Onderzoek Rekenkameronderzoeken 2021

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Antwoord: Niet van toepassing.

51

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

6. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Antwoord: Dit is in lijn met onze bestuurlijke reactie op uw aanbevelingen. 7. Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Antwoord: Wij informeren de gemeenteraad tijdig en volledig over de onderwerpen die uw aanbevelingen treffen. Wij doen dat door middel van de begroting, de rekening en tussentijdse Raadsinformatiebrieven. 8. Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Antwoord: De informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen hebt gedaan werden door ons niet of slechts in beperkte mate herkend. Wij denken dat wanneer meer aandacht wordt besteed aan de context van de informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen doet dit leidt tot herkenning. Daarnaast geldt dat naarmate aanbeveling minder concreet zijn geformuleerd het lastiger is deze naar een concrete implementatie te vertalen.

Onderzoek: Vroegtijdige beëindiging COWWI

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Achtergrond vroegtijdige beëindiging bestuurlijke samenwerking (COWWI) gemeente Schagen Hollands Kroon’, d.d. 10 oktober 2018 (zie Raadbesluit d.d. 18 oktober 2018 onder nr. 18.083620, zoals besloten in de raadsvergadering van 18 december 2018). Aanbevelingen voor het college 1. Vooraf: inventariseer knelpunten en oplossingen. 2. Verken verwachtingen. 3. Leg uitgangspunten vast. 4. Stel voorafgaand aan uitwerking een agenda op. 5. Bepaal de rol van de raad. 6. Verzorg tijdige, juiste en volledige informatie aan de raad. 7. Richt de afwikkeling van de frictiekosten zodanig in dat een helder beeld ontstaat van de omvang ervan en de verdeling over de betrokken partijen. Reacties op de aanbevelingen: • De raad heeft besloten om alle aanbevelingen, welke zijn bedoeld als richtlijn bij het aangaan van eventuele nieuwe samenwerkingsverbanden, over te nemen en deze onder de aandacht te brengen van het college. • Het college kan zich vinden in de aanbevelingen. Doorwerking: Raad en college hebben zoals in hun reactie aangegeven de aanbevelingen over te nemen en bij een nieuw op te richten samenwerkingsverband (zoals bijv. het COWWI, deelname in een GR, etc.) in de praktijk te brengen. Sinds de vroegtijdige beëindiging van het COWWI is de gemeente Schagen niet meer een vergelijkbaar samenwerkingsverband aangegaan.

We hebben genoemde aanbevelingen dan ook n iet in de praktijk kunnen brengen en kunnen toetsen op effectiviteit.

Onderzoek: Toezicht en Handhaving

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Toezicht- en handhavingsbeleid’, d.d. 15 oktober 2019 (zie het geamendeerde raadbesluit d.d. 5 november 2019 onder nr. 19.05365, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020). Aanbevelingen voor de raad: 1. Geef het college opdracht om met hoge prioriteit een plan te maken voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein, en daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt te nemen. 2. Stuur met betrekking tot toezicht en handhaving in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid meer op maatschappelijke doelen. Probeer daarmee meer zicht te krijgen op de veiligheid en leefbaarheid van de lokale samenleving. Daar is waar het immers om draait. Dit

52

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

kan door het college te vragen de rapportages naar de raad niet zozeer te richten op het aantal controles en inspecties en het aantal geconstateerde tekortkomingen, maar in eerste instantie te richten op het aantal goed bevonden situaties in relatie tot de omvang. Aanbevelingen voor het college: 1. Maak in opdracht van de raad met hoge prioriteit een plan voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein. Dat zal gezien de aard, omvang en complexiteit van het sociale domein waarschijnlijk een meerjarig plan of programma zijn: a. neem daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt; b. bezie tegelijkertijd de kansen voor een integrale aanpak met het fysieke domein en openbare orde en veiligheid; c. zet dit onderwerp op de regionale agenda en kijk of samenwerking met andere gemeenten hierbij mogelijk is; d. sluit aan op de discussie die de VNG over dit onderwerp heeft geïnitieerd; e. betrek interne en externe relevante actoren zoals toegangsloketten tot hulp- en zorg, uitkeringsverstrekkers, zorg- en hulpverleners, signaleerders et cetera. 2. Maak het proces, in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid, van prioriteitstelling meer transparant en navolgbaar. a.

