Programmabegroting 2023 def raad 081122

86

Raming Raming Raming 2023 2024 2025 46,1% 45,8% 46,3% 45,3% 45,1% 45,3% 37,0% -2,96% 1,4% 116%

36,7% -2,53% 1,1% 116%

36,0% -2,64% 0,6% 116%

Met ingang van het begrotingsjaar 2022 wordt bij de opstelling van de prognose balans rekening gehouden met een vertraging op de investeringen. Deze vertraging werkt door in de berekening van de netto schuldquote. Hierdoor is er een groot verschil tussen de schuldquote van 2021 en 2022 e.v. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de gegevens van bovenstaande tabel. Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Een percentage tot 100% is als voldoende aan te merken. Het percentage voor 2022 ligt beduidend lager en is hiermee ruim voldoende. In de Nota vermogensbeleid Schagen is aangegeven dat de netto schuldquote voor ons 70% mag bedragen. De solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond de 50% is voldoende. Het percentage waar wij op uitkomen is lager. Dit is niet erg. Zolang de exploitatie sluitend is en er budget is om de rente en aflossingen op vreemd vermogen te voldoen. Structurele exploitatieruimte Het financiële kengetal structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is.

Daarnaast geeft dit kengetal ook aan of de gemeente in staat is om structurele tegenvallers op te vangen. Ook geeft het aan of er nog ruimte is voor nieuw beleid. Een structureel ratio rond de 0,% geeft een acceptabel risico. Dit is afhankelijk van de Algemene uitkering en belasting capaciteit. Door de gepresenteerde negatieve saldi komen wij onder nul uit. Kengetal grondexploitatie Het financiële kengetal grondexploitatie geeft aan hoe groot de grondpositie is ten opzichte van de jaarlijkse baten. Oftewel de boekwaarde. Een norm bepalen voor dit kengetal is lastig. De boekwaarde van de gronden in bezit zegt namelijk nog niets over de relatie tussen de vraag en aanbod van woningbouw dan wel m2-bedrijventerrein. Maatwerk is hiervoor van toepassing. Hierbij kijken we naar hoeveel woningen of m2-bedrijventerrein zijn gepland, het type en op welke plek. Daarnaast is het van wezenlijk belang wat de te verwachte vraag zal zijn. Dit vraagt meer onderzoek dan naar voren komt uit het genoemde kengetal. De boekwaarde van de gronden geeft wel weer of een gemeente veel middelen heeft gestopt in haar grondexploitatie. Dit geld dient namelijk ook nog terugverdiend te worden. Om vorengenoemde redenen is geen norm verbonden aan het kengetal grondexploitatie.

Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit geeft inzicht hoe de belastingdruk in een gemeente zich verhoudt ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Een percentage van 100% wil zeggen dat we op het landelijk gemiddelde zitten. Onze belastingdruk is dus hoger dan het landelijk gemiddelde. In de tabel voor het jaar 2021 e.v. is uitgegaan van de tabel opgenomen op onze website ‘Schagen in cijfers’. Deze presenteert cijfers met als basisjaar 2019.

87

Paragraaf kapitaalgoederen Algemeen In de openbare ruimte verstaan wij onder kapitaalgoederen wegen, wandelpaden, fietspaden, civiele kunstwerken, groen, bomen, speelvoorzieningen, riolering, oppervlaktewater, straatmeubilair, verlichting en strand. De kwaliteit van de kapitaalgoederen is van directe invloed op de veiligheid van de gebruikers en op de leefbaarheid, beleving, aanzien en de uitstraling van onze gemeente. Het in stand houden van de kapitaalgoederen verdelen wij onder in: 1. Onderhoud, oftewel het op niveau houden voor dagelijks gebruik. 2. Beheer, oftewel het op niveau houden zodat de te verwachten levensduur wordt gehaald. 3. Vervanging, indien de huidige kwaliteit of situatie niet meer voldoet. In april 2019 zijn voor alle kapitaalgoederen meerjarige onderhoudsplannen opgesteld en gepresenteerd. Deze plannen zijn gebaseerd op degelijke volumebepalingen en kwaliteitsbeoordelingen. Uit de theoretisch bepaalde opgave bleek dat gemiddeld per jaar €12.500.000 nodig is om de kapitaalgoederen in veilige staat en op het juiste onderhoudsniveau te houden. Dit is op basis van het vastgestelde beleid. Afdeling Openbaar gebied zag enkele jaren geleden een bezuinigingspotentieel van € 1.000.000 in de vorm van procesoptimalisatie en de toenmalige marktsituatie. Als we dat meerekenen, komt het benodigde jaarbedrag uit op € 11.500.000.

