Document · PDF

Onderzoek Rekenkameronderzoeken 2021

Gemeenteraad 21 september 2021, gemeente SchagenBij agendapunt: Rekenkameronderzoek Doorwerking 202122.469 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Rapportage van het onderzoek naar doorwerking, conclusies en aanbevelingen van eerdere onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen

Deel 1

Kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen uit eerdere onderzoeken

Deel 2

Overeenkomsten tussen conclusies onderscheidenlijk aanbevelingen uit eerdere onderzoeken

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Colofon Dit is een onderzoek van de Rekenkamercommissie Schagen. Deze rekenkamercommissie is door de gemeenteraad van Schagen ingesteld om de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur te onderzoeken. Leden Dhr. mr. dr. drs. P. J.J. van der Kruit (voorzitter en lid) Mevr. drs. M. van der Meer (vicevoorzitter en lid) Mevr. dr. ir. P. Domburg (lid) Ambtelijk secretaris Mw. M. Teijema Dhr. L. Hooghiemstra De Rekenkamercommissie Schagen heeft dit onderzoek uitgevoerd. Schagen, 01 juni 2021 © 2021 Rekenkamercommissie Schagen

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Nawoord Rekenkamercommissie Schagen De Rekenkamercommissie Schagen heeft een tweeledig onderzoek uitgevoerd naar eerdere rekenkameronderzoeken. Deel 1 gaat over de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken, terwijl Deel 2 gaat over overeenkomsten tussen conclusies en aanbevelingen uit deze eerdere onderzoeken. De Rekenkamercommissie Schagen is de griffie, raad, college en ambtenaren dankbaar voor de professionele medewerking. Zeker in deze tijden van beperkingen. Belangrijkste conclusies De conclusies in Deel 1 van deze rapportage zijn gebaseerd op antwoorden van de raad en het college op gestructureerde vragen van de Rekenkamercommissie Schagen. Dit zijn dus de ervaringen en meningen van de raad en het college. Deel 1 concludeert dat de kwaliteit van de aanbevelingen over het algemeen als voldoende tot goed worden ervaren, evenals de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen. Verder wordt er afgeleid dat de informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van de aanbevelingen niet altijd als voldoende wordt ervaren. Deel 2 van deze rapportage concludeert ook dat er mogelijk een probleem is bij de informatievoorziening door het college aan de raad. Het blijkt dat de informatievoorziening over doorwerking van aanbevelingen uit eerdere onderzoeken niet altijd voldoende is.

Deze specifieke informatievoorziening is onderwerp van meerdere conclusies en aanbevelingen in de uitgevoerde onderzoeken. De Rekenkamercommissie Schagen is van mening dat de raad maatregelen kan treffen om te komen tot betere informatievoorziening tussen college en raad over de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken. Dit in overleg met het college. Reden voor verbetering is dat informatievoorziening aan de raad als volksvertegenwoordiging een cruciaal begrip is in staatsrechtelijke en politieke zin: de volksvertegenwoordiging moet volledig, tijdig en juist worden geïnformeerd over dat wat het bestuur heeft gedaan en bereikt. Indien de raad de feitelijke situatie niet kent door bijvoorbeeld een informatieachterstand, dan kan de raad deze feitelijke situatie niet controleren. Belangrijkste aanbeveling De Rekenkamercommissie Schagen geeft als belangrijkste aanbeveling om te komen tot een structureel betere informatievoorziening van het college aan de raad. Uiteraard zijn er meerdere manieren om deze specifieke informatievoorziening te verbeteren. Dit is ter beoordeling en beslissing van de raad. In Bijlage 4 bij dit rapport zijn hiervoor ter inspiratie enkele aanbevelingen opgenomen uit een recent onderzoeksrapport van de Vereniging van Griffiers naar verbetering van de informatievoorziening aan de raad.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Samenvatting

Positief • •

Kwaliteit van de aanbevelingen is over het algemeen goed. Een zeer groot gedeelte van de aanbevelingen is opgevolgd of anderszins aangepakt.

