05 Collegebrief 21 mei 2024 Jaarverslag rechtsbescherming 2023

gemeente Schiedam

Juridische zaken & Inkoop

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010 schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

24UIT03098

21 mei 2024

doorkiesnummer

e-mail

contact@schiedam.nl onderwerp

Aanbieding Jaarverslag rechtsbescherming 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief stellen wij u in kennis van het jaarverslag van de onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie Schiedam 2023, het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC (Klant Contact Centrum) 2023, het jaarverslag klachtbehandeling Schiedam door de Nationale Ombudsman 2023 en het jaarverslag Wet open overheid 2023. Wij hebben op 21 mei 2024 kennisgenomen van de jaarverslagen. Hieronder geven wij u een korte nadere duiding van de jaarverslagen en onze reactie daarop. De jaarverslagen zijn bijgevoegd. Met de jaarlijkse presentatie van de uitkomsten van de Woo-, klachten- en bezwaarschriftenafhandeling aan de bestuursorganen wordt een graadmeter geboden van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten die de belangen van de inwoners en bedrijven direct raken. 1. Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2023 De onafhankelijke externe Bezwaarschriftencommissie (hierna: commissie) brengt jaarlijks een jaarverslag uit. Zij rapporteert daarbij nu over de in 2023 behandelde bezwaarschriften: aantal, resultaat adviezen (gegrond of ongegrond) en afhandelingstermijn. In het jaarverslag wordt gerapporteerd over de zaken waar de commissie zichzelf over heeft gebogen alsook over de resultaten van zaken die via ambtelijk horen zijn behandeld (dit laatste geldt voor de relatief eenvoudige zaken).

Vanaf pagina 4 van het jaarverslag treft u overzichten van cijfers/informatie aan. Kort samengevat staat in het jaarverslag onderstaande informatie. 1.1 In totaal 193 bezwaarschriften ontvangen in 2023 In 2023 ontving de gemeente Schiedam 193 bezwaarschriften. Een daling van 40 ten opzichte van 2022, toen 233 bezwaarschriften werden ontvangen. Deze daling is te verklaren door een afname van het aantal bezwaarschriften tegen handhaving op verkeerd aangeboden huisvuil. De totale werkvoorraad voor 2023 was 246 bezwaarschriften (193 + de 53 overgebleven bezwaarschriften uit 2022). In totaal zijn 206 van de 246 bezwaarschriften uit de werkvoorraad afgehandeld. Niet alle bezwaarschriften in de werkvoorraad van 2023 werden in datzelfde jaar afgehandeld.

*24UIT02088*

Dat komt doordat de behandeling van bezwaarschriften die aan het einde van het jaar worden ingediend, doorloopt tot in het volgende kalenderjaar. Ook komt het voor dat in overleg met bezwaarmaker de behandeling van een bezwaar is opgeschort. 1.2 Onderwerpen De meeste bezwaren waren gericht tegen handhaving op verkeerd aangeboden huisvuil en tegen besluiten betreffende vergunningen en handhaving omgevingsrecht. Nadere informatie over de onderwerpen van de behandelde bezwaarschriften is te lezen in hoofdstuk 1 van het jaarverslag en de bijlagen 1 en 2. 1.3 Totaal aantal tijdig afgehandelde bezwaarschriften De wettelijke behandeltermijn werd in 82% van de gevallen behaald, wat een verbetering is ten opzichte van 2022, toen 56% van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn werd afgehandeld. Van de commissiezaken werd 75% binnen de wettelijke termijn afgehandeld, en van de ambtelijk horenzaken 90%. 1.4 Aantal gegronde bezwaren Van de 206 in 2023 afgehandelde bezwaarschriften werden er 19 gegrond verklaard (9,2%). Er zijn 78 bezwaarschriften ongegrond verklaard (38%) en 29 niet-ontvankelijk (14%). Er zijn 73 bezwaarschriften ingetrokken (35,4%) en 7 bezwaarschriften werden doorgezonden (3,4%).

