Treem advies Raad van Toezicht SSG Gemeentelijke zetel (geanonimiseerd)
Tekst van het document
bureau
Ì e e Mm
voor
doeltreffende
sportaccommodaties
1/6
memo
datum
betreft
12 maart
aan
Mu
2025
EN
gemeentelijke zetel in de RvT van Stichting Sportgebouwen Groenoord van
(geanonimiseerd) Le
(geanonimiseerd)
Gemeente
Schagen
introductie
Stichting Sportgebouwen
Groenoord (hierna: SSG)
doel het realiseren
vernieuwde
SSG De
van
een
de gemeente
Schagen werken samen met als sportaccommodatie op Sportpark Groenoord in Schagen. De en
treedt op als initiatiefnemer, bouwheer, eigenaar
samenwerking
wordt ook
die door de SSG worden gemeente bestuur
te
worden
overleg
in
borgen.
Er is
De gemeente
uitgevoerd. de governance!
afgesproken
waarin
Schagen
hoe de gemeente
besproken.
Allereerst
behoeve
ten
het beheer
de
en
exploitatie
aanleiding stichting om een optimale samenwerking raad
een
van
een
zetel zal hebben.
om
een
gevraagd
van
daarvan zijn SSG
naar
dat binnen de SSG
de gemeente ook
heeft Treem
afgewogen
binnen de
exploitant van de accommodatie.
en
de realisatie voortgezet Daarnaast c.q.
over
geformeerd,
na
en
de
en
gespreksnotitie (deze memo),
waarin
wordt
haar zetel in de RvT kan invullen. Hierna wordt dit onder punt 4 en 5
bespreken
we
hierna
aanzien
ten
van
het thema enkele
basisoverwegingen c.q.
uitgangspunten?
Governance verwijst processen
en
verantwoording De verdere
internet
af te
de manier waarop organisaties worden
die worden
gebruikt
beslissingen
om
van
deze
zetel in de RvT,
samenwerking
ligt buiten
van
de scope
gemeente
van
en
voorliggend
| adres Molensteyn 60, 3454 PT De Meern Nederland | telefoon | kvk 64704521 | BTW NL855789785B01
| treem.nl
bestuurd
te nemen,
en
gecontroleerd,
belangen
te
inclusief de
behartigen
en
leggen.
vormgeving
gemeentelijke
Treem b.v.
naar
structuren
goed
toezicht (hierna ook: RvT) zal
+31
de SSG, behoudens de
invulling van
memo.
(0)85 30 33 418 | e-mail info@treem.nl
de
2/6
1.
algemeen
1. 1.
In de SSG wordt / is een burgerinitiatief georganiseerd
om te komen tot een
vernieuwde sportaccommodatie waarvan ook door de gemeente Schagen het belang en de toegevoegde waarde voor de gemeenschap worden gezien. De gemeente kan of wil deze ontwikkeling echter niet zelf invullen maar wil dit – gelet op voornoemd maatschappelijk belang – wel graag faciliteren en daar ook in de toekomst bij betrokken blijven zowel financieel als inhoudelijk. ,
,
,
De doelen van de samenwerking tussen SSG en de gemeente worden vastgelegd in c. q. volgen uit de statuten / reglementen van de stichting resp. de gemeentelijke subsidieverordening c. q.
1. 2.
dienstverleningsovereenkomst tussen SSG en gemeente. 1. 3.
De RvT heeft een onafhankelijke positie en biedt zowel ondersteuning als controle waardoor de kwaliteit van het bestuur wordt gewaarborgd. De RvT zorgt ervoor dat het bestuur zijn taken en verantwoordelijkheden volgens statuten en het stichtingsbeleid uitvoert.
1. 4.
Het aanstellen en eventueel schorsen / ontslaan van bestuurders c. q. een directeurbestuurder behoort eveneens tot de bevoegdheden van de RvT.
1. 5.
Een goed functionerende RvT is zowel voor de SSG als voor de gemeente Schagen van belang. Het zorgt voor een evenwichtige en effectieve besluitvorming waarbij de belangen van zowel de stichting als de gemeente worden geborgd. De RvT speelt aldus een essentiële rol bij het
,
,
toezicht op en het adviseren van het bestuur van de stichting. Daarnaast bewaakt de RvT de lange termijn doelstellingen en strategie van de stichting. 2.
verdeling taken , verantwoordelijkheden en bevoegdheden
2. 1.
De formele verhouding tussen stichtingsbestuur en RvT wordt vastgelegd in statuten en
reglementen. Hierin wordt onder meer omschreven hoe de communicatie en samenwerking dient plaats te vinden hoe vaak overleg plaatsvindt en welke bevoegdheden de RvT heeft bijvoorbeeld ten aanzien van het aanstellen / schorsen / ontslaan van het bestuur het goedkeuren van beleidsplannen begrotingen jaarverslagen etc. ,
,
,
,
2. 2.
