Onderzoek Rekenkameronderzoeken 2021

Het college heeft bij dit onderzoek niet gereageerd op de kwaliteit van de aanbevelingen aan het college. In overleg met de raad is er gekomen tot een andere benadering van het probleem. Zie ook de andere tabellen.

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geinformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoorden van raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr 1

2 3 4 5

Aanbevelingen Zie toe op de totstandkoming van adequaat specifiek beleid op het gebied van de bepalingen uit het VN-Verdrag Handicap. Zie toe op de tijdige uitvoering van dit beleid. Stel waar nodig additionele kaders op. Bewaak ook de realisatie van de tijdsplanning. Zie toe op de realisatie, evaluatie en (eventuele) bijstelling van het specifieke beleid.

Doorwerking Het heeft even geduurd voordat dit onderzoek besproken werd in de raad. De grote wens was om dit fysiek te doen en daarom werd het in eerste instantie uitgesteld. Na de zomer 2020 bleek dat er nog geen einde in zicht was met betrekking tot corona en is het rapport in digitale vergaderingen behandeld. Inmiddels is de uitvoering door het college opgestart. Er is een raadswerkgroep ingesteld waarin alle stappen worden besproken. Deze is reeds twee keer bij elkaar geweest (18 maart en 8 april jl.) In de raadswerkgroep zitten namens de raad Friso Teerink, Margreet Verloop, Puck de Nijs, Lambert Riteco, Marga Mulder, Hanneke Toorenent, Wim Rijnders, Harry Piket en Gert Meijer (griffier). Op 1 april 2021 is er een startsymposium geweest met allerlei betrokkenen met het maatschappelijke veld.De raadswerkgroep heeft de volgende planning vastgesteld: 1 april 2021: Startsymposium 17 mei-18 juni 2021: Adviesperiode voor de adviesraden

26

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

31 mei 2021: Beeldvormende of informerende raadsbijeenkomst over conceptversie LIA (Lokale Inclusie Agenda) 30 augustus 2021: Oordeelsvormende raad over de LIA Half september 2021: Vaststelling LIA door B&W Tot jan 2023: Uitvoering LIA en borging

Nr 1

2

3

4 5

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Aanbevelingen Doorwerking Stel specifiek beleid vast De gemeenteraad heeft op 15 december 2020 besloten: zodat de verplichtingen uit Akkoord te gaan dat de grondbeginselen van het VN-verdrag voor de rechhet VN-Verdrag Handicap ten van mensen met een handicap als leidend principe gelden voor het ontaantoonbaar worden nage- wikkelen, ontwerpen en uitvoeren van de gemeentelijke dienstverlening en komen. daarmee bijdragen aan de inclusieve samenleving in de gemeente Schagen; Geef een realistische tijd- Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een projectbudget ter planning voor de uitvoe- hoogte van €180.000 voor de periode van twee jaar om het leidend principe in de gemeente Schagen in te bedden en voor het opstellen en implementering van dit beleid. Voer dit beleid uit, met in- ren van een lokale uitvoeringsagenda (= Lokale Inclusie Agenda). achtneming van de al ge- Akkoord te gaan om het projectbudget van € 90.000 in 2021 te dekken uit nomen maatregelen op dit de algemene reserve en € 90.000 voor 2022 op te nemen in de begroting De lokale inclusie agenda wordt samen met alle belanghebbenden uit Schagebied. Evalueer dit beleid en de gen (ervaringsdeskundigen, maatschappelijke organisaties, ondernemers) opgesteld. De start daarvoor was tijdens een goed bezochte digitale startuitvoering ervan.

Stel dit beleid bij op basis symposium op 1 april 2021. Alle belanghebbenden hebben met elkaar in van de evaluatie en draag deelsessies 24 verbeterpunten geformuleerd om een toegankelijk en incluzorg voor de verdere uit- sief Schagen te realiseren. De 5 belangrijkste speerpunten worden in 5 werkgroepen (delegatie uit het voering. symposium) in acties uitgewerkt die de Lokale Inclusie Agenda (LIA) vormen. Dit vanuit het principe van het VN Verdrag ‘Niets over ons, zonder ons’. Op 31 mei zal de gemeenteraad in een beeldvormende raad een eerste concept van de Lokale Inclusie Agenda bespreken waarna zij na de zomer in een oordeelsvormende raad, advies uitbrengt. Het college zal uiteindelijk in september de LIA vaststellen. Alle acties opgenomen in de LIA worden voorzien van een tijdspad. Het project duurt tot december 2022, waarna het geborgd is binnen de gemeentelijke organisatie en begroting/Planning en controle cyclus. Gedurende de uitvoering van de LIA wordt de voorgang van de acties gemonitord en waar nodig bijgesteld. Dit doen we samen met een delegatie van belanghebbenden.

Subconclusies De raad 1. heeft meerdere aanbevelingen voortvarend geïmplementeerd; 2. geeft aan dat de gevolgen van deze implementatie duidelijk zichtbaar zijn; 3. geeft verder aan dat andere aanbevelingen in overleg met het college op een ander wijze zijn aangepakt. Het college 1. heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd. 2. heeft de aanbevelingen niet allemaal geïmplementeerd, omdat er is gekozen voor een andere benadering van het probleem. Dit in overleg met de raad.

27

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: GGD Hollands Noorden Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Financiële risico’s in perspectief’, een gezamenlijk onderzoek naar de GGD Hollands Noorden, d.d. 22 juni 2020. Zie Raadbesluit d.d. 17 november 2020 onder nr. 20.58658, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020. Eerdere reacties volgens Raadsbesluit • Alle aanbevelingen zijn door de raad overgenomen. • Het college onderschrijft de aanbevelingen. • Voor het college zijn de aanbevelingen aanleiding om een traject in te zetten om te komen tot verbetering van de aansturing en controle door de Gemeente Schagen van de GGD HN.

Nr. 1 2 3 4

5 6 7

Nr. 1

2 3

4

5

6

7

Antwoorden raad op vragen over kwaliteit aanbevelingen Aanbevelingen Doorwerking Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen?

Aanbevelingen 3 t/m 7 werden door de raad als weinig concreet en vaag ervaren.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Vraag Antwoord Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geimplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

De gemeenteraad in Schagen heeft op 15 december jl. alle aanbevelingen van het rapport overgenomen. Het is dus een korte tijdsspanne dat alle zaken al zijn opgepakt. Het onderzoek is niet in alle gemeenten die aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling uitgevoerd. Onlangs is bekend geworden dat de gemeenten Opmeer en Medemblik een separaat onderzoek vanuit hun rekenkamer willen starten. Daarbij komt nog de volgende complicerende factor. De aanbevelingen zijn tweeledig: enerzijds zijn het aanbevelingen die de gemeenten kunnen oppakken, anderzijds zijn het aanbevelingen die de GGD in samenspraak met alle gemeenten op kan pakken. Bovenstaande feiten maken het niet eenvoudig de aanbevelingen vanuit het onderzoek alle eenduidig te implementeren.

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de

28

Deel 1

8

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoorden raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr

1.

Aanbevelingen Verdiep en verbreed de instrumenten van klankbordgroep en raadsrapporteur.

2.

Breng deze instrumenten ook onder de aandacht van andere raden.

3.

