Schagen-onderzoek verbonden partijen-eindrapport

Sturen op verbonden partijen RAPPORTAGE

Een onderzoek van het college van Schagen Eindrapport

Deze rapportage bestaat uit drie delen

Voor het college is een onderzoek uitgevoerd naar de sturing op verbonden partijen, in het bijzonder de gemeenschappelijke regelingen. In de voorliggende rapportage vindt u de conclusies, aanbevelingen en bevindingen van het onderzoek. Het doel van het onderzoek is ‘leren en verbeteren’. Ons bureau heeft hiertoe met een kritische blik van een buitenstaander gekeken, maar steeds met oog op waar nog potentieel ligt om de sturing op verbonden partijen verder te ontwikkelen. Met andere woorden: waar zit de ruimte om een hoger ambitieniveau voor de sturing te realiseren? Dit zowel ten aanzien van de rollen van de raad, het college als de ambtelijke organisatie.

Deel 1 Introductie

Dit rapport bestaat uit drie delen en vier bijlagen, zie de leeswijzer. Daarnaast is gedurende het onderzoek een dashboard opgebouwd van de twee geselecteerde casussen. De dashboards worden bij dit rapport apart toegevoegd.

De rapportage is opgesteld door Ing. Peter Struik MBA, Drs. Nicoline Jansen en Mirjam van Haeften.

Deel 2 De Kern

LEESWIJZER

In de oriënterende fase van het onderzoek is met een enquête onder ambtelijke accounthouders van gemeenschappelijke regelingen, en een gesprek met portefeuillehouders, een brede verkenning uitgevoerd naar de zes gemeenschappelijke regelingen van de gemeente. Op basis van de bevindingen uit de oriënterende fase zijn twee gemeenschappelijke regelingen in de verdiepende fase nader bestudeerd, te weten de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland. Dit om een scherper en concreet beeld te verkrijgen hoe de sturing op gemeenschappelijke regelingen daadwerkelijk in de praktijk gaat.

In dit deel beschrijven we de onderzoeksvragen en met welke bril we naar sturing op verbonden partijen kijken.

LEESWIJZER

VOORWOORD

Beste lezer,

Dit deel is voor de lezer die snel de conclusies en aanbevelingen op hoofdlijnen tot zich wil nemen. In dit deel worden de centrale vragen van het onderzoek beantwoord: Hoe doeltreffend is de sturing op verbonden partijen? (conclusies). Hoe kan de sturing op verbonden partijen verder worden versterkt? (aanbevelingen).

Deel 3 De Bevindingen Dit deel is voor de lezer die meer details tot zich wil nemen. In dit deel worden achtereenvolgens verschillende deelvragen beantwoord over: Het aangaan van verbonden partijen. Beheren van verbonden partijen: sturing, controle en verantwoording. Evalueren van verbonden partijen. Dit deel start met de brede verkenning van alle zes gemeenschappelijke regelingen, daarna worden de deelvragen beantwoord mede aan de hand van de twee geselecteerde casussen.

Bijlage 1 Dashboards van twee casussen Bijlage 2 Wijzigingen Wet gemeenschappelijke regelingen Bijlage 3 Zelfevaluatie Bijlage 4 Bronnenlijst

Noordwijk, 14 april 2025

2

Doel en centrale vraag Leren en verbeteren is het uitgangspunt in dit onderzoek. Dit met als doel om daar waar nodig de grip op verbonden partijen te versterken, zowel vanuit de raad als het college. De centrale vraag luidt: hoe kan doeltreffend en doelmatig de sturing op verbonden partijen verder worden versterkt?

DEEL 1 INTRODUCTIE

DEEL 1 INTRODUCTIE

Evaluatiemodel en normenkader Als ‘roer’ op het onderzoek is een evaluatiemodel ingezet. Het laat zien hoe de onderzoekers hebben gekeken naar de sturing op verbonden partijen. De hoofdnorm is: verlengd in plaats van verlegd lokaal bestuur. Bij verlengd lokaal bestuur houdt de gemeente grip en regie op de samenwerking in de zin dat eigen doelen centraal staan. Belangrijk onderscheid hierbij is de samenwerking gericht op beleidsafstemming en de samenwerking gericht op uitvoering. Verlengd lokaal bestuur bij beleidsafstemming betekent dat het college met een helder inhoudelijk mandaat vanuit de raad werkt en in de eventuele onderhandelingen in het samenwerkingsverband de belangen en visie van de gemeente goed kan behartigen. Verlengd lokaal bestuur bij uitvoering betekent dat er sprake is van een goede opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. Het gemeentebestuur is in staat precies te formuleren wat de beoogde resultaten zijn en de opdrachtnemer kan deze resultaten leveren. Indien de prestaties onder de maat zijn of veel te duur, kan de opdrachtgever bijsturen. Van verlegd lokaal bestuur is sprake indien samenwerkingsverbanden taken overnemen van de gemeente zonder heldere aansturing. Bij verlegd bestuur gaan samenwerkingsorganen ‘een eigen leven leiden’; ze komen los te staan van de gemeente en het samenwerkingsorgaan (en niet de gemeenten) bepalen de doelen en de richting.

3 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Conclusies: hoe doeltreffend is de sturing op verbonden partijen? (1) . Kernconclusie De sturing op verbonden partijen is procesmatig en instrumenteel op orde. Met andere woorden: met de governance zit het wel goed. De gemeente Schagen kan echter nog veel winnen door meer de focus te leggen op sturing op de inhoud: waar is het in de kern om te doen? Door hier meer focus op te leggen zal er meer dan nu al het geval is sprake zijn van verlengd lokaal bestuur. We lichten dit toe aan de hand van de onderstaande drie deelconclusies. Deelconclusie 1

DEEL 2 DE KERN

Procesmatig en instrumenteel is de sturing op orde. Er zijn nog wel enkele verbeterpunten (de puntje op de i). Sinds de rapportage van de rekenkamer in 2016 over de sturing op de verbonden partijen zijn nagenoeg alle verbeterpunten opgepakt. Een degelijke procesgang en instrumentarium zijn aanwezig en worden ook benut. De raad wordt ook voldoende de gelegenheid te geven om zienswijzen in te dienen ten aanzien van kadernota, begroting en jaarrekening en de instrumenten uit de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen zijn geïmplementeerd. De krachtenbundeling via de Regietafel en de Regionale Raadscommissie zijn zeer sterke punten. Hiermee worden vitale coalities gesmeed met andere deelnemende gemeenten om de invloed op gemeenschappelijke regelingen te vergroten. Verbeterpunten zijn: Beleidsambtenaren/ambtelijke accounthouders worden niet altijd goed in positie gebracht om hun adviserende rol adequaat in te vullen. Dit komt doordat jaarstukken door gemeenschappelijke regelingen soms rechtstreeks aan de raad worden gestuurd en gepresenteerd. Het voorafgaand ambtelijke advies over deze stukken ontbreekt dan. Ambtelijk wordt het proces voor de voorbereiding ook nog niet als optimaal gezien.

De gezamenlijke voorbereiding met de Noordkop gemeenten en het voorleggen aan de Regionale Raadscommissie is op zichzelf goed maar daardoor is er ambtelijk wel meer tijd nodig om het goed voor te bereiden. Ambtelijk accounthouders wisselen nog niet op een structurele wijze ervaring uit op het gebied van sturing op verbonden partijen. Dit terwijl er wel worstelpunten zijn waarover zij met elkaar van gedachten kunnen wisselen. Zo wordt aangegeven dat het sturen op bovenwettelijke taken van gemeenschappelijke regelingen moeilijk is en deze voor de raad uit de stukken moeilijk zijn te onderscheiden. Dat is belangrijk, want juist op het bovenwettelijke deel zit de invloedsruimte van de gemeente. Uit interviews komt naar voren dat rollen en bevoegdheden van hulpstructuren zoals de Regietafel en de Regionale Raadscommissie Noordkop niet altijd scherp in beeld zijn. Het is belangrijk om deze goed af te bakenen. Zeker nu ook de regionaal strategische programmaorganisatie voor het versterken van de regionale samenwerking in de Kop van Noord-Holland als nieuw orgaan haar intrede doet.

Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

4 Bijlagen

Conclusies: hoe doeltreffend is de sturing op verbonden partijen? (2) . Deelconclusie 2 De informatievoorziening richting de raad en het college is aan doorontwikkeling toe. Dit met als doel om de raad nog beter (doeltreffender) in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen en zowel de raad als het college te richten op de kern van de zaak, want:

DEEL 2 DE KERN

Er wordt door de gemeenschappelijke regelingen flink geïnvesteerd in de informatievoorziening richting de gemeenten en in de afgelopen jaren zijn flinke stappen gemaakt. Het zicht op de realisatie van maatschappelijke opgaven en doelen raakt echter uit beeld door de grote hoeveelheid (nuttige maar voor de raad overtollige) informatie. De raad zakt dan in zijn controlerende rol door naar details en dat maakt het voor het college moeilijker om politiek relevante zaken scherp in beeld te houden. Verbonden partijen, zoals de Veiligheidsregio, geven een indrukwekkende hoeveelheid en veelzijdigheid aan informatie. De nadruk ligt echter vooral op uitvoerings-/organisatorische doelen, in plaats van wat de inzet oplevert voor inwoners en bedrijven, of wat de impact is voor inwoners en bedrijven. Waar maatschappelijke doelen en de realisatie van die doelen wel aan bod komen, moet dit door het openbaar bestuur (raad en college) uit een grote hoeveelheid van informatie worden gedestilleerd. Kort gezegd: de maatschappelijke opgaven en doelen springen er er niet uit en worden bovendien op een hoop gegooid met uitvoerings-/organisatiedoelen. Lokale effecten van het beleid en handelen van verbonden partijen staan nog onvoldoende centraal en wezenlijke politieke keuzevraagstukken (regionaal en lokaal) komen nog onvoldoende op het kleed.

Deze zijn moeilijk uit de jaarstukken van verbonden partijen te destilleren. De samenvattingen van jaarstukken door raadsvolgers zijn een goede eerste stap. De samenvattingen volgen echter nog teveel de structuur van de jaarstukken, waaruit politiek relevante zaken moeilijk zijn te destilleren. Als laatste worden periodieke evaluaties van de gemeenschappelijke regelingen nog onvoldoende ingezet om op majeure beleidswijzigingen/-ontwikkelingen tussentijds bij te kunnen sturen. Deelconclusie 3 Er is op dit moment nog geen overkoepelende visie of richtpunt voor ambities ten aanzien van samenwerking via verbonden partijen en de sturing daarop. Een niet opgevolgde aanbeveling uit eerder onderzoek van de rekenkamer is het instellen van een Nota verbonden partijen. Dit is een expliciete keuze geweest. Het argument was dat de gemeente een beleidsarme gemeente wil zijn. De gemeente heeft dan ook geen expliciet vastgelegde strategische visie en afwegingskader (en daarmee een gedeelde taal) voor het aangaan, beheren en evalueren van samenwerking via verbonden partijen. Veel gemeenten hebben hiervoor een Nota verbonden partijen als kaderstellend document. Daarin zijn dan de uitgangspunten opgenomen voor samenwerking alsmede de procesafspraken tussen de raad en het college.

Ook bevat de nota in veel gevallen een afwegingskader, dat hulp biedt bij de afweging wel of geen verbonden partij op te richten (of deel te nemen aan) en de verschillende mogelijkheden voor de bestuurlijke- en juridische vorm en inrichting van de governance. Eerste pogingen om te komen tot een overkoepelende visie worden overigens wel ondernomen in het kader van een recente bestuursopdracht voor het versterken van de regionale samenwerking Kop van Noord-Holland.

Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

5 Bijlagen

Aanbevelingen: hoe kan de sturing op verbonden partijen verder worden versterkt? Aanbeveling 1: maak maatschappelijke opgaven en -doelen zichtbaar maken en evalueerbaar

DEEL 2 DE KERN

Maak maatschappelijke opgaven en -doelen zichtbaarder, als centrale richtpunten om op te sturen. Zorg ervoor dat maatschappelijke doelen duidelijk van uitvoerings- en organisatieprestaties zijn te onderscheiden. Maak vervolgens maatschappelijke opgaven en -doelen evalueerbaar, zodat de raad en het college kunnen controleren in hoeverre deze worden gerealiseerd. Op de volgende bladzijde geven we een handreiking hoe doelen op verschillende niveaus kunnen worden geformuleerd. De kunst is de verschillende niveaus aan elkaar te verbinden, zodat een navolgbaar geheel ontstaat: welke maatschappelijke doelen willen we realiseren, wat gaan we in de uitvoering daarvoor doen en welke middelen hebben we daarvoor nodig en zetten we in? Per doel moet dit klip en klaar zijn. Aanbeveling 2: meer aandacht voor de lokale betekenis Regionale doelen zijn nodig, maar de raad concentreert zich vanuit zijn democratische legitimiteit vooral op de betekenis voor de lokale samenleving van de gemeente Schagen. Zij zijn dienend aan de inwoners van Schagen en leggen aan inwoners verantwoording af over wat bereikt is voor die inwoners. Het is dan bijvoorbeeld heel begrijpelijk dat bijvoorbeeld veranderingen ten aanzien van een lokale brandweerpost, en voor lokale vrijwilligers, veel lokale politieke aandacht krijgen. Vertaal daarom beleidsmaatregelen naar betekenis en effect voor de lokale samenleving.

Ga er niet vanuit dat de gemeenteraad dit zelf kan doorgronden, daarvoor is de materie vaak te complex (zoals bij de Veiligheidsregio).

Aanbeveling 3: verschuif de inspanningen voor sturing van de procesmatige en instrumentele inrichting (governance) naar relevante politieke keuzevraagstukken De procesmatige en instrumentele kant van de sturing op verbonden partijen is naar behoren ingeregeld. Maak nu een volgende slag, door relevante politieke keuzevraagstukken centraal te stellen. Start ieder informatiemoment of -stuk met de boodschap of er politieke keuzevraagstukken spelen en welke dat zijn: wat zijn de kernopgaven en welke keuzes dienen zich dan aan? Welke keuzes kan de verbonden partij zelf maken, welke het college en welke de raad? De samenvattingen van jaarstukken door raadsvolgers zijn een goede eerste stap. De samenvattingen volgen echter nog teveel de structuur van de jaarstukken, waaruit politiek relevante zaken moeilijk zijn te destilleren. De aanbeveling voor de raadsvolgers is de samenvattingen qua structuur te uniformeren langs de lijn: welke maatschappelijke doelen zijn gerealiseerd?, wat is daarvoor gedaan (uitvoeringsdoelen en -prestaties), met welke middelen en welke actuele politieke vraagstukken of aandachtspunten volgen daaruit? Aanbeveling 4: overweeg nogmaals het opstellen en vaststellen van een visie op samenwerking of nota verbonden partijen Het hebben van een nota verbonden partijen is geen doel op zich.

Waar het om draait is dat er tussen de raad en het college een gedeelde taal bestaat over samenwerking met andere partijen. Een gedeelde taal over wanneer het zinvol is om samen te werken, welke afwegingen daarbij belangrijk zijn en hoe een besluitvormingsproces in te richten over het aangaan, beheer en evaluatie van samenwerking via verbonden partijen. Dit is belangrijk omdat de gemeente (en dat geldt voor alle gemeenten) geen enkele opgave in zijn eentje kan realiseren. Nagenoeg voor alle opgaven is samenwerking met medeoverheden, bedrijven en maatschappelijke instellingen nodig. Omdat samenwerking van cruciale strategische betekenis is, is het verstandig hiervoor een visie en werkwijze vast te stellen. Dit hoeft overigens niet een lokale nota te zijn. Er zijn voorbeelden van gemeenten (zoals Breda) die een regionale nota hebben vastgesteld.