,
,
Een duidelijke taakverdeling tussen stichtingsbestuur en RvT is cruciaal om een constructieve en
effectieve samenwerking te waarborgen en om eventuele conflicten te vermijden.
Het bestuur van SSG 3 is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de stichting en de
2. 3.
uitvoering van beleid. Het bestuur stelt strategische doelen vast beheert de financiën en is verantwoordelijk voor de operationele activiteiten. Daarnaast zorgt het bestuur voor de ,
naleving van wet- en regelgeving en onderhoudt het contacten met externe stakeholders.
3
In de vorm van een (dagelijks) bestuur danwel een statutair directeur.
3/6
2. 4.
De RvT heeft een toezichthoudende en adviserende rol. De formele taken van de RvT
bijvoorbeeld het goedkeuren van strategische beleidsplannen en begrotingen het toezicht houden op de uitvoering van deze plannen en het bewaken van de financiële gezondheid van de stichting. De RvT beoordeelt ook de prestaties van het bestuur en geeft advies over belangrijke beslissingen waarbij de RvT een onafhankelijke positie inneemt om objectief toezicht en advies te kunnen bieden. omvatten
,
,
3.
samenstelling RvT
3. 1.
De leden van de RvT zouden een achtergrond kunnen / moeten hebben in onder meer financiën juridisch advies HRM vastgoedbeheer sport en gemeentelijke dienstverlening. ,
,
,
,
Daarnaast is het van belang dat er leden zijn met kennis van en ervaring in governance en
toezicht. 3. 2.
Bij de verdere samenstelling van de RvT is het belangrijk om een evenwichtige verdeling van stemverhoudingen te waarborgen zodat geen enkele partij disproportionele invloed kan ,
uitoefenen. Dit kan ook worden bereikt door een diversiteit aan achtergrond en expertise te garanderen binnen de RvT. 3. 3.
Er moeten specifieke statutaire bepalingen worden vastgesteld om de rol de benoeming ,
en
het ontslaan van RvT-leden in het algemeen (en dus ook van de gemeentelijk vertegenwoordiger) duidelijk vast te leggen. Deze bepalingen moeten onder meer omvatten: de duur van de benoeming de criteria voor selectie de verantwoordelijkheden en verplichtingen van RvTleden de procedure voor ontslag en de voorwaarden voor herbenoeming etc. Door deze statutaire bepalingen wordt de onafhankelijkheid en objectiviteit van de Raad van Toezicht gewaarborgd terwijl tegelijkertijd de belangen van zowel SSG als de gemeente worden beschermd. ,
,
,
,
,
,
3. 4.
Specifiek voor de fase waarin de ontwikkeling van de nieuwe sportaccommodatie op Sportpark Groenoord zich bevindt is het aan te bevelen om in de samenstelling van de RvT ook (tijdelijk) expertise op het gebied van de bouw c. q. projectmanagement te borgen. Na oplevering van het gebouw zou deze expertise evt. niet meer nodig zijn. Als de betreffende persoon ook deskundigheid op het gebied van vastgoedbeheer heeft (zie ook 3.1) dan kan zij / hij op basis daarvan in de RvT blijven. ,
,
4.
gemeentelijke vertegenwoordiging in de RvT
4. 1.
In de RvT zal de gemeente Schagen tussen beide partijen versterkt.
4. 2.
Het komt vaker voor dat een gemeente
een
zetel hebben wat de samenwerking en afstemming ,
zetel in de RvT van een stichting heeft samenwerking en afstemming tussen de stichting en de gemeentelijke overheid te waarborgen. een
,
om zo de
4/6
Een zetel van de gemeente in de RvT kent voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat de
4. 3.
betrokken is bij de besluitvorming en het toezicht op het beheer van de sportaccommodatie. Dit zorgt voor een betere afstemming tussen de stichting en de gemeente. Daarnaast kan de gemeente haar expertise en (immateriële) middelen inzetten om bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling en exploitatie van de sportaccommodatie. gemeente
Er zijn echter ook nadelen verbonden aan een gemeentelijke zetel in de RvT. Een mogelijke valkuil is dat de onafhankelijkheid van de RvT kan worden aangetast door de directe
4. 4.
betrokkenheid van de gemeente. Dit kan leiden tot belangenconflicten en een verminderde objectiviteit in het toezicht. Bovendien kan de aanwezigheid van de gemeente in de RvT de besluitvorming vertragen als hierdoor meer overleg en afstemming nodig is tussen de verschillende partijen. ,
5.
invulling gemeentelijke vertegenwoordiging in de RvT
5. 1.
Het komt voor dat een wethouder 4 of ambtenaar zitting neemt in een Raad van Toezicht van
onafhankelijke stichting. Voorwaarde is een (nog) duidelijke(re) afbakening van taken en verantwoordelijkheden en het voorkomen van directe belangenverstrengeling. In situaties waarin de stichting financiële steun ontvangt van de gemeente of wanneer de projecten van de stichting nauw verbonden zijn met de beleidsgebieden van de wethouder of ambtenaar – en daar zal in het geval van de SSG zeker sprake van zijn – wordt dit echter veelal vermeden om onduidelijkheden en mogelijke conflicten te voorkomen. een
5. 2.