Volgens het raadsbesluit 'Basis op Orde' van 5 november 2019 wordt per 2020 jaarlijks met € 450.000 cumulatief versneld ingegroeid naar het gewenste en noodzakelijke jaarlijkse budget van € 11.500.000. Dit is op basis van areaal 2019. Jaar 2023 2024 2025 2026 2027 2028

Ingroei 450.000 euro/jaar 9.600.000 10.050.000 10.500.000 10.950.000 11.400.000 11.500.000

Sinds 2019 is er sprake geweest van areaaluitbreiding in het openbaar gebied. Door nieuwe aanleg of door andere veranderingen groeit het areaal dat door ons in stand gehouden moet worden. De onderhoudskosten groeien daardoor ook. Daarnaast is er sinds 2019 sprake van een aanzienlijke geldontwaarding. We hebben de ambitie om de ingroei te versnellen. Zodat in 2026 de benodigde en beschikbare middelen in evenwicht zijn. In de kadernota 2024 duiden we wat de financiële effecten zijn van de versnelde ingroei. Over de effecten van de areaaluitbreiding en de opgetreden inflatie hebben we u in een raadsmemo ingelicht. De disciplines afval, begraafplaatsen en riolering hebben aparte financiële stromen. Voor afval en riolering worden de kosten bepaald op basis van kostendekking en de te behalen beleidsdoelen.

88

Investeringen in het openbaar gebied moeten geactiveerd worden op grond van het actuele Besluit begroting en verantwoording, oftewel BBV. Dit betekent dat zij zichtbaar zijn op de balans. Dit staat haaks op ons uitgangspunt van zuiver begroten. Investeringen in het openbaar gebied zijn niet verhandelbaar en vormen dus geen vermogen van de gemeente. In overeenstemming met het BBV gaan we met de investeringen in het openbaar gebied als volgt om. De investering wordt geactiveerd en afgeschreven over de periode van de verwachte levensduur. Tegelijkertijd wordt een reserve gevormd van gelijke omvang. Hiermee worden gedurende de levensduur de afschrijvingslasten gedekt. Hierdoor schuiven we de lasten niet door naar de toekomst. Zo voorkomen wij ook dat op termijn een belangrijk deel van het budget op gaat aan rentelasten. Wegen, verkeer & vervoer Kapitaalgoed

Areaal

Eenheid

Wegen

3,8

milj.m2

Straatmeubilair

15.000

stuks

Verkeersmeubilair

8.600

stuks

De aanwezige verharding bestaat voor circa 51,5% uit asfaltverharding en voor circa 48,5% uit elementenverharding. De keuze ‘sober en doelmatig’ van het Integraal beleidsplan Openbaar Gebied betekent dat wij de wegen grotendeels op CROW C-niveau in stand houden. Voor de toeristische centra van Schagen, Callantsoog, Petten, Burgerbrug en Sint Maartenszee doen wij dit op een iets hoger CROW B-niveau. Op dit moment zitten de wegen gemiddeld nog op B-niveau. Laadpalen Er komen steeds meer en ook beter betaalbare volledig elektrische auto’s op de markt. Rond 2025 verwachten de belangrijkste fabrikanten al hun modellen ook als volledig elektrisch te kunnen leveren. Het aantal voertuigen met geheel of gedeeltelijke elektrische aandrijving neemt steeds toe. Inwoners die niet op eigen terrein kunnen parkeren, kunnen een laadpaal bij ons aanvragen. Sinds oktober 2016 zijn wij aangesloten bij MRA Elektrisch. MRA Elektrisch regelt vervolgens de aanleg en exploitatie van deze openbare laadpalen door een exploitant. Hiermee stellen wij iedereen die dat wil en kan in staat om elektrisch te rijden. De elektrische energie is 100% groen. Openbare verlichting, nutsvoorzieningen & afvalinzameling Kapitaalgoed

Areaal

Eenheid

Openbare verlichting

12.600

stuks

Elektrische installaties

50

stuks

Afvalinzameling

20.800

huishoudens

Openbare verlichting Goede openbare verlichting geeft sfeer en een gevoel van sociale veiligheid. Bovendien vergroot het de verkeersveiligheid. Het is daarom van belang dat wij de openbare verlichting goed op orde hebben. De meeste lichtmasten staan binnen de bebouwde kom. Ze worden gevoed via ongeveer 200 kilometer kabel en 175 voedingspunten.