Als eerste stap door dit proces vast te leggen en ieders rol in dat proces helder te maken: raad, college, ambtelijke organisatie, inwoners en bedrijven en partijen die mede namens de gemeente toezicht houden en handhaven. b. Als tweede stap door bij de uitvoering van dat proces ieders bijdrage inzichtelijk te houden door zichtbaar te maken wat met de bijdragen en informatie van verschillende actoren is gedaan. 3. Expliciteer hoe de gemeente handen en voeten geeft aan het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid van inwoners en bedrijven. Sluit dit aan op gemeentelijk beleid ten aanzien van burgerparticipatie en burgerinitiatieven, in het geval de gemeente hier al beleid op heeft ontwikkeld. 4. Analyseer waar de informatiepositie van de gemeente nog onvoldoende is met betrekking tot de relevante partners waarmee de gemeente samenwerkt. Maak concrete afspraken met die samenwerkingspartners over de onderwerpen waarover de gemeente geïnformeerd wil worden, op welke wijze in welke vorm. 5. Geef de ambtelijke organisatie de opdracht om een planningsmethodiek te ontwikkelen die zicht geeft op de relatie tussen gewenste resultaten en benodigde personele capaciteit. Dit in plaats van de aanwezige capaciteit als uitgangspunt te nemen voor de planning van het uitvoeringsprogramma.

In het geval de personele capaciteit dan niet voldoende blijkt investeer dan in eerste instantie in slimme werkwijzen, ICT-middelen en flexibilisering van de capaciteit. Reactie op de aanbevelingen: • De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen. • De raad heeft aan het college opdracht gegeven om de voor het college bestemde aanbevelingen uit te voeren. • Het college heeft vertrouwen dat zij binnen de beleidsperiode vorm kan geven aan de aanbevelingen. Doorwerking: Fysiek domein In de raadsvergadering van 11 februari 2020 heeft de raad de aanbevelingen uit het rapport ‘Toezichten Handhavingsbeleid’ geamendeerd en vervolgens overgenomen. Niet lang daarna, bij het vaststellen van de eerste tussenrapportage van het uitvoeringsprogramma Veiligheid, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2020 op 21 april 2020, besloot het college de bestrijding van de verdere verspreiding van het coronavirus boven alle overige prioriteiten uit het uitvoeringsprogramma te stellen. Deze situatie heeft de rest van het jaar geduurd. Zoals u bekend wordt voor het Toezicht en Handhavingsbeleid in het fysieke domein gewerkt vanuit de zogenoemde ‘big-8-cyclus’. Naar aanleiding van de evaluatie van 2020 is wel besloten tot aanpassing van het beleid, echter deze

53

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

aanpassingen betroffen vooral het opnemen van de maatregelen rond de nog steeds heersende pandemie in het beleid. Wij zijn wel van mening dat de pandemie tot een meer integrale benadering heeft geleid op deelonderwerpen van het beleid: tussen de taakvelden veiligheid, toezicht en handhaving en vergunningverlening is dit wellicht evident, maar ook economische zaken en het sociaal domein is meer dan voorheen gevonden. Dit zien wij bijvoorbeeld ook terug in de aanpak van het bewonen van recreatiewoningen, het wonen op bedrijfsterreinen en adressenonderzoeken. Voor het komende jaar staat de Omgevingswet (verwachte invoerdatum nog immer 1 januari 2022) op stapel. Dit betekent dat wij het beleid hierop zullen aanpassen. Wij zullen daarbij in elk geval de aanbevelingen ten aanzien van het inzichtelijk maken van de prioritering en het berekenen van de capaciteit vanuit de doelstelling meenemen. Tevens hopen wij, daar waar er raakvlakken en voldoende aanleiding is, voort te bouwen op de in coronatijd opgebouwde of (door)ontwikkelde contacten met het sociaal domein. Sociaal domein De gemeenteraad in Schagen is op 10 februari 2021 door het college geïnformeerd dat er nog gewerkt wordt aan het plan van aanpak Toezicht en Handhaving binnen het sociaal domein.