Kan beter • •

De doorwerking van de aanbevelingen is nog niet altijd zichtbaar. De informatievoorziening van college aan raad over doorwerking van rekenkameronderzoeken is niet altijd voldoende.

In 2017 is de doorwerking van de rekenkameronderzoeken uit de periode 2015 t/m 2017 onderzocht. De aanleiding van het onderhavige onderzoek is dat er sinds het vorige doorwerkingsonderzoek negen nieuwe onderzoeken zijn verschenen in de periode 2017 t/m 2020. Van deze onderzoeken worden de kwaliteit en de doorwerking van de aanbevelingen onderzocht, maar ook of er overeenkomsten bestaan tussen de conclusies en aanbevelingen van alle onderzoeken.

Deel 1 In Deel 1 is onderzocht in hoeverre de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen van goede kwaliteit zijn en wat de doorwerking ervan is. Zijn deze aanbevelingen overgenomen en geïmplementeerd, en in hoeverre werken deze aanbevelingen door in het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke organisatie? De onderzoeksmethode van Deel 1 is het beantwoorden van (gestructureerde) vragen door het college of de raad. Zie voor alle uitgebreide conclusies, subconclusies en aanbevelingen verderop in deze rapportage. Conclusies 1. De raad vindt de kwaliteit van de aanbevelingen over het algemeen goed. 2. De raad heeft de meeste van de aan hem gerichte aanbevelingen geïmplementeerd. 3. Bij enkele onderzoeken is in overleg met het college gekozen voor een andere aanpak. 4. Het college vindt dat bij twee van de acht onderzoeken (25%) de aanbevelingen niet van voldoende kwaliteit zijn. 5. Het college heeft de aan het college gerichte aanbevelingen geïmplementeerd, waarbij ook al doorwerking is te constateren. 6. De informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van de aanbevelingen wordt niet altijd als voldoende ervaren. 7. Het college werkt aan verbetering van de informatievoorziening aan de raad over doorwerking van aanbevelingen. Aanbevelingen Aan de Rkc Schagen: 1.

Bewaak de kwaliteit van de aanbevelingen, zodat deze goed uitvoerbaar zijn. 2. Indien mogelijk en noodzakelijk maak gebruik van SMART-geformuleerde aanbevelingen.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Aan de raad en het college: 1. Indien er wordt getwijfeld aan aanbevelingen vraag dan de Rkc Schagen om verduidelijking of interpretatie. 2. De raad geeft via een raadsbesluit duidelijke en expliciete opdrachten aan het college om aanbevelingen te implementeren, inclusief terugkoppeling met tijdspad. 3. De raad bewaakt d.m.v. terugkoppeling met tijdspad de doorwerking van de aanbevelingen, bijvoorbeeld via een toezeggingenlijst of ander controlesysteem. 4. Het college communiceert duidelijk en expliciet met de raad over de implementatie (al dan niet) en doorwerking van de aanbevelingen.

Deel 2 In Deel 2 van dit onderzoek is onderzocht in hoeverre de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere rekenkameronderzoeken overeenkomsten vertonen, ofwel is er sprake van een herkenbare trend? De onderzoeksmethode van Deel 2 is het rubriceren en analyseren van de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen uit eerdere rekenkameronderzoeken op overeenkomsten. Dit onderzoek is verricht door de Rkc Schagen. Conclusies 1. Onvoldoende informatievoorziening komt tweemaal voor in de conclusies van de acht onderzoeken (25%). 2. Het onderwerp ‘onvoldoende informatievoorziening’ komt vijfmaal voor in de aanbevelingen van de acht onderzoeken (63%). 3. Onvoldoende informatievoorziening kan worden gezien als een trend of patroon. Aanbevelingen 1. Zorg dat de informatievoorziening van het college aan de raad over doorwerking van onderzoeken goed, tijdig en juist is. 2. Zorg voor een goede balans tussen vraag en aanbod van volledige, juiste en tijdige informatie. 3. Maak een plan van aanpak, inclusief tijdspad, voor verbetering van de informatievoorziening van het college aan de raad over de doorwerking van onderzoeken. Zie ook Bijlage 4. 4. Voer dit plan van aanpak uit en evalueer het na twee jaar.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Inhoudsopgave Nawoord Rekenkamercommissie Schagen ................................................................................ 3 Samenvatting.............................................................................................................................. 4 Deel 1 ..................................................................................................................................... 4 Deel 2 ..................................................................................................................................... 5 Inleiding ..................................................................................................................................... 8 Introductie .............................................................................................................................. 8 Aanleiding .............................................................................................................................. 8 Deel 1 ................................................................................................................................. 8 Deel 2 .................................................................................................................................