89

Met uitzondering van een recent overgenomen areaal langs voormalige hoogheemraadschapswegen hebben we moderne energiezuinige verlichtingsarmaturen met een laag energieverbruik. De energiekosten kunnen wisselen. Sinds een jaar hebben we net als iedereen te maken met stijgende energiekosten vanwege sterk gestegen markttarieven. Energie We betrekken energie van onze partner HVC via een inbestedingsconstructie. Het gaat om elektriciteit en gas. Dit is 100% groene energie. Hiermee hebben we een betrouwbare partner met de juiste focus op verduurzamen. We krijgen net als iedereen te maken met stijgende energiekosten. De afgelopen jaren waren belastingen de belangrijkste oorzaak. Nu zijn het de markttarieven die een sterk stijgende lijn laten zien. Afvalinzameling Binnen de gemeente zijn er 3 afvalstromen te onderscheiden namelijk: 1. Bedrijfsmatig afval, oftewel inzameling door private afvalbedrijven. 2. Huishoudelijk afval, oftewel inzameling in opdracht van ons via HVC. 3. Zwerfafval, oftewel inzameling door Pro en onze buitendienst. Onze onderhoudsdienst en werkvoorzieningsschap PRO zamelen het zwerfafval in. Zoals bij afvalbakken op straat, strand, recreatiegebieden, winkelgebieden en de grote afvalboeien op de strandopgangen aan de kust. Huishoudelijk afval wordt door HVC ingezameld.

HVC is volgens de dienstverleningsovereenkomst verantwoordelijk voor het gehele pakket van afvalinzameling. Dit omvat het onderhoud en beheer van alle inzamelmiddelen, afvalverwerking en vermarkting. Hierbij is meer focus gekomen op hergebruik en de circulaire economie. Afval is inmiddels geen afval meer, maar een waardevolle grondstof. Het invoeren van de nieuwe afvalinzameling via ondergrondse restafvalcontainers loopt de komend jaren door. Het vastgestelde Afval- en recycleplan is leidend voor welke verdere maatregelen wij en HVC gaan implementeren, om de mate van restafval te verminderen en het hergebruik te bevorderen. Ontwikkeling afvalstoffenheffing e kosten van de inzameling van huishoudelijk afval, zwerfafval en overige straatreiniging worden jaarlijks verrekend in de afvalstoffenheffing. Met overige straatreiniging bedoelen we bijvoorbeeld met de veegmachine. De afvalstoffenheffing wordt voor 75% bepaald door het DVO-tarief van HVC en voor 25% door eigen toerekenbare kosten voor afvalinzameling en verwerking. Meer huishoudelijk afval door corona Sinds het uitbreken van covid-19 is er meer huishoudelijk afval. Het is minder dan tijdens de eerste maanden van de coronacrisis. Toch lijkt er een beperkt blijvend effect van meer huishoudelijk afval.

90

Groen, speelvoorzieningen & sportvelden Kapitaalgoed

Areaal

Eenheid

Bomen

35.400

stuks

Openbaar groen

4,3

milj.m2

Speelvoorzieningen

900

stuks

Begraafplaatsen

10

stuks

Groen Openbaar groen draagt bij aan ons welzijn. We voelen ons prettiger in een groene omgeving. Groen is een belangrijk middel voor klimaatadaptatie. Met klimaatadaptatie bedoelen we dat we ons voorbereiden op de risico's van het veranderende klimaat en hierop de omgeving aanpassen. Groen houdt water langer vast. Daardoor raakt het riool niet overbelast bij stortbuien. De koelende werking van bomen, struiken en planten door verdamping via bladeren, schaduwwerking en het absorberen van warmte is zeer waardevol. We proberen het groen op het niveau te houden zoals vastgelegd in het Integraal beleidsplan Openbaar Gebied en dat passend is voor de omgeving. Het budget hiervoor is op dit moment niet toereikend. Dit vraagt keuzes in het opknappen van onze groenvakken. Ons bomenbeleid geeft richting aan hoe we met bomen omgaan en wat we belangrijk vinden. Daarnaast zorgt ons bomenbeleid voor het verminderen van regels en van administratieve lasten. Binnen ons programma ‘Schagen groeit door’ wordt met verschillende projecten inhoud gegeven aan onze ambitie om bomen te planten. Met een groenimpuls stimuleert het programma doelen op het gebied van economie, leefbaarheid, landschap, duurzaamheid en ecologie. We willen de visie op natuur en landschap verder inhoud geven.

