Voorstel Rapportage van het rekenkameronderzoek naar de uitvoering van de Wob en de verhouding tot de Woo in Schagen

Raadsvoorstel door griffie Vergadering van Oordeelsvormende vergadering Datum vergadering 30 augustus 2022 Voorstel van Meinema Team Griffie Portefeuillehouder Onderwerp Rapportage van het rekenkameronderzoek naar de uitvoering van de Wob en de verhouding tot de Woo in Schagen Openbaar

Ja

Publiekssamenvatting Dit rapport bevat een op Schagen toegesneden analyse van de informatie die in het kader van het DoeMeeonderzoek van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR) is verzameld. Het NVRR DoeMee-onderzoek richtte zich op de uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) door decentrale overheden; dit rapport richt zich op de uitvoering van de Wob door Schagen. De centrale vraag is hoe Schagen uitvoering geeft aan de Wob en hoe dit zich verhoudt tot de eisen van de Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden. De rapportage richt zich voornamelijk op de behandeling van Wob-verzoeken in de praktijk. Ten slotte geeft de rapportage conclusies en aanbevelingen.

Voorgesteld besluit 1. De onderstaande conclusies en aanbevelingen over te nemen: Conclusies: 1. Schagen neemt doorgaans een juiste en goed gemotiveerde beslissing op Wob-verzoeken. 2. Derden kunnen hun zienswijze indienen welke bij de besluitvorming wordt betrokken. 3. De behandeling van Wob-verzoeken voldoet op een aantal punten nog niet aan de eisen zoals de Woo dat sinds 1 mei 2022 stelt. 4. Schagen heeft geen beleid of werkinstructies over de openbaarmaking uit eigen beweging. Deze openbaarmaking uit eigen beweging – dus niet naar aanleiding van een Wob- of Woo-verzoek – en de verantwoording over de uitvoering van de Wob (thans Woo) komen daarom in deze rapportage niet uitvoerig aan bod. 5. Binnen Schagen zijn er geen afspraken gemaakt over de informatievoorziening aan de gemeenteraad over openbaarheid van bestuur. In de komende jaren worden overheden verplicht om steeds meer informatie uit eigen beweging openbaar te maken en overheden zijn nu verplicht om in jaarverslagen aandacht te besteden aan de uitvoering van de Woo. Het verdient aanbeveling dat Schagen voorbereidingen treft voor de openbaarmaking uit eigen beweging en beleidsmatige uitgangspunten formuleert over de verantwoording aan de gemeenteraad. Aanbevelingen: 1. Maak indiening van Woo-verzoeken per elektronische weg mogelijk. 2.

Stel criteria vast voor de beoordeling of een verzoek om informatie als Woo-verzoek of als regulier informatieverzoek behandeld moet worden. 3. Heb aandacht voor het tijdig beslissen op ingediende verzoeken. 4. Publiceer naar aanleiding van een Woo-verzoek openbaargemaakte informatie op de website en/of PLOOI. 5. Stel een procesbeschrijving op. 6. Wijs een Woo-contactpersoon aan die tevens het proces van de behandeling van Woo-verzoeken coördineert. 7. Heb aandacht voor de implementatie van de actieve openbaarheidsverplichtingen uit de Woo. 8. Besteed in de begroting aandacht aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo, doe in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering daarvan en bezie of er nog aanvullende afspraken rondom informatievoorziening gewenst zijn.

Raadsvoorstel griffie

Pagina 1 of 4

2. Het college op te dragen de aanbevelingen uit te voeren en de raad uiterlijk 20 december 2022 schriftelijk te informeren over de voortgang.

Inleiding In 2021 is onder leiding van de NVRR (Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies) een DoeMee-onderzoek uitgevoerd naar de praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij decentrale overheden. Daarbij is een doorkijk gegeven naar de ontwikkeling richting de Wet open overheid (Woo). Aan dit onderzoek namen 93 rekenkamer(commissie)s deel, waaronder de Rekenkamercommissie Schagen. Vanwege het grote aantal deelnemers heeft dit onderzoek een vrij lange doorlooptijd gehad. De eindrapportage in de vorm van een feitenrelaas is eind 2021 opgeleverd. De Rekenkamercommissie Schagen heeft in januari 2022 besloten om in aanvulling op de eindrapportage van het DoeMee-onderzoek een rapport voor Schagen op te stellen, waarin de maatregelen die Schagen met het oog op naleving van de Wob kan nemen specifiek worden belicht. Voor deze rapportage is gebruik gemaakt van de verzamelde informatie van het DoeMee-onderzoek. Er is geen aanvullend feitenmateriaal verzameld voor de gemeente Schagen. Toelichting conclusie 3: • De indiening van Wob-verzoeken per mail is niet mogelijk en hier is ook geen online formulier voor beschikbaar. Schagen behandelt alleen verzoeken die per brief worden ingediend. Deze praktijk, die veel andere gemeenten ook hanteerden, was onnodig beperkend voor potentiële indieners van Wob-verzoeken en is onder de Woo niet langer toegestaan.