6 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Handreiking bij aanbeveling 1: sturen met de prestatieladder: sturen op verschillende niveaus met evalueerbare doelen

DEEL 2 DE KERN

Fictief voorbeeld Veiligheidsregio

Fictief voorbeeld Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland

Alle inwoners van de gemeente Schagen zijn zich bewust van het risico van een ramp en hebben maatregelen genomen om zelf ook weerbaar te zijn. Uit een enquête onder inwoners van Schagen blijkt dat 60% maatregelen heeft genomen om weerbaar te zijn tegen rampen. Daarvan is 40% in staat om twee dagen zonder water- en energievoorziening zelfredzaam te zijn.

x% van de inwoners van de gemeente Schagen heeft een afstand tot de arbeidsmarkt. y% van deze groep heeft binnen een jaar een passende werkomgeving gevonden.

Er is een campagne uitgevoerd om inwoners bewust te maken van rampen. Er is informatie gegeven over wat zij kunnen doen om weerbaar te worden. Er zijn vier informatieavonden georganiseerd voor inwoners.

Er zijn vijftien mensen geplaatst in een passende werkomgeving (uitstroom). Er zijn tien nieuwe mensen onder onze hoede genomen om een passende werkomgeving te vinden (uitstroom). Er zijn vijf jongeren geplaatst in het leertraject bij de Marine. 80% van de mensen zijn tevreden over de begeleiding.

De campagne en informatieavonden hebben x euro gekost en een inzet van circa tien mandagen.

De jaarlijkse bijdrage van de gemeente Schagen aan de Gemeenschappelijk Regeling is x euro.

Kwantitatieve én kwalitatieve maatstaven Kan ook worden aangevuld met ‘verhalen’ van mensen. Zie jaarstukken van de Veiligheidsregio NHN.

NB: rondom de Veiligheidsregio is gekozen voor de opgave ‘Weerbaarheid’, omdat dit juist een bovenwettelijke taak is waarbij in gesprekken wordt aangegeven hier moeilijk sturing aan te kunnen geven. Veiligheidsregio's zetten ook steeds meer in op preventie in het kader van risicobeheersing.

7 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Aanbeveling: hoe kan de sturing op verbonden partijen verder worden versterkt? Aanbeveling 5: verschuif de focus op (punt)sturing naar een focus op regievoering op bijdragen van samenwerkingspartners aan maatschappelijke opgaven.

DEEL 2 DE KERN

We doen hiermee een aanbeveling aan de raad en het college van Schagen voor een hoger ambitieniveau van sturing op verbonden partijen. Daarmee geven we een ontwikkelperspectief voor de komende vijf jaar mee. Gemeenten zijn vaak zo georganiseerd dat onderdelen zich specifiek toeleggen op een beleidsdomein, onderwerp of afzonderlijk belang. Dat werkt een sectorale benadering in de hand (verkokering), in plaats van een integrale samenhangende aanpak voor realisatie van de opgave. Dat geldt ook voor de spelers, zoals verbonden partijen, waarmee moet worden samengewerkt. Deze spelers zijn vaak gespecialiseerd in een bepaald onderwerp. Dit leidt in veel gevallen tot puntsturing: een actor heeft dan oog voor één punt, één aspect of één doel. De kunst is om met behoud van gespecialiseerde aandacht en kennis samen te werken aan een gezamenlijke maatschappelijke opgave. Dat vraagt om bundeling van krachten rondom deze opgave. De acties, het samenspel en de informatievoorziening moeten zo worden georganiseerd dat dit mogelijk is. We zien in dit onderzoek al een voorbeeld van samenwerking van verschillende partners rondom een maatschappelijke opgave, zie het kader hiernaast. Om hieraan handen en voeten te geven dient de informatievoorziening aan de raad en het college anders te worden ingericht.

Het accent zal niet moeten liggen op de doelen- en doelrealisatie van een enkele verbonden partij, maar op welke verbonden partij welke bijdrage levert aan een maatschappelijke opgave. Met andere woorden: de breinaald moet door de jaarstukken van verschillende verbonden partijen. Dit is een behoorlijke uitdaging. Wellicht kan technologie, zoals de inzet van AI, hierbij helpen. Door dit te doen zullen vraagstukken met een andere blik bekeken worden, zoals bijvoorbeeld een bezuinigingsvraagstuk. Het vraagt dan zicht op het geheel en slimme keuzes voor het geheel, in plaats van individuele maatregelen die suboptimaal kunnen uitpakken.

De Veiligheidsregio als netwerkorganisatie Behalve een hulpverlenings- en crisisorganisatie wil de Veiligheidsregio een netwerkorganisatie zijn (bron: beleidsplan Veiligheidsregio NHN). Het gaat er dan om samen met gemeenten en partners opgaven te realiseren die een bijdrage vragen vanuit verschillende specialisaties, om zodoende deze opgave beter en slimmer te realiseren. Daar zijn al voorbeelden van, zoals worden genoemd in beleidsplannen van de VRNHN: het bestrijden van de coronaepidemie, de opvang van Oekraïense ontheemden, crisisopvang van asielzoekers en complexe casuïstiek binnen het Zorg- en Veiligheidshuis waarbij de partners uit het veiligheids-, zorg- en welzijnsveld met elkaar samenwerken.

8 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Algemeen beeld over sturing op verbonden partijen

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

In de oriënterende fase van het onderzoek is een online vragenlijst uitgezet onder ambtelijk accounthouders van zes gemeenschappelijke regelingen. De vragenlijst omvatte een zelfevaluatie, naast het in kaart brengen van een aantal feitelijke aspecten van de gemeenschappelijke regelingen. Met de zelfevaluatie zijn een drietal relevante aspecten belicht: de kwaliteit van informatievoorziening, de inschatting van risico's en de kwaliteit van samenwerking. Doel van de vragenlijst was om twee leerzame casussen te selecteren voor de verdiepende fase van het onderzoek, aan de hand van aandachtspunten die de ambtelijke organisatie zelf ziet. Dit met oog op het doel van het onderzoek: leren en verbeteren. Zie verder bijlage 3 voor de resultaten uit de zelfevaluatie. Op basis van de zelfevaluatie zijn de onderstaande casussen geselecteerd met aandachtspunten. Er is een casus gekozen waarvan het beeld rondom de genoemde aspecten het meest positief is, en een casus waarvan het beeld relatief negatiever is. Van beide casussen kan worden geleerd. Algemeen beeld

Casus Veiligheidsregio

Ten aanzien van de kwaliteit van informatievoorziening is het algemene beeld van ambtelijk accounthouders neutraal tot positief als het gaat om de relevantie, begrijpelijkheid, zicht op uitvoeringsprestaties en zicht op maatschappelijke effecten. De aandachtspunten zijn de timing, het zicht op politiek relevante punten en het lokaal op maat snijden van informatie. Het meest kritisch zijn de ambtelijk accounthouders over de GGD Hollands Noorden en de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Het meest positief zijn de ambtelijk accounthouders over Gesubsidieerde arbeid Kop van NoordHolland.

Vanwege de mix van wettelijke en bovenwettelijke taken, en het beeld hier moeilijk op te kunnen sturen, is deze casus gekozen. Ten aanzien van de kwaliteit van informatievoorziening en slagvaardigheid van samenwerking zijn de ambtelijk accounthouders kritisch. Daarnaast wordt aangegeven dat deelname een wettelijke verplichting is, waarbij zowel wettelijke als bovenwettelijke taken door de Veiligheidsregio worden uitgevoerd. Het blijkt lastig te zijn om te sturen op de bovenwettelijke taken. Het gaat dan om bijvoorbeeld taken op het gebied van risicobeheersing en het Zorg- & Veiligheidshuis. Daarnaast wordt aangegeven dat de Veiligheidsregio de jaarstukken direct aan de raad stuurt en daarbij een presentatie geeft waarin de standpunten van de Veiligheidsregio worden belicht. Dat is dan nog niet voorzien van een ambtelijk advies, waardoor het achteraf lastig is om de raad alsnog te wijzen op knelpunten en risico's en daarmee de gemeentelijke belangen goed af te wegen.

