Oplegger accountantsrapport 2021 -prioritering aanbevelingen-

Prioritering en uitvoering aanbevelingen Accountantsrapport 2021 Belang • Versterking van het financieel-administratieve beheer (basis op orde) • Versterken organisatieritme, interne bedrijfsvoering Afbakening Onze focus ligt met name op de (financiële) processen en niet op de organisatiekant. Vanuit het perspectief van de Planning & Control cyclus is dit een gedegen aanpak, maar wellicht niet vanuit de organisatiekant. Voorstel prioritering aanbevelingen De aanbevelingen uit het accountantsrapport 2021, de VIC en (eerdere) interim en jaarrekeningcontroles zijn samengevoegd en gerangschikt naar prioriteit en team. Voor meer informatie, zie de paragraaf 8.2 de samenvatting van de aanbevelingen in het accountantsrapport 2021 en de tabel opvolging aanbevelingen ML 2021 onder 3.5 in het accountantsrapport 2021.

3 4 5 6 7 8

9 10

11 12 13 14

1

x

x X x X

X X X

X

1 1

X X

1 1 1 en 2 1 en 2

X

x

x

X X X

x

Team Publieke Dienstverlening

Team Werken en Projecten

Team Openbaar Gebied

X

Team Ruimtelijke Ontwikkeling

Team Informatie en Advies

X

X

1 1 1 1 1 1 1

Teams Sociaal Domein

2

Verbeterplan financiën (5.3) De basisregistratie, o.a. de coördinatie en mogelijk meer automatiseren van de crediteurenadministratie, registratie memorialen, debiteurenadministratie, aansluitingen en tussenrekeningen. Borg de kennis en kwaliteit rondom aansluitingen deeladministraties en beheer tussenrekeningen (3.2 en ML) Proces P-budget en administratieve procedures P&O Invoering Tax Control Framework (3.3.1 en ML) Autorisatiematrix, goede invulling rechten en rollen gebruikers Formele afwikkeling project Haulo Uitvoering controleplan Tozo Financieel beheer (5.4) - Dotaties en voorzieningen, waar mogelijk, verwerken via begrotingswijzigingen. - Geef invulling aan in de nota Vermogensbeleid vastgelegde afspraken. - Gebruik de bestemmingsreserves financiering investering alleen voor hun doel. - Stel vast dat de onderhoudsreserves (of -voorzieningen) aansluiten op de meerjaren-onderhoudsramingen van de kapitaalgoederen. Ifinanciën, uitbreiden fin. administratie met nieuwe modules (3.3.2 en ML) SiSa-regelingen en rijksubsidieregelingen (6.3) Leg de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de beleidsafdelingen, ook de financiële verantwoording daarvan in de SiSa-tabel.

Opzetten kaders rechtmatigheidsverantwoording 2022 (3.1 en ML) Fiscaliteit grondexploitaties (3.2) Zaakgericht werken Voortgang ontwikkeling financiële beheersdocumenten (5.2 en ML) - zet (weer) vaart achter de ontwikkeling van het budgetbeheer in brede zin

Team P&O Plus

1

Prioriteit

Team Financiën

Nr. Aanbeveling

Concern Control

Voorstel: Prioriteit geven aan ‘basis op orde’ en ontwikkeling later in de tijd plannen.

15

16 17 18 19 20

21 22 23 24

213a onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid -planning 2023- (3.2) Het aspect rechtmatigheid opnemen in het 213a onderzoek naar inkoop- en aanbestedingsbeleid dat voor 2023 op de agenda staat. Project 'Basis op orde' en inlopen van de onderhoudsachterstanden Financiële gevolgen Omgevingswet Actualisatie nota Grondbeleid (5.4.6 en ML) - implementeer ook de aangepast BBV-regels en BADO adviezen. Bewaking en informatie over structuurvisie Petten Jaarrekening (5.4) - Zorg ervoor dat de jaarrekening ook voldoet aan de specifieke vereisten voor de BBV. - Ontwikkel de jaarrekening verder en ondersteun de gebruiker daarbij en benut de mogelijkheden van de digitale opzet van de rekening verder. - Overweeg om de indeling van en toelichting op de bestemmingsreserves te verduidelijken. Procedure rondom afstorting kasgeld (3.2) Ontwikkeling control Verdere ontwikkeling risicomanagement (5.4.4 en ML) Borg nakoming afspraken Recreatiehaven Schagen

2

Team Publieke Dienstverlening

Team Werken en Projecten

X

2 2 2

X X X

2 2

2 3 3 3

Team Openbaar Gebied

Team Ruimtelijke Ontwikkeling

Teams Sociaal Domein

Team P&O Plus

Team Informatie en Advies

Team Financiën

Prioriteit

Concern Control

Nr. Aanbeveling

X

X X X

x X

Toelichting prioriteiten 1. Aanpakken, het komend halfjaar moet de voortgang zichtbaar zijn. Een verbeteractie voor de bevinding. De verbeteractie moet realistisch en uitvoerbaar zijn. 2. Ontwikkeltaken. 3. Huidig proces voldoet, maar biedt in de toekomst ruimte voor doorontwikkeling. • Combinatie 1 en 2. De aanbeveling opsplitsen in direct oppakken en ontwikkeling, dat ook later kan. Voortgang aanbevelingen accountantsrapport en managementletter In het raadsbesluit 9 november 2021 -begroting 2022- heeft de interim gemeentesecretaris de eerste fase van het herstelproces gepresenteerd. Onderdeel hiervan is het sturen op het tijd besteden en prioriteit geven aan de aanbevelingen uit de VIC en van de accountant als taak van het collectief van leidinggevenden onder leiding van de gemeentesecretaris. Team Financiën, taakveld Audit rapporteert periodiek de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen aan de concerncontroller, de directie, het college en de auditcommissie.