Volg de aan de raad geadresseerde aanbevelingen op. Daar waar nodig op interlokale schaal. Volg samen met het college alle aanbevelingen op die geadresseerd zijn aan zowel de raad als aan het college. Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een redelijk tijd worden opgevolgd. Controleer hoe en wanneer het college het beloofde verbeteringstraject gaat inzetten om te komen tot een betere aansturing en controle van de GGD HN; met goede aandacht voor het tijdsverloop. Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van aanpak te vatten en dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

4.

5.

6.

7.

Doorwerking Niet naar aanleiding van dit onderzoek, maar wel passend bij aanbeveling 1: Onze raadsrapporteurs worden nu naast de kadernota en jaarstukken ook geïnformeerd over de andere onderwerpen op de diverse AB vergaderingen. De werkwijze van de raadsrapporteurs in Schagen is onder de aandacht gebracht in de regio. De regio wil ook met regio-raadsrapporteurs gaan werken. Hiertoe is een pilot opgezet voor de drie grootste GR ‘en (GGD, VRN, OD). Er is verzocht om vanuit iedere gemeente kandidaten aan te melden. Vanuit Schagen zijn er tot nu toe hiervoor geen kandidaten (stand: 9 april 2021). De andere drie gemeenten hebben wel kandidaten. Op 21 april jl. was er voor de kandidaten een korte training/uitleg. Nog niet geïmplementeerd

Nog niet geïmplementeerd

Nog niet geïmplementeerd

Nog niet geïmplementeerd

De raad heeft het college opdracht gegeven dit plan van aanpak op te stellen. Het college heeft dit nog niet gedaan.

Reacties college op doorwerking aanbevelingen Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt: In het ambtelijk overleg met de GGD is het onderwerp vanuit Schagen geagendeerd. Afgesproken is dat de GGD nagaat of zij nog een officiële reactie aan alle aan het onderzoek deelnemende gemeenten zal sturen. Er is een werkgroep samengesteld, waarin zowel medewerkers van de GGD als gemeenten zitten (1 gemeente per subregio) waar een uitwerking van de KPI’s (kritische prestatie indicatoren) wordt uitgewerkt. Alle gemeenten onderschrijven dat er een verbetering van het proces van de P&C cyclus mogelijk is en dat dit zo snel mogelijk moet worden opgepakt. Dit is door de GGD opgepakt: periodiek wordt een risicomonitor opgesteld, waarover via de P&C cyclus wordt gerapporteerd.

Subconclusies De raad 1. vindt het merendeel van de aanbevelingen van mindere kwaliteit.

29

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

2. heeft nog niet alle aanbevelingen geïmplementeerd. Het college 1. heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd, mede omdat deze enigszins gecompliceerd zijn opgesteld. 2. heeft ook gereageerd op de aanbevelingen aan de raad. 3. heeft de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen goed opgepakt, dit in overleg met de raad. 4. heeft nog geen plan van aanpak voor verdere doorwerking van de aanbevelingen uitgewerkt.

30

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Woningbouw Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Woningbouw in Schagen, d.d. 9 november 2020. Zie Raadbesluit d.d. 19 januari 2021 onder nr. 21.001656, zoals besloten in de raadsvergadering van 9 februari 2021. Eerdere reacties volgens het Raadsbesluit • De raad heeft besloten om alle aanbevelingen over te nemen. • Het college heeft tijdens een oordeelsvormende vergadering alsnog besloten om de aanbevelingen over te nemen. • De raad heeft het college opgedragen om de aan het college gerichte aanbevelingen uit te voeren. Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. 1

2 3

4

5

6

7

8

Vraag Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geimplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoord Ja

Zie tabel hierna en Bijlage 3.

Deze vraag is in dit stadium nog niet heel zeker en concreet te beantwoorden. Veel zaken zijn nog in de maak. Dat wat geconcretiseerd is nog niet lang als zodanig werkzaam. Hierover kunnen we later in dit jaar beter rapporteren. Wel biedt de monitoringssystematiek een actueel overzicht, waardoor er directer gestuurd kan worden. Het totaal effect van alle concretisering van de aanbevelingen zal het beste antwoord kunnen gaan geven op deze vraag. Het college blijft u hierover actief informeren. Dit is niet aan de orde, voor nu wordt er ingezet om de aanbevelingen zorgvuldig uit te werken. Het college informeert de raad aan de hand van de raadsinformatiememo’s over de voortgang van de implementatie van de verschillende aanbevelingen als deze concreet genoeg zijn uitgewerkt. Op dit moment wordt er nog hard gewerkt aan de implementatie. Als dit is afgerond kan er geëvalueerd worden of de kwaliteit en doorwerking effectief en efficiënt is. Aan de hand daarvan kunnen verbetervoorstellen gedaan worden.

Antwoorden raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Aanbevelingen Doorwerking Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de voortgang hierop beter kan worden gemonitord. Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt in de nieuwe woonvisie.

31

De raad heeft het college opgedragen om voor 1 juli 2021 een voorstel ter vaststelling aan de raad voor te leggen waarin de kwalitatieve doelen met betrekking tot woningbouw verder uitgewerkt zijn. Het college is opgedragen de aanscherping van de kwaliteitsdoelen conform aanbeveling 2 op te nemen in de woonvisie.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen aan de raad Dit is de reactie van het college op de uitvoering van de aanbevelingen aan de raad. Zie hiervoor. STAVAZA: De kwalitatieve doelen zijn in de afgelopen maanden door het college concreter en meetbaar gemaakt. Deze uitgewerkte kwalitatieve doelen worden in de 80% versie van de omgevingsvisie opgenomen en via deze route aan de raad aangeboden. STAVAZA: In het voorjaar van 2020 is in overleg tussen raad en college besloten om geen aparte woonvisie op te stellen en de opgehaalde input voor de nieuwe woonvisie in de omgevingsvisie op te nemen. Zoals bij het bovenstaande antwoord is aangegeven, zijn de kwalitatieve doelen uitgewerkt en opgenomen in de 80% versie van de omgevingsvisie.

Nr

Antwoorden college op vragen doorwerking aanbevelingen Aanbevelingen Doorwerking

1.

Zorg als college voor een monitoringssytematiek die een helder overzicht biedt van de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen.

2.

Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen. Zorg er als college voor dat dat er voldoende ambtelijke capaciteit wordt vrijgemaakt die ook kan zorgen voor continuïteit in de samenwerking met de partners. Richt je als college niet alleen op de grootste woningcorporatie in de gemeente, maar blijf investeren in de relatie met alle woningcorporaties.

3.

4.

5.

6.

Zorg als college voor periodieke vaststelling en evaluatie van samenwerkingsafspraken met alle woningcorporaties alsook de uitvoering van het Beleidsplan Aanpak Realiseren Woningbouwopgave. Betrek daarbij, in lijn met de Woningwet 2015, ook de huurdersorganisaties. Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen.

STAVAZA: Op 13 januari 2021is de monitoringssystematiek gedeeld met de raad. Ook is hierbij gestart met de periodieke monitoring van de reeds meetbare kwantitatieve doelen. Per kwartaal wordt er gerapporteerd aan de raad. In mei wordt de tweede rapportage verzonden aan de raad. Zie hiervoor

STAVAZA: Dit heeft onze volledige aandacht.

