Voorstel Aanbesteding accountantsdiensten

Raadsvoorstel door Auditcommissie Vergadering van Gemeenteraad Datum collegebesluit:

20 december 2022

Datum vergadering Voorstel van Team Portefeuillehouder Onderwerp Openbaar

20 december 2022 Meijer Griffie Aanbesteding accountantsdiensten Ja

Publiekssamenvatting Voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor 2023 t/m 2026 is een Aanbestedingsdocument en een programma van eisen opgesteld.

Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met het aanbestedingsdocument en het programma van eisen met betrekking tot de aanbesteding van accountantsdiensten 2. de griffier de opdracht te geven de aanbesteding te doen

Inleiding In 2021 heeft er een aanbesteding van de accountantsdiensten plaatsgevonden. De opdracht is toen gegund aan Qconcepts BV. In de raad van 2 november 2021 is de accountant aangesteld. Qconcepts is voornamelijk actief in het zuiden van het land en was van plan de diensten uit te breiden naar andere delen van het land waaronder Noord-Holland. Het controleteam van Noord-Holland heeft ontslag genomen en werkt nu voor een ander accountantskantoor. Qconcepts heeft o.a. de portefeuille Noord-Holland aan dit kantoor overgedragen. Qconcepts heeft aangegeven de overeenkomst te willen ontbinden. Dit kan volgens de gemeentelijke inkoopvoorwaarden. Vervolgens heeft Qconcepts aangegeven dat het kantoor waar het controleteam NoordHolland nu in dienst is, de opdracht tegen dezelfde voorwaarden wil overnemen. Deze mogelijkheid is juridisch getoetst en hier komt geen eenduidig advies over. Met enige creativiteit is het binnen de aanbestedingsregels te passen. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie en de accountant moet toezien op het naleven van de aanbestedingsregels. Dan moet de aanbesteding van de accountant zonder twijfel in orde zijn. Daarom wordt voorgesteld om de accountantsdiensten opnieuw aan te besteden.

Beoogd effect Door dit besluit wordt de accountantsdienst voor de komende vier jaar aanbesteed en kunnen we voldoen aan de wettelijke eisen op dit gebied.

Kader Eerder heeft de auditcommissie de wens uitgesproken, de accountansaanbesteding niet meer aan het eind van een raadsperiode te doen. Daarom wordt nu gekozen voor een periode van vier jaar zodat de volgende raad over een eventuele verlenging of opnieuw aanbesteden een besluit kan nemen. Het voorbereiden van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies hierover aan de raad, is een taak van de auditcommissie. De auditcommissie heeft dit procedurevoorstel in haar laatste vergadering behandeld. De uiteindelijke keuze zal met een advies van de auditcommissie aan de raad worden voorgelegd.

Raadsvoorstel griffie

Pagina 1 of 3

Argumentatie Het alternatief is om niet opnieuw aan te besteden en een overeenkomst af te sluiten met het kantoor waar het controleteam Noord-Holland van Qconcepts nu in dienst is. Hierbij bestaat het risico dat dit wordt aangevochten door andere kantoren. Dit risico wordt laag ingeschat. Gelet op de voorbeeldfunctie van de gemeente wordt dit alternatief ontraden.

Financiële consequenties In de begroting is een budget opgenomen voor de kosten van de accountant.

Realisatie van het besluit Nadat de raad het besluit tot aanbesteden heeft genomen, start de griffier de aanbesteding op. Dit betreft een Europese aanbesteding via Mercell. Nadat de inschrijving is gesloten zal een selectiecommissie bestaande uit de auditcommissie, de griffier, de concern-controller en de teamleider Financiën de ingediende offertes beoordelen met een gunningsadvies als uitkomst. De auditcommissie doet vervolgens een voordracht aan de raad en na het raadsbesluit kan de overeenkomst voor de accountantsdiensten worden gesloten.

De auditcommissie, De secretaris,

De voorzitter,

De heer G.E.P. Meijer

Mevrouw B.J. Glashouwer

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Gunningscriteria en beoordeling Accountantsdiensten 2023.pdf Programma van Eisen_Accountantsdiensten_2023 .pdf Powerpoint aanbesteding accountant.pptx 20221208 Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen V3.pdf 20221220 Adviezen Auditcommissie Schagen.pdf

Raadsvoorstel griffie

Pagina 2 of 3

Concept Raadsbesluit Vergadering van … Aanbesteding accountantsdiensten

De Gemeenteraad van de gemeente Schagen, Namens het [vul verder aan], gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeentewet en de Controleverordening van de gemeente Schagen;

besluit 1. In te stemmen met het aanbestedingsdocument en het programma van eisen met betrekking tot de aanbesteding van accountantsdiensten 2. de griffier de opdracht te geven de aanbesteding te doen

Aldus besloten in de vergadering van... De Gemeenteraad van de gemeente Schagen,

Raadsvoorstel griffie

Pagina 3 of 3