Bestaande bomen controleren we in verband met de wettelijke zorgplicht op vaste momenten op veiligheid en eventuele gebreken. De resultaten van deze inspecties geeft ons inzicht in de nodige uit te voeren maatregelen om bomen duurzaam in stand te houden. Speelvoorzieningen en sportvelden Speelvoorzieningen en sportvoorzieningen vergroten de leefbaarheid binnen onze gemeente. Ze hebben een directe positieve invloed op het welbevinden en de gezondheid van onze inwoners. Er zijn ongeveer 27 sportclubs en verenigingen binnen onze gemeente die gebruik maken van diverse sportvelden. Denk aan gras, kunstgras, kunststof en asfalt. Dit zijn clubs gericht op de sporten voetbal, handbal, atletiek, rugby, schaatsen, honkbal en hockey. De speeltoestellen controleren we jaarlijks 4 keer op veiligheid, in verband met de wettelijke aansprakelijkheid voor de gemeente. We liggen op schema met het vervangen van speeltoestellen en het aanpakken van ondergronden. Water & kust Kapitaalgoed

Areaal

Eenheid

Oppervlaktewater

80

hectare

Civiele kunstwerken en oeverbescherming

700

stuks

Strand

15

km

Riolering

545

km

91

Oppervlaktewater en riolering De gemeente heeft de zorg voor oppervlaktewater, grondwater, hemelwater en afvalwater. Ons actuele rioleringsplan speelt in op de toekomstige Omgevingswet. Dit rioleringsplan hebben we afgestemd en is tot stand gekomen met onze partners in de waterketen. Dit gaat om de gemeenten Hollands Kroon, Den Helder, Texel en het hoogheemraadschap. De rioolheffing en de ontwikkeling hiervan zijn op dit rioleringsplan gebaseerd. Civiele kunstwerken Met civiele kunstwerken bedoelen we civieltechnische constructies. Bijvoorbeeld bruggen, duikers, kademuren en keermuren. Ook ‘harde’ oeverbeschermingen en oeverconstructies rekenen we tot dit areaal. Deze hebben een totale lengte van 35 kilometer. We onderhouden de beschoeiingen volgens het Beheerplan Kunstwerken uit 2019. Baggeren Wij baggeren volgens het baggerprogramma dat we met het hoogheemraadschap hebben afgestemd. Begin 2022 heeft het hoogheemraadschap een groot deel van het water in beheer van de gemeente overgenomen. Aansluitend hierop laten we een nieuw baggerplan opstellen. Strand Wij zijn verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de strandopgangen. Vrijwel alle strandslagen hebben slagbomen en de hele dag een bewakingsdienst en conciërgedienst. Havens We hebben de beschikking over 2 havens. Een industriehaven en een recreatiehaven. De industriehaven is een kleinschalige gemengde binnenhaven.

Hier bestaat de haven gerelateerde kernactiviteit uit grondstoffenoverslag door binnenvaartschepen. De periodieke baggerwerkzaamheden van de industriehaven zijn in ons baggerprogramma opgenomen. Op termijn is de kademuur van de industriehaven toe aan vervanging. De huidige kwaliteit van deze industriehaven is volgens ons beleidsuitgangspunt sober en doelmatig. De bestaande infrastructuur en de toegestane milieucategorie 5 bieden kansen om verder te specialiseren in de overslag van goederen met een hoge milieucategorie. Bijvoorbeeld asfalt of grondstoffen voor de agrisector. De recreatiehaven Schagen is in eigendom van ons en wordt beheerd door de Stichting recreatiehaven. Deze stichting verzorgt de gehele exploitatie van de haven. Denk aan verhuur en administratie van vaste ligplaatsen en passantenplaatsen, aanstelling van havenmeesters, het netjes op orde houden van de haven en promotie. De stichting stelt jaarlijks een jaarverslag op. Er is de afgelopen jaren geïnvesteerd in het onderhoud en het uiterlijk van de recreatiehaven. Er is sprake van een kwalitatief hoog onderhoudsniveau. Hierdoor is het een visitekaartje voor ons en heeft het een grote aantrekkingskracht op toeristen. Gebouwen De meerjaren-onderhoudsplanning, oftewel MJOP, voor de gebouwen vindt zijn oorsprong in 2014. Alle gebouwen zijn toen, na een nulmeting, in de software van 0-prognose gezet.