STAVAZA: Aan de hand van een plan van aanpak wordt de dialoog met de coöperaties gevoerd en zal dit resulteren in nieuwe vierjarige prestatieafspraken. In dit traject zullen coöperaties en huurdersverenigingen samen met ambtelijke organisatie een raadsbijeenkomst organiseren. STAVAZA: Over de kwantitatieve doelen wordt al periodiek gerapporteerd. Op het moment dat de kwalitatieve doelen vastgesteld zijn zal ook hier over gerapporteerd kunnen gaan worden (zie ook onder 1).

Subconclusies De raad heeft de aanbevelingen geïmplementeerd. Het college 1. vindt de kwaliteit van deze aanbevelingen goed. 2. stelt dat de aanbevelingen zijn of worden geïmplementeerd en goed kunnen doorwerken. 3. informeert de raad naar behoren. NB Dit recente onderzoek geeft blijk van voortvarende implementatie en geeft ook al doorwerking te zien.

32

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Analyse Alle antwoorden van de raad en het college op de gestelde vragen zijn door de Rkc Schagen geanalyseerd. Op basis van deze analyse zijn per onderzoek subconclusies getrokken. De raad heeft de kwaliteit van de aanbevelingen in het algemeen gewaardeerd en de doorwerking van de aanbevelingen per onderzoek. Het college heeft zowel de kwaliteit als de doorwerking van de aanbevelingen per onderzoek geapprecieerd. Subconclusies algemeen De raad 1. is van mening dat de aanbevelingen, in het algemeen, van voldoende kwaliteit zijn voor implementatie en doorwerking; 2. vindt dat de informatie door het college vaak wel, maar soms niet op peil is, expliciet of impliciet; 3. stelt dat aanbevelingen duidelijk geformuleerd moeten worden en voorzien van een termijn. Subconclusies onderzoek Ongenoegen in het sociaal domein? Het college 1. heeft de aanbeveling om in 2020 de werkwijze voor klachten en bezwaren te evalueren impliciet uitgevoerd, daarbij zijn verschillende verbeteringen in gang gezet; 2. beschouwt de kwaliteit van de aanbevelingen als goed genoeg om de aanbevelingen te implementeren; 3. is bekend met de oorzaken van mindere implementatie, doorwerking en effecten van de aanbevelingen en werkt hieraan; 4. geeft suggesties voor een verbetering van de informatievoorziening aan de raad, maar heeft hieraan nog geen invulling gegeven.

Subconclusies onderzoek Bestuurskracht na fusie Het college 1. ziet deze aanbevelingen niet als smart genoeg; 2. stelt dat de aanbevelingen daardoor niet volledig en expliciet kunnen worden geïmplementeerd; 3. heeft wel afdoende aandacht besteed aan de aanbevelingen. Subconclusies van onderzoek Vroegtijdige beëindiging COWWI Het college 1. heeft de aanbevelingen niet op kwaliteit beoordeeld; 2. heeft de aanbevelingen wel overgenomen, maar de doorwerking is niet vast te stellen omdat deze situatie zich niet meer heeft voorgedaan in de praktijk. Subconclusies van onderzoek Toezicht en Handhaving De raad 1. heeft de aanbevelingen uitgevoerd, of 2. i.s.m. het college voor een andere aanpak gekozen. Het college 1. heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd. 2. heeft de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen op orde, of 3. dit wordt i.s.m. de raad verder ontwikkeld.

33

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Subconclusies van onderzoek Verkoop tafelzilver Het college 1. vindt de aanbevelingen niet SMART genoeg, waardoor de implementatie en doorwerking beperkt worden; 2. stelt dat de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen expliciet zijn uitgevoerd, binnen de hierboven genoemde beperkingen. Subconclusies van onderzoek VN-Verdrag Handicap De raad 1. heeft meerdere aanbevelingen voortvarend geïmplementeerd; 2. geeft aan dat de gevolgen van deze implementatie duidelijk zichtbaar zijn; 3. geeft verder aan dat andere aanbevelingen in overleg met het college op een ander wijze zijn aangepakt; 4. dit is in onderling overleg voortvarend opgepakt. Het college 1. heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd. 2. heeft de aanbevelingen niet allemaal geïmplementeerd, omdat er is gekozen voor een andere benadering van het probleem. Dit in overleg met de raad. Subconclusies van onderzoek GGD Hollands Noorden De raad 1. vindt het merendeel van de aanbevelingen van mindere kwaliteit; 2. heeft nog niet alle aanbevelingen geïmplementeerd. Het college 1. heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd, mede omdat deze enigszins gecompliceerd zijn opgesteld. 2. heeft de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen goed opgepakt, dit in overleg met de raad. 3. heeft nog geen plan van aanpak voor verdere doorwerking van de aanbevelingen uitgewerkt.

Subconclusies van onderzoek Woningbouw De raad heeft de aanbevelingen uitgevoerd. Het college 1. vindt de kwaliteit van de aanbevelingen goed. 2. stelt dat de aanbevelingen worden of zijn geïmplementeerd en dat de doorwerking in orde is. 3. Geeft aandacht aan de informatie aan de raad.

Conclusies 1.3.1. Tabellen Alle subconclusies uit de diverse onderzoeken zijn verzameld in een tabel. Een tabel voor de raad en een voor het college. Deze subconclusies zijn door de Rkc Schagen geanalyseerd, gewaardeerd en voorzien van een kleur.

34

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Groen • betekent ‘goed’ en rood • betekent ‘onvoldoende’. Indien de raad en het college gezamenlijk kiezen voor een andere oplossing dan de aanbevelingen dan heeft de Rkc Schagen dit gewaardeerd met ‘goed’. Zo is in een oogopslag te zien wat de raad en het college vinden van de kwaliteit van de aanbevelingen en van de doorwerking, inclusief de implementatie, van de aanbevelingen. Vervolgens zijn de conclusies van dit deel van het onderzoek getrokken, alsmede de aanbevelingen opgesteld. Raad Onderzoek Toezicht en Handhaving COWWI VN-Handicapverdrag GGD Hollands Noorden Woningbouw

Subconclusies kwaliteit doorwerking • • • • • • • • • •

College Onderzoek Ongenoegen in sociaal domein Bestuurskracht na fusie COWWI Toezicht & handhaving Verkoop tafelzilver VN-Handicapverdrag GGD Hollands Noorden Woningbouw

Subconclusies kwaliteit doorwerking • • • • • • • • • • • •

Opmerking Informatievoorziening De antwoorden van het college en raad op vragen van de Rekenkamercommissie Schagen leiden meerdere malen ook tot kwalificaties over de informatievoorziening, zoals: ‘onvoldoende’, ‘nog niet voldoende’, ‘informatie is vaak wel, soms niet voldoende’, ‘informatievoorziening naar de raad is nog niet geïmplementeerd’ of ‘informatievoorziening gebeurt globaal en routinematig in algemene rapportages’. Het gaat hier dus over de informatievoorziening over de doorwerking van de aanbevelingen, niet over de informatievoorziening van het college aan de raad in het algemeen. De Rkc Schagen neemt deze opmerkingen mee in de conclusies. 1.3.2. Conclusies Raad 1. De raad vindt de kwaliteit van de aanbevelingen over het algemeen goed. 2. De raad heeft alle aan haar gerichte aanbevelingen geïmplementeerd. 3. Bij enkele onderzoeken is in overleg met het college gekozen voor een andere aanpak. 1.3.3. Conclusies College 1. Het college vindt dat bij twee van de acht onderzoeken (25%) de aanbevelingen niet van voldoende kwaliteit zijn. 2. Het college heeft de aan het college gerichte aanbevelingen geïmplementeerd, waarbij ook al doorwerking is te constateren. 3. Bij enkele onderzoeken is in overleg met de raad gekozen voor een andere aanpak.