9 Doel ........................................................................................................................................ 9 Deel 1 ................................................................................................................................. 9 Deel 2 ................................................................................................................................. 9 Afbakening ............................................................................................................................. 9 Deel 1 ................................................................................................................................. 9 Deel 2 ................................................................................................................................. 9 Onderzoeksvragen................................................................................................................ 10 Deel 1 ............................................................................................................................... 10 Deel 2 ............................................................................................................................... 10 Onderzoeksmethoden ...........................................................................................................

11 Deel 1 ............................................................................................................................... 11 Deel 2 ............................................................................................................................... 11 Onderzoeksmodel ................................................................................................................ 11 Deel 1 ....................................................................................................................................... 12 1.1. Resultaten .................................................................................................................. 13 1.1.1. Inleiding ................................................................................................................. 13 1.1.2.

Antwoorden raad op vragen over kwaliteit van aanbevelingen ......................... 13

1.1.3.

Antwoorden raad en college op vragen over de aanbevelingen per onderzoek . 14

Analyse ...................................................................................................................... 33 Conclusies ................................................................................................................. 34 1.3.1. Tabellen.............................................................................................................. 34 1.3.2.

Conclusies Raad ................................................................................................. 35

1.3.3.

Conclusies College............................................................................................. 35

1.4. Aanbevelingen ........................................................................................................... 36 Deel 2 ....................................................................................................................................... 37 2.1. Onderzochte conclusies ............................................................................................. 38 2.2. Onderzochte aanbevelingen ...................................................................................... 39 2.3. Conclusies en aanbevelingen huidig onderzoek........................................................ 40 Bijlage 1 Gedetailleerde onderzoeksresultaten .................................................................... 42

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Bijlage 2

Reactie namens de raad ........................................................................................ 43

Bijlage 3

Reactie van het college ......................................................................................... 46

Bijlage 4

Betere informatievoorziening aan de raad ..................................................... 62

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Inleiding Introductie Het college van burgemeester en wethouders is het dagelijkse bestuur van de gemeente Schagen. Dit college zorgt ervoor dat de besluiten van de gemeenteraad worden uitgevoerd. De gemeenteraad controleert vervolgens of het college van burgemeester en wethouders dit volgens de afspraken heeft gedaan. Bij deze controle wordt de gemeenteraad geholpen door de Rekenkamercommissie Schagen (Rkc). Het doel van de Rekenkamercommissie Schagen is om de gemeenteraad een extra handvat te bieden om zijn taakstellende en controlerende taken uit te voeren. De Rekenkamercommissie Schagen draagt met haar onderzoeken bij aan de (verdere) verbetering van de beleidsvorming, meningsvorming, besluitvorming, beleidsuitvoering en verantwoording door en/of namens het bestuur van de gemeente. Dit onderzoek bestaat uit twee delen. Deel 1 omvat de kwaliteit en doorwerking van alle aanbevelingen van de verrichte onderzoeken, terwijl Deel 2 onderzoekt of er overeenkomsten bestaan tussen de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere onderzoeken.