Daarbij wordt de kanttekening geplaatst dat het aantal bezwaarschriften dat leidde tot geheel of gedeeltelijke herroeping van het bestreden besluit, ruim 3 keer hoger lag dan het aantal bezwaren dat formeel gegrond werd verklaard, namelijk op 28%. Dit hogere percentage wordt verklaard doordat bestreden besluiten werden hersteld of herroepen, zonder dat de bezwaarprocedure geheel werd doorlopen. Formeel komt dan het zogeheten procesbelang te vervallen, wat voor bezwaarmaker aanleiding is om een bezwaar in te trekken, wat in de meeste gevallen gebeurde. Als bezwaarmaker in zo'n geval niet zelf zijn bezwaar intrekt, dan besluit het bestuursorgaan om het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren. Bovendien bevatte de categorie ‘ongegrond’ ook nog een percentage bezwaarschriften waarbij het besluit wel in stand werd gelaten, maar vormgebreken aan het besluit werden hersteld (met name motiveringsgebreken). Voor commissiezaken kwam het totale percentage doeltreffende bezwaren daarmee op 41%. 1.5 Contrair besluiten Doorgaans nemen de bestuursorganen de adviezen van de commissie over. Wanneer het bestuursorgaan een besluit neemt in afwijking van het uitgebrachte advies, wordt dit een ‘contrair’ besluit genoemd. In 2023 nam het bestuursorgaan vijf keer een beslissing op bezwaar in afwijking van het gegeven advies.

Niet in alle gevallen werd de commissie geïnformeerd over de genomen contrair besluiten. Een nadere inhoudelijk toelichting hierover is aan het jaarverslag toegevoegd (zie bijlage 3 van het jaarverslag). 1.6 Aanbevelingen van de Bezwaarschriftencommissie en reactie van het college In het jaarverslag over 2022 werden twee aanbevelingen gedaan. De commissie constateert dat er verbetering zichtbaar was in (de loop van) 2023, wat betreft de kwaliteit van de stukken en het gevoerde verweer, waarbij ook een toenemende oplossingsbereidheid van de bestuursorganen werd waargenomen. Een mooie stijgende lijn is hier ingezet en de commissie hoopt en verwacht dat die lijn in 2024 wordt voortgezet. Verder ontving de commissie de meeste, maar niet alle contrair besluiten.

De commissie doet vier aanbevelingen naar aanleiding van het verslagjaar 2023.  Het aantal bezwaarschriften dat in 2023 leidde tot geheel of gedeeltelijke herroeping van het bestreden besluit, lag gemiddeld drie keer hoger dan het aantal bezwaren dat formeel gegrond werd verklaard. De wijze waarop gerapporteerd wordt over het resultaat van de bezwaarafhandeling geeft dan ook geen volledige informatie over de relatie tussen ingediende bezwaarschriften en gebreken in de bestreden besluiten. Dit terwijl deze informatie waardevol kan zijn met het oog op verbetering van de besluitvorming in het primaire proces. Een aanbeveling is om te onderzoeken hoe de wijze van registreren en rapporteren in de toekomst beter kan aansluiten. Wijziging van de formulering van het dictum, in aansluiting op de terminologie van de Awb, kan daarbij behulpzaam zijn.  Een kwart van de commissiezaken werd niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Daarvoor is geen eenduidige oorzaak aan te wijzen. Een aanbeveling is dan ook om te onderzoeken op welke wijze de vertraging in beeld kan worden gebracht; waar in het proces deze ontstaat, en maatregelen te nemen om hierop bij te sturen.  Verder vraagt de commissie blijvende aandacht voor de tijdigheid en kwaliteit van de dossiers, in het bijzonder de doorzoekbaarheid daarvan.

 Ook vraagt de commissie blijvende aandacht voor toezending van de contrair besluiten. De commissie ziet graag bij de terugkoppeling daarover, alsmede in het jaarverslag, meer inhoudelijke duiding voor afwijking van het commissieadvies. Wij spreken onze dank uit naar de Bezwaarschriftencommissie voor haar betekenisvolle werkzaamheden. Wij hebben kennisgenomen van het jaarverslag over het jaar 2023 en zullen de aanbevelingen ter harte nemen. Wij zullen de gemeentesecretaris verzoeken om hier uitvoering aan te geven in samenspraak met de betrokkenen in de organisatie. 2. Jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2023 Het Klant Contact Centrum (KCC) rapporteert jaarlijks over de 1e lijns-klachtenbehandeling: formele bejegeningsklachten conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht van inwoners/bedrijven die – in eerste instantie – intern worden afgehandeld. Het KCC is verantwoordelijk voor de sturing op het proces 1e lijns-klachtenbehandeling, waarbij zij de ontvangen klachten registreert en doorzet naar het betrokken vakteam. Tot slot is het KCC ook verantwoordelijk voor de rapportage. Het betrokken vakteam handelt de klacht (in beginsel) zelf af. Het KCC biedt jaarlijks een tabel klachtenafhandeling aan bij wijze van rapportage/jaarverslag. 2.1 Resultaten Het KCC heeft in 2023 in totaal 363 klachten geregistreerd (in 2022, 2021 en 2020 respectievelijk 312, 347 en 156).