35

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

4. De informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van de aanbevelingen wordt niet altijd als voldoende ervaren. 5. Het college werkt aan verbetering van het informeren van de raad over de implementatie en doorwerking van aanbevelingen.

1.4.

Aanbevelingen

Aan de Rkc Schagen: 1. Bewaak de kwaliteit van de aanbevelingen aan de raad en het college, zodat deze goed uitvoerbaar zijn. 2. Indien mogelijk en noodzakelijk maak gebruik van SMART-geformuleerde aanbevelingen. Aan de raad en het college: Indien er wordt getwijfeld aan aanbevelingen vraag dan de Rkc Schagen om verduidelijking of interpretatie. Aan de raad: 1. Geef via het raadsbesluit duidelijke en expliciete opdrachten aan het college om bepaalde aanbevelingen te implementeren, inclusief terugkoppeling met tijdspad. 2. Bewaak d.m.v. terugkoppeling met tijdspad de doorwerking van de aanbevelingen, bijvoorbeeld via een toezeggingenlijst of ander controlesysteem. Aan het college: 1. Voer de aan het college gerichte aanbevelingen uit of laat de raad weten waarom deze niet worden uitgevoerd. 2. Communiceer duidelijk en expliciet met de raad over de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen. 3. Expliciete communicatie met de raad over doorwerking van aanbevelingen kan routinematig zoals via de normale planning- & controlcyclus, maar ook separaat.

36

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Deel 2

Rekenkameronderzoek naar overeenkomsten tussen conclusies onderscheidenlijk aanbevelingen uit onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen gedurende de periode 2017 t/m 2020

37

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

2.1. Onderzochte conclusies In totaal zijn acht onderzoeken onderzocht op algemene conclusies. Onderstaande tabel geeft de algemene conclusies per onderzoek weer. Alleen algemene conclusies zijn vergeleken, omdat te specifieke conclusies zich niet lenen voor een onderlinge vergelijking met als doel een trend te ontdekken. Bijvoorbeeld, de specifieke conclusie “De voormalige gemeenten waren financieel gezond” uit het onderzoek ‘Bestuurskracht na fusie’ leent zich niet goed voor een algemene vergelijking. Onderzoeken zonder algemene conclusies zijn niet genoemd. Voor meer gedetailleerde cijfers zie Bijlage 1 bij dit onderzoeksverslag.

Onderzoek

Algemene conclusies

COWWI Toezicht & Handhaving

• •

Tafelzilver

•

VN-Verdrag Handicap

•

GGD Hollands Noorden

• • •

Woningbouw

•

•

Voer afgesproken evaluaties uit. De informatiepositie van de gemeente ten aanzien van ketenpartners die een deel van de taken van toezicht en handhaving voor de gemeente uitvoeren (al dan niet wettelijk verplicht) is nog niet in alle gevallen voldoende. Er is geen duidelijke strategie vastgesteld voor de realisatie van de doelstelling. Er is geen gericht beleid of gerichte aandacht voor inclusie/toegankelijkheid/meedoen voor de doelgroep met een handicap. Er is voldoende aandacht voor inclusiviteit in het sociaal beleid. Er is in de sturing met betrekking tot de GGD sprake van verlegd in plaats van verlengd bestuur. De gemeenteraden hebben en ervaren nauwelijks grip op de GGD. Er wordt onvoldoende invulling gegeven aan de rolverdeling tussen het eigenaarschap en het opdrachtgeverschap van gemeenten met betrekking tot de GGD. Het is daardoor niet helder vanuit welke rol er wordt gehandeld en als gevolg hiervan is het samenspel diffuus: tussen gemeenteraden en colleges en tussen de GGD en de gemeenten. We constateren dat er niet over elke vastgestelde doelstelling expliciet verantwoording plaatsvindt. Hierdoor kunnen we ook niet voor alle doelstellingen aangeven waarom deze wel of niet zijn behaald. De raad krijgt niet de informatie op basis waarvan raadsleden kunnen vaststellen of de doelen worden gerealiseerd.

Tabel 1.

Overzicht algemene conclusies per onderzoek

38

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderstaande tabel geeft weer hoe vaak een bepaald onderwerp in de onderzochte conclusies werd genoemd. Onderwerpen van de conclusies Frequentie Evaluatie uitvoeren 1 Onvoldoende informatievoorziening 2 Geen duidelijke strategie 1 Geen gericht beleid voor gehandicapten 1 Onvoldoende aandacht voor inclusiviteit 1 Onvoldoende grip bij een GR 1 Geen heldere rolverdeling tussen raden en colleges bij een GR 1 Onvoldoende verantwoording voor het controleren van doelstellingen 1 Tabel 2.

Overzicht onderwerpen van de conclusies met bijbehorende frequentie

2.2. Onderzochte aanbevelingen Onderstaande tabel geeft de algemene aanbevelingen per onderzoek weer. Alleen algemene aanbevelingen zijn vergeleken, omdat te specifieke aanbevelingen zich niet lenen voor een onderlinge vergelijking met als doel een trend te ontdekken. Bijvoorbeeld, de specifieke aanbeveling “Creëer meer overzicht in de vastgoedportefeuille” uit het onderzoek ‘Verkoop tafelzilver’ leent zich niet goed voor een algemene vergelijking. Onderzoeken zonder algemene aanbevelingen zijn niet genoemd. Voor meer gedetailleerde cijfers zie Bijlage 1 bij dit onderzoeksverslag.

Onderzoek Ongenoegen in het sociale domein? COWWI

Toezicht & Handhaving

Algemene aanbevelingen •

Informatievoorziening aan de raad gericht op trends en ontwikkelingen in klachten en bezwaren.

• • • • • • •

Vooraf: inventariseer knelpunten en oplossingen Verken verwachtingen Leg uitgangspunten vast Stel voorafgaand aan de uitwerking een agenda op Bepaal de rol van de raad. Verzorg tijdige, juiste en volledige informatie voor de raad. Analyseer waar de informatiepositie van de gemeente nog onvoldoende is met betrekking tot de relevante partners waarmee de gemeente samenwerkt. Maak concrete afspraken met die samenwerkingspartners over de onderwerpen waarover de gemeente geïnformeerd wil worden, op welke wijze in welke vorm. Zorg voor frequente monitoring bij het uitvoeren van een doelstelling. Stel de belangrijkste werkprocessen vast.

•

Tafelzilver

• •

39

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

GGD Hollands Noorden

• •

Woningbouw

• • •

Tabel 3.

Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een redelijke tijd worden opgevolgd. Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van aanpak te vatten en dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop. Zorg als college voor een monitoringssytematiek die een helder overzicht biedt van de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen. Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen. Overzicht algemene aanbevelingen per onderzoek

Onderstaande tabel geeft weer hoe vaak een bepaald onderwerp in de onderzochte aanbevelingen werd genoemd. Onderwerp aanbeveling Frequentie Agendavorming 2 Reflectie raad/college 1 Informatievoorziening 5 Inventarisatie knelpunten en oplossingen 1 Verken verwachtingen 1 Leg uitgangspunten vast 1 Rol van de raad. 2 Frequente monitoring doelstellingen 1 Stel werkprocessen vast 1 Controle uitvoering aanbevelingen 3 Tabel 4.

