Rkc Schagen Eindrapport Van Wob naar Woo

Het is dus onbekend hoe vaak beslissingen op Wob-verzoeken in Schagen leiden tot bezwaar en/of beroepsprocedures en wat de uitkomsten daarvan zou zijn. Het is eveneens onbekend of de bezwaarschriftencommissie en/of (voorzieningen)rechter toegang (zouden) krijgen tot de ongelakte stukken zodat zij kunnen beoordelen of weigeringsgronden terecht zijn toegepast.

3.6.2 Verantwoording aan de gemeenteraad Over de informatievoorziening van de gemeenteraad over de uitvoering van de Wob zijn geen afspraken gemaakt. Onder de Woo zijn overheden verplicht om in de jaarlijkse begroting aandacht te besteden aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo en in de jaarlijkse verantwoording verslag te doen van de uitvoering.40

40 Artikel 3.5 Woo.

22

VAN WOB NAAR WOO

4 Conclusies en aanbevelingen 4.1 Samenvattende conclusie De vraag hoe Schagen uitvoering geeft aan de Wob en hoe dit zich verhoudt met de eisen van de Woo staat in deze rapportage centraal. Wij constateren dat op het merendeel van de Wob-verzoeken een juiste en goed gemotiveerde beslissing is genomen. Bovendien worden derde-belanghebbenden in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen. Hun input wordt dus bij de totstandkoming van het besluit betrokken. In een enkel geval was de weigering om informatie te verstrekken niet goed gemotiveerd: hier steunde de beslissing om het verzoek af te wijzen juist te sterk op een ingediende zienswijze en had het college zelf geen afweging gemaakt, althans dat bleek niet uit de motivering. De wijze waarop verzoeken om informatie inhoudelijk beoordeeld worden, wordt door de Woo niet ingrijpend gewijzigd. Er zijn enkele nieuwe uitzonderingsgronden ingevoerd en de openbaarmaking van informatie die ouder is dan vijf jaar kan minder snel worden geweigerd. Buiten deze nieuwe eisen, hoeft de wijze waarop Wob-verzoeken inhoudelijk worden beoordeeld niet te worden aangepast. Over de procedure voor de afhandeling van Wob-verzoeken is daarentegen wel het nodige op te merken. In 4.2 staan aanbevelingen om hiermee concreet aan de slag te gaan.

4.2 Aanbevelingen Aanbeveling 1: Maak indiening van Woo-verzoeken per elektronische weg mogelijk In de eerste plaats is indiening via elektronische weg is niet mogelijk. Onder de Woo is dit niet langer toegestaan. De wetgever vindt dat indieners van verzoeken onnodig worden beperkt als zij alleen via de post of mondeling verzoeken in kunnen dienen. De Woo verplicht bestuursorganen tot het openstellen van de elektronische weg: hetzij door indiening per e-mail of indiening per online formulier mogelijk te maken. Schagen dient hier een keuze in te maken. Aanbeveling 2: Stel criteria vast voor de beoordeling of een verzoek om informatie als Woo-verzoek of als regulier informatieverzoek behandeld moet worden Een andere kanttekening kan worden geplaatst bij de beoordeling of een verzoek een Wob-verzoek (thans: Woo-verzoek) of een regulier informatieverzoek betreft. Deze beoordeling wordt gedaan door de medewerkers van de vakafdelingen, maar er zijn geen criteria voor vastgesteld en er wordt ook niet aan de verzoeker gevraagd of de conclusie dat het al dan niet om een Wob/Woo-verzoek gaat klopt. Het is echter wenselijk dat hier wel criteria voor zijn en dat hierover in gesprek wordt gegaan met de verzoekers.