Van de 363 geregistreerde klachten waren er 29 formele bejegeningsklachten (in onderstaand tabel aangegeven als ‘(Awb klacht)’). In 2022 heeft het KCC 26 formele bejegeningsklachten ontvangen. Hieronder ziet u de resultaten:

Categorie Afgehandeld - ander zaaktype Afgehandeld - naar andere instantie* Afgehandeld – gegrond (Awb klacht) Afgehandeld – ongegrond (Awb klacht) Niet in behandeling genomen - klacht voldoet niet aan AWB Ontvangen – nog in behandeling** Overig (bijv. melding die desgevraagd niet aangevuld is met benodigde informatie) Eindtotaal

Aantal 2023 218 81 12 17 25

Aantal 2022 210 44 15 11 24

7 3

3 3

363

312

2.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag interne klachtbehandeling KCC 2023 en reactie van het college Het KCC rapporteert jaarlijks over de klachten, zonder daarbij aanbevelingen te geven. Uit het jaarverslag blijkt dat ondanks een toename van het totale aantal ontvangen ‘klachten’ door het KCC, het totale aantal Awb-klachten redelijk gelijk is gebleven aan 2022. De toename zit in klachten die een andere zaaktype hadden en klachten die voor een andere instantie bedoeld waren. Het overzicht toont de noodzaak om een betere invulling te geven aan de wijze van een klacht indienen op onze website. Het college zal dit jaar een nieuw zaaksysteem invoeren, waarbij er aandacht wordt besteed aan de inrichting van de mogelijkheid tot het indienen van een klacht. Daarnaast wordt de komende periode onderzocht hoe de kwalitatieve sturing op het klachtproces vormgegeven kan worden om de juiste beheersmaatregelen te adviseren aan de organisatie om zo de kwaliteit en doorlooptijd van de afhandeling van klachten verder te verbeteren. 3. Jaarverslag klachtbehandeling door de Nationale Ombudsman 2023 Klagers die bij de gemeente geen of onvoldoende tijdig gehoor krijgen met hun klachten, kunnen zich wenden tot de 2e-lijns klachteninstantie, de Nationale Ombudsman waar Schiedam bij is aangesloten. JZ & Inkoop is het aanspreekpunt voor de Nationale Ombudsman.

De Nationale Ombudsman rapporteert jaarlijks over de klachten die –bij wijze van 2e lijn- door de Nationale Ombudsman behandeld worden. De Nationale Ombudsman behandelt slechts klachten die al de 1e lijns-interne klachtenbehandeling hebben doorlopen en die niet naar tevredenheid van klager zijn afgehandeld. 3.1 Resultaten Uit het jaaroverzicht van de Nationale Ombudsman blijkt, dat er bij de ombudsman in 2023 34 verzoeken zijn binnengekomen. In 2022, 2021 en 2020 waren dat er respectievelijk 39, 42 en 50. Van deze 34 verzoeken zijn er 29 in 2023 behandeld en zijn er 5 nog niet in behandeling genomen. Van de 29 in behandeling genomen verzoeken zijn er 11 terugverwezen naar Schiedam, omdat verzoeker zich nog niet tot Schiedam als 1e-lijns klachtbehandelaar had gewend, maar direct naar de 2e-lijns klachteninstantie de Nationale Ombudsman was gestapt. Daarnaast is er 1 verzoek tussentijds opgelost of beëindigd, 1 verzoek opgelost door interventie van de Nationale Ombudsman.

De interventie van Nationale Ombudsman hield in deze zaken in, dat de Nationale Ombudsman de gemeente Schiedam heeft gevraagd de 1e-lijns-klacht van verzoeker te behandelen. Ook is er 1 verzoek onderzocht door de Nationale Ombudsman dat heeft geleid tot een rapport. Tot slot zijn er 15 verzoekers van (juridische) informatie voorzien en/of doorverwezen naar de juiste instantie (bijvoorbeeld: het Juridisch Loket). 3.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag klachtbehandeling Nationale Ombudsman 2023 en reactie van het college Uit de rapportage van de Ombudsman is te halen dat ca. 37,88% (11 van de 29 behandelde verzoeken) van de klagers direct naar de Nationale Ombudsman stapt, zonder eerst de interne klachtenprocedure te bewandelen. Over 2022 was dit percentage 33,33%. Dit is een toename t.o.v. vorig jaar en dat is jammer. Onze interne klachtentoegang staat duidelijk op de gemeentelijke website voor Schiedam en de trefwoorden ‘Schiedam klacht’ (of andersom) leiden direct naar de juiste plaats op de website. Ook is ons KCC goed toegankelijk / bereikbaar voor de Schiedammer die telefonisch contact zoekt of een gesprek op kantoor wil. We zullen desondanks in 2024 – net als voorgaande jaren – en verder wederom extra aandacht besteden aan de ‘toegang voor klachten’.

