RV Evaluatie Auditcommissie juiste versie

Vergadering van Gemeenteraad Datum vergadering Voorstel van Portefeuillehouder

5 juli 2022 Meinema

Onderwerp

Overnemen adviezen naar aanleiding van evaluatie auditcommissie

Raadsvoorstel Vergadering van Gemeenteraad Datum collegebesluit:

5 juli 2022

Datum vergadering Voorstel van Team Portefeuillehouder

5 juli 2022 Meinema Griffie

Onderwerp Openbaar

Overnemen adviezen naar aanleiding van evaluatie auditcommissie Ja

Publiekssamenvatting Op 10 februari 2022 heeft de toenmalige auditcommissie een evaluatie over haar werkzaamheden tijdens de raadsperiode 2018-2022 uitgevoerd. Het doel hiervan was om verbeter- en aandachtspunten aan de toekomstige auditcommissie en gemeenteraad mee te geven. Dit heeft vijftien adviezen opgeleverd.

Voorgesteld besluit 1. De onderstaande adviezen van de auditcommissie over te nemen en hier in het vervolg naar te handelen: Accountant: 1. Alle leden van de auditcommissie dienen deel te nemen aan de selectiecommissie voor de aanbesteding van een nieuwe accountant; 2. Laat tijdens het aanbestedingsproces voor een nieuwe accountant de kandidaat-accountants (en hun teamleiders) zichzelf presenteren; 3. Alle leden van de auditcommissie moeten ter bevordering van de samenwerking kennismaken met de accountant 4. De auditcommissie kan de accountant bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole een opdracht geven om aan de specifiek onderwerp aandacht te schenken; Planning & Control-producten: 5. Dring er bij het college nogmaals op aan dat de gemeente Schagen toereikend risicomanagement implementeert; 6. Alle leden van de gemeenteraad (incl. auditcommissieleden) moeten bij de introductie en wederom voorlichting krijgen over gemeentefinanciën; 7. Organiseer in voorbereiding op vergaderingen van de gemeenteraad voorlichtingssessies over financieel gerelateerde onderwerpen; 8. Voeg de verslagen van de auditcommissievergaderingen altijd toe aan de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen; 9. Plaats adviezen van de auditcommissie op de agenda van oordeelsvormende vergaderingen; 0. Overweeg de frequentie van de voortgangsrapportage; Overige financiële producten: 1.

Maak (tijdig) overzichtelijk welke financiële producten wanneer aangeleverd moeten worden; 2. Maak overzichtelijk welke financiële verordeningen en beleidsnota’s wanneer geactualiseerd moeten worden;

Raadsvoorstel griffie

Pagina 1 of 4

Afstemming en samenwerking: 13. De portefeuillehouder, gemeentesecretaris en concerncontroller behoren bij de auditcommissievergaderingen aanwezig te zijn; 14. Nodig de raadsvolgers en rapporteurs van de gemeenschappelijke regelingen uit voor een auditcommissievergadering om hun bevindingen te bespreken; 15. Zoek meer samenwerking met de rekenkamercommissie;

Inleiding Op 10 februari 2022 heeft de toenmalige auditcommissie een evaluatie over haar werkzaamheden tijdens de raadsperiode 2018-2022 uitgevoerd. Het doel hiervan was om verbeter- en aandachtspunten aan de toekomstige auditcommissie en gemeenteraad mee te geven. In de evaluatie kwamen de volgende onderwerpen aan de orde: 1. Accountant 2. P&C-producten 3. Overige financiële producten 4. Afstemming en samenwerking 5. Overige aandachtspunten De evaluatie heeft vijftien adviezen opgeleverd.

Beoogd effect Verbeteren doelmatigheid en doeltreffendheid van de werkzaamheden van de auditcommissie en haar adviezen richting de gemeenteraad.

Namens de auditcommissie,

Mevrouw B.J. Glashouwer, voorzitter auditcommissie Schagen

Bijlagen 1.

027 Raadsinformatiememo Evaluatie auditcommissie def.pdf

Raadsvoorstel griffie

Pagina 2 of 4

Concept Raadsbesluit Vergadering van ... Overnemen adviezen naar aanleiding van evaluatie auditcommissie

De Gemeenteraad van de gemeente Schagen, Gelezen de "Raadsinformatiememo evaluatie auditcommissie (2018-2022)"; Gehoord het advies van de Oordeelsvormende vergadering d.d. 16 juni 2022

besluit 1. De onderstaande adviezen van de auditcommissie over te nemen en hier in het vervolg naar te handelen: Accountant: 1. Alle leden van de auditcommissie dienen deel te nemen aan de selectiecommissie voor de aanbesteding van een nieuwe accountant; 2. Laat tijdens het aanbestedingsproces voor een nieuwe accountant de kandidaat-accountants (en hun teamleiders) zichzelf presenteren; 3. Alle leden van de auditcommissie moeten ter bevordering van de samenwerking kennismaken met de accountant 4. De auditcommissie kan de accountant bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole een opdracht geven om aan de specifiek onderwerp aandacht te schenken; Planning & Control-producten: 5. Dring er bij het college nogmaals op aan dat de gemeente Schagen toereikend risicomanagement implementeert; 6. Alle leden van de gemeenteraad (incl. auditcommissieleden) moeten bij de introductie en wederom voorlichting krijgen over gemeentefinanciën; 7. Organiseer in voorbereiding op vergaderingen van de gemeenteraad voorlichtingssessies over financieel gerelateerde onderwerpen; 8. Voeg de verslagen van de auditcommissievergaderingen altijd toe aan de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen; 9. Plaats adviezen van de auditcommissie op de agenda van oordeelsvormende vergaderingen; 10. Overweeg de frequentie van de voortgangsrapportage; Overige financiële producten: 11.

Maak (tijdig) overzichtelijk welke financiële producten wanneer aangeleverd moeten worden; 12. Maak overzichtelijk welke financiële verordeningen en beleidsnota’s wanneer geactualiseerd moeten worden; Afstemming en samenwerking: 13. De portefeuillehouder, gemeentesecretaris en concerncontroller behoren bij de auditcommissievergaderingen aanwezig te zijn; 14. Nodig de raadsvolgers en rapporteurs van de gemeenschappelijke regelingen uit voor een auditcommissievergadering om hun bevindingen te bespreken; 15. Zoek meer samenwerking met de rekenkamercommissie;

Aldus besloten in de vergadering van... De Gemeenteraad van de gemeente Schagen,

Raadsvoorstel griffie

Pagina 3 of 4

Raadsvoorstel griffie

Pagina 4 of 4