De verzoeker is er namelijk niet altijd bij gebaat dat zijn verzoek als Wob/Woo-verzoek wordt beschouwd, omdat de consequentie hiervan is dat de opgevraagde informatie voor éénieder openbaar is. Dat is bijvoorbeeld het geval als de verzoeker inzage wil in zijn eigen dossier of vraagt om informatie over een procedure waar hij of zij bij betrokken is. Het verdient daarom aanbeveling dat criteria worden opgesteld voor de beoordeling of een verzoek als Woo-verzoek of als regulier informatieverzoek behandeld moet worden. In bijlage 3 is hier een aanzet voor gedaan. Aanbeveling 3: Heb aandacht voor het tijdig beslissen op ingediende verzoeken Daarnaast kost het de gemeente veel tijd om op een Wob-verzoek te beslissen. Gemiddeld bedraagt deze tien weken en in drie van de zeven dossiers waarin het verzoek als Wob-verzoek werd behandeld is niet tijdig beslist. Onder de Woo blijft het uitgangspunt dat een bestuursorgaan binnen vier weken een beslissing heeft genomen op het verzoek. De verdagingstermijn wordt bovendien verkort van vier naar twee weken. Om te voldoen aan de wettelijke regels met betrekking tot de beslistermijn, is het zaak dat Schagen sneller op Wob-verzoeken beslist.

23

VAN WOB NAAR WOO

Aanbeveling 4: Publiceer naar aanleiding van een Woo-verzoek openbaargemaakte informatie op de website en/of PLOOI De openbaargemaakte informatie wordt op dit moment niet op de website gepubliceerd door de gemeente. Vanaf 1 mei 2022 moet de openbaarmaking van informatie op grond van de Woo op een zodanige wijze gebeuren dat zoveel mogelijk belangstellende burgers worden bereikt. Zoals in paragraaf 2.3 is uiteengezet, is plaatsing van de informatie op de website een voor de hand liggende manier om te voldoen aan deze verplichting. Bovendien moeten Woo-verzoeken, de besluiten daarop en de openbaargemaakte documenten op grond van art. 3.3, tweede lid, onder i, Woo gepubliceerd worden op PLOOI. Deze bepaling treedt echter later in werking. Aanbeveling 5: Stel een procesbeschrijving op Schagen beschikt niet over beleid of werkinstructies over de behandeling van Wob-verzoeken. De behandeling van Wob/Woo-verzoeken kan echter worden verbeterd door het opstellen en opvolgen van een procesbeschrijving. Een procesbeschrijving kan voorkomen dat bepaalde wettelijke verplichtingen over het hoofd worden gezien en niet worden nageleefd. Zeker nu sprake is van een gewijzigd regime biedt een procesbeschrijving houvast. Specifiek voor Schagen kan worden benadrukt wat de termijnen zijn voor de afhandeling van Woo-verzoeken en dat deze verzoeken op de website gepubliceerd dienen te worden.

Daarnaast kan een procesbeschrijving voorzien in de hierboven besproken criteria voor de beoordeling van de vraag of het informatieverzoek een Woo-verzoek betreft en de voorwaarden voor de toepassing van de uitzonderingsgronden. Formats voor ontvangstbevestigingen, verdagingsbrieven en besluiten kunnen hier ook in worden opgenomen. In bijlage 3 is een voorbeeld opgenomen van de stappen die in de procesbeschrijving aan de orde kunnen komen. Aanbeveling 6: Wijs een Woo-contactpersoon aan die tevens het proces van de behandeling van Woo-verzoeken coördineert Art. 4.7 Woo verplicht bestuursorganen tot het aanstellen van tenminste één contactpersoon die vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie beantwoord. Deze persoon beantwoord vragen over de beschikbaarheid van informatie en kan bij minder omvangrijke en eenvoudige verzoeken ook overgaan tot verstrekking van documenten. Los van het feit dat aanwijzing van een Woo-contactpersoon een wettelijke verplichting is, kan dit de wijze waarop Woo-verzoeken door Schagen worden behandeld aanzienlijk verbeteren. In de eerste plaats is de Woo-contactpersoon de aangewezen persoon om te beoordelen of een verzoek om informatie als Woo-verzoek moet worden beschouwd. Bij onduidelijkheden op dit punt kan de Woo-contactpersoon in gesprek gaan met de verzoeker.