De ambtelijk accounthouders weten in veel gevallen niet of er een actuele analyse voorhanden is waarin de risico's van de samenwerking zijn geanalyseerd. In het kader van de zelfevaluatie hebben de ambtelijk accounthouders de bestuurlijke en financiële risico's getaxeerd. Zij schatten in dat het risico ten aanzien van de GGD het grootst is, gevolgd door die van de Veiligheidsregio NHN en Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland. De samenwerking in gemeenschappelijke regelingen wordt als constructief ervaren. Ook wordt de samenwerking overwegend als slagvaardig ervaren. Dit laatste met uitzondering van de samenwerking in de Veiligheidsregio. Een verklaring hiervoor is het grote aantal deelnemers aan deze regeling.

Casus Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland Ten aanzien van de kwaliteit van informatievoorziening zijn de ambtelijk accounthouders zeer positief. Wat met name in positieve zin opvalt ten opzichte van de andere gemeenschappelijke regelingen is dat volgens de ambtelijk accounthouders de informatie goed op maat is gesneden naar de lokale situatie van de gemeente. Ook zien zij kansen dat Pro-bedrijven zich steeds meer gaat ontwikkelen tot een sociaal ontwikkelbedrijf en daarvoor ook van het rijk een impulsbudget krijgt.

9 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Dit onderdeel richt zich op de deelvragen van het onderzoek. We beantwoorden deze vragen in de hierna volgende paragrafen 3.1 t/m 3.3 Daarbij passen we ook de desbetreffende normen toe uit het evaluatiemodel. De deelvragen worden achtereenvolgens beantwoord:

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

3.1 Deelvragen over het aangaan van samenwerking 3.2 Deelvragen over het beheren van samenwerking 3.3 Deelvragen over het evalueren van samenwerking

10 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

3.1 Het aangaan van samenwerking Hoe is de besluitvorming om deel te nemen aan een verbonden partij tot stand gekomen en wat is daarbij de betrokkenheid van de raad en het college?

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

Is er een visie/beleid op samenwerking via verbonden partijen? In welke mate worden bij het verkennen van samenwerking via verbonden partijen inhoudelijke en financiële kaders vastgesteld?

Visie en beleid op samenwerking via verbonden partijen. De gemeente heeft geen expliciet vastgelegde strategische visie en afwegingskader voor het aangaan van samenwerkingsverbanden en verbonden partijen in het bijzonder. Er is geen Nota Verbonden Partijen, zoals veel gemeenten hanteren als kaderstellend document. Daarin zijn dan de visie en uitgangspunten opgenomen, alsmede de afspraken tussen de gemeenteraad en het college over de informatievoorziening. Ook bevat de nota in veel gevallen een afwegingskader dat hulp biedt bij de afweging wel of niet samen te werken via een verbonden partij en de verschillende mogelijkheden voor de bestuurlijke- en juridische vorm en inrichting van de governance. Wel beschikt de gemeente Schagen over een zogeheten ‘brochure Governance Noord-Holland Noord’. Deze brochure behandelt echter niet het besluitvormingsproces, met de verschillende afwegingen die daarbij gemaakt kunnen worden om samenwerking aan te gaan, via een verbonden partij. De brochure richt zich enkel op een specifieke vorm van samenwerking binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen, namelijk het openbaar lichaam. Het biedt binnen deze vorm wel inzicht in verschillende mogelijkheden om de governance in te richten, afhankelijk van de vraag of beleidstaken en/of uitvoeringstaken worden overgedragen.

Bronnen: 1 Brochure Governance Noord-Holland Noord, mei 2022 2 Bron: programmabegroting 2017

Stellen van inhoudelijke en financiële kaders bij het aangaan van deelname aan een verbonden partij. In de gemeenschappelijke regelingen is, daar waar nodig, de financiële verdeelsleutel vastgelegd. Daarmee zijn bij het aangaan van de samenwerking de financiële kaders helder. Inhoudelijke kaders zijn vastgelegd in de vorm van een taakbeschrijving. Bijdragen van verbonden partijen aan gemeentelijke beleidsdoelen Het vastleggen van taken van de gemeenschappelijke regeling is belangrijk. De kernvraag die gesteld moet worden bij het aangaan van samenwerking via een verbonden partij is echter: wat de bijdrage gaat zijn aan de beleidsdoelen van de gemeente. Met ingang van de begroting 2017 is het vernieuwde Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) van kracht. Ten aanzien van de informatie over de verbonden partijen is het van belang dat de begroting en jaarstukken voldoende informatie bevatten, zodat de raad zich bij de besluitvorming een goed oordeel kan vormen over de bijdrage van de verbonden partijen aan de te realiseren beleidsdoelstellingen en de financiële risico’s. In de gemeentelijke begroting is bij de verschillende domeinen vermeld welke activiteiten (taken) de verschillende verbonden partijen verrichten. Wat precies de bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen is komt echter niet helder naar voren.

De Regietafel De brochure Governance NoordHolland Noord is een publicatie van de Regietafel. Begin 2018 is de Regietafel opgericht met als doel de samenwerking in gemeenschappelijke regelingen te verbeteren. Het gaat om zowel het vergroten van grip als begrip. De Regietafel wordt gevormd door deelnemers namens de regio's Alkmaar, de Noordkop en Westfriesland. De tafel bestaat uit drie burgemeesters, drie griffiers, drie gemeentesecretarissen en drie directeuren van gemeenschappelijke regelingen.

11 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

3.2 Het beheren van samenwerking Wat is de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad en het college en in hoeverre is de informatie voldoende als het gaat om toetsing van kaders en resultaten?

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

Is helder in welke mate de beoogde doelen van samenwerkingsverbanden worden gerealiseerd en wat de kosten/baten en risico’s voor de gemeente zijn? Krijgen de raad en het college tijdig en accuraat de relevante informatie? Biedt de paragraaf verbonden partijen aan de gemeenteraad meerwaarde voor sturing en controle?

Zicht op doelen, doelrealisatie, kosten en baten In het voorliggende onderzoek zijn twee verbonden partijen hierop verder verdiept. Wij constateren het volgende: In de jaarstukken van de gemeenschappelijke regelingen komen beoogde maatschappelijke doelen onvoldoende uit de verf. Er is met name zicht op uitvoerings- en organisatiedoelen. Met grote nadruk op de laatste. De paragraaf verbonden partijen biedt ook geen meerwaarde in dat opzicht. In het geval doelen, op welk niveau dan ook, worden gesteld, zijn deze niet evalueerbaar geformuleerd. Dat maakt het moeilijk om de bepalen in hoeverre doelen zijn gerealiseerd. Het is voor een lezer überhaupt moeilijk om uit de jaarstukken van de gemeenschappelijke regelingen verschillende doelniveaus te destilleren. Maatschappelijke-, uitvoerings-, en organisatiedoelen lopen dwars door elkaar heen en verbindingen zijn niet helder: welke organisatiedoel draagt bij aan welk uitvoeringsdoel? Een uitzondering op het bovenstaande is overigens het onderdeel ‘brandweer’ van de Veiligheidsregio. Zie verder de bij dit rapport bijgevoegde dashboards van drie verbonden partijen, in het bijzonder het onderdeel ‘Resultaten’ . De dashboards zijn door de onderzoekers samengesteld.