Jaarlijks actualiseren wij het MJOP. Actualiseren betekent dat wij bepaalde grotere onderhoudswerken nauwkeuriger in de tijd plannen. Sommige daarvan stellen we uit. Andere

92

halen we wat naar voren. Zo houden wij een goed actueel beeld van de bouwkundige staat en de onderhoudsplanning. Daarmee hebben we ook een goed beeld van de bruikbaarheid van de panden voor de bedoelde functie. Nu en in de toekomst. Voor gebouwen geldt in het algemeen dat wij onderhoud uitvoeren op het niveau van conditie 3. Dit betekent redelijke conditie, plaatselijk lichte veroudering, functievervulling van bouwdelen en installatie delen niet in gevaar. Op basis van de onderhoudsprognose doteren wij jaarlijks een gelijk bedrag in reserve onderhoud gemeentelijke gebouwen. Een verduurzamingsslag van de gebouwen hebben wij uitgewerkt in de energieaudits die in 2016 en 2017 zijn gemaakt. Bij de uitvoering van deze verduurzaming leggen we een relatie met het MJOP. Het gaat hierbij om maatregelen die een terugverdientijd hebben van 15 jaar of minder. We proberen de maatregelen zo mogelijk op een natuurlijk moment uit te voeren. We leggen bijvoorbeeld geen zonnepanelen op een oud dak. We vernieuwen dan eerst de dakbedekking. Op een substantieel onderdeel van de maatregelen lopen we iets achter. Het gaat om Op een substantieel onderdeel van de maatregelen lopen we iets achter. Het gaat om zonnepanelen op gemeentelijke daken. De voor 2022 bedoelde zonnepanelen op 7 daken zijn of worden geplaatst in 2023.

Los van het MJOP willen we in 2023 investeren in adequate huisvesting voor de Buitengewone opsporingsambtenaren, oftewel Boa’s, binnen het gebouw van de Servicedienst aan de Zijperweg. Ook investeren we in de aanpak van de huisvesting van de brandweer in Schagerbrug op de huidige locatie.

93

Paragraaf bedrijfsvoering

94

Organisatie In de zomer van 2021 is het hersteltraject van de ambtelijke organisatie gestart. Eén van de interventies die inmiddels is ingezet, is het opstellen van de leidende principes die richting geven aan het werk wat wij doen binnen de organisatie en op welke manier dat geregisseerd wordt. De leidende principes zijn een onderdeel van de nieuwe besturingsfilosofie, waar momenteel aan gewerkt wordt. Andere interventies vonden plaats op het vormen van een collectief leiderschap en het vergroten van het strategische vermogen. Inmiddels zijn de nieuwe functies binnen de topstructuur, waar de nieuwe teamleiders en strategische rollen onder vallen, vastgesteld. De werving voor de nieuwe functies is intern en later extern opengesteld, interne kandidaten hebben hierbij voorrang. Medezeggenschap wordt geborgd door het laten aansluiten van de OR bij de tweede gesprekken in de sollicitatierondes. Bovenstaande betreffen interventies in de grof-structuur van de organisatie. Met de huidige en nieuwe teamleiders zal er gekeken worden naar de fijn-structuur. In de fijn-structuur kijkt men of het werk volgens de leidende principes gedaan kan worden met de functies die nu in de taakvelden zitten. Het kan zijn dat bepaalde delen van taakvelden verschuiven naar andere teams. Het streven is om 1 januari 2023 met een nieuwe organisatiestructuur te starten.

Belangrijk om hierin mee te nemen is het vergelijkende onderzoek naar formatie & apparaatskosten wat de firma Berenschot heeft uitgevoerd. De eerste resultaten van het benchmark onderzoek zijn in juni 2022 gepresenteerd aan de Raad. Er zijn vier vervolgonderzoeken gestart. De uitkomsten hiervan kunnen een uitwerking hebben op de fijnstructuur. Een laatste belangrijke interventie is het vormgeven van het werkgeversmerk. Waar staat de gemeente Schagen nu écht voor? Waarom werken de mensen zo graag en hard voor onze organisatie? Wat vormt ons DNA? Het onderzoek naar het werkgeversmerk is voor de zomer afgerond, in september wordt er een kick-off gegeven over het nieuwe werkgeversmerk. Het verwerken van het werkgeversmerk in de grafische vormgeving wordt door communicatie opgepakt. Hiermee positioneren wij ons effectief op de arbeidsmarkt terwijl er tegelijkertijd al grote stappen zijn gemaakt door werving & selectie; van de 90 opengestelde vacatures sinds 1 januari 2022 zijn er 65 ingevuld. P&O Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is in het eerste kwartaal relatief hoog geweest onder invloed van corona. Daarnaast spelen werkdruk en balans werk-privé een belangrijke rol bij ziekmeldingen. De directie heeft een serie gesprekken gevoerd met (de directie) van de arbodienst, om onze organisatie hier beter bij te ondersteunen en begeleiden.