Ook heeft de gemeenteraad op 10 februari een toelichting ontvangen over de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de inbedding van Toezicht en Handhaving. In 2020 lag de prioriteit op de transitie en transformatie in het sociaal domein, dit proces leidde in het najaar tot de totstandkoming van het integraal beleidsplan Sociaal. De Raad heeft dit plan geaccordeerd. In dit plan staan ook de uitgangspunten (o.a. maatwerk en nadruk op preventie) voor Toezicht en Handhaving evenals de benadering van ‘Hoogwaardig Handhaven’. De uitgangspunten én de benadering vormen de basis van het plan van plan van aanpak Toezicht en Handhaving. Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt: • In het eerste kwartaal 2021 is het project Toezicht en Handhaving en Toezicht gestart. • De eerste stap in het project is een akkoord op het proces om te komen tot een gedragen systematisch en integraal plan van aanpak. Dit betekent dat we momenteel commitment verwerven voor de richting die wij, in overleg (o.a. met de adviesorganen, op de zes gebieden van het sociaal domein op willen gaan. • De voorbereiding tot het instellen van een integrale projectgroep is gestart met als opdracht een systematische aanpak in de praktijk (het uitvoeringsplan) te schrijven.

• Na de zomer zullen in deze projectgroep kennisdragers vanuit beleid en de praktijk gaan werken aan een integrale verbetering en borging van preventie-, toezichts-, en handhavingstaken en processen in het sociaal domein. Kortgezegd de opdracht aan deze projectgroep is het opzetten van een uniform kwalitatief verbeterproces, een systematische aanpak in de praktijk en meetbare doelen. Evenals een verbetering van de rapportages en verantwoordingscycli. • De witte vlekken binnen Toezicht en Handhaving zijn in kaart gebracht, denk daarbij aan het aanstellen toezichthouder, de inrichting van het Meldpunt zorgfraude. Ook deze punten zijn onderdeel van het project. • Op het gebied van Toezicht en Handhaving zijn de eerste stappen gezet om aan te sluiten bij andere gemeenten in de Kop van Noord- Holland. Er is gezamenlijk een sociaal rechercheur voor deze regio aangesteld en er zijn ideeën om gezamenlijk aan aantal onderwerpen op te pakken. In onderstaand schema staan de zes gebieden en de focus die vanuit de gemeente gelegd wordt op dit gebied, die we m.b.t. Toezicht en Handhaving integraal in het sociaal domein oppakken.

54

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Verkoop tafelzilver

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Verkoop van tafelzilver’ d.d. november 2019 (zie Raadbesluit onder nr. 19.053762, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020). Aanbevelingen voor het college: 1. Creëer meer overzicht in de vastgoedportefeuille. 2. Zorg voor frequente monitoring bij het uitvoeren van een doelstelling. 3. Stel de belangrijkste werkprocessen vast. Reacties op de aanbevelingen: • De raad heeft de aanbevelingen overgenomen en onder de aandacht van het college gebracht. • Het college onderschrijft deze aanbevelingen, zij het met een enkele kanttekening. Doorwerking: 1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Antwoord: De aanbevelingen zijn richtinggevend als een permanente opgave. Ze zijn niet SMART. • Wat betekent “meer overzicht in de vastgoedportefeuille”? Wanneer is het genoeg? • In welke situaties moet er gezorgd worden voor “frequente monitoring”? Wat zijn de “belangrijkste werkprocessen”? 2. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Antwoord: Aan alle aanbevelingen is gewerkt. Of het voldoende is, is moeilijk te beoordelen, aangezien de aanbevelingen niet SMART zijn geformuleerd. 3.

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Antwoord: Deze zijn als volgt geïmplementeerd: • Overzicht vastgoedportefeuille Het vastgoedbeheerssysteem functioneert vooralsnog naar behoren. Er is voldoende inzicht in typering van objecten en contracten.