Aanleiding De Rekenkamercommissie Schagen bestaat sinds 14 december 2014. In haar bestaan heeft de Rekenkamercommissie Schagen meerdere onderzoeken uitgevoerd. De Rekenkamercommissie Schagen wil graag nader en breder inzicht verkrijgen in de mate waarin de aanbevelingen van haar afgeronde onderzoeken doorwerken in de gemeentelijke organisatie en in het beleid. In 2017 is de doorwerking van de onderzoeken uit de periode 2015 t/m 2017 onderzocht. Deze doorwerking is vastgelegd in de rapportage van het rekenkameronderzoek genaamd: ‘Doorwerking van de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen”, d.d. 01 september 2017. Deel 1 De aanleiding voor Deel 1 van het onderhavige onderzoek is dat er na het vorige doorwerkingsonderzoek negen nieuwe onderzoeken zijn verschenen in de periode 2017 t/m 2020. De Rkc wil nu ook daarvan de doorwerking onderzoeken. De doorwerking van de aanbevelingen van acht van de negen onderzoeken wordt onderzocht. Het andere onderzoeksrapport komt niet in aanmerking voor onderzoek omdat dit geen aanbevelingen bevat. Bij doorwerking van de aanbevelingen van deze onderzoeken gaat het om de mate waarin de raad en het college gehoor hebben gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Schagen.

Ook komt aan de orde of er verklaringsfactoren zijn voor het wel of niet doorwerken van aanbevelingen en hoe de doorwerking van aanbevelingen kan worden bevorderd. Dit laatste om in toekomstige onderzoeken rekening mee te houden, dus een leerfactor voor de Rkc. De kwaliteit van de aanbevelingen wordt ook onderzocht. Dit om aanbevelingen te kunnen doen met goede, concrete en begrijpbare aanbevelingen.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Deel 2 De aanleiding voor Deel 2 van dit onderzoek ligt in het feit dat tijdens een bijeenkomst met de raad in het kader van een rekenkameronderzoek door raads- en steunfractieleden aan de Rkc werd gevraagd of er overeenkomsten bestaan tussen alle onderzoeken, met name overeenkomsten tussen onderscheidenlijk de conclusies en aanbevelingen. Is er een trend of patroon te ontdekken bij alle conclusies en aanbevelingen gedurende de laatste jaren? Een groot deel van de aanwezige raads- en steunfractieleden waren van mening dat zij gebaat zouden zijn met een onderzoek hiernaar.

Doel Het onderzoek resulteert in een onderzoeksrapportage inclusief conclusies en aanbevelingen. De primaire doelgroepen voor deze rapportage zijn de gemeenteraad en het college. Deel 1 Een doel van Deel 1 van het onderhavige onderzoek is om inzicht te krijgen in de implementatie en effectiviteit van de aanbevelingen van de in de periode 2017-2020 door de Rekenkamercommissie Schagen uitgevoerde onderzoeken. Dus om na te gaan hoe en in welke mate de producten van de Rekenkamercommissie Schagen worden benut. De Rekenkamercommissie Schagen beoogt met dit onderzoek ook haar eigen effectiviteit en efficiëntie te verhogen. Voornamelijk door, daar waar mogelijk, de kwaliteit van de aanbevelingen te verbeteren. Deel 2 Het doel van Deel 2 van dit onderhavige onderzoek is om te onderzoeken of de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van de rekenkameronderzoeken overeenkomsten hebben. Ofwel is er door de jaren heen een trend of patroon te ontdekken in de conclusies en aanbevelingen van de eerdere onderzoeken van de Rkc?

Afbakening Als onderzoeksperiode is gekozen voor de periode van 1 december 2017 tot en met 31 december 2020. Dit is gebaseerd op het feit dat het vorige rekenkameronderzoek naar doorwerking van de aanbevelingen stamt van november 2017 en op het feit dat deze onderzoeken hebben plaatsgevonden binnen de zittingsperiode van de huidige raad. Deel 1 Deel 1 gaat over de aanbevelingen van acht van de negen onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen. De Rkc heeft in 2017 ook de Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Doorwerking HVC 2014’, d.d. 17 januari 2019 aangeboden aan de raad. Maar omdat dit rapport geen aanbevelingen bevat wordt dat nu niet meegenomen in het onderzoek. Deel 2 Deel 2 gaat over het vergelijken van de algemene conclusies en aanbevelingen, dus niet om specifieke conclusies en aanbevelingen die alleen en onlosmakelijk bij dat onderzoek behoren.