Daarnaast wordt de komende periode onderzocht hoe de kwalitatieve sturing op het klachtproces vormgegeven kan worden om de juiste beheersmaatregelen te adviseren aan de organisatie om zo de kwaliteit en doorlooptijd van de afhandeling van klachten verder te verbeteren. Zoals aangegeven geeft de Nationale Ombudsman over 2023 geen algemene aanbevelingen, evenmin als eerdere jaren, maar geeft wel aan dat het de trend is dat inwoners vooral telefonisch contact opnemen. Dit niet alleen met klachten, maar ook met vragen of verzoeken om informatie. Veel wordt direct telefonisch afgehandeld. Bijvoorbeeld door (juridische) informatie en uitleg te geven en te verwijzen naar de juiste procedures. De casussen in het jaarverslag van de Nationale Ombudsman leiden niet tot inhoudelijke opmerkingen. 4. Jaarverslag Wet open overheid 2023 De Wet Open Overheid (Woo) is bedoeld om de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. De gemeente Schiedam zet in op ambitieniveau ‘basis’ voor de implementatie van de Woo. Ambitieniveau ‘basis’ betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt. In het jaarverslag Woo 2023 wordt de impact van de Woo op de gemeente Schiedam inzichtelijk voor de periode 1 januari 2023 tot 1 januari 2024.

Hierbij wordt zowel gekeken naar de actieve- als passieve openbaarmaking. De centrale regie op het Woo-proces ligt bij het team Juridische Zaken en Inkoop (het ‘hoe’). Er worden in het jaarverslag vergelijkingen getrokken met het vorige jaarverslag, dat toezag op de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. Er is sprake van een overlap tussen beide periodes dus het is geen zuivere vergelijking. Dee vergelijking zorgt wel voor waardevolle inzichten. 4.1 Resultaten In de periode van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024 zijn er in totaal 47 verzoeken ontvangen. Er is een stijging te zien van het aantal ontvangen verzoeken ten opzichte van de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. Het gaat om een stijging van 16 verzoeken (35%). Van de 47 verzoeken zijn 8 verzoeken bestempeld als informatieverzoek (17%) en zijn er 39 verzoeken bestempeld als Woo-verzoek (83%).

De afdelingen Sociaal Domein, Ruimtelijke Ontwikkeling en Beleid, Vergunningen en Handhaving en Projecten waren inhoudelijk verantwoordelijk voor meer dan de helft van de ontvangen verzoeken (66%). Van de 47 ontvangen verzoeken zijn er 46 afgehandeld (98%) in 2023. Onder ‘afgehandeld’ wordt verstaan afgehandeld via een besluit of afgehandeld door intrekking. Van de 46 afgehandelde verzoeken zijn er 36 afgehandeld via besluit en zijn er 10 afgehandeld door intrekking. Verder is er een sterke daling te zien van de gemiddelde behandeltermijn van verzoeken ten opzichte van de periode van 1 mei 2022 tot 1 mei 2023. De gemiddelde behandeltermijn is gedaald van 87 kalenderdagen naar 46 kalenderdagen. Dit is een daling van 47%. De huidige gemiddelde behandeltermijn van 46 dagen valt net buiten het wettelijk maximum van 42 kalenderdagen. In het kader van de actieve openbaarmaking is een plan van aanpak opgesteld. De gemeente volgt de fasering van het ministerie van BZK. De totale ureninvestering van de gemeente Schiedam voor de afhandeling van alle verzoeken is ongeveer 4.280 uur. De totale lasten voor de behandeling van de Woo- en informatieverzoeken liggen op € 445.530. De kosten per verzoek zijn daarmee gemiddeld € 9.500. Een deel van de kosten komt voort uit externe inhuur, voor zowel de advisering op de verzoeken als het anonimiseren en verzamelen van documenten.

4.2 Opmerkingen n.a.v. het jaarverslag Woo en reactie van het college De aanbevelingen uit het vorige jaarverslag zijn allemaal tot uitvoering gebracht: er is ingezet op het vergemakkelijken van het anonimiseren door de aanschaf van anonimiseringssoftware, de informele aanpak is geïmplementeerd en de afhandeltermijnen zijn sterk gedaald. Komend jaar wordt ook ingezet op een aantal verbeteracties. Het doel is het verder verkorten van de afhandeltermijnen, het verhogen van de kennis binnen de organisatie inzake de Woo, het beter op orde krijgen van de informatiehuishouding en een concreter plan maken voor de actieve openbaarmaking.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

mr. H.M. Bergmann

Bijlagen: Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2023- 24BIJ02806 Jaarverslag Nationale Ombudsman 2023- 24BIJ02808 Jaaroverzicht klachten KCC 2023- 24BIJ02807 Jaarverslag Wet open overheid 2023- 24BIJ02816