55

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

•

•

Kritische data zijn volledig onder controle (facturering, type en datum huurindexering, einddatum contract). Frequente monitoring Dit speelt uitsluitend bij projectmatige doelstellingen. Er is de afgelopen periode frequente monitoring toegepast bij herziening pachtprijzen en nieuwe uitgifte in erfpacht. Eerder zijn ook doelstellingen ten aanzien van verkoop snippergroen en tafelzilver frequent gemonitord. Werkprocessen In 2020 is het verkoopproces tegen het licht gehouden. In overleg met de coordinator LEAN is geconstateerd dat er geen algemene aanpassing van het proces nodig is. De specifieke verkoopprocedures van snippergroen en gronden ten behoeve van nutsvoorzieningen zijn of worden wel aangescherpt.

4. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Antwoord: Er zijn geen specifieke effecten bekend van de implementaties. Mogelijk omdat deze voortvloeien uit een algemene opgave voor voortdurende organisatieverbetering. 5. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Antwoord: Een professioneel team Vastgoed dat zelf periodiek vragen stelt over de kwaliteit van het werk en de mogelijkheden om die te verbeteren. 6. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Antwoord: Omdat de aanbevelingen niet smart zijn geformuleerd is niet duidelijk wat er nog meer dan het uitgevoerde zou kunnen of moeten worden aangepakt. 7. Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Antwoord: Wel voor zover het gaat om doelstellingen die de raad regarderen. Zo wordt inmiddels jaarlijks de grondprijzenbrief aangeboden aan de raad. 8. Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Antwoord: Dat doen we op de volgende manier: • Voortgaan met de kritische, professionele houding van team Vastgoed. Toekomstige aanbevelingen SMART formuleren.

Onderzoek: VN-Verdrag Handicap

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘VN-Verdrag Handicap’, d.d. 9 maart 2020 (zie Raadbesluit d.d. 1 december 2020 onder nr. 20.958907, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020). Aanbevelingen voor de raad: 1. Zie toe op de totstandkoming van adequaat specifiek beleid op het gebied van de bepalingen uit het VN-Verdrag Handicap. 2. Zie toe op de tijdige uitvoering van dit beleid. 3. Stel waar nodig additionele kaders op. 4. Bewaak ook de realisatie van de tijdsplanning. 5. Zie toe op de realisatie, evaluatie en (eventuele) bijstelling van het specifieke beleid. Aanbevelingen voor het college:

56

Bijlagen

1. 2. 3. 4. 5.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Stel specifiek beleid vast zodat de verplichtingen uit het VN-Verdrag Handicap aantoonbaar worden nagekomen. Geef een realistische tijdplanning voor de uitvoering van dit beleid. Voer dit beleid uit, met inachtneming van de al genomen maatregelen op dit gebied. Evalueer dit beleid en de uitvoering ervan. Stel dit beleid bij op basis van de evaluatie en draag zorg voor de verdere uitvoering.

Reacties op de aanbevelingen: • De raad heeft besloten om alle aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Schagen over te nemen. •

De raad heeft het college opgedragen om de aan het college geadresseerde aanbevelingen uit te voeren.

•

Het college wil eerst met de raad overleggen in welke mate en op welke wijze zij uitvoering kan geven aan het VN-Verdrag Handicap.

Doorwerking: De gemeenteraad heeft op 15 december 2020 besloten: 1. Akkoord te gaan dat de grondbeginselen van het VN-verdrag voor de rechten van mensen met een handicap als leidend principe gelden voor het ontwikkelen, ontwerpen en uitvoeren van de gemeentelijke dienstverlening en daarmee bijdragen aan de inclusieve samenleving in de gemeente Schagen; 2. Akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van een projectbudget ter hoogte van €180.000 voor de periode van twee jaar om het leidend principe in de gemeente Schagen in te bedden en voor het opstellen en implementeren van een lokale uitvoeringsagenda (= Lokale Inclusie Agenda). 3. Akkoord te gaan om het projectbudget van € 90.000 in 2021 te dekken uit de algemene reserve en € 90.000 voor 2022 op te nemen in de begroting De lokale inclusie agenda wordt samen met alle belanghebbenden uit Schagen (ervaringsdeskundigen, maatschappelijke organisaties, ondernemers) opgesteld. De start daarvoor was tijdens een goed bezochte digitale startsymposium op 1 april 2021. Alle belanghebbenden hebben met elkaar in deelsessies 24 verbeterpunten geformuleerd om een toegankelijk en inclusief Schagen te realiseren. De 5 belangrijkste speerpunten worden in 5 werkgroepen (delegatie uit het symposium) in acties uitgewerkt die de Lokale Inclusie Agenda (LIA) vormen. Dit vanuit het principe van het VN Verdrag ‘Niets over ons, zonder ons’.