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoeksvragen Deel 1 Centrale onderzoeksvraag De centrale onderzoeksvraag van Deel 1 luidt: In hoeverre zijn de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen van goede kwaliteit en zijn deze overgenomen en geïmplementeerd, en in hoeverre werken deze aanbevelingen door in het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke organisatie? Deelvragen De volgende deelvragen zijn aan de centrale onderzoeksvraag ontleend: 1. Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geimplementeerd? 2. Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? 3. Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? 4. Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? 5. Wat zijn factoren die de implementatie van deze aanbevelingen verklaren? 6. Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? 7. Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? 8.

Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd? Deel 2 Centrale onderzoeksvraag De centrale onderzoeksvraag van Deel 2 luidt: In hoeverre vertonen de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen door overeenkomsten een herkenbare trend? Deelvragen De volgende deelvragen zijn aan de centrale onderzoeksvraag ontleend: 1. Hoe luiden de algemene conclusies van de onderzoeken? 2. Welke overeenkomsten bestaan er tussen deze conclusies? 3. Hoe luiden de algemene aanbevelingen van de onderzoeken? 4. Welke overeenkomsten bestaan er tussen deze aanbevelingen?

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoeksmethoden Deel 1 De onderzoeksmethode van Deel 1 is het beantwoorden van de (gestructureerde) deelvragen door het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en/of door beide bestuursorganen gezamenlijk. Deze beantwoording van de deelvragen heeft plaatsgevonden per onderzoek. In overleg met de griffie is ervoor gekozen dat de griffie de vragen voor de gemeenteraad heeft beantwoord. De reden hiervoor is dat de griffie bepaalde aanbevelingen voor de gemeenteraad heeft geïmplementeerd. Daar waar het college en de gemeenteraad gezamenlijk vragen hebben beantwoord is op voorstel van de Rekenkamercommissie Schagen om de coördinatie neergelegd bij het college. De antwoorden zijn vervolgens geanalyseerd door de Rekenkamercommissie Schagen. Op basis van het onderzoek worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. Deel 2 De onderzoeksmethode van Deel 2 is het onderzoeken en analyseren van de conclusies onderscheidenlijk de aanbevelingen van eerdere rekenkameronderzoeken op overeenkomsten. Daartoe zijn eerst de conclusies vergeleken met elkaar. Vervolgens zijn de aanbevelingen met elkaar vergeleken op overeenkomsten. Het beantwoorden van de vragen over de vergelijking van alle conclusies en aanbevelingen van de onderzoeken van de Rkc is door de Rekenkamercommissie Schagen uitgevoerd.

Onderzoeksmodel Hieronder staat de schematische weergave van de belangrijkste onderdelen van het onderzoek.

Kwaliteit Deel 1 Aanbevelingen

Doorwerking

Onderzoek naar Rkc-onderzoeken Conclusies Deel 2 Verbanden

Aanbevelingen Figuur 1

Onderzoeksmodel naar aanbevelingen en verbanden uit eerdere onderzoeken

Deel 1

Rekenkameronderzoek naar de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen uit onderzoeken van de Rekenkamercommissie Schagen gedurende de periode 2017 – 2020

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

1.1.