Bronnen: 1 Raadsbesluit en -voorstel informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen, 20 februari 2019 inclusief bijlagen 2 Kadernota’s, begrotingen en jaarstukken 3 Interviews met respondenten Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Casus Veiligheidsregio De tijdigheid van informatie aan de raad en college is goed. Zo stuurt de Veiligheidsregio stukken direct naar de raad zodat de raad voldoende tijd heeft de stukken te lezen en raadsvolgers samenvattingen kunnen maken. Dit brengt wel met zich mee dat vooraf niet goed kan worden voorzien in ambtelijk advies. Door de gezamenlijke voorbereiding in de Noordkop gemeenten en de Regionale Raadscommissie is ambtelijk meer tijd nodig voor de voorbereiding maar vanwege de krappe deadlines is deze tijd er echter niet. In het meerjarig beleidsplan van de Veiligheidsregio worden per taakveld een aantal opgaven uitgewerkt. De nadruk ligt dan op organisatiedoelen. Bijvoorbeeld: ‘De VRNHN ontwikkelt zich als een wendbare, flexibele en steeds professionele organisatie. Casus Gesubsidieerde Arbeid Maatschappelijke doelen worden benoemd in de jaarstukken, maar zijn niet in alle gevallen evalueerbaar geformuleerd. Bijvoorbeeld in de begroting 2025: ‘meer inwoners laten participeren in de samenleving’. Het is niet helder wanneer de raad en college tevreden kunnen zijn. Hoeveel is ‘meer’, ten opzichte van welk ijkpunt, wat levert het op in relatie tot de benodigde inspanning?. Dit maakt toetsing op het behalen van maatschappelijke doelen lastig. Raad en college hebben veel mogelijkheden voor het ontvangen van informatie.

De omvang van de samenwerking draagt hier ook toe bij: het aantal deelnemers is behapbaar en de lijnen zijn kort. Een klankbordcommissie bestaande uit raadsleden, de wethouder en betrokken beleidsambtenaren, bespreekt de agenda van de gemeenschappelijke regeling en brengt advies uit aan de raad. Kosten en baten van de uitvoeringsprestaties worden helder gepresenteerd en verantwoord. Verbeterpunten worden opgepakt: de GR en de deelnemende gemeenten hebben bijvoorbeeld geconstateerd dat het beperkte zicht op klantbestanden een negatief effect heeft op de uitvoeringsprestaties. Ze hebben de handen ineen geslagen om hier verbetering in aan te brengen.

12

3.2 Het beheren van samenwerking Wat is de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad en het college en in hoeverre is de informatie voldoende als het gaat om toetsing van kaders en resultaten?

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

Krijgen de raad en het college tijdig en accuraat de relevante informatie?

Project informatievoorziening Op 20 februari 2018 stelt de raad de notitie ‘informatievoorziening gemeenschappelijke regelingen vast’. De aanleiding om deze notitie te maken was een veel gehoord signaal vanuit de raad dat de informatievoorziening vanuit de gemeenschappelijke regelingen niet goed aansluit op de informatiebehoefte van de raad. De notitie bevat een aantal maatregelen: Een zienswijzeprocedure: raden worden op tijd in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven op de kadernota van gemeenschappelijke regelingen. Een handreiking bestuursrapportage: schrijft voor welke informatie de rapportages van een gemeenschappelijke regeling moet bevatten. Actief ter beschikking stellen van stukken van de vergadering van het Algemeen Bestuur. Afspraken over uitgangspunten voor werkbezoeken. Een onderzoeksvoorstel waarmee grote gemeenschappelijke regelingen een keer per raadsperiode zullen worden geëvalueerd. Een handreiking voor gemeenschappelijke regelingen, waarmee raden tijdig worden betrokken bij een majeur beleidstraject. De verdeling van aandacht over gemeenschappelijke regelingen.

De praktijk: hoe werken de maatregelen door? De maatregelen uit de notitie zijn grotendeels opgevolgd. Op de volgende punten is nog winst te halen: De link tussen de realisatie van maatschappelijke doelen en de kosten/baten en risico’s is nog onvoldoende gelegd. Met de huidige informatie kunnen raad en college alleen toetsen op uitvoeringsdoelen en -prestaties. De timing van de informatievoorziening vanuit de VRNHN aan de raad is vanuit ambtelijk perspectief nog niet optimaal aangesloten op de periodieke overleggen. Daarnaast is de informatie vaak niet begrijpelijk en toegankelijk voor raadsleden. De begrotingen en jaarrekeningen van de verbonden partijen zijn zeer verschillend van opzet. Informatie wordt vaak GR-breed gepresenteerd. De inzet van een GR specifiek voor Schagen is niet in alle gevallen te herleiden.

Bronnen: 1 Raadsbesluit en -voorstel informatievoorziening Gemeenschappelijke Regelingen, 20 februari 2019 inclusief bijlagen

12 13 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

3.2 Het beheren van samenwerking Hebben de raad en het college voldoende sturings- en controlemogelijkheden en maken de raad en het college hier ook gebruik van?

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

Hoe heeft de gemeente Schagen de governance ingericht bij verbonden partijen? Welk sturingsinstrumentarium staat de raad en het college ter beschikking, in hoeverre maakt de raad en het college gebruik van deze instrumenten en welke belemmeringen worden daarbij ervaren? Hoe proberen de andere gemeenten in de regio grip te houden en is de werkwijze uniform in de regio, hoe is de samenwerking met andere deelnemers van verbonden partijen? Welke informele mogelijkheden hebben de raad en het college om invloed en controle uit te oefenen? Denk daarbij aan krachtenbundeling met raden en colleges van partnergemeenten.

Inrichting governance: wat is er gedaan? Begin 2018 is de Regietafel opgericht met als doel de samenwerking en governance met betrekking tot de gemeenschappelijke regelingen te optimaliseren. Zo is in 2019 de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR) vastgesteld. In 2022 is een uitgebreide brochure gepubliceerd met toelichting op de governance van op de gemeenschappelijke regelingen. Hierin is een ‘spoorboekje’ opgenomen met de momenten waarop colleges en raden invloed kunnen uitoefenen. De nadruk ligt op financiële besluitvorming. De inhoudelijke besluitvorming ligt bij het AB van de regelingen. De jaarstukken worden via het DB aan de raden gestuurd voor een zienswijze. Uit de genoemde brochure komt overigens niet naar voren of de afweging van het AB ten aanzien van de zienswijzen ook wordt gedeeld met de raden van de deelnemers. In de praktijk gebeurt dat wel. Alle raden dienen zienswijzen in voor besluitvorming. Door middel van de Regionale Raadscommissie Noordkop bundelen raden de krachten ten aanzien van het indienen van zienswijzen. De raad van Schagen heeft zelf ook raadsvolgers/-rapporteurs. Zij verdiepen zich in specifieke onderwerpen en geven toelichtingen en adviezen aan de raad. De raad krijgt verder werkbezoeken en presentaties aangeboden.

In 2023 vindt op basis van de introductie van de nieuwe Wgr een update plaats van de governance zoals beschreven in de brochure. De governance uit 2022 blijft op hoofdlijnen gehandhaafd. Er is een recente bestuursopdracht om de netwerksamenwerking binnen het sociaal en fysiek domein binnen de Noordkop verder te versterken.

De Praktijk: werkt de governance? Er is een degelijke procesgang om de raad de gelegenheid te geven om zienswijzen in te dienen ten aanzien van de jaarstukken. Nagenoeg alle verbeterpunten uit de rapportage van de rekenkamer over de sturing op de verbonden partijen zijn opgepakt. De procesgang is in een brochure helder vastgelegd, maar er is soms verwarring over hoe de rollen en bevoegdheden van de Regietafel, de Regionale Raadscommissie Noordkop en de lokale raad zich tot elkaar verhouden. De jaarstukken worden tijdig aangeboden. Het verleggen van de focus van financiën naar de inhoudelijke ambities van de raad c.q. de beoogde maatschappelijke doelen is een aandachtspunt. Er is geen structurele kennisuitwisseling tussen ambtelijke accounthouders ingericht om ervaringen te delen ten aanzien van het aansturen van de regelingen. Ambtelijk adviseurs krijgen ook niet altijd voldoende tijd om hun adviserende rol goed in te vullen. Dit komt doordat stukken rechtstreeks vanuit de gemeenschappelijke regeling worden verstuurd naar en gepresenteerd aan de raad. Zo organiseert de Veiligheidsregio rechtstreeks informatieavonden met de raad, zonder dat de ambtelijke organisatie hierbij wordt betrokken. Hiermee loopt de raad het risico eenzijdig te worden geïnformeerd. De omvang van de samenwerking bepaalt de ervaren invloed van kleine gemeenten zoals Schagen.