Op 31 mei zal de gemeenteraad in een beeldvormende raad een eerste concept van de Lokale Inclusie Agenda bespreken waarna zij na de zomer in een oordeelsvormende raad, advies uitbrengt. Het college zal uiteindelijk in september de LIA vaststellen. Alle acties opgenomen in de LIA worden voorzien van een tijdspad. Het project duurt tot december 2022, waarna het geborgd is binnen de gemeentelijke organisatie en begroting/Planning en controle cyclus. Gedurende de uitvoering van de LIA wordt de voorgang van de acties gemonitord en waar nodig bijgesteld. Dit doen we samen met een delegatie van belanghebbenden.

Onderzoek: GGD Hollands Noorden Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Financiële risico’s in perspectief’, een gezamenlijk onderzoek naar de GGD Hollands Noorden, d.d. 22 juni 2020 (zie Raadbesluit d.d. 17 november 2020 onder nr. 20.58658, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020). Aanbevelingen voor de raad: 1. Verdiep en verbreed de instrumenten van klankbordgroep en raadsrapporteur. 2. Breng deze instrumenten ook onder de aandacht van andere raden. 3. Volg de aan de raad geadresseerde aanbevelingen op. Daar waar nodig op interlokale schaal. 4. Volg samen met het college alle aanbevelingen op die geadresseerd zijn aan zowel de raad als aan het college. 5. Controleer of de aan het college geadresseerde aanbevelingen daadwerkelijk binnen een redelijk tijd worden opgevolgd. 6. Controleer hoe en wanneer het college het beloofde verbeteringstraject gaat inzetten om te komen tot een betere aansturing en controle van de GGD HN; met goede aandacht voor het tijdsverloop.

57

Bijlagen

7.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Overweeg om de opvolging van alle aanbevelingen in een plan van aanpak te vatten en dit successievelijk uit te voeren, met een goede aandacht voor het tijdsverloop.

Reacties op de aanbevelingen: • Alle aanbevelingen zijn door de raad overgenomen. •

De raad heeft besloten om het opstellen van het plan van aanpak, zoals genoemd onder 7, op te dragen aan het college.

•

Het college onderschrijft de aanbevelingen.

•

Voor het college zijn de aanbevelingen aanleiding om een traject in te zetten om te komen tot verbetering van de aansturing en controle door de Gemeente Schagen van de GGD HN.

Doorwerking: De gemeenteraad in Schagen heeft op 15 december jl. alle aanbevelingen van het rapport overgenomen. Het is dus een korte tijdsspanne dat alle zaken al zijn opgepakt. Het onderzoek is niet in alle gemeenten die aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling uitgevoerd. Onlangs is bekend geworden dat de gemeenten Opmeer en Medemblik een separaat onderzoek vanuit hun rekenkamer willen starten. Daarbij komt nog de volgende complicerende factor. De aanbevelingen zijn tweeledig: enerzijds zijn het aanbevelingen die de gemeenten kunnen oppakken, anderzijds zijn het aanbevelingen die de GGD in samenspraak met alle gemeenten op kan pakken. Bovenstaande feiten maken het niet eenvoudig de aanbevelingen vanuit het onderzoek alle eenduidig te implementeren. Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt: • In het ambtelijk overleg met de GGD is het onderwerp vanuit Schagen geagendeerd. • Afgesproken is dat de GGD nagaat of zij nog een officiële reactie aan alle aan het onderzoek deelnemende gemeenten zal sturen. • Er is een werkgroep samengesteld, waarin zowel medewerkers van de GGD als gemeenten zitten (1 gemeente per subregio) waar een uitwerking van de KPI’s (kritische prestatie indicatoren) wordt uitgewerkt.

• Alle gemeenten onderschrijven dat er een verbetering van het proces van de P&C cyclus mogelijk is en dat dit zo snel mogelijk moet worden opgepakt. Dit is door de GGD opgepakt: periodiek wordt een risicomonitor opgesteld, waarover via de P&C cyclus wordt gerapporteerd.