2.3.

Overzicht onderwerpen van de aanbevelingen met bijbehorende frequentie

Conclusies en aanbevelingen huidig onderzoek Hier worden de conclusies getrokken over de algemene conclusies respectievelijk aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken uit de periode 2017 t/m 2020. Met name over de trend die hierin is te vinden.

Een trend wordt hier beschouwd als een ontwikkeling in een bepaalde richting op langere termijn. De algemene conclusies en aanbevelingen zijn hiertoe geanalyseerd om een tijdgerelateerd patroon in deze conclusies respectievelijk de aanbevelingen te identificeren. Conclusies 1. Onvoldoende informatievoorziening komt tweemaal voor in de conclusies van de acht onderzoeken (25%). 2. Het onderwerp ‘onvoldoende informatievoorziening’ komt vijfmaal voor in de aanbevelingen van de acht onderzoeken (63%). 3. Onvoldoende informatievoorziening kan worden gezien als een trend of patroon.

40

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Aanbevelingen Deze aanbevelingen zijn bestemd voor de raad en het college. 1. Zorg voor een goede, tijdige en juiste informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van onderzoeken. 2. Zorg voor een goede balans tussen vraag en aanbod van volledige, juiste en tijdige informatie. 3. Maak een plan van aanpak voor verbetering van de informatievoorziening van het college aan de raad over de doorwerking van onderzoeken. Zie ook Bijlage 4. 4. Voer dit plan van aanpak uit en evalueer het na twee jaar.

41

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Bijlage 1

Gedetailleerde onderzoeksresultaten

Deze bijlage geeft enkele gedetailleerde sub conclusies weer van de onderzochte conclusies onderscheidenlijk aanbevelingen. De bijlage kan worden gelezen in combinatie met Tabel 1 en Tabel 3. Sub conclusies van de onderzochte conclusies 1. Drie van de acht onderzoeken (37,5%) bevatten geen algemene conclusies. 2. Vijf van de acht onderzoeken (62,5 %) bevatten samen negen algemene conclusies. 3. Deze negen conclusies bevatten acht onderwerpen. 4. Zeven van deze acht onderwerpen (87,5%) komen eenmaal voor in de negen onderzoeken. 5. Een van de acht onderwerpen (12,5%), t.w. onvoldoende informatievoorziening, komt tweemaal voor in de negen algemene conclusies van de acht onderzoeken. Sub conclusies van de onderzochte aanbevelingen 1. Twee van de acht (25%) onderzoeken bevatten geen algemene aanbevelingen. 2. Zes van de acht (75%) onderzoeken bevatten samen achttien algemene aanbevelingen. 3. Deze achttien aanbevelingen bevatten tien onderwerpen. 4. Zes van deze tien onderwerpen (60%) komen eenmaal voor in de onderzoeken. 5. Twee van deze tien onderwerpen (20%) komen tweemaal voor in de acht onderzoeken. 6. Een van deze tien onderwerpen (10%) komt driemaal voor in de acht onderzoeken. 7. Een van deze tien onderwerpen (10%) komt vijfmaal voor in de acht onderzoeken.

42

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Bijlage 2

Reactie namens de raad

Beantwoording vragen Rekenkamercommissie Schagen naar aanleiding van het onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen van haar onderzoeken tussen 2017-2020 Hieronder staan de antwoorden op de diverse vragen: 1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geimplementeert? Antwoord vraag 1: Over het algemeen wel. Allen bij het onderzoek van de GGD niet. Daar zijn aanbeving 3 t/m 7 niet concreet en (super) vaag. 2. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? 3. Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Antwoord 2 en 3: Dit is hierna per onderzoek aangegeven 4. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Nee, tot nu toe niet. Bij de Locale Inclusie Agenda en de woningbouw gaat dit naar verwachting wel gebeuren (concrete verwachtingen). Bestuurlijke vernieuwing is een beetje merkbaar bij de GGD doordat de drie andere Noordkop gemeenten met regionale raadsvolgers willen gaan werken. 5. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? De aanbeveling is een concrete opdracht 6. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Voor de raad niet van toepassing 7.

Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Vaak wel, soms niet. Niet iedere aanbeveling staat op zich zelf. Het maakt onderdeel uit van al lopende processen. Dan wordt niet altijd de link met de aanbeveling gelegd. 8. Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Duidelijke formulering en direct een termijn afspreken. Reactie per onderzoek op de aanbevelingen: Onderzoek Toezicht en handhaving raadsbesluit 5 november 2019 Aanbevelingen voor de raad 1. Geef het college opdracht om met hoge prioriteit een plan te maken voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein, en daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt te nemen. 2. Stuur met betrekking tot toezicht en handhaving in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid meer op maatschappelijke doelen. Probeer daarmee meer zicht te krijgen op de veiligheid en leefbaarheid van de lokale samenleving. Daar is waar het immers om draait. Dit kan door het college te vragen de rapportages naar de raad niet zozeer te richten op het

43

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

aantal controles en inspecties en het aantal geconstateerde tekortkomingen, maar in eerste instantie te richten op het aantal goed bevonden situaties in relatie tot de omvang. Reactie: De raad heeft met het overnemen van deze aanbevelingen direct de opdracht voor punt 1 en 2 aan het college gegeven. Met betrekking tot onderdeel 1 heeft het college een raadsinformatiememo verstrekt (nr. 13 2020)op 10 februari 2020. In de corona-rapportages aan de raad van het afgelopen jaar heeft het college veelvuldig aandacht besteed aan handhaving in het fysieke domein mbt de corona-regels. Onderzoek VN-verdrag Handicap raadsbesluit 1 december 2020 Aanbevelingen voor de raad

1. Zie toe op de totstandkoming van adequaat specifiek beleid op het gebied van de bepalingen uit het VN-Verdrag Handicap. 2. Zie toe op de tijdige uitvoering van dit beleid. 3. Stel waar nodig additionele kaders op. 4. Bewaak ook de realisatie van de tijdsplanning. 5. Zie toe op de realisatie, evaluatie en (eventuele) bijstelling van het specifieke beleid. Reactie: Het heeft even geduurd voordat dit onderzoek besproken werd in de raad. De grote wens was om dit fysiek te doen en daarom werd het in eerste instantie uitgesteld. Na de zomer bleek dat er nog geen einde in zicht was met betrekking tot corona en is het rapport in digitale vergaderingen behandeld. Inmiddels is de uitvoering door het college opgestart. Er is een raadswerkgroep ingesteld waarin alle stappen worden besproken. Deze is reeds twee keer bij elkaar geweest (18 maart en 8 april jl.) In de raadswerkgroep zitten namens de raad Friso Teerink, Margreet Verloop, Puck de Nijs, Lambert Riteco, Marga Mulder, Hanneke Toorenent, Wim Rijnders, Harry Piket en Gert Meijer (griffier). Op 1 april 2021 is er een start-symposium geweest met allerlei betrokkenen met het maatschappelijke veld.

