RV Aanbesteding accountantsdiensten

Raadsvoorstel Raadsvergadering van 29 juni 2021

Datum coll.besl.

n.v.t.

Voorstel van

Graham Johnstone

Telefoonnr.

nvt

Registratienr. Onderwerp

Aanbesteding Accountantsdiensten 2022, 2023 en 2024

Publiekssamenvatting Voor de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de jaren 2022, 2023 en 2024 is een Aanbestedingsdocument en een programma van eisen opgesteld.

Gevraagde besluit 1. In te stemmen met het aanbestedingsdocument en het programma van eisen; 2. de griffier de opdracht te geven de aanbesteding te doen

Aanleiding Het huidige contract met de accountant, Ipa-Acon, eindigt na afloop van de controle van de jaarstukken over het boekjaar 2021. Gelet hierop wordt uw raad gevraagd in te stemmen met voorliggend programma van eisen met daarin het plan van aanpak voor de aanbesteding accountantscontrole ten behoeve van de controle van de jaarstukken over de boekjaren 2022, 2023 en 2024.

Centrale vraag De regels voor aanbesteding zijn vastgelegd in het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid. In dit beleid zijn de financiële drempels opgenomen en afhankelijk van de geschatte aanneemsom van de te leveren dienst leidt dit aan de hand van een op te stellen programma van eisen tot een keuze. Accountantsdiensten vallen in termen van het aanbestedingsbeleid tot de categorie diensten. Omdat in de verordening wordt bepaald dat de gemeentelijk accountant voor de duur van maximaal vier jaar wordt benoemd moeten de totale jaarlijkse kosten voor de accountant (bijzondere verklaringen, tussentijdse controle en controle op de jaarrekening (incl. SiSa)) vermenigvuldigd worden met in dit geval drie. Dit leidt tot een uiteindelijk geschatte aanneemsom van circa € 100.000 op basis van de huidige accountant kosten plus een indexatie.

Beoogd maatschappelijk resultaat

Door dit besluit wordt de accountantsdienst voor de jaren 2022, 2023 en 2024 aanbesteed en kunnen we voldoen aan de wettelijke eisen op dit gebied.

Kader In de auditcommissie van 29 april 2021 is de wens uitgesproken, de accountantsaanbesteding voortaan niet aan het einde van een raadsperiode te doen. Om hier invulling aan te geven wordt voorgesteld nu een aanbesteding te doen voor de periode van drie jaar. Het voorbereiden van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de benoeming is een taak van de auditcommissie. De auditcommissie heeft dit procedurevoorstel is haar laatste twee vergaderingen behandeld. De uiteindelijke selectie zal met een advies van de auditcommissie aan de raad worden voorgelegd.

Financiële consequenties In de begroting is een budget opgenomen voor de kosten accountant.

Communicatie van het besluit Als de raad akkoord gaat met dit voorstel wordt de aanbesteding opgestart.

Realisatie van het besluit Zoals bekend is het de bevoegdheid van de raad om de accountant te benoemen. In het programma van eisen, paragraaf 1.1 is gesteld dat de begeleiding van het offertetraject is opgedragen aan de griffier, vertegenwoordiging uit de gemeenteraad, de concern-controller, de teamleider Financiën en belasting en een adviseur financiën, (hierna te noemen de selectiecommissie). Zij beoordelen de uitgebrachte offertes op basis van objectieve criteria, toetsen de offertes aan het door de raad vastgestelde programma van eisen en doen de gemeenteraad een voorstel voor de benoeming van de accountant. Ten behoeve van de inhoudelijke ondersteuning en advisering wordt daarnaast voorgesteld aan de begeleidingscommissie toe te voegen: de inkoop en aanbestedingsadviseur.

Gelet op het vorenstaande, stel ik u voor bijgaand besluit vast te stellen.

De griffier van de gemeente Schagen,

G.E.P. Meijer.

Gepubliceerde bijlagen: -Aanbestedingsdocument -Programma van eisen