Onderzoek: Woningbouw

Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Woningbouw in Schagen, d.d. 9 november 2020 (zie Raadbesluit d.d. 19 januari 2021 onder nr. 21.001656, zoals besloten in de raadsvergadering van 9 februari 2021). Aanbeveling voor de raad: 1. Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de voortgang hierop beter kan worden gemonitord. 2. Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt in de nieuwe woonvisie. Aanbevelingen voor het college: 1. Zorg als college voor een monitoringssystematiek die een helder overzicht biedt van de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen. 2. Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen. 3. Zorg er als college voor dat dat er voldoende ambtelijke capaciteit wordt vrijgemaakt die ook kan zorgen voor continuïteit in de samenwerking met de partners. 4. Richt je als college niet alleen op de grootste woningcorporatie in de gemeente, maar blijf investeren in de relatie met alle woningcorporaties. 5.

Zorg als college voor periodieke vaststelling en evaluatie van samenwerkingsafspraken met alle woningcorporaties alsook de uitvoering van het Beleidsplan Aanpak Realiseren Woningbouwopgave. Betrek daarbij, in lijn met de Woningwet 2015, ook de huurdersorganisaties.

58

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

6. Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen. Reacties op de aanbevelingen • De raad heeft besloten om alle aanbevelingen over te nemen. • Het college heeft tijdens een oordeelsvormende vergadering alsnog besloten om de aanbevelingen over te nemen. • De raad heeft het college opgedragen om de aan het college gerichte aanbevelingen uit te voeren. Doorwerking: 1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Antwoord: Ja dat zijn ze. 2. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? 3. Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Antwoord 2 en 3: Zie de stand van zaken bij de aanbevelingen voor het college hieronder: • Geef als raad de opdracht aan het college de kwalitatieve doelen verder uit te werken en stel deze daarna vast. Deze uitwerking vraagt om een concretiseringsslag zodat de voortgang hierop beter kan worden gemonitord. STAVAZA: De kwalitatieve doelen zijn in de afgelopen maanden door het college concreter en meetbaar gemaakt. Deze uitgewerkte kwalitatieve doelen worden in de 80% versie van de omgevingsvisie opgenomen en via deze route aan de raad aangeboden.

• Zorg er als raad voor dat deze aanscherping van de kwalitatieve doelen een plek krijgt in de nieuwe woonvisie. STAVAZA: In het voorjaar van 2020 is in overleg tussen raad en college besloten om geen aparte woonvisie op te stellen en de opgehaalde input voor de nieuwe woonvisie in de omgevingsvisie op te nemen. Zoals bij het bovenstaande antwoord is aangegeven, zijn de kwalitatieve doelen uitgewerkt en opgenomen in de 80% versie van de omgevingsvisie. • Zorg als college voor een monitoringssystematiek die een helder overzicht biedt van de realisatie van zowel de kwantitatieve als de kwalitatieve doelen. STAVAZA: Op 13 januari is de monitoringssystematiek gedeeld met de raad. Ook is hierbij gestart met de periodieke monitoring van de reeds meetbare kwantitatieve doelen. Per kwartaal wordt er gerapporteerd aan de raad. In mei wordt de tweede rapportage verzonden aan de raad. • Betrek als college de raad meer bij deze ingezette koers en de kaders voor adaptief programmeren zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kan vervullen. STAVAZA: zie onder 1 en onder 6 van aanbevelingen voor het college. • Zorg er als college voor dat dat er voldoende ambtelijke capaciteit wordt vrijgemaakt die ook kan zorgen voor continuïteit in de samenwerking met de partners. STAVAZA: Dit heeft onze volledige aandacht.