Indiening per elektronische weg (per mail of via een online formulier) moet mogelijk zijn. Schagen moet dit mogelijk maken. • Schagen publiceert de informatie die in het kader van Wob-verzoeken openbaar is gemaakt niet op de website. Onder de Woo is de gemeente verplicht tot openbaarmaking van alle informatie die in het kader van Wooverzoeken openbaar wordt gemaakt. Artikel 2.4, derde lid, Woo verplicht bestuursorganen namelijk tot openbaarmaking van deze informatie op een elektronische en toegankelijke wijze. Publicatie op de website is de meest geschikte manier om aan deze verplichting te voldoen. • Schagen heeft doorgaans veel tijd nodig om een beslissing te nemen op een Wob-verzoek. Uit het onderzoek blijkt dat Schagen in drie van de elf onderzochte dossiers niet tijdig een beslissing heeft genomen en de gemiddelde doorlooptijd van een Wob-verzoek tien weken bedraagt. Daarmee duurt de behandeling van Wob-verzoeken aanzienlijk langer dan de standaardtermijn voor de afhandeling van verzoeken, die onder de Wob vier weken bedroeg en onder de Woo ongewijzigd is. Ook duurt de afhandeling aanzienlijk langer dan in andere gemeenten, waar de gemiddelde doorlooptijd zes weken bedraagt.

In dit rapport worden een aantal aanbevelingen gedaan om tot een snellere afhandeling te komen, waaronder het opstellen van een procesbeschrijving en de aanstelling van een, onder de Woo verplichte, Woo-contactpersoon. Gelet op het vorenstaande, stellen wij u voor bijgaand besluit vast te stellen. Het presidium van de gemeente Schagen,

Griffier,

Voorzitter,

De heer G.E.P. Meijer

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen

Bijlagen 1. 2.

Rkc Schagen Eindrapport Van Wob naar Woo.pdf 211130 - Eindrapportage NVRR (Wob) DEF.pdf

Raadsvoorstel griffie

Pagina 2 of 4

Concept Raadsbesluit Vergadering van … Rapportage van het rekenkameronderzoek naar de uitvoering van de Wob en de verhouding tot de Woo in Schagen

De Gemeenteraad van de gemeente Schagen, Gelezen het voorstel van de griffier d.d. 30 augustus 2022; Gelezen het "Rapportage van het onderzoek naar de uitvoering van de Wob en de verhouding tot de Woo in Schagen".

besluit 1. De onderstaande conclusies en aanbevelingen over te nemen: Conclusies: 1. Schagen neemt doorgaans een juiste en goed gemotiveerde beslissing op Wob-verzoeken. 2. Derden kunnen hun zienswijze indienen welke bij de besluitvorming wordt betrokken. 3. De behandeling van Wob-verzoeken voldoet op een aantal punten nog niet aan de eisen zoals de Woo dat sinds 1 mei 2022 stelt. 4. Schagen heeft geen beleid of werkinstructies over de openbaarmaking uit eigen beweging. Deze openbaarmaking uit eigen beweging – dus niet naar aanleiding van een Wob- of Woo-verzoek – en de verantwoording over de uitvoering van de Wob (thans Woo) komen daarom in deze rapportage niet uitvoerig aan bod. 5. Binnen Schagen zijn er geen afspraken gemaakt over de informatievoorziening aan de gemeenteraad over openbaarheid van bestuur. In de komende jaren worden overheden verplicht om steeds meer informatie uit eigen beweging openbaar te maken en overheden zijn nu verplicht om in jaarverslagen aandacht te besteden aan de uitvoering van de Woo. Het verdient aanbeveling dat Schagen voorbereidingen treft voor de openbaarmaking uit eigen beweging en beleidsmatige uitgangspunten formuleert over de verantwoording aan de gemeenteraad. Aanbevelingen: 1. Maak indiening van Woo-verzoeken per elektronische weg mogelijk. 2.

Stel criteria vast voor de beoordeling of een verzoek om informatie als Woo-verzoek of als regulier informatieverzoek behandeld moet worden. 3. Heb aandacht voor het tijdig beslissen op ingediende verzoeken. 4. Publiceer naar aanleiding van een Woo-verzoek openbaargemaakte informatie op de website en/of PLOOI. 5. Stel een procesbeschrijving op. 6. Wijs een Woo-contactpersoon aan die tevens het proces van de behandeling van Woo-verzoeken coördineert. 7. Heb aandacht voor de implementatie van de actieve openbaarheidsverplichtingen uit de Woo. 8. Besteed in de begroting aandacht aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo, doe in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering daarvan en bezie of er nog aanvullende afspraken rondom informatievoorziening gewenst zijn. 2. Het college op te dragen de aanbevelingen uit te voeren en de raad uiterlijk 20 december 2022 schriftelijk te informeren over de voortgang.

Aldus besloten in de vergadering van... De Gemeenteraad van de gemeente Schagen,

Raadsvoorstel griffie

Pagina 3 of 4

Raadsvoorstel griffie

Pagina 4 of 4