Grote verbanden weinig invloed, kleine verbanden veel invloed. De bundeling van krachten met gemeenten in de Noordkop vergroot de invloed van Schagen.

14 13 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

3.2 Het beheren van samenwerking In hoeverre is de gewijzigde Wet Gemeenschappelijke regelingen geïmplementeerd? Implementatie gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen? De Regietafel heeft een project ingericht voor de implementatie van de nieuwe Wgr. Van mei-juli 2022 tot en met mei-juli 2024 is de invoering in vijf stappen doorgevoerd. De raad heeft de gelegenheid gekregen om zienswijzen en inhoudelijke bijstellingen voor te stellen.

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

De praktijk: wat is geïmplementeerd? In de tabel op de volgende bladzijde geven we aan of en hoe de verschillende instrumenten uit de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen zijn geïmplementeerd. Uit de tabel blijkt dat nagenoeg alle instrumenten zijn geïmplementeerd (groen), die zijn opgenomen in de gemeenschappelijke regelingen. Dit met uitzondering van: De gemeenschappelijke regeling moet bepalingen inhouden over de besluiten waarover gemeenteraden zienswijzen naar voren kunnen brengen, voorafgaand aan het nemen van het besluit. Het voorstel vanuit de Regietafel was om drie besluiten op te nemen voor de aanvullende zienswijzeprocedure: de kadernota, de bestemming van het rekeningresultaat en het strategisch- of meerjarenplan van de gemeenschappelijke regelingen. De eerste twee zijn opgenomen in de regelingen, de laatste niet. In de praktijk worden echter wel degelijk meerjarenplannen voor een zienswijze voorgelegd aan de raden. Bijvoorbeeld het meerjarenontwikkelplan Brandweer van de Veiligheidsregio dat op 12 december 2023 samen met de kadernota is aangeboden aan de raden voor een zienswijze. In de gemeenschappelijke regeling moet worden vastgelegd of, en zo ja op welke wijze, burgers de mogelijkheid krijgen tot inspraak over bepaalde onderwerpen die bij de gemeenschappelijke regeling zijn belegd.

De deelnemende gemeenten hebben geadviseerd de inspraak lokaal in te passen via de reguliere inspraakmogelijkheden. Dit is ons inziens een logische keuze, inspraak en participatie vraagt om nabijheid van het lokale openbaar bestuur. Strikt genomen zou echter wel in de gemeenschappelijke regelingen kunnen worden opgenomen dat inspraak via het lokaal bestuur van de deelnemende gemeente loopt. Raden kunnen een gezamenlijk voorstel doen tot het oprichten van een gemeenschappelijke adviescommissie, dan moet de gemeenschappelijke regeling zorg dragen voor de oprichting daarvan. De gemeenten geven aan dat deze verplichting al voortvloeit uit de wet, dus niet apart hoeft te worden opgenomen in de regelingen. In de praktijk van de gemeente Schagen wordt dit instrument overigens al ingezet met inrichting van de Regionale Raadscommissie Noordkop. Gezamenlijke gemeenteraden krijgen het recht van onderzoek naar een gemeenschappelijke regeling. Hiertoe kunnen zij een gezamenlijke onderzoekscommissie instellen. Dit is verder niet opgenomen in de gemeenschappelijke regelingen. Daarbij merken wij op dat ons inziens een logische plek voor dit punt is de nota verbonden partijen.

Het doel van de wetswijziging Wgr is het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen. Dit door de kaderstellende en controlerende rol van onder meer lokale gemeenteraden van deelnemende gemeenten te versterken. De nieuwe Wgr bevat allerlei nieuwe instrumenten. In bijlage 2 worden deze verder toegelicht. Omdat de implementatie tijd vergt werden sommige onderdelen direct per 1 juli 2022 van kracht. Voor andere onderdelen hebben deelnemers van een gemeenschappelijke regeling tot 1 juli 2024 de tijd gekregen om de regeling te implementeren.

Bronnen: Gemeenschappelijke regelingen bestudeerde casussen en stukken van de Regietafel

15 14 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

3.2 Het beheren van samenwerking In hoeverre zijn de instrumenten uit de gewijzigde Wgr geimplementeerd?

GR Veiligheidsregio

GR Gesubsidieerde arbeid

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

De raden krijgen de gelegenheid om vooraf een zienswijze in te dienen op het gehele ontwerp van een gemeenschappelijke regeling De raad is in de gelegenheid gesteld een zienswijze te geven. of wijziging daarvan. De raden krijgen de gelegenheid een zienswijze in te dienen, voorafgaand aan het nemen van besluiten door het bestuur van een gemeenschappelijke regeling. De gemeenschappelijke regeling moet bepalingen inhouden over de besluiten waarover gemeenteraden zienswijzen naar voren kunnen brengen, voorafgaand aan het nemen van het besluit. De nieuwe Wgr sluit overigens niet uit dat in de gemeenschappelijke regeling wordt vastgelegd dat er geen zienswijzemogelijkheid bestaat tegen bepaalde besluiten van het samenwerkingsverband.

Het voorstel was om drie besluiten op te nemen voor de aanvullende zienswijzeprocedure: de kadernota, de bestemming van het rekeningresultaat en het strategisch- of meerjarenplan van de gemeenschappelijke regelingen. De eerste twee zijn opgenomen in de regelingen, de laatste niet.

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling moet aan de raden laten weten of en wat gedaan is met de zienswijzen van de raden.

In een concept kaderstellend besluit aangegeven.

Raden krijgen langer de tijd om een zienswijze op de conceptbegroting van een gemeenschappelijke regeling te geven. Een betere aansluiting op de begrotingscyclus van de gemeente.

Termijnen opgenomen in artikelen 26, 27 en 28 van de regeling.

Raden kunnen een gezamenlijk voorstel doen tot het oprichten van een gemeenschappelijke adviescommissie, dan moet de gemeenschappelijke regeling zorg dragen voor de oprichting daarvan.

Niet opgenomen in de gemeenschappelijke regelingen.

Het bestuur van een gemeenschappelijke regeling heeft een actieve informatieverplichting naar de deelnemende gemeenteraden, vergelijkbaar met de inlichtingenplicht die rust op het college van B&W op grond van artikel 169 van de Gemeentewet.

Opgenomen in artikel 16 van de regeling.

Gezamenlijke gemeenteraden krijgen het recht van onderzoek naar een gemeenschappelijke regeling. Hiertoe kunnen zij een gezamenlijke onderzoekscommissie instellen.

Niet opgenomen in de gemeenschappelijke regelingen.

Het is verplicht om in de gemeenschappelijke regeling afspraken te maken over evaluatie van de regeling. Er kan een afspraak gemaakt worden dat niet te doen maar deze keuze moet dan wel worden voorgelegd aan de raden.

Artikel 44 van de regeling: één Artikel 32 van de regeling: één keer per vier jaar evaluatie bij keer per vier jaar evaluatie bij meerderheid van stemmen. meerderheid van stemmen.

In de gemeenschappelijke regelingen moeten afspraken worden gemaakt over de gevolgen van uittreding voor het vermogen van de rechtspersoon. Denk aan afspraken over personeel, huisvesting en investeringen. Er kan niet worden volstaan met de afspraak dat het bestuur de uittredingsvoorwaarden vaststelt.

Is opgenomen in artikel 41van Is opgenomen in artikel 35 van de de regeling. regeling.

In de gemeenschappelijke regeling moet worden vastgelegd of, en zo ja op welke wijze, burgers de mogelijkheid krijgen tot inspraak over bepaalde onderwerpen die bij de gemeenschappelijke regeling zijn belegd.

Niet opgenomen in de gemeenschappelijke regelingen.

Termijnen opgenomen in artikelen 24, 25 en 27 van de regeling.

Opgenomen in artikel 18 van de regeling.

16 14 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

3.3 Het evalueren van samenwerking Worden de verbonden partijen periodiek geëvalueerd en in hoeverre worden de aanbevelingen uit evaluaties geïmplementeerd om de sturing op verbonden partijen te verbeteren?