Het is aan te bevelen dat de Woo-contactpersoon ook een coördinerende rol op zich neemt. Dat houdt in dat de Woo-contactpersoon de verzoeken uitzet bij de juiste vakafdeling en kan toezien op afhandeling van Wob-verzoeken binnen de wettelijke termijn. Daarnaast kan deze persoon de vakafdelingen verder ondersteunen door middel van het opstellen van formats voor ontvangstbevestigingen, verdagingsbrieven en besluiten en het beantwoorden van vragen. Aanbeveling 7: Heb aandacht voor de implementatie van de actieve openbaarheidsverplichtingen uit de Woo De actieve openbaarheid is in deze rapportage niet besproken. Dat betekent niet dat dit onderwerp voor Schagen niet van belang is. De komende jaren treedt art. 3.3 Woo namelijk gefaseerd inwerking. Dat houdt concreet in dat de gemeente steeds meer categorieën informatie uit eigen beweging openbaar dient te maken via PLOOI. De informatie die actief openbaar moet worden gemaakt en de voorwaarden daarvoor zijn besproken in paragraaf 2.4. De actieve openbaarmaking van deze informatie is een omvangrijke en complexe klus, waarbij het verstandig is dat al voorafgaand aan de inwerkingtreding van de verplichtingen voorbereidingen worden getroffen om hieraan te voldoen.

24

VAN WOB NAAR WOO

Aanbeveling 8: Besteed in de begroting aandacht aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo, doe in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering daarvan en bezie of er nog aanvullende afspraken rondom informatievoorziening gewenst zijn. Onder de Woo zijn overheden verplicht om in de jaarlijkse begroting aandacht te besteden aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo en in de jaarlijkse verantwoording verslag te doen van de uitvoering.41 Hierdoor kan de gemeenteraad kennisnemen van uitvoering van de wet. Daarnaast kunnen de gemeenteraad en het college afspraken maken over frequentere informatieverstrekking. Indien gewenst kan de gemeenteraad hier nadere vragen over stellen en/of beleidsmatige uitgangspunten formuleren. Over de informatievoorziening van de gemeenteraad over de uitvoering van de Wob zijn op dit moment geen afspraken gemaakt.

41 Artikel 3.5 Woo.

25

VAN WOB NAAR WOO

Bijlage 1: Uitzonderingsgronden Wob Artikel 10 Wob: uitzonderingsgronden 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a.de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b.de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in de artikelen 9, 10 en 87 van de Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a.de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; b.de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; c.de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e.de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g.

het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. (…) Artikel 11 Wob: persoonlijke beleidsopvattingen 1. In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatie verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. (…)

26

VAN WOB NAAR WOO

Bijlage 2: Overzicht onderzoeksmethoden Documentstudie Bij aanvang van het NVRR-onderzoek zijn de deelnemende overheden verzocht om documenten die van belang zijn voor de uitvoering van de Wob aan te leveren. Het ging daarbij om: • Beleid over de Wob, openbaarheid van bestuur, openbaarmaking van informatie of de afhandeling van verzoeken tot informatie. • Werkinstructies, procesbeschrijvingen of werkafspraken over de afhandeling van Wob-verzoeken, verzoeken om informatie of de openbaarmaking van informatie uit eigen beweging. • Alle overige stukken die betrekking hebben op de Wob of openbaarheid van bestuur. Schagen geeft aan niet over beleid, procesbeschrijvingen, werkinstructies of andere documenten over openbaarheid van overheidsinformatie of de uitvoering van de Wob te beschikken. Wel geeft de gemeente aan dat iedere werknemer zijn ‘eigen Wob-verzoek’ afhandelt en daarbij vragen kan stellen aan de afdeling Juridische Zaken. Dossierstudie De deelnemende overheden aan het NVRR DoeMee-onderzoek zijn gevraagd tien dossiers over afgehandelde Wob-verzoeken uit de periode 2018-2020 aan te leveren, met het verzoek tot spreiding over de volgende kenmerken: • Bestuursorgaan tot welke het verzoek is gericht. • Type verzoeker (inwoner, volksvertegenwoordiger, journalist, ngo, onderzoeker, ‘repeatplayer’).