Resultaten

1.1.1. Inleiding De Rkc Schagen heeft aan de raad en aan het college vragen gesteld over de kwaliteit van aanbevelingen, zoals over duidelijkheid, uitvoerbaarheid en concreetheid. Verder zijn er vragen gesteld over de doorwerking na implementatie van de aanbevelingen per onderzoek. Hierna worden eerst de vragen en antwoorden van de raad weergegeven over de kwaliteit van de aanbevelingen in het algemeen. De raad heeft verder per onderzoek de bijbehorende antwoorden op de doorwerking van de aanbevelingen gegeven. Zie ook Bijlage 2. Vragen en antwoorden zijn in tabellen verzameld. Het college heeft alle vragen zeer minutieus en uitgebreid per onderzoek beantwoord, zie Bijlage 3. Deze vragen en antwoorden zijn per onderzoek in een tabel verzameld. Vanwege de leesbaarheid van de tabellen heeft de Rkc besloten om ook te verwijzen naar een bijlage indien de informatie te detaillistisch of uitgebreid werd. Voor de duidelijkheid en leesbaarheid begint elk onderzoek op een nieuwe pagina. Eerst worden de korte en de officiele naam van de onderzoeken weergegeven, evenals de gegevens van het bijbehorende raadsbesluit. Per onderzoek is een tabel samengesteld over de kwaliteit van de aanbevelingen en een tabel over de doorwerking van deze aanbevelingen.

Voor de volledige conclusies, aanbevelingen en reacties, inclusief uitleg en context, wordt verwezen naar het oorspronkelijke onderzoeksrapport. 1.1.2. Antwoorden raad op vragen over kwaliteit van aanbevelingen Op 9 april 2021 heeft de griffier namens de raad alle aan de raad gestelde vragen beantwoord. Zowel de vragen over de kwaliteit van de aanbevelingen als die over de doorwerking daarvan. De vragen en antwoorden over de doorwerking van de aanbevelingen per onderzoek zijn verderop geplaatst bij dat onderzoek. Hierna worden de vragen beantwoord over de kwaliteit van de aanbevelingen in het algemeen, volgens de raad. Zie ook Bijlage 2.

Antwoorden raad op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr

Vraag

Antwoord

Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

De raad is van mening dat de aanbevelingen over het algemeen specifiek, concreet en realistisch genoeg zijn. Het onderzoek over de GGD is hierop een uitzondering, met name aanbevelingen 3 t/m 7. Zie aldaar. Deze vragen zijn verderop per onderzoek beantwoord.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Er zijn nog geen effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen. Naar verwachting zijn deze effecten wel verwachtbaar van de Lokale Inclusie Agenda (LIA) en bij de woningbouw. Bestuurlijke vernieuwing is een beetje merkbaar bij de GGD doordat de drie andere Noordkopgemeenten met regionale raadsvolgers willen gaan werken. De aanbeveling moet een concrete opdracht zijn.

Niet van toepassing voor de raad.

De raad wordt vaak wel, soms niet tijdig, voldoende en juist geinformeerd door het college over de implementatie van bepaalde aanbevelingen. Vaak maakt dit dan onderdeel uit van een reeds lopend proces en wordt niet altijd de link gelegd. Duidelijke formulering en direct een termijn afspreken.

Subconclusies De raad 1. is van mening dat de aanbevelingen, in het algemeen, van voldoende kwaliteit zijn voor implementatie en doorwerking; 2. vindt dat de informatie door het college vaak wel, maar soms niet op peil is, expliciet of impliciet; 3. stelt dat aanbevelingen duidelijk geformuleerd moeten worden en voorzien van een termijn. 1.1.3. Antwoorden raad en college op vragen over de aanbevelingen per onderzoek Hierna wordt per onderzoek gekeken naar de kwaliteit en doorwerking van de bijbehorende aanbevelingen. De raad en het college hebben antwoord gegeven op de aan hun geadresseerde aanbevelingen. Deze antwoorden zijn in tabellen verzameld. Aan het eind van elk onderzoek zijn subconclusies getrokken. Deze zijn verzameld in een tabel en vervolgens geanalyseerd, waarbij een ruwe waardering is toegekend met een kleur. Met als gevolg dat er een duidelijk overzicht is van alle subconclusies en hun waardering. Zie para 1.2. van Deel 1 van dit onderzoek. Uit deze subconclusies zijn de conclusies getrokken van dit deel van het onderzoek.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Ongenoegen in het sociaal domein? Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Ongenoegen in het sociaal domein?’, d.d. november 2017. Zie Raadbesluit d.d. 11 januari 2018 onder nr. 18.024594, zoals besloten in de raadsvergadering van 20 februari 2018. Eerdere reacties volgens Raadsbesluit • De raad heeft de aanbeveling overgenomen en besloten deze onder de aandacht van het college te brengen. • Het college heeft de aanbeveling over evaluatie in 2020 overgenomen.

