Raadsrapportage Schagen GR OD - NHN (20210519)

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Datum: Gem. Regeling: Raadsrapporteurs: Portefeuillehouder: Ondersteuning:

19 mei 2021 Omgevingsdienst Noord-Holland Noord Boudien Glashouwer, André Groot, Hans Kröger Hans Heddes Chris Waal en Pim de Boer

Inleiding Dit is een vervolg op onze raadsrapportage d.d. 12 mei 2020. Deze rapportage heeft een vervolg gekregen in een gesprek op 28 september 2020 van het bestuur van de OD NHN met een brede vertegenwoordiging van Schagen: Boudien Glashouwer, André Groot, Hans Heddes, Frans Jansen Hans Kröger, Jan Schrijver, Friso Teerink, Margreet Verloop en Chris Waal. De Omgevingsdienst (OD) NHN is gestart in 2014. De OD NHN bedient ten aanzien van de fysieke leefomgeving de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Drechterland, Enkhuizen, Heerhugowaard, Heiloo, Hollands Kroon, Hoorn, Koggenland, Langedijk, Medemblik, Opmeer, Schagen, Stede Broec en Texel en voorts de provincie Noord-Holland. Als raadsvolgers Schagen constateerden wij de afgelopen jaren dat de OD NHN qua bedrijfsvoering onvoldoende op stoom leek te komen. De volgende aandachtspunten kwamen in het gesprek d.d. 28 september jl. aan de orde: • • • • • •

De governance van de OD en het leveren van passende managementinformatie door de jaren heen was nog niet op orde. Schagen heeft een beperkt aantal taken teruggenomen, de discussie hierover is opgelost. Er was enige nonchalance over de procesbeheersing. ICT-budgetten werden steeds doorgeschoven door vertraging in de uitvoering. Kaders, beleid, ontwikkelingen, risico’s en onderbouwing, overheadkosten en personele bezetting moesten op niveau worden gebracht. De rechtmatigheidsverantwoording ingaande 2021 moest voldoende aandacht krijgen.

De OD gaf aan dat er terechte vragen zijn gesteld. Goed om elkaar waar nodig sneller te gaan opzoeken als basis voor een goede samenwerking. Inmiddels is in april 2021 een nieuwe directeur aangesteld, die met een frisse blik binnen de OD aan de slag is gegaan. Bevindingen Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 Op 19 mei 2021 spraken de raadsrapporteurs met de portefeuillehouder Hans Heddes, die inmiddels kennis heeft gemaakt met de nieuwe directeur. Zienswijze Er ligt een stevige zienswijze, waaruit blijkt dat vele zaken in de stukken nog onvoldoende duidelijk zijn, waaronder de forse stijging van de kasgeldpositie naar € 12,7 miljoen in 2020. Een gebruikelijk Financieel Vooroverleg heeft helaas niet plaatsgevonden. Bij de raadsvolgers leven dus nog vragen.

Accountantsverslag De controlerend accountant van PSA geeft een goedkeurende verklaring af voor getrouwheid en rechtmatigheid. Opvallende zaken zijn: • Er is een positief resultaat van € 2.797 mln. Waar dat precies door is ontstaan is niet duidelijk; is dat incidenteel of structureel? • Het weerstandsvermogen wordt door de accountant onvoldoende bevonden. Komt dat door bestemmingsreserves? • Er moet gewerkt worden aan risico-inventarisatie. • Het Plan van Aanpak Rechtmatigheidsverantwoording moet worden verbeterd. • Het programma uitvoering ICT-masterplan moet worden getoetst door de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Jaarverslag De kosten zijn gestegen, hoger dan de begroting, terwijl de inkomsten ook sterk zijn gestegen, waaronder incidentele inkomsten van de gemeente Schagen. Kunnen we daarmee de conclusie trekken dat de bezuinigingsoperatie niet is geslaagd? Exploitatiesaldo Masterplan ICT Bij de start van het masterplan is inzichtelijk gemaakt wat er voor acties moesten plaats vinden en de daarbij behorende financiële consequenties. Inmiddels is de uitvoering van het Masterplan ICT in volle gang. Het DB adviseert om het exploitatiesaldo Masterplan ICT ad € 768.574,86 daarom niet te storten in de daarvoor bestemde reserve maar te restitueren aan de deelnemers naar verhouding van de lumpsum bijdrage.

Het gaat er nu even om over welk jaar dit geldt: het jaar van inleg of het jaar 2020, want dat is voor Schagen na het zelf oppakken van de plus-taken nadelig. Resultaatbestemming Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om: 1. Een bedrag van € 17.992 toe te voegen aan de Algemene Reserve. 2. Een bedrag van € 960.662 te restitueren aan de deelnemers naar verhouding van de lumpsum bijdrage milieutaken. 3. Een bedrag van € 1.090.000 te storten in de bestemmingsreserve VTH-plustaken. 4. Een bedrag van € 728.800 te restitueren aan de deelnemer VTH-plustaken. Het positief resultaat over het boekjaar 2020 is € 2.797 mln. Het is onvoldoende duidelijk of dit incidentele of structurele posten betreft. De raadsvolgers vragen zich af of het nodig is een bedrag van € 1.090.000 te storten in de bestemmingsreserve VTH-plustaken. Als dit het achterblijven van taken betreft in coronatijd, dan lijkt het onwaarschijnlijk dat deze taken in 2021 of later kunnen worden ingehaald. Advies aan de raad 1. Ga akkoord met de door de GR OD NHN voorgelegde jaarstukken 2020 en de Begroting 2022. 2. Maar laat de portefeuillehouder eerst onderzoeken of de bestemmingsreserve VTHplustaken wel realistisch is. 3. Geef aan de portefeuillehouder mee dat het terugstorten van ICT-gelden geschiedt op basis van de lumpsumbijdrage in het jaar van inleg; dat is reëler dan nu wordt voorgesteld. 4.

Dring aan op het oppakken van verbeterpunten uit de accountantscontrole, waaronder het Plan van Aanpak Rechtmatigheidsverantwoording.

2