In hoeverre hebben de aanbevelingen uit het eerdere onderzoek van de rekenkamer doorwerking gehad op de sturing vanuit de gemeente op de verbonden partijen?

Evaluatie conform instellingsbesluit In het besluit is vastgelegd dat partijen tenminste één keer per vier jaar een evaluatie doen van de gemeenschappelijke regeling. Wij hebben verder geen stukken ontvangen waaruit blijkt dat dit ook wordt gedaan.

DEEL 3 DE BEVINDINGEN

Maatwerkevaluaties majeure beleidswijzigingen/-ontwikkelingen Er vinden geen tussentijdse inhoudelijke evaluaties plaats op majeure beleidsontwikkelingen of -wijzigingen. Hierdoor worden bestuurlijke- en financiele risico's gelopen. Een voorbeeld is de ontwikkeling van een digitaal jeugddossier (GGiD). De raad werd overvallen door het feit dat het project niet liep zoals voorzien en niet het gewenste resultaat leverde. De financiële impact was groot. In januari 2023 gaf de raad op advies van de RRN een sterk signaal af om duurzaam sturing op grote projecten te organiseren. Opvallend is dat de raadsrapporteurs er expliciet melding van maken dat de GGD in het herstelplan alleen zicht geeft op de financiële consequenties, maar dat de maatschappelijke impact buiten beeld blijft. Het verzoek dat de raden doen om pro-actieve sturing te kunnen uitoefenen op financieel risicovolle trajecten zou ook moeten gelden voor thema’s waar de raad een groot inhoudelijk/politiek-bestuurlijk belang heeft. Deze behoefte is ook duidelijk gebleken bij het tot stand komen van het Meerjarenontwikkelplan Brandweer 2024-2027. Rekenkameronderzoek De rekenkamer heeft in 2016 een onderzoek uitgevoerd naar de informatievoorziening over verbonden partijen aan de raad en heeft aanbevolen: De meerwaarde van een nota verbonden partijen te bezien. Dit advies is niet opgevolgd.

De raad en het college heeft deze keuze expliciet gemaakt met als reden dat de gemeente een beleidsarme gemeente wil zijn. In de paragraaf verbonden partijen glashelder te maken welk gemeentelijk beleid door de verbonden partij wordt uitgevoerd. In de paragraaf verbonden partijen op te nemen welke doelen zijn gesteld en worden gerealiseerd. Dit advies is niet opgevolgd. De doelen in de paragraaf zijn niet evalueerbaar geformuleerd, hoogstens in zeer algemene termen. Dit staat effectieve evaluatie in de weg. Bijvoorbeeld het evalueren van de regeling ‘Duurzaam aan het werk met Loonkostensubsidie’ is daardoor arbeidsintensiever en langduriger.

Vormen van evaluatie Belangrijk kenmerk van een evaluatie is dat het wordt uitgevoerd op basis van een heldere bestuursopdracht en maatwerk. We onderscheiden drie verschillende typen bestuurlijke evaluaties: Evaluatie zoals opgenomen in het instellingsbesluit gemeenschappelijke regelingen. Dit richt zich op een evaluatie van de gemeenschappelijke regeling als geheel voor alle deelnemende gemeenten. Evaluaties ten aanzien van (tussentijdse) majeure beleidswijzigingen of beleidsontwikkelingen binnen een enkele verbonden partij, zoals het onderzoek naar het dossier GGiD van de GGD. Rekenkameronderzoek in opdracht van de gemeenteraad, naar de sturing op een of meerdere verbonden partijen.

17 15 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

De begeleidingscommissie heeft twee gemeenschappelijke regelingen aangewezen voor verdiepend onderzoek: Gesubsidieerde Arbeid Kop van Noord-Holland Veiligheidsregio Noord-Holland Noord Het dashboard is in verband met het printformaat als losse bijlage bij dit rapport toegevoegd. Bij printen verdient het aanbeveling om dit op A-3 formaat te doen.

BIJLAGE 1 DASHBOARDS

Het door de onderzoekers samengestelde dashboard geeft lezers overzicht over belangrijke kenmerken, sturingsinstrumenten, doelen en resultaten van de samenwerking met een gemeenschappelijke regeling en een ontwikkelagenda met aandachtspunten voor verdere doorontwikkeling van de sturing. Het dashboard bestaat per gemeenschappelijke regeling uit twee bladen: Blad 1: een overzicht van de belangrijkste kenmerken. Blad 2: een ontwikkelagenda met aandachtspunten voor verdere doorontwikkeling van de sturing op de verbonden partij. Het dashboard voor deze twee regelingen is uitgewerkt op basis van diverse bronnen: documenten, enquêteresultaten van de zelfevaluatie door accounthouders en gesprekken met betrokkenen. Als aanvulling is op verzoek van de begeleidingscommissie eveneens een dashboard toegevoegd voor de GGD Hollands Noorden. Dit dashboard is, volgens afspraak, enkel gebaseerd op de aangeleverde schriftelijke bronnen en de enquêteresultaten van de zelfevaluatie.

18 15 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

14

BIJLAGE 2 WIJZIGINGEN WGR

De nieuwe Wgr bevat allerlei nieuwe instrumenten die tijd zullen vragen om geïmplementeerd te kunnen worden. Daarom werden sommige onderdelen direct per 1 juli 2022 van kracht. Voor andere onderdelen hebben deelnemers van een gemeenschappelijke regeling tot 1 juli 2024 de tijd gekregen om de regeling te implementeren. Het doel van de wetswijziging is het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen. Dit door de kaderstellende en controlerende rol van onder meer lokale gemeenteraden van deelnemende gemeenten te versterken. Versterken van de positie van de gemeenteraden bij de besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen Gemeenteraden krijgen met de wijzigingen via zienswijzeprocedures meer zeggenschap over de inrichting van en besluitvorming door gemeenschappelijke regelingen. Na inwerkingtreding van de wetswijziging krijgen gemeenteraden: Gelegenheid om vooraf een zienswijze te geven op het gehele ontwerp van een gemeenschappelijke regeling of de wijziging daarvan. De bevoegdheid om een zienswijze in te dienen, voorafgaand aan het nemen van besluiten door het bestuur van een gemeenschappelijke regeling. De gemeenschappelijke regeling moet bepalingen inhouden over de besluiten waarover gemeenteraden zienswijzen naar voren kunnen brengen, voorafgaand aan het nemen van het besluit.

De nieuwe Wgr sluit overigens niet uit dat in de gemeenschappelijke regeling wordt vastgelegd dat er geen zienswijzemogelijkheid bestaat tegen bepaalde besluiten van het samenwerkingsverband. Het (dagelijks) bestuur van het samenwerkingsverband moet vervolgens voorafgaand aan het daadwerkelijke besluit aan de raden laten weten of er iets wordt gedaan met hun zienswijzen. Gemeenteraden kunnen een gezamenlijk voorstel doen tot het oprichten van een gemeenschappelijke adviescommissie. Zijn alle gemeenteraden akkoord met een adviescommissie, dan moet het samenwerkingsverband zorg dragen voor de oprichting daarvan. Deze adviescommissie, bestaande uit raadsleden van de deelnemende raden, adviseert de gemeenteraden en het samenwerkingsverband en helpt met het voorbereiden van zienswijzen. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft verder een actieve informatieverplichting naar de deelnemende gemeenteraden. Het bestuur moet de gemeenteraden alle inlichtingen geven die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, vergelijkbaar met de inlichtingenplicht die rust op het college van B&W op grond van artikel 169 van de Gemeentewet.