• Richt je als college niet alleen op de grootste woningcorporatie in de gemeente, maar blijf investeren in de relatie met alle woningcorporaties. STAVAZA: Deze aanbeveling wordt meegenomen in het traject om te komen tot de nieuwe prestatieafspraken. • Zorg als college voor periodieke vaststelling en evaluatie van samenwerkingsafspraken met alle woningcorporaties alsook de uitvoering van het Beleidsplan Aanpak Realiseren Woningbouwopgave. Betrek daarbij, in lijn met de Woningwet 2015, ook de huurdersorganisaties. STAVAZA: Aan de hand van een plan van aanpak wordt de dialoog met de coöperaties gevoerd en zal dit resulteren in nieuwe vierjarige prestatieafspraken. In dit traject zullen

59

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

coöperaties en huurdersverenigingen samen met ambtelijke organisatie een raadsbijeenkomst organiseren. • Zorg als college, op basis van de verbeterde monitoring (aanbeveling 1), dat de raad periodiek duidelijk wordt geïnformeerd over de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelen. STAVAZA: Over de kwantitatieve doelen wordt al periodiek gerapporteerd. Op het moment dat de kwalitatieve doelen vastgesteld zijn zal ook hier over gerapporteerd kunnen gaan worden. (zie ook onder 1) 4. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Antwoord: Deze vraag is in dit stadium nog niet heel zeker en concreet te beantwoorden. Veel zaken zijn nog in de maak. Dat wat geconcretiseerd is nog niet lang als zodanig werkzaam. Hierover kunnen we later in dit jaar beter rapporteren. Wel biedt de monitoringssystematiek een actueel overzicht, waardoor er directer gestuurd kan worden. Het totaal effect van alle concretisering van de aanbevelingen zal het beste antwoord kunnen gaan geven op deze vraag. Het college blijft u hierover actief informeren. 5. Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Antwoord: Zie antwoord onder vraag 4. 6.

Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Antwoord: Dit is niet aan de orde, voor nu wordt er ingezet om de aanbevelingen zorgvuldig uit te werken. 7. Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Antwoord: Het college informeert de raad aan de hand van de raadsinformatiememo’s over de voortgang van de implementatie van de verschillende aanbevelingen als deze concreet genoeg zijn uitgewerkt. 8. Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Antwoord: Op dit moment wordt er nog hard gewerkt aan de implementatie. Als dit is afgerond kan er geevalueerd worden of de kwaliteit en doorwerking effectief en efficiënt is. Aan de hand daarvan kunnen verbetervoorstellen gedaan worden.

60

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Tot slot

Wij gaan ervan uit u zo voldoende te hebben beantwoord naar aanleiding van uw onderzoek naar de doorwerking van de rekenkameronderzoeken in de periode 2017 t/m 2020. Als over de inhoud van deze brief onduidelijkheden zijn of dat u nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de locogemeentesecretaris, de heer P.A. Jager, te bereiken via secretariaat van het Concern Management Team op nummer 0224 – 210 348.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen,

De heer P.A. Jager gemeentesecretaris

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen burgemeester

61

Bijlagen

Bijlage 4

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Betere informatievoorziening aan de raad

Onderstaande aanbevelingen komen uit een onderzoek verricht in opdracht van de Vereniging van Griffiers.1 Dit onderzoek keek naar de wensen en behoeften van raadsleden en de dagelijkse praktijk, en biedt verschillende handreikingen met tools en checklists voor verbetering van de informatievoorziening. Zie met name Hoofdstuk 5 van dit rapport voor de handreikingen en checklists: a. Handreiking voor het organiseren van een werkatelier over informatievoorziening aan de raad; b. Checklist ter verbetering van raadsvoorstellen; c. Checklist ter verbetering van een format voor raadsvoorstellen. Vindplaats van dit rapport is: https://www.griffiers.nl/files/vvgtest_csshtml_nl/1019233007%20Rapportage%20Informatievoorziening%20gemeenteraden.pdf Hierna de meest belangrijkste aanbevelingen: Ga met elkaar in gesprek De voor het onderzoek gebruikte werksessies bevielen zo goed dat de wens werd geuit om periodiek met elkaar in gesprek te blijven gaan over de kwaliteit van de informatievoorziening. Een werksessie is een bijeenkomst met raadsleden, griffiemedewerkers, medewerkers van de gemeente (en in een enkel geval een wethouder) die rechtstreeks met elkaar over het vraagstuk van informatievoorziening in gesprek gaan.