Deze intensievere begeleiding zal vanaf september 2022 vorm krijgen, daarnaast maken we ook gebruik van gespecialiseerde kennis rondom verzuimbegeleiding in bepaalde casuïstiek. Intern komt er extra aandacht voor vitaliteit en gezondheid en focus op preventie. Arbeidsvoorwaarden en rechtspositie

95

In 2022 is een nieuwe CAO afgesloten. Met terugwerkende kracht kregen gemeenteambtenaren met ingang van 1 december 2021 een loonsverhoging van 1,5 procent en per 1 april 2022 nog eens 2,4 procent. Daarnaast is afgesproken dat gemeentelijke werkgevers nooit minder dan 14 euro per uur betalen. Dat is de salarisbodem voor het minimumloon. Verder ontvingen medewerkers een eenmalige uitkering van 1.200 bruto. En ambtenaren krijgen een thuiswerkvergoeding van 2 euro netto per dag. Onderdeel van ons onderzoek naar aantrekkelijk werkgeverschap was de optie om meer vakantiedagen beschikbaar te stellen. Dit is echter door deze nieuwe CAO uitgesloten, gemeenten mogen niet meer een eigen verlofregeling toevoegen aan hetgeen in de CAO is vastgelegd. In mei 2022 zijn we weer meer vanuit het gemeentehuis gaan werken, maar het hybride werken blijft wel deel uit maken van het hedendaagse werken. Met het oog op deze ontwikkeling wordt dit jaar de BYOD (Bring Your Own Device) regeling geëvalueerd; hierin staat centraal of deze nog passend is bij de huidige vorm van werken en veiligheidseisen, daarnaast wordt meegenomen of BYOD ook de meest efficiënte manier is om medewerkers van devices te voorzien.

Personeelsformatie Het proces van herziening van de huidige formatie en bijbehorende functies is in 2022 uitgerold. Aan de basis van dit proces lag het benchmarkonderzoek dat is uitgevoerd door Berenschot binnen de gemeente. Naast de reguliere herwaardering van functies is er gewerkt aan een herziening van de topstructuur van de organisatie (de grofstructuur). Functies en functiebeschrijvingen zijn samengevoegd in functieboek 1.In het tweede gedeelte van het jaar wordt gewerkt aan de uitwerking van de fijnstructuur van de organisatie, die volgt uit de grofstructuur en de uitkomsten uit de benchmark. De resultaten van deze herziening komen in functieboek 2. In-, door- en uitstroom Begin 2022 lag er een grote wervingsvraag vanuit de organisatie. Deze wervingsvraag bestond uit nog niet vervulde vacatures en uitbreiding van formatie. Eind 2021 is hiervoor de capaciteit van werving & selectie uitgebreid met een recruiter. Vanuit werving & selectie is, in samenwerking met een bureau, gewerkt met een gerichte campagne om potentiële nieuwe medewerkers kennis te laten maken met de gemeente Schagen als werkgever. Ook is er gebruik gemaakt van alternatieve wervingsvormen zoals Open Hiring en is social media heel gericht in gezet. Dit heeft geresulteerd in een goede respons op de opengestelde vacatures en het vervullen van 65 van de 88 opengestelde vacatures.

Door het vaststellen van functieboek 1 kan aan de eigen medewerkers de mogelijkheid geboden worden om te reageren op nieuwe functies binnen de organisatie, waardoor talent en kennis behouden blijf voor de gemeente en er een nieuw loopbaanperspectief geboden kan worden aan de eigen medewerkers. Aandacht voor uitstroom blijft ook belangrijk. Vanuit exitgesprekken wordt informatie verzameld over de reden waarom men de organisatie verlaat, de informatie gebruiken we in het opstellen van het werkgeversmerk en het herinrichten van de organisatie. Onderdeel van de uitstroom zullen de medewerkers zijn die met (pré)pensioen gaan, leidinggevenden