De raadswerkgroep heeft de volgende planning vastgesteld: 1 april Startsymposium 17 mei –18 juni Adviesperiode voor de adviesraden 31 mei Beeldvormende of informerende raadsbijeenkomst over conceptversie LIA Locale Inclusie Agenda) 30 augustus Oordeelsvormende raad over de LIA Half september Vaststelling LIA door B&W Tot jan 2023 Uitvoering LIA en borging Onderzoek GGD Hollands Noorden raadsbesluit 15 december 2020 Aanbevelingen voor de raad 1. Verdiep en verbreed de instrumenten van klankbordgroep en raadsrapporteur. 2. Breng deze instrumenten ook onder de aandacht van andere raden. 3. Volg de aan de raad geadresseerde aanbevelingen op. Daar waar nodig op interlokale schaal. 4. Volg samen met het college alle aanbevelingen op die geadresseerd zijn aan zowel de raad als aan het college. 5. Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een redelijk tijd worden opgevolgd. 6. Controleer hoe en wanneer het college het beloofde verbeteringstraject gaat inzetten om

44

Bijlagen

7.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

te komen tot een betere aansturing en controle van de GGD HN; met goede aandacht voor het tijdsverloop. Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van aanpak te vatten en dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

Reactie: Niet naar aanleiding van dit onderzoek, maar wel passend bij aanbeveling 1: Onze raadsrapporteurs worden nu naast de kadernota en jaarstukken ook geïnformeerd over de andere onderwerpen op de diverse AB vergaderingen. De werkwijze van de raadsrapporteurs in Schagen zijn onder de aandacht gebracht in de regio. De regio wil ook met regio-raadsrapporteurs gaan werken. Hiertoe is een pilot opgezet voor de drie grootste GR ‘en (GGD, VRN, OD) Er is verzocht om vanuit iedere gemeente kandidaten aan te melden. Vanuit Schagen zijn er tot nu toe hiervoor geen kandidaten (stand: 9 april). De andere drie gemeenten hebben wel kandidaten. Op 21 is er voor de kandidaten een korte training/uitleg. Op aanbeveling 3 t/m 6 is nog geen actie ondernomen Met betrekking tot aanbeveling 7 heeft de raad het college opdracht gegeven dit plan van aanpak op te stellen. Het college heeft dit nog niet gedaan. Onderzoek Woningbouw raadsbesluit 9 februari 2021 1. Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de voortgang hierop beter kan worden gemonitord. 2. Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt in de nieuwe woonvisie.

Reactie: In het raadsbesluit heeft de raad direct een opdracht aan het college vervat in de volgende bewoordingen: De raad heeft besloten om: 1. Het college op te dragen om voor 1 juli 2021 een voorstel ter vaststelling aan de raad voor te leggen waarin de kwalitatieve doelen met betrekking tot woningbouw verder uitgewerkt zijn; 2. Het college op te dragen de aanscherping van de kwaliteitsdoelen conform besluitpunt 2, op te nemen in de woonvisie. Schagen, 9 april 2021

Gert Meijer, griffier.

45

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Bijlage 3

Reactie van het college

46

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Ongenoegen in het sociaal domein? Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Ongenoegen in het sociaal domein?’, d.d. november 2017. (zie Raadbesluit d.d. 11 januari 2018 onder nr. 18.024594, zoals besloten in de raadsvergadering van 20 februari 2018). Aanbevelingen voor het college: 1. Evalueer de werkwijze voor klachten en bezwaren in 2020, met daarin aandacht voor de volgende onderwerpen: a. Ambtelijk horen: efficiency van ambtelijk horen en de door cliënten ervaren onafhankelijkheid. b. Frequentie van de inzet van de omgekeerde toets. c. De duur van de afhandelingstermijn (kan deze ingekort worden door alleen te verdagen als dat noodzakelijk is). d. Registratie van klachten en bezwaren (zijn er klachten of bezwaren ‘zoek’ geraakt). e. Informatievoorziening aan de raad gericht op trends en ontwikkelingen in klachten en bezwaren. Reacties op de aanbevelingen: • De raad heeft de aanbeveling overgenomen en besloten deze onder de aandacht van het college te brengen. • Het college heeft de aanbeveling over evaluatie in 2020 overgenomen. Doorwerking: 1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Antwoord: De aanbevelingen zijn wat ons betreft specifiek, concreet en realistisch genoeg om te worden geïmplementeerd. 2. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? 3.

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Antwoord 2 en 3: Het ambtelijk horen is in 2017 ingevoerd. Bezwaarden worden gehoord door een ambtelijke hoor- en adviescommissie, bestaande uit een strategisch beleidsadviseur en een kwaliteitsmedewerker. Vanaf 2020 heeft de juridisch beleidsadviseur tijdelijk het horen en adviseren naar aanleiding van bezwaren van de kwaliteitsmedewerker overgenomen. Duidelijk is geworden dat de juridische expertise zowel in de voorbereiding naar als tijdens de hoorzitting onontbeerlijk is en de kwaliteit aan de voorkant (goede besluitvorming) hierdoor verbeterd kan worden. Cliëntperspectief Wat de onafhankelijkheid en het zich gehoord voelen betreft, het volgende. Direct met de invoering van het ambtelijk horen zijn er evaluatieformulieren ontwikkeld. Aan het eind van de hoorzitting wordt de bezwaarde gevraagd het evaluatieformulier in te vullen. Uit onderzoek van deze evaluaties is naar voren gekomen dat bijna alle bezwaarden vonden dat zij tijdens de hoorzitting voldoende in de gelegenheid werden gesteld hun bezwaren toe te lichten. Bijna alle bezwaarden vonden dat tijdens de hoorzitting hun bezwaren goed werden besproken. Bijna alle bezwaarden hadden er vertrouwen in dat er serieus naar hun bezwaren werd gekeken. Hieruit volgt dat nagenoeg alle bezwaarden zich voldoende gehoord voelden.

De meeste bezwaarden gaven aan dat zij de onafhankelijkheid van de ambtenaren die de hoorzitting leidden, niet in twijfel trokken. Een enkeling gaf aan zich eraan te hebben gestoord dat bij de hoorzitting een kwaliteitsmedewerker aanwezig was. De aanwezigheid van deze functionaris deed in zijn optiek afbreuk aan de onafhankelijkheid. Voorts was opvallend dat bijna alle bezwaarden aangaven te weinig informatie te hebben ontvangen over de gang van zaken tijdens een hoorzitting. Dit was aanleiding voor de gemeente om een brochure ambtelijk horen te ontwikkelen, die bezwaarmakers voorafgaand aan de hoorzitting wordt toegezonden.

47

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

De indruk bestaat dat door de samenstelling van de hoorcommissie dit drempelverlagend werkt voor de cliënt. Doorlooptijden Wat de verkorting van de doorlooptijden betreft, zijn de volgende maatregelen getroffen. De bezwaarprocedure is langs de zogenaamde LEAN-lat gelegd. Lean is een verbetermethode die zich met name toelegt op reduceren van de variatie in bedrijfsprocessen. Hierdoor wordt de kans dat de producten in overeenstemming zijn met de verwachting van de klant, zo groot mogelijk. Er zijn onnodige stappen uit het werkproces afhandeling bezwaren geschrapt. Het werkproces werd hierdoor een stuk korter. Ook is de afspraak gemaakt dat het advies van de ambtelijke hoor- en adviescommissie daags na de hoorzitting gereed moet zijn. In het verleden zat er tussen de hoorzitting en het advies wel eens een aanzienlijke tijdspanne, hetgeen leidde tot grote vertraging in de besluitvorming. Ook wordt vanaf 2020 tijdens de bezwaarprocedure gewerkt met een preadvies. Dit houdt in dat de juridisch/beleidsadviseur voorafgaande aan de hoorzitting het dossier zorgvuldig doorneemt. Vervolgens zet hij de feiten op een rijtje, maakt het juridisch kader inzichtelijk, verzamelt de relevante jurisprudentie en brengt de losse eindjes in beeld. Deze tijdsinvestering aan de voorkant van het proces verdient zich later weer terug.