In bijeenkomsten daarover kunnen raadsleden ook onderling met elkaar spreken over de soort raadsvragen die zij willen stellen, de functie van de vragen en de alternatieve mogelijkheden die er zijn om aan informatie te komen. Pak de regie De raad kan voor een belangrijk deel zelf de regie op informatievoorziening pakken. Bijvoorbeeld door aan het begin van de raadsperiode, en/of van een voorbereidingstraject van een beleidsvoorstel wensen mee te geven over het raadplegen van informatiebronnen: burgers, belangenorganisaties, deskundigen en onderzoeken. Maak afspraken met het presidium Het presidium kan ook een rol vervullen door sturing te geven aan de regierol van de raad en kaders op te stellen. De raad kan bijvoorbeeld aan het begin van de raadsperiode expliciet afspraken maken over de rol die het presidium hier kan vervullen. Zorg voor betere raadsvoorstellen De kwaliteit van raadsvoorstellen moet verbeterd worden. Het is in raadsvoorstellen vaak onduidelijk wat er van de raad wordt verwacht en welke informatie er beschikbaar is. Er is daarom de behoefte om expliciet in raadsvoorstellen te benoemen wat de bevoegdheid en de ruimte die de raad heeft om eigen keuzes te maken is. Raadsvoorstellen moeten inzicht verschaffen in de taak, de rol en de cirkel van invloed van de gemeente en daarbinnen de rol van de raad (kaderstellend, beleidsbepalend) en het college: uitvoerend.

L. Nijskens, H. Potman en E. Steijvers, ‘Verbetering informatievoorziening aan de raad’, kenmerk 1019233-007 d.d. 18 september 2020. 1

62

Bijlagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Vraag om betere formats Voor de raadsvoorstellen zijn in gemeenten algemene formats ontwikkeld. Deze voldoen niet altijd aan de functie van informatielevering. Bijvoorbeeld voor de samenvatting is het gewenst dat het doorverwijzingen naar documenten met details bevat, waardoor een raadslid zelf kan beslissen om zich verder in lezen of niet. De beleidskeuzes en het voorstel zijn ook een belangrijk onderdeel. Door in een format op te nemen welke beleidskeuzes voorliggen en welke keuzes in de voorbereiding zijn gemaakt, wordt de raad meegenomen in de afweging die het college in de voorbereiding van het voorstel heeft gemaakt. Laat je anders informeren Er zijn verschillende mogelijkheden waarop de raad en raadsleden geïnformeerd kunnen worden over actuele vraagstukken die leven in de samenleving. Een verandering die raadsleden aankaarten is de presentatie van informatie via beeld en/of geluid. Daarnaast hebben raadsleden vaak behoefte aan rondetafelgesprekken met deskundigen of belanghebbenden rond een onderwerp. Die vinden al wel plaats, maar de ervaringen ermee zijn wisselend als het gaat om de tijd die ermee gemoeid is en het rendement dat raadsleden ervaren. Zorg dat je de weg weet in het raadsinformatiesysteem De ervaringen met raadsinformatiesystemen zijn wisselend. Belangrijk is dat raadsleden zelf hun weg kunnen vinden in een RIS.

Hierbij is er begeleiding van raadsleden nodig, aan het begin van de raadsperiode maar ook daarna. Het is ook van belang raadsleden te betrekken bij de aanschaf en de inrichting van zo een systeem. Zo kunnen er afspraken gemaakt worden over de inhoud en weten raadsleden zich te navigeren door het systeem. Maak een betere planning Tijd en tijdbesteding van raadsleden om informatie te verkrijgen speelt ook een rol in het goed voorzien zijn van informatie. Om goed in de regierol te zitten moet de raad kunnen anticiperen op ontwikkelingen. Een termijnagenda kan de raad daarbij helpen. Daarin staat aangekondigd wanneer welke onderwerpen gaan spelen in een raadsperiode en welke onderwerpen in een kalenderjaar aan de orde komen via een raadsvoorstel. Zorg voor meer overzicht Daarnaast moet de raad het overzicht kunnen houden om de controlerende rol te bewerkstelligen. Als het college de raad informatie verschaft over de stand van zaken van een dossier en over wat er naar verwachting nog moet gebeuren om tot een voorstel te komen, dan vermindert dat de onduidelijkheid voor raadsleden.

63