02 Collegebrief 19 oktober 2022 Verslag archief- en informatiebeheer over 2021

t.

t.

fl4

gemeente Sch ieda m

gemeente Schiedam

team Gemeentearchief

Stadskantoor, Stadserf 1 Postbus 1501 3100 EA Schiedam

Aan de gemeenteraad van Schiedam

14 010

schiedam.nl

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

datum

22U1T06562

19 oktober 2022

doorkieanummer

e-mail

griffle@schiedam.nl onderwerp

Verslag archief- en informatiebeheer over 2021

Geachte leden van de gemeenteraad, Jaarlijks leggen wij verantwoording af aan Gedeputeerde Staten over het domein archief- en informafiebeheer als onderdeel van het Interbestuurljk Toezicht. We hebben het verslag over 2021 inmiddels toegezonden aan GS. De totaalscore voor het domein archief- en informatiebeheer over 2021 is oranje. De scores op de toezichtcriteria zijn: 7,5 (was 8,5) keer groen 8,5 (was 7,5) keer oranje o (was o) keer rood In de jaarstukken over 2021 staande scores op de toezichtcriteria van het jaar 2020 vermeld (pagina 286, 22VR031), met de volgende toelichting: ‘De voorzieningen bij overdracht van taken en het toezicht op verbonden partijen schieten nog tekort. Kwaliteitszorg en het kwaliteitssysteem zijn nog onvoldoende ontwikkeld. De hybride toestand van het archief- en informatiebeheer is een voortdurend zwak punt. (...)‘ Deze toelichting is ook passend voor het jaar 2022, met een aanvulling: de oranje score (was groen) voor overbrenging naar de archieflewaarplaats. Dit betreft een vertraging van een jaar, die team Gemeentearchief in 2022 inloopt. We spannen ons in om het archief- en informatiebeheer minder achteraf en reactief te voeren, maar meer aan het begin, bij ingebruikneming van informatiesystemen en creatie van archiefbescheiden. Voor een goed archief- en informatiebeheer zijn investeringen vooraf nodig, in plaats van herstelwerk achteraf.

Voor achtergrondinformatie over het verslag archief- en informatiebeheer verwijzen wij naar de IWG Handreiking. Horizontale verantwoording Archiefwet iggç via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (3e uitgave, 2020). Wij hanteren deze handreiking bij het opstellen van het verslag. Wij lichten hierna op hoofdlijnen de oranje scores op de toezichtcriteria toe.

1 I INI I IU Nu 1 1 1 1 I NI IN 1 1 1 INI [Nl INI Nil li i

Voorzieningen bij overdracht van taken De voorzieningen bij overdracht van taken schieten tekort. Dit speelt met name bij Stroomopwaarts. De cliëntendossiers zijn niet in goede, geordende en toegankelijke staat. We vestigen hier bestuurlijke aandacht op. Beheer volgens kwatiteitssysteem We boeken op dit punt langzaam maar zeker vooruitgang. Kwaliteitszorg is nooit af, zij vergt steeds weer aandacht. Wij handhaven onze inzet op dit punt. Archiejbewaarptaats De temperatuur in de archiefbewaarplaats fluctueert nog steeds te veel. Onder de huidige omstandigheden (met enkel uitgevoerde ldimaatbeheersing en gebrek aan isolatie van de binnenmuren) is het niet mogelijk hier verbetering in te brengen. Goede staat De hybride staat van archieven is een voortdurend punt van zorg. Hybride wil zeggen dat we deels op papier en deels digitaal werken. Zo zijn raadsvoorstellen digitaal, maar ondertekening vindt op papier plaats. Ordening en toegankelijkheid Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden buiten de informatiesystemen Corsa en het Klantcontactsysteem KCS zijn onvoldoende. Corsa is bedoeld voor het beheer van archiefbescheiden. In Corsa en KCS leggen we in onvoldoende mate een relatie met het uitgevoerde werkproces (de taak). Dit is noodzakelijk om de bewaartermijn van documenten te kunnen bepalen.

Authenticiteit en context Authenticiteit en context van archiefbescheiden buiten de informatiesystemen Corsa en KCS zijn onvoldoende gewaarborgd. De toepassing van een deugdelijke digitale handtekening (ValidSign) is een grote verbetering voor het waarborgen van de authenticiteit. Overbrenging naar archiefbewaarplaats Na overbrenging vallen archiefbescheiden onder de openbaarheidsbepalingen van de Archiefwet. Dit moet gebeuren binnen dertig jaar (met een standaardtermijn van twintig jaar). Wij hebben een achterstand in overbrenging van één jaar. Deze achterstand lopen we in 2022 in. Het gaat om de archiefbescheiden van het gemeentebestuur uit 1990. Vervanging Vervanging (van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties) is niet verplicht. Wij zetten daarom in op echte digitalisering (met ‘digitaal geboren’ archiefbescheiden), zodat vervanging niet meer nodig is. We willen hiermee ondervangen dat de besluiten tot vervanging, die ons college in het verleden genomen heeft, verouderd zijn vanwege gewijzigde omstandigheden, zoals het gebruik van andere apparatuur.

Vernietiging Vernietiging van digitale archiefbescheiden vindt onvoldoende plaats: KCS is niet ingericht voor vernietiging. In 2022 voeren we vernietiging uit Youforce (personeelsdossiers) uit.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, de secretaris,

de burgemeester,

C.E. Bos

C.H.J. Lamers