Aanvullende controle-instrumenten voor de gemeenteraden Gezamenlijke gemeenteraden krijgen het recht van onderzoek naar een gemeenschappelijke regeling. Hiertoe kunnen gemeenteraden een gezamenlijke onderzoekscommissie instellen. Daarnaast krijgen lokale rekenkamers de mogelijkheid om onderzoek te doen naar het gevoerde bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Dit laatste betreft overigens een verduidelijking van bestaande onderzoeksbevoegdheden van lokale rekenkamers. Verbeteren van de positie van de gemeenteraden Het is verplicht om in de gemeenschappelijke regeling afspraken te maken over evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. Ook kan in de gemeenschappelijke regeling worden gekozen voor de afspraak om de regeling niet te evalueren, maar dat is dan een keuze waar de gemeenteraden bij het voorleggen van de wijzigingsregeling mee in dienen te stemmen. In alle gemeenschappelijke regelingen moeten afspraken worden vastgelegd over de gevolgen van uittreding voor het vermogen van de rechtspersoon. Daarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Er kan niet langer worden volstaan met de afspraak dat het (algemeen) bestuur de uittredingsvoorwaarden vaststelt.

Verruiming van de termijnen van de begroting en de jaarrekening: gemeenteraden krijgen langer de tijd om een zienswijze op de conceptbegroting van een gemeenschappelijke regeling te geven. Hiervoor zal een betere aansluiting op de begrotingscyclus van de gemeente gevonden moeten worden. Burgerparticipatie Dit behelst de verplichting om in de gemeenschappelijke regeling vast te leggen of, en zo ja op welke wijze, burgers de mogelijkheid krijgen tot inspraak over bepaalde onderwerpen die bij de gemeenschappelijke regeling zijn belegd.

17 19 15 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

14

BIJLAGE 3 ZELFEVALUATIE

Resultaten zelfevaluatie onder ambtelijk accounthouders

De timing is Geef aan in hoeverre u het eens bent goed in het De informatie met de volgende stellingen over de licht van tijdige is relevant kwaliteit van de informatievoorziening politieke voor van de verbonden partij aan de sturing en raadsleden gemeenteraad? controle

De informatie is toegankelijk en begrijpelijk voor raadsleden

De informatie biedt goed zicht op de (omvang van) inhoudelijke en financiële risico's

De informatie biedt goed zicht op de uitvoeringsprestaties voor de raadsleden

De informatie biedt goed zicht op de maatschappelijke effecten voor de raadsleden

De informatie biedt goed zicht op belangrijke politieke punten of voor de raad belangrijke issues

De informatie is goed op maat gesneden naar de lokale situatie van gemeenten

Omgevingsdienst NHN

Mee eens

Mee eens

Mee eens

Mee eens

Neutraal

Neutraal

Neutraal

Neutraal

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Neutraal

Mee eens

Mee eens

Neutraal

Neutraal

Mee eens

Neutraal

Mee oneens

GGD Hollands Noorden

Mee oneens

Mee eens

Mee oneens

Mee oneens

Mee oneens

Mee eens

Mee oneens

Mee oneens

Veiligheidsregio Noord-Holland Noord Mee oneens

Neutraal

Mee oneens

Mee oneens

Mee eens

Neutraal

Neutraal

Mee oneens

Archeologie West-Friesland

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland

Mee eens

Mee eens

Mee eens

Mee eens

Mee eens

Mee eens

Neutraal

Mee eens

20 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

14

Resultaten zelfevaluatie onder ambtelijk accounthouders Is er een actuele risicoanalyse ten behoeve van de raad waarin de risico’s van de samenwerking voor de gemeente zijn geanalyseerd?

Financieel

Bestuurlijk Risico = Kans x Impact

Kans

Impact

Kans

Impact

Weet ik niet

Bijna niet

Weet ik niet

Enigszins waarschijnlijk

Weet ik niet

?

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Weet ik niet

Bijna niet

Klein

Enigszins waarschijnlijk

Redelijk

Klein

Omgevingsdienst NHN

BIJLAGE 3 ZELFEVALUATIE

Hoe taxeert u de risico's van de verbonden partij voor de gemeente Schagen?

GGD Hollands Noorden

Ja, deze wordt elke 1 tot 2 jaar bijgewerkt

Zeer waarschijnlijk

Groot

Bijna niet

Groot

Groot

Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Weet ik niet

Waarschijnlijk

Redelijk

Waarschijnlijk

Redelijk

Gemiddeld

Archeologie West-Friesland

Weet ik niet

Bijna niet

Nihil

Bijna niet

Nihil

Klein

Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland

Weet ik niet

Bijna niet

Groot

Enigszins waarschijnlijk

Redelijk

Gemiddeld

21 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Resultaten zelfevaluatie onder ambtelijk accounthouders

BIJLAGE 3 ZELFEVALUATIE

Is er een actuele risicoanalyse ten behoeve van de raad waarin de risico’s van de samenwerking voor de gemeente zijn geanalyseerd?

Hoe taxeert u de risico's van de verbonden partij voor de gemeente Schagen? Financieel

Bestuurlijk

Kans

Impact

Kans

Impact

Risico = Kans x Impact

Omgevingsdienst NHN

Weet ik niet

Bijna niet

Weet ik niet

Enigszins waarschijnlijk

Weet ik niet

?

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Weet ik niet

Bijna niet

Klein

Enigszins waarschijnlijk

Redelijk

Klein

GGD Hollands Noorden

Ja, deze wordt elke 1 tot 2 jaar bijgewerkt

Zeer waarschijnlijk

Groot

Bijna niet

Groot

Groot

Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Weet ik niet

Waarschijnlijk

Redelijk

Waarschijnlijk

Redelijk

Gemiddeld

Archeologie West-Friesland

Weet ik niet

Bijna niet

Nihil

Bijna niet

Nihil

Klein

Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland

Weet ik niet

Bijna niet

Groot

Enigszins waarschijnlijk

Redelijk

Gemiddeld

22 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Respondenten (1) Naam

Functie

Organisatie

BIJLAGE 4 BRONNEN

College van B&W Mw.

Kampen-Bouwen van, M.

Burgemeester

Mw.

Nijs-Visser de, P.

Wethouder, POH Jongeren, Sport en Werkgelegenheid

Dhr.

Kruijer, S.

Wethouder, POH Wonen en Economie

Dhr.

Erol, H.

Wethouder, POH Senioren, Inclusieve samenleving en Financiën

Dhr.

Heddes, H.

Wethouder Duurzaamheid, Mobiliteit en Openbare ruimte

Gemeente Schagen

Afvaardiging gemeenteraad Dhr.

Wiskerke, C.

Raadslid fractie CDA

Dhr.

Oerle van, M.

Raadslid fractie CDA

Mw.

Glashouwer, B.

Raadslid fractie CDA

Dhr.

Piket, H.

Raadslid fractie PvdA

Mw.

Mulder-Keij, M.

Fractievoorzitter fractie Seniorenpartij

Mw.

Wijnker, M.

Raadslid fractie Seniorenpartij

Dhr.

Meijer, G.

Raadsgiffier

Gemeente Schagen

23 Deel 1 Introductie

Deel 2 De Kern

Deel 3 De Bevindingen

Bijlagen

Respondenten (1) Naam

Functie

Organisatie

BIJLAGE 4 BRONNEN

Ambtelijke organisatie Mw.

Bruggen van der, E.

Algemeen directeur, gemeentesecretaris

Mw.

Bakker, E.

Strategisch adviseur OOV

Mw.

Modderman, C.

Beleidsmedewerker samenlevingszaken

Mw.

John, K.

Beleidsadviseur sociale ontwikkeling

Dhr.

McLean, O.

Teamleider Informatisering & automatisering

Mw.

Plak, L.

Senior beleidsmedewerker Toezicht & Handhaving

Mw.

Tromp, P.

Adviseur erfgoed en Economie

Gemeente Schagen

Externe respondenten Dhr.

Soyer, H.

Lid Regionale Raadscommissie Noordkop

Gemeente Texel

Dhr.

Moel de, J.

Bestuurssecretaris

Gemeenschappelijke Regeling Gesubsidieerde arbeid

Mw.

Markhorst, M.

Bestuurssecretaris

Veiligheidsregio Hollands Noorden

Dhr.

Koning, W.

Concerncontroller

Veiligheidsregio Hollands Noorden