De ambtelijk hoorders zijn beter voorbereid en de hoorzitting verloopt daardoor sneller en effectiever. Na de hoorzitting vindt er beraadslaging plaats en wordt het preadvies eventueel aangevuld en gewijzigd. Ten slotte is een ambtenaar aangesteld die zorg draagt voor de administratieve ondersteuning van de afhandeling van de bezwaren (registratie van de bezwaarschriften, correspondentie met bezwaarden, planning hoorzitting, opbouw bezwaardossier, monitoren van de doorlooptijden etc.). Deze spin in het web heeft de efficiency en de kwaliteit van de afhandeling van de bezwaren een enorme boost gegeven. Onderstaand treft u aan een overzicht van de doorlooptijden in de jaren 2017, 2018, 2019 en 2020: Jaar

Binnen gestelde termijn van 6 weken afgerond

Binnen verdagingstermijn van 6 weken afgerond

verder uitstel nodig

2017

18

12

17

2018

7

7

7

2019

13

17

4

2020

10

4

6

In 2017 zijn er 47 bezwaren ingediend, waarvan 38% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 25% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 36% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig. In 2018 zijn er 21 bezwaren ingediend, waarvan 33,3% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 33,3% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 33,3% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig. In 2019 zijn er 34 bezwaren ingediend, waarvan 38% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 50% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 11% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig. In 2020 zijn er 20 bezwaren ingediend, waarvan 50% binnen de gestelde termijn van 6 weken zijn afgehandeld; 20% van de bezwaren is afgehandeld binnen de verdagingstermijn van 6 weken en voor 30% van de bezwaarschriften was verder uitstel nodig. Als gevolg van corona zijn de tijden in 2020 iets opgelopen. Het houden van fysieke hoorzittingen was niet mogelijk. De cliënt werd altijd 4 opties aangeboden: • Uitstel van behandeling • Afzien van het ambtelijk horen • Schriftelijke behandeling middels een tweede ronde Hoorzitting via beeldbellen. Zo is dit is altijd met instemming van de cliënt gebeurd.

Uit bovengenoemde cijfers kan het volgende worden opgemaakt: • Wij slagen er steeds beter in de bezwaren binnen de wettelijke voorgeschreven termijn van 6 weken af te handelen.

48

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

• Het percentage bezwaren waarvoor verder uitstel nodig is blijft, met uitzondering van het jaar 2019, hangen rond de 33%. Uit onderzoek is evenwel gebleken dat de oorzaken van de vertraging in de besluitvorming niet is te herleiden zijn naar falend handelen in de ambtelijke organisatie. De meest voorkomende oorzaak van de vertraging is een medisch advies of een second opinion die tijdens de bezwaarprocedure is aangevraagd. Registratie Ook de registratie van bezwaren en klachten is verbeterd. Bezwaren en klachten raken hierdoor niet meer zoek in de organisatie. De aanstelling van een ambtelijke ondersteuner heeft hierin in belangrijke mate bijgedragen. Wat node gemist wordt is een applicatie die het mogelijk maakt om alle processen rondom bezwaar & beroep geheel zaakgericht te behandelen en te bewaken. Met de aanschaf van een dergelijke applicatie organisatiebreed kunnen bezwaren nog efficiënter en sneller worden afgehandeld. Klachten De schriftelijke klachten worden vanaf 2020 geregistreerd. Daarvoor was dit niet het geval. Wij krijgen zo langzamerhand zicht op het aantal klachten. Wij hebben het gevoel dat het aantal klachten toeneemt, dat deze veelal door dezelfde cliënten worden ingediend en de aard van de klacht dezelfde is. Dit legt een druk op de organisatie. Integrale toets vanaf 2021 De werkwijze van de omgekeerde toets is met ingang van 1 januari 2021 ingevoerd.

Deze methode moet de consulenten helpen bij het integraal werken en leveren van maatwerk. Het leveren van maatwerk en integraal werken is verankerd in het gemeentelijk beleid: de integrale verordening sociaal domein en de integrale beleidsregels sociaal domein die op 1 januari 2021 in werking zijn getreden, moeten het leveren van maatwerk en integraal werken door de wijkteams faciliteren. Het is nog te vroeg om te beoordelen welke gevolgen deze nieuwe werkwijze zal hebben in het kader van klachten en bezwaar. 4.

Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Antwoord: Voordelen van het ambtelijke horen ten opzichte van het horen door een onafhankelijke ambtelijke bezwaarcommissie is dat je dichterbij bij de uitvoering zit en hierdoor sneller bepaalde trends in de uitvoering signaleert. In 2019 zijn 6 bezwaarschriften behandeld die gericht waren tegen besluiten op grond van Jeugdwet. In al deze zes zaken was de motivering van het besluit onder de maat. Als er jeugdhulp wordt verzocht voor taken waarvan het ‘gebruikelijk’ is dat ouders dit zelf oppakken, hoeft de gemeente geen jeugdhulp toe te kennen. De eigen mogelijkheden van de ouders worden dan toereikend geacht. In de Jeugdwet wordt evenwel niet aangegeven wat onder ‘gebruikelijke hulp’ moet worden verstaan. In het kader van de jeugdhulpplicht is het belangrijk om te weten wanneer iets gebruikelijk is en wanneer er sprake is van boven gebruikelijke hulp. De consulenten gaven tijdens de hoorzitting aan een objectief afwegingskader te missen waarin is aangegeven op grond van welke maatstaven de hulp als gebruikelijk kan worden aangemerkt. Het beleidsteam is hiermee aan de slag gegaan, hetgeen heeft geresulteerd in Afwegingskader gebruikelijke hulp Jeugdwet dat op 1 januari jl. in werking is getreden.

Trends Wij zien dat de aard van de bezwaren complexer wordt. Dit vergt een zorgvuldige voorbereiding en meer inzet. Het aantal bezwaarschriften vanuit de Wmo en Jeugdwet is sinds 2019 toegenomen. Dit is te verklaren omdat er door de Centrale Raad van Beroep 2 uitspraken zijn gedaan, t.a.v. de gebruikelijke hulp binnen de jeugdwet (zie hierboven) en de eigen kracht en zelfredzaamheid binnen de Wmo. Door de invoering van de TOZO in 2020 is er minder inzet gepleegd op controle en onderzoek naar rechtmatigheid vanuit de Participatiewet. Hierdoor zijn er in 2020 minder bezwaren geweest. In 2021 worden de handhavende taken intensiever opgepakt. De verwachting is dat het aantal bezwaren hierdoor toe zal nemen.