Voor zittingname door een ambtenaar in de RvT geldt het additionele risico dat deze op zeker ogenblik vanuit haar / zijn rol als RvT-lid wellicht een ander oordeel zou kunnen / moeten
vellen dan vanuit optiek van haar / zijn leidinggevende of portefeuillehouder nodig of wenselijk is. Daarmee zou de onafhankelijke invulling van de RvT-verantwoordelijkheden door de betreffende ambtenaar in het gedrang kunnen komen. ,
5. 3.
Alternatief is om een onafhankelijke derde namens de gemeente zitting te laten nemen in een Raad van Toezicht. Dit kan voordelen bieden zoals het waarborgen van objectiviteit en het vermijden van directe belangenverstrengeling bovendien kan daarbij specifieke deskundigheid of ervaring een rol spelen in de keuze voor een gemeentelijk RvT-lid. Door een onafhankelijke derde aan te stellen kan de gemeente toch invloed uitoefenen en betrokken blijven bij de werkzaamheden van de stichting. ,
,
,
4
Een wethouder die zitting neemt in een Raad van Toezicht zal deze nevenfunctie moeten melden om transparantie te waarborgen
en belangenverstrengeling te voorkomen.
5/6
De nadelen van deze aanpak kunnen zijn dat de onafhankelijke derde mogelijk niet dezelfde
5. 4.
mate van betrokkenheid
of diepgaande kennis heeft van de gemeentelijke beleidsdoelen als een wethouder of ambtenaar. Dit kan leiden tot communicatieproblemen of misverstanden over de verwachtingen en doelstellingen. Bovendien vraagt de werving van dit RvT extra aandacht aangezien de duur van de benoeming (ook) voor de gemeentelijke vertegenwoordiger in het stichtingsbestuur afgebakend zal zijn. Er moet dus periodiek een nieuw RvT-lid worden geworven omdat er geen wethouder of ambtenaar is die qualitate qua (dus uit hoofde van haar / zijn beroep of ambt) ‘automatisch’ zitting neemt in de RvT. ,
,
,
Om deze nadelen te mitigeren is het belangrijk om duidelijke communicatiekanalen en regelmatige overlegmomenten tussen de gemeente en de onafhankelijke derde in te stellen. Daarnaast kan het nuttig zijn om de onafhankelijke derde goed te informeren over de
5. 5.
,
gemeentelijke beleidskaders en doelstellingen zodat deze haar / zijn rol in de RvT effectief kan vervullen. Verder is het van belang dat de gemeente tijdig nadenkt over opvolging wanneer dat aan de orde is. ,
,
Een meer praktisch aandachtspunt van het plaatsen van een onafhankelijke derde in de RvT kan zijn dat zij / hij dat normaalgesproken niet onbezoldigd zal doen. Dit volgt (onder andere)
5. 6.
,
uit het feit dat deze (eigenlijk per definitie) niet uit het lokale netwerk komt en het minder waarschijnlijk is dat zij / hij (louter) vanuit persoonlijke betrokkenheid haar / zijn tijd en
deskundigheid om niet beschikbaar zal kunnen of willen stellen. Als raming van de kosten van een onafhankelijke derde zou men kunnen kijken naar de verwachte inzet / tijd die een dergelijke functionaris moet besteden ten behoeve van diens RvT-rol bijvoorbeeld:
5. 7.
,
,
-
4 vergaderingen inclusief reistijd:
4x 4 uur
=
16 uur / jaar
-
voorbereiding vergaderingen:
4x 4 uur
=
16 uur / jaar
-
besprekingen / contact met gemeente incl. reistijd
4x 4 uur
=
16 uur / jaar
-
overige afstemming en coördinatie
,
,
kosten
totaal 5
12 uur / jaar 60 uur / jaar à € 150
=
€ 9. 000 / jaar excl. BTW € 11. 000 / jaar incl. BTW
5
prijspeil 2025
6/6
conclusie De invulling van een gemeentelijke zetel in de RvT van de Stichting Sportgebouwen Groenoord met een wethouder of ambtenaar kent structurele nadelen c. q. aandachtspunten. Hoewel ook de inzet van een onafhankelijke derde in de RvT nadelen kent kunnen deze effectief worden gemitigeerd onder andere door duidelijke communicatiekanalen en regelmatige overlegmomenten in te stellen. Zo is het informeren van de onafhankelijke derde over gemeentelijke beleidskaders essentieel om haar / zijn rol effectief te vervullen. Daarnaast moet rekening worden gehouden met de kosten voor een dergelijke functionaris die naar verwachting niet onbezoldigd zal zijn. 6.
,
,
,