96

besteden aandacht hieraan in de personeelsgesprekken en het wordt meegenomen in de strategische personeelsplanning. Juridische zaken Onderzoek naar de juridische organisatie heeft uitgewezen dat er (financiële) investeringen plaats moeten vinden op het gebied van juridische kennis, Legal Tech, de juridische organisatie op zich en capaciteit. Dat laatste is met name voor het sociaal domein nog van belang. Het komende jaar zal gewerkt worden aan de invoering van een bepaalde structuur, waarmee de juridische organisatie beter tot zijn recht kan komen en wel aan de hand van de 3-lijnen-structuur. Ook zal er bij het actualiseren van de ICT binnen Schagen aandacht gevraagd worden voor de Legal Tech. Wanneer dat een feit is geworden, kunnen aan de hand daarvan, onder meer, management- en bestuur rapportages worden gegenereerd. Financiën Uit een analyse van Berenschot is gebleken dat de financiële functie kwantitatief onderbezet is. In de begroting 2023 zijn, conform het raadsvoorstel bij de Kadernota 2022, extra middelen uitgetrokken om de financiële functie op peil te brengen. Met de versterking komt ruimte om kwalitatieve slagen te maken bij zowel de administratieve verwerking en het financiële beleid. De door te voeren verbeteringen sluiten aan bij de aanbevelingen die zijn gedaan door de accountant, alsook de onderzoeken die betrekking hebben op de financiële functie.

In 2023 vindt een verdere digitalisering plaats op de onderdelen die zijn ingezet: e-facturatie, activamodule en het ontsluiten van management informatie. Inkoop De formulering van de visie op inkoop en het managen van contracten is uitgewerkt en wordt eind september 2022 door de directie vastgesteld. Het nieuwe systeem voor aanbesteden is geïmplementeerd, net zoals het nieuwe contractbeheersysteem. In de toekomst kunnen de benodigde koppelingen met andere systemen intern gemaakt worden. Dit vormt de basis om als organisatie meer in control te komen en te zijn op het gebied van inkoop en contractmanagement. Vanuit het benchmarkonderzoek wordt de benodigde capaciteit, in combinatie met de uitvoering van de visie inkoop het contractmanagement, gemonitord en waar nodig bijgesteld. In 2023 zal een 213a onderzoek worden uitgevoerd naar het aankoopen aanbestedingsbeleid. Ook deze uitkomsten zullen meegenomen worden in doorontwikkeling van dit taakveld. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 moet het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarstukken. Nu is het zo dat de externe accountant bij de jaarrekening van een gemeente een controleverklaring verstrekt met een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid.

Op basis van de verbijzonderde interne controle werkzaamheden van de adviseurs AO/IB zal ons college over 2023 zelf een rechtmatigheidsverantwoording ondertekenen (en niet de accountant). Deze verantwoording zal worden opgenomen in de jaarstukken 2023. Veel van de benodigde stappen om te komen tot invulling van genoemde wijziging hebben wij inmiddels gezet. Al jarenlang maakt Schagen haar eigen verbijzonderde interne controle (VIC) plan voor onder andere de rechtmatigheid van de uitvoering. We hebben die belangrijke bouwstenen (proces en inhoud) al op orde om zelf te kunnen beoordelen en bewijslast te leveren dat uitgaven en inkomsten rechtmatig worden gedaan. Het boekjaar

97

2022 gebruiken wij als proefjaar, door grotendeels reeds op de voorgeschreven wijze uitvoering te geven aan de controles en de rol van de organisatie, college en raad. AO-IB De gemeente Schagen hecht groot belang aan de kwaliteit van de opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing van de (financiële) processen en ondersteunende processen die leiden tot de tussenrapportage en jaarrekening. Voor zowel de sturing als het afleggen van verantwoording. I&A Trends De digitalisering versnelt in alle facetten van de samenleving, dus ook binnen de gemeentelijke overheid. De uitdaging voor de gemeente in de digitale samenleving is om grip te houden op haar informatiehuishouding. Dat vergt in toenemende mate een inspanning van de gehele organisatie. Daar waar eerder de afdeling I&A leidend was als het gaat om digitalisering van processen, aanschaf van applicaties en het beheren en archiveren van informatie wordt dit toenemend de kerntaak van vakafdelingen zelf. Daar zit immers de inhoudelijke kennis, de informatiebehoefte en toenemend ook de benodigde data in eigen bronsystemen. De afdeling I&A wordt zo bezien dan ook meer een adviesorganisatie die het proces ondersteunt bij het formuleren van een informatiebehoefte en adviseert hoe deze behoefte concreet in te vullen binnen de kaders van de gemeente dan de eigenaar van systemen en beslisser over aanschaf.

