevelingen voor komend jaar zijn vooral gericht op het verder verkorten van de afhandeltermijnen en het verlagen van impact op de organisatie. Hieronder zijn de aanbevelingen uit het jaarverslag opgenomen: • Er is in 2024 ingezet op het trainen van de diverse collega’s op het gebied van de Woo (o.a. actieve openbaarmaking, maar ook gebruik van nieuwe software). Voor 2025 wordt voorgesteld om het interne bewustwordings-programma voort te zetten door het geven van (structurele) workshops en trainingen; • Op dit moment ligt de zwaarte van de afhandeling van Woo-verzoeken bij het uitvoeren van de zoekslag: het zoeken en verzamelen van documenten kost veel tijd. Documenten worden in verschillende applicaties en in verschillende teams op verschillende wijzen bewaard. Er is in 2024 onderzocht op welke wijze de informatiehuishouding kan worden verbeterd. Dit onderzoek zal zich voortzetten in 2025; • Te onderzoeken op welke wijze het anonimiseren het beste georganiseerd kan worden; • Verder in te zetten op de ‘informele’ aanpak: er wordt ingezet op (meer) overleg met de verzoeker. Samen met de behandelaar binnen de gemeente wordt besproken hoe op de beste manier kan worden voldaan aan hun verzoek om informatie.

Zo wordt de verzoeker zo goed mogelijk geholpen, worden termijnen gehaald en worden (onnodige) juridische procedures voorkomen.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

mr. H.M. Bergmann

Bijlagen: • Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2024 • Jaarverslag 1e-lijns klachtenbehandeling KCC 2024 • Jaarverslag Nationale Ombudsman 2024 • Jaarverslag Wet Open Overheid 2024