06 Collegebrief 15 juli 2025 Verslag archief- en informatiebeheer over 2024
Tekst van het document
gemeente Schiedam
Gemeentearchief Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam
Aan de gemeenteraad van Schiedam
14 010 schiedam.nl
uw kenmerk uw brief van
ons kenmerk
datum
25UIT03912
15-07-2025
doorkiesnummer
contact@schiedam.nl onderwerp
Verslag archief- en informatiebeheer over 2024
Geachte leden van de gemeenteraad, Op grond van artikel 30 eerste lid van de Archiefwet 1995 zijn wij zorgdrager (dat wil zeggen: bestuurlijk verantwoordelijk) voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen. Met deze brief informeren wij u over het archief- en informatiebeheer over het jaar 2024. Dit doen we op basis van artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Schiedam 2017. Wij hebben Gedeputeerde Staten geïnformeerd zoals gevraagd volgens het Uitvoeringsprogramma generiek interbestuurlijk toezicht 2024. Een samenvatting van de scores op de KPI’s (Kritische Prestatie-indicatoren) en toezichtcriteria vindt u in de bijgevoegde infographic (25BIJ01322). In de infographic ziet u links een selectie van de prestaties op verschillende KPI’s. Rechts ziet u scores op de toezichtcriteria. Per toezichtcriterium is toegelicht waaraan de gemeente moet voldoen. De score wordt visueel weergegeven met een kleuraanduiding (groen – oranje – rood). Bij het verslag over het jaar 2023 hebben we een verbeterplan vastgesteld (op 18 februari 2025). Verbeteracties zijn nu in uitvoering. We zoeken daarbij zoveel mogelijk aansluiting bij het Uitvoeringsprogramma I-visie 2024-2027 (24UIT04178). De resultaten kunnen logischerwijs beperkt zichtbaar zijn in de verslaglegging over 2024. In de verslaglegging over het huidige jaar 2025 zullen resultaten wel te zien zijn.
We noemen hier enkele van de verbeteracties: -actualiseren van het documentair structuurplan (inmiddels voltooid); -opstellen van een kwaliteitshandboek voor het archief- en informatiebeheer (voltooid); -opstellen van informatiebeheerplannen per team (gereed december 2025);
*25UIT03912*
-aanpassen van de archiefbewaarplaats zodat we de normen voor temperatuur en luchtvochtigheid niet meer overschrijden (voltooid); -vernietiging van e-mailpostbussen van vertrokken medewerkers (gereed december 2025). Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,
de burgemeester,
C.E. Bos
mr. H.M. Bergmann
Bijlage: infographic archief- en informatiebeheer 0ver 2024 (25BIJ01322)