De toenemende zogenaamde ver-SAAS-ing van het applicatie landschap heeft ook invloed op de inrichting en gebruik van op de digitale werkplek en op werkzaamheden van bijvoorbeeld van de applicatiebeheerders. Voor wat betreft de ‘harde ict’ zien we een ontwikkeling naar regieorganisaties. Afdelingen I&A gaan steeds meer regie voeren op externe leveranciers die de operationele taken uitvoeren als het beheren van een rekencentrum, het netwerk en (mobile) devices. Aan deze bewegingen zal in 2023 invulling gegeven moeten om effectief en efficiënt uitvoering te geven aan de digitaliseringsbeweging. Zie hiervoor ook de quickscan I&A, uitgevoerd door Quarant. Informatie & archiefbeheer De Gemeente Schagen heeft gekozen voor ‘zaakgericht werken’. Er zijn vele betekenissen en definities van zaakgericht werken. Een korte kernachtige omschrijving die de lading goeddeels dekt is: Zaakgericht werken is een procesgerichte werkwijze om zaken te behandelen. Op een klantgerichte, resultaatgerichte en transparante manier. Nog korter samengevat is het een dienstverleningsconcept. Ter ondersteuning van zaakgericht werken wordt doorgaans gewerkt met een ‘zaaksysteem’. Tot medio 2022 is in eigen huis een generiek zaaksysteem ontwikkeld. Mede naar aanleiding van de uitkomsten van de eerdergenoemde Quickscan I&A, is deze ontwikkeling om moverende redenen stopgezet.

Een en ander heeft als consequentie dat een nieuw zaaksysteem en in het kielzog daarvan ook een daarbij aansluitende ‘besluitstraat’ moet worden verworven. In 2022 heeft een ook informatiebeheerscan plaatsgevonden op de informatiehuishouding (Docfactory, augustus 2022) van de organisatie zoals vorig jaar aangekondigd. De uitkomsten zijn inmiddels bekend zodat de beoogde kwaliteitsimpuls vorm kan krijgen middels (proces)aanpassingen, welke verder uitgewerkt worden onder andere in de fijnstructuur. Informatiebeveiliging

98

De hoeveelheid gegevens die wordt verwerkt door de gemeente zal de komende jaren flink blijven toenemen. Dit moet veilig gebeuren. Middels de ENSIA-audit leggen we verantwoording af naar de raad over de kwaliteit van de beveiliging. Research datacenter Schagen Het gebruik van data wordt steeds essentiëler voor de gemeentelijke taken en dienstverlening. Om beleidsvragen te beantwoorden, zetten we ook in 2023 weer meerdere gemeentelijke vraagstukken op die we gaan onderzoeken met behulp van CBS-data. Digitaal stelsel Omgevingswet De Omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2023. Wij hebben al in 2020 applicatiesystemen aangeschaft en ingericht. Deze systemen zullen wij voor een deel moeten aanpassen om straks aan te kunnen sluiten op het (nieuwe) DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet Nieuw WIFI-netwerk Het huidige wifi netwerk geeft aanleiding tot nogal wat klachten, afhankelijk van de locatie binnen het gemeentehuis waar wordt gewerkt. De architectuur van het gebouw geeft de nodige technische uitdagingen. De bedoeling is in 2023 een nieuw wifi netwerk te installeren dat voldoende dekking heeft in de gehele locatie. Servicedesk In 2023 zal in samenwerking met de bodes en facilitaire dienst wederom een (ict) servicedesk worden ingericht voor werkplekondersteuning dat (deels) wordt bemenst door fysiek in het gemeentehuis aanwezige collega’s.

Huisvesting De huisvesting is volgend aan de dienstverlening en de keuzes die we maken over het nieuwe werken. Waar mogelijk verduurzamen we het gemeentehuis. Naast het reguliere onderhoud wordt er de komende jaren vervanging uitgevoerd aan o.a. de airco, dak ventilatoren en duurzame klimaatinstallaties. Een aantal ruimtes wordt aangepast. Ook staat schilderwerk buitengevel op de planning. We onderzoeken hierbij de mogelijkheid van een groene gevel. Art 213a onderzoek In 2023 wordt onderzoek gedaan naar het inkoop- een aanbestedingsbeleid.

99

Paragraaf verbonden partijen

100