RV Invoeren raadscafé en aanpassen Reglement van orde van de raad van Schagen 2025

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: Soort voorstel: Raadsvergadering: Portefeuillehouder: Status:

230749 Raadsvoorstel 5 november 2024 n.v.t. Openbaar

Onderwerp: Invoeren raadscafé en aanpassen Reglement van orde van de raad van Schagen 2025

Samenvatting In het Burgerakkoord wordt onder 16.1 Raad gaat in gesprek met inwoners en organisaties voorgesteld om in plaats van het inspreekrecht iedere zes weken op de maandag voorafgaand aan de week van de oordeelsvormende raadsvergadering(en) een bijeenkomst te organiseren waarbij inwoners en organisaties in gesprek kunnen met raadsleden. Op 24 september 2024 heeft de raad de griffie verzocht om met een voorstel over de invoering van een raadscafé te komen Dit wordt formeel mogelijk gemaakt door dit op te nemen in het Regelement van orde. Naast de aanpassing voor het raadscafé zijn er nog een paar andere wijzigingen in het reglement verwerkt. Deze staan in het was-wordt overzicht met een korte uitleg.

Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met het invoeren van een raadscafé in Schagen; 2. In te stemmen met het Regelement van orde van de raad van Schagen 2025 waardoor een raadscafé mogelijk wordt;

Inleiding In het Burgerakkoord wordt onder 16.1 Raad gaat in gesprek met inwoners en organisaties voorgesteld om in plaats van het inspreekrecht iedere zes weken op de maandag voorafgaand aan de week van de oordeelsvormende raadsvergadering(en) een bijeenkomst te organiseren waarbij inwoners en organisaties in gesprek kunnen met raadsleden. Dit willen wij met ingang van 2025 realiseren. Hiertoe wordt het Regelement van orde aangepast. Het raadscafé komt in de plaats van het inspreekrecht tijdens de oordeelsvormende- en besluitvormende raad. Daarnaast zijn er nog een aantal kleine aanpassingen aan het reglement zodat het beter aansluit op de praktijk.

Pagina 1 van 3

Beoogd resultaat - een laagdrempelige inspraakmogelijkheid voor inwoners; - meer rechtstreeks contact tussen raadsleden en andere inwoners; - een actueel Reglement van orde van de raad van Schagen.

Argumenten In het Burgerakkoord is één van de voorstellen het invoeren van het raadscafé. In Hollands Kroon zijn hier goede ervaringen mee. Het wordt gewaardeerd door de aanwezige inwoners en voor de raadsleden is het een goede mogelijkheid om zonder politiek stelling te hoeven nemen, meer achtergrondinformatie te krijgen. Volgens het Burgerakkoord ervaart de inwoner een grote drempel bij het huidige systeem van inspreken. Daarnaast krijg je maar 5 minuten om je verhaal te doen en ben je niet in gesprek. Het raadscafé kent een informele opzet. Inwoners en organisaties krijgen de gelegenheid om in gesprek te gaan met de raad. Iedere inwoner of organisatie krijgt een eigen tafel waarbij een beperkt aantal raadsleden van diverse fracties aanschuift. Er zijn meerdere rondes waarbij de raadsleden wisselen. Indien een bepaald onderwerp meerdere keren aangemeld wordt dan combineert de griffie dat op één tafel. Degene die in gesprek willen met de raad melden zich daarvoor aan bij de griffie. Ook kunnen inwoners en organisaties actief uitgenodigd worden. Aan betrokkenen wordt gevraagd hun inbreng vooraf op schrift aan te leveren, zodat raadsleden zich kunnen voorbereiden Het raadscafé wordt op diverse locaties gehouden, verdeeld over de gemeente. Wij denken aan de dorpshuizen en wijkgebouwen.

Kanttekeningen en alternatieven Een alternatief is om het raadscafé niet in te voeren. Hier moeten dan zwaarwegende argumenten voor zijn omdat het in het Burgerakkoord staat. Vooralsnog kunnen wij deze argumenten niet bedenken. De locaties voor het raadscafé worden vooraf besproken. Hierdoor kan het voorkomen dat iemand uit Callantsoog naar Warmenhuizen moet om in gesprek te gaan. Nu moeten de dorpen altijd naar Schagen. Een alternatief kan een vaste locatie centraal in de gemeente zijn.

Financiële aspecten De kosten bestaan vooral uit de huur van de locatie en de consumpties die daar genuttigd worden. Deze kunnen voor 2025 gedekt worden uit het budget raadsthema's/bestuurlijke vernieuwing.

Pagina 2 van 3

Communicatie We gaan het raadscafé uitvoerig promoten via onze website en socials. Iedere keer als een agenda voor een oordeelsvormende vergadering wordt gepubliceerd zal expliciet aandacht voor het raadscafé worden gevraagd.

Uitvoering en evaluatie In 2025 starten we met het raadscafé. Na het laatste café voor de zomerstop zullen we een evaluatie houden. Om te voorkomen dat het raadscafé een te grote tijdsinvestering van raadleden vraagt, stellen we voor om het aantal informatieavonden te beperken tot één per cyclus. Het college informeert de raad met raadsinformatiememo's. In het presidium wordt vervolgens bepaald of en zo ja voor welke memo een informatieavond wenselijk is. Het Presidium agendeert maximaal twee memo's op één informatieavond.

Bijlagen 1. Reglement van orde van de raad van Schagen 2025 2. Was-wordt overzicht Regelement van orde 3. Uitleg Raadscafé Schagen

Pagina 3 van 3