Voorstel Verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheidsverantwoording

Raadsvoorstel

Pagina 1 of 4

Raadsvoorstel Vergadering van Gemeenteraad Datum collegebesluit:

14 maart 2023

Datum vergadering Voorstel van

27 juni 2023 de Vries

Team Portefeuillehouder Onderwerp Openbaar

Directie Quint Verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheidsverantwoording Ja

Samenvatting De raad heeft in maart 2021 ingestemd met een verantwoordingsgrens voor de financiële rechtmatigheid van 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves. Uit de uitgevoerde quickscan naar de invoering van de financiële rechtmatigheidsverantwoording in Schagen volgde het advies om de verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheid in te stellen op 3%. Met dit voorstel wordt aan de raad een besluit gevraagd om de verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheid in te stellen op 3% van de lasten, inclusief dotaties aan de reserves.

Voorgesteld besluit Het college besluit het volgende voor te leggen aan de raad. 1. De verantwoordingsgrens voor de financiële rechtmatigheidsverantwoording in te stellen op 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserves.

Aanleiding De raad heeft in maart 2021 ingestemd met een verantwoordingsgrens voor de financiële rechtmatigheid van 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves. Uit de uitgevoerde quickscan naar de invoering van de financiële rechtmatigheidsverantwoording in Schagen volgde het advies om de verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheid in te stellen op 3%. Zowel het college als de auditcommissie reageerde positief op dit advies. Dit geeft aanleiding om een nieuw raadsvoorstel in te dienen.

Beoogd resultaat Voldoen aan wet- en regelgeving.

Kaders Het college legt vanaf boekjaar 2023 verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De raad bepaalt de hoogte van de verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens dient te liggen tussen 0% - 3%.

Argumenten 1. De accountant beoordeelt vanaf 2023 enkel nog de getrouwheid van de jaarrekening en hanteert hiervoor een tolerantie van 1%. Dit betekent concreet dat de accountant enkel de mogelijke getrouwheidsfouten vindt. In praktische zin willen we er wel voor blijven zorgen dat de accountant kan steunen op de interne controlewerkzaamheden. Dit realiseren we door in de praktische uitvoering een tolerantie van 1% te hanteren bij onze controles. 2. De organisatie beoordeelt vanaf 2023 de financiële rechtmatigheid, maar raakt hierbij óók de getrouwheid. Dit betekent dat de organisatie de mogelijke financiële rechtmatigheidsfouten vindt én de mogelijke getrouwheidsfouten. Het college geeft dus een financiële rechtmatigheidsverantwoording af over rechtmatigheid én getrouwheid, terwijl de accountant enkel de getrouwheid beoordeelt. Doordat bij de interne controles meer aspecten worden getoetst,

Raadsvoorstel

Pagina 2 of 4

is het niet meer dan logisch dat de verantwoordingsgrens voor de financiële rechtmatigheidsverantwoording hoger komt te liggen dan de tolerantiegrens van de accountant. 3. De organisatie is herstellende van een ontwikkelingsachterstand. Het instellen van de verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheid op 3% geeft de organisatie de gelegenheid te leren van de geconstateerde bevindingen en hierop de kwaliteit van de processen te verbeteren.

Kanttekeningen en alternatieven 1. Informatiepositie van de gemeenteraad Bij een laag percentage worden in de rechtmatigheidsverantwoording eerder fouten en onduidelijkheden opgenomen en dus zichtbaar voor de gemeenteraad. Bij een hoog percentage ligt de lat hoger en zal de raad niet alles te horen krijgen. 2. Kosten van de verantwoording Het gemeentelijk apparaat moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de verantwoordingsgrens op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het gemeentelijk apparaat meer afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. Naast dat de interne controle duurder wordt, leidt een lagere verantwoordingsgrens ook tot meer personeelskosten als gevolg van het moeten opvolgen van bevindingen en het verbeteren van processen. 3. Eenduidigheid van normen en communicatie De accountant hanteert in het kader van de materialiteit normen, die ontleend zijn aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Wil de gemeenteraad verschillende normen hanteren, dan moet ze uitleggen waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet

Financiële aspecten Het gemeentelijk apparaat moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de verantwoordingsgrens op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het gemeentelijk apparaat meer afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. Naast dat de interne controle duurder wordt, leidt een lagere verantwoordingsgrens ook tot meer personeelskosten als gevolg van het moeten opvolgen van bevindingen en het verbeteren van processen.

Uitvoering en evaluatie Het advies is om de auditcommissie, jaarlijks bij de behandeling van de jaarrekening, te laten evalueren of het nodig is de verantwoordingsgrens voor het jaar erna bij te stellen.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, gemeentesecretaris

burgemeester

Mevrouw E.C. van der Bruggen

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen

Bijlagen 1.

017 Raadsinformatiememo Quickscan Financiële rechtmatigheid.pdf

Raadsvoorstel

Pagina 3 of 4

Concept Raadsbesluit Vergadering van … Verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheidsverantwoording

De Gemeenteraad van de gemeente Schagen, gelezen het voorstel van college van burgemeester en wethouders d.d. 14 maart 2023 gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeentewet stelt de gemeenteraad de financiële verordening vast. Door middel van deze verordening dient de gemeenteraad te waarborgen “dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.”

besluit 1. De verantwoordingsgrens voor de financiële rechtmatigheidsverantwoording in te stellen op 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief dotaties aan de reserves.

Aldus besloten in de vergadering van... De Gemeenteraad van de gemeente Schagen,

Raadsvoorstel

Pagina 4 of 4