• Onderwerp van het verzoek (sociaal domein, fysiek domein, politiek-bestuurlijk). • Toekenning of afwijzing. • Beoordeling door de bezwaarschriftcommissie of rechter. • Jaar van indiening van het verzoek. De overheden zijn verzocht om naast het verzoek en de daaropvolgende beschikking ook de overige stukken te verstrekken die betrekking hebben op het verzoek, bijvoorbeeld verzoeken tot aanvullende informatie, zienswijzen van derden, verdagingen van de beslistermijn, stukken die betrekking hebben op bezwaar- en beroepsprocedures en de openbaargemaakte informatie. Schagen heeft elf dossiers verstrekt. Daarvan zijn twee niet compleet. In een dossier ontbreekt het verzoek en – omdat het verzoek als een regulier informatieverzoek is afgedaan – het besluit. In het andere dossier ontbreken de openbaargemaakte documenten. Deze twee dossiers kunnen dus niet volledig worden beoordeeld. Websiteonderzoek Voor het NVRR DoeMee-onderzoek zijn de websites van de deelnemende overheden geraadpleegd, waarbij werd gezocht naar informatie over de indiening en beoordeling van Wob-verzoeken, de openbaarmaking van documenten en de mogelijkheid tot bezwaar en beroep ingeval van afgewezen verzoeken. Deze informatie is beoordeeld op juistheid, volledigheid en begrijpelijkheid. Ook is gekeken of de website het indienen van Wob-verzoeken vergemakkelijkt.

De webpagina over de Wob van Schagen is terug te vinden via: https://www.schagen.nl/informatie-opvragen-wob-verzoek. Vragenlijstonderzoek Onder de deelnemende overheden zijn twee vragenlijsten uitgezet. De eerste vragenlijst richtte zich op de kwantitatieve aspecten over de uitvoering van de Wob-verzoeken zoals aantallen ingediende verzoeken, toekenningen en afwijzingen en doorlooptijden. In het vervolg van deze rapportage wordt deze vragenlijst aangeduid als vragenlijst cijfers. De tweede vragenlijst richtte zich op beleidsmatige

27

VAN WOB NAAR WOO

en organisatorische aspecten zoals de aan- of afwezigheid van beleid en werkinstructies, de manier waarop een Wob-verzoek kan worden ingediend, de wijze van openbaarmaking en de verantwoording aan de volksvertegenwoordiging. Deze vragenlijst wordt aangeduid als vragenlijst inhoud. Schagen heeft beide lijsten ingevuld. Uit de reactie van de vragenlijst cijfers blijkt echter dat Schagen geen cijfers ten aanzien van Wob-verzoeken bijhoudt. Op de vragenlijst inhoud heeft de invuller, behoudens uitzonderingen, steeds ‘weet ik niet’ geantwoord. Zowel de vragenlijst cijfers en vragenlijst inhoud zijn dus beperkt bruikbaar voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. Omwille de leesbaarheid wordt in dit rapport verwezen naar ‘de vragenlijst’ of ‘het vragenlijstonderzoek’.

28

VAN WOB NAAR WOO

Bijlage 3: Voorbeeld-procesbeschrijving Procesbeschrijving Stap 1. De Woo-contactpersoon/coördinator ontvangt het verzoek Stap 2. Zend het verzoek door als de informatie zich bij een andere overheidsinstantie bevindt Stap 3. Bevestig de ontvangst en deel eventuele doorzending mee aan de verzoeker Stap 4. Beoordeel of het een Woo-verzoek of een regulier informatieverzoek betreft en neem contact op met de verzoeker als hierover onduidelijkheid bestaat De volgende criteria kunnen hierbij in acht worden genomen: -

de gevraagde informatie heeft betrekking op een bestuurlijke aangelegenheid; de gevraagde informatie is neergelegd in documenten; de gevraagde informatie heeft geen betrekking hebben op informatie die enkel op de verzoeker betrekking heeft; het verzoek heeft de strekking de documenten voor eenieder openbaar te maken; de Wob wordt genoemd.

Ingeval een verzoek niet voldoet aan deze criteria voldoet, kan contact worden opgenomen met de verzoeker. Stap 5. Noteer de deadline voor het nemen van een besluit De Woo biedt de mogelijkheid om deze termijn met twee weken te verdagen ingeval van omvangrijke of complexe verzoeken die niet binnen vier weken kunnen worden afgedaan. Stap 6. Verzamel de informatie Stap 7. Stel derde-belanghebbenden in de gelegenheid om een zienswijze in te dienen Stap 8. Beoordeel of uitzonderingsgronden van toepassing zijn Stap 9. Stel het besluit op en publiceer de openbaargemaakte informatie op de website

29