49

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

5. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Antwoord: Het college en MT hebben de kwaliteit van de afhandeling van bezwaren en verkorting van de doorlooptijden van het bezwaren een hoge prioriteit toegekend. Het MT hecht veel belang aan het leereffect van bezwaren. Bezwaarschriften kunnen de kwaliteit van de besluitvorming in positieve zin beïnvloeden. Bij een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die op grote afstand staat van de ambtelijke organisatie is dat leereffect veel minder groot. Zie ook antwoord 4. 6. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Antwoord: Wat nog niet goed is geïmplementeerd, is de informatievoorziening naar de gemeenteraad. De gemeenteraad wordt nog onvoldoende geïnformeerd over de trends en de ontwikkeling van bezwaren en klachten. Het zou wenselijk zijn om de gemeenteraad jaarlijks door middel van een verslag in ieder geval te informeren over: • het aantal bezwaren, gedifferentieerd naar de verschillende wettelijke regelingen in het sociaal domein: PW, IOAW, BBZ, Wmo, Jeugdwet en schuldhulpverlening; • het aantal bezwaren dat gegrond, ongegrond of niet ontvankelijk is verklaard; • de door de ambtelijke hoor- en adviescommissie waargenomen trends; • de resultaten van de meting van de tevredenheid van de bezwaarmakers.

Onderzoek: Bestuurskracht na fusie Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Bestuurskracht na de fusie’, d.d. 25 april 2018 (zie Raadbesluit d.d. 26 april 2018 onder nr. 18.050190, zoals besloten in de raadsvergadering van 29 mei 2018). Aanbevelingen voor het college: 1. Zet de vergrote lokale bestuurskracht ook regionaal in. Vergroting van onderling vertrouwen tussen de diverse regionale partijen is daarvoor van groot belang. 2. Houd de vinger aan de pols met betrekking tot de gestegen formatie (de decentralisatie in 2015 meegerekend), daar waar vergelijkbare gemeente (groottegroep) de afgelopen jaren een daling in de formatie laten zien; 3. Neem maatregelen die voorkomen dat een meerjarig beroep op reserves nodig is om de begroting sluitend te maken. Reacties op de aanbevelingen: • De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen om deze onder de aandacht te brengen van het college van burgemeester en wethouders. • Het college heeft de aanbevelingen niet of slechts gedeeltelijk overgenomen. Doorwerking: 1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Antwoord: Aanbeveling 1 is zeer algemeen gesteld. Het onderwerp is dan ook niet geschikt voor een benadering geheel volgens de SMART methodiek.

Wanneer de aanbeveling niet SMART omschrijft welke doelen het college dient na te schrijven is het niet mogelijk daar concrete actiepunten aan te verbinden. Aanbeveling 2 is enigszins concreet indien we als uitgangspunt nemen dat de formatie van de gemeente Schagen in lijn zou moeten zijn met die van vergelijkbare gemeenten. In haar reactie op deze aanbeveling heeft het college gesteld van mening te zijn dat een dergelijke benchmark alleen waarde heeft wanneer de formatie in relatie tot taken wordt gekeken. Aanbeveling 3 is in zoverre concreet dat wordt voldaan wanneer geen meerjarig beroep op de reserves wordt gedaan teneinde een sluitende begroting mogelijk te maken. 2. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Antwoord:

50

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Met betrekking tot de inzet van de bestuurskracht t.b.v. de regio heeft ons college in onze bestuurlijke reactie op het rapport al gemeld ons niet te herkennen in het beeld dat wij niet of onvoldoende regionaal actief zouden zijn. De aanbeveling heeft dan ook niet tot specifieke acties geleid. Dit laat onverlet dat ons college haar regionale inspanningen onverminderd heeft voortgezet. Onder andere in de jaarrekeningen van 2019 en 2020 vermelden wij welke resultaten wij hierbij hebben behaald. Regionale samenwerking hebben wij, samen met de gemeenteraad voor het Domein Ruimte en Economie in de begroting als zelfstandig doel geformuleerd: “We werken regionaal samen”. Als voorbeelden noemen wij onze deelname aan het Regio Akkoord, onze inspanningen voor een nieuwe samenwerkingsagenda, onze actieve deelname aan De Kop Werkt en onze deelname aan de Woondeal met 18 Noord/Hollandse gemeenten. De omvang van de formatie is een punt dat onze bijzondere belangstelling heeft. In onze bestuurlijke reactie op uw rapport hebben wij de koppeling gelegd tussen taken en formatie. Het zondermeer vergelijken van de formaties van verschillende gemeentes achten wij niet opportuun indien niet gelijktijdig wordt gekeken naar de prestaties die daar tegenover staan. Het algemeen uitgangspunt bij formatieaanpassing is: taken eraf personeel eraf; taken erbij personeel erbij.

Met betrekking tot onze formatie zien wij een stijging tussen 2019 en heden van 3% (2019: 402,41, 2021: 414,54). In de begrotingen van 2019 en 2020 is hierover het volgende opgenomen; De aantrekkende economie en de vele ambities die wij hebben zorgen voor extra werk en taken voor de organisatie. Door de bezuinigingen in de afgelopen jaren is de rek om extra taken te kunnen oppakken er uit. Er is op basis van de strategische personeelsplanning extra formatie toegekend voor de taken Gegevensbescherming, P&O, Regionale Samenwerking, WMO, Jeugdzaken, Gebied coördinatie, Ruimtelijke ontwikkeling, Veiligheid en ICT. Als we kijken naar de reserves dan zijn deze in 2020 ten opzichte van 2018 gestegen. Als we (door)kijken naar het jaar 2025, dan lopen de reserves weer terug en komen uit op het niveau van 2018. (voor de jaren 2021 – 2025 op begrotingsbasis). Dus ondanks een lastig 2020 (en misschien 2021) is de reserve positie stabiel gebleven. De bestemmingsreserves zijn bedoeld om bepaalde investeringen/uitgaven ten laste van te brengen. Hiervoor is in eerste instantie al gespaard/gestort. De algemene reserve is nog voldoende hoog en er worden vanaf 2023 geen onttrekkingen meer begroot uit de algemene reserve. Er wordt zelfs € 400.000 gestort in 2023. Het saldo per 31-12-2023 is dan € 3.749.000.

Daarnaast is een Nota Vermogensbeleid opgesteld, om grip te houden op de reserves, met de volgende normen: Voor de gemeente Schagen wordt gestreefd naar de volgende normen voor het vermogensbeleid: a. Netto schuldquote van maximaal 70% b. Solvabiliteitsratio van minimaal 50% c. Voldoen aan de door het Rijk vastgestelde kasgeldlimiet d. Voldoen aan de door het Rijk vastgestelde renterisiconorm e. 20% van het benodigde weerstandsvermogen moet direct aanwendbaar zijn. Dit betekent dat de ondergrens van de algemene reserve minimaal 20% van het risicototaal moet bedragen f. Streefcijfer incidenteel weerstandsvermogen 1,5 In 2020 voldoet Schagen alleen op de Solvabiliteitsratio nog niet aan de norm. Zolang de exploitatie sluitend is en er budget is om de rente en aflossing op vreemd vermogen te voldoen is dit niet erg. 3. Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Antwoord: In lijn met de bestuurlijke reactie op uw onderzoek zijn uw aanbevelingen niet geïmplementeerd. Wel hebben wij, zoals hiervoor is onderbouwd, aandacht voor de door u benoemde onderwerpen. 4. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Antwoord: Zie hiervoor antwoord op vraag 2. 5.