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. 1

2 3

Vraag

Antwoord

Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

De aanbevelingen zijn wat ons betreft specifiek, concreet en realistisch genoeg om te worden geïmplementeerd.

Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren?

Zie tabel hierna onder A Zie tabel hierna onder A

Voordelen van het ambtelijke horen ten opzichte van het horen door een onafhankelijke ambtelijke bezwaarcommissie is dat je dichterbij bij de uitvoering zit en hierdoor sneller bepaalde trends in de uitvoering signaleert. In 2019 zijn 6 bezwaarschriften behandeld die gericht waren tegen besluiten op grond van Jeugdwet. In al deze zes zaken was de motivering van het besluit onder de maat. Als er jeugdhulp wordt verzocht voor taken waarvan het ‘gebruikelijk’ is dat ouders dit zelf oppakken, hoeft de gemeente geen jeugdhulp toe te kennen. De eigen mogelijkheden van de ouders worden dan toereikend geacht. In de Jeugdwet wordt evenwel niet aangegeven wat onder ‘gebruikelijke hulp’ moet worden verstaan. In het kader van de jeugdhulpplicht is het belangrijk om te weten wanneer iets gebruikelijk is en wanneer er sprake is van boven gebruikelijke hulp. De consulenten gaven tijdens de hoorzitting aan een objectief afwegingskader te missen waarin is aangegeven op grond van welke maatstaven de hulp als gebruikelijk kan worden aangemerkt. Het beleidsteam is hiermee aan de slag gegaan, hetgeen heeft geresulteerd in Afwegingskader gebruikelijke hulp Jeugdwet dat op 1 januari jl. in werking is getreden. Trends Wij zien dat de aard van de bezwaren complexer wordt. Dit vergt een zorgvuldige voorbereiding en meer inzet.

Het aantal bezwaarschriften vanuit de Wmo en Jeugdwet is sinds 2019 toegenomen. Dit is te verklaren omdat er door de Centrale Raad van Beroep 2 uitspraken zijn gedaan, t.a.v. de gebruikelijke hulp binnen de Jeugdwet (zie hierboven) en de eigen kracht en zelfredzaamheid binnen de Wmo. Door de invoering van de TOZO in 2020 is er minder inzet gepleegd op controle en onderzoek naar rechtmatigheid vanuit de Participatiewet. Hierdoor zijn er in 2020 minder bezwaren geweest. In 2021 worden de handhavende taken intensiever opgepakt. De verwachting is dat het aantal bezwaren hierdoor toe zal nemen. Het college en MT hebben de kwaliteit van de afhandeling van bezwaren en verkorting van de doorlooptijden van het bezwaren een hoge prioriteit toegekend. Het MT hecht veel belang aan het leereffect van bezwaren. Bezwaarschriften kunnen de kwaliteit van de besluitvorming in positieve

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

zin beïnvloeden. Bij een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die op grote afstand staat van de ambtelijke organisatie is dat leereffect veel minder groot. Zie ook antwoord 4. Wat nog niet goed is geïmplementeerd, is de informatievoorziening naar de gemeenteraad. De gemeenteraad wordt nog onvoldoende geïnformeerd over de trends en de ontwikkeling van bezwaren en klachten. Het zou wenselijk zijn om de gemeenteraad jaarlijks door middel van een verslag in ieder geval te informeren over: het aantal bezwaren, gedifferentieerd naar de verschillende wettelijke regelingen in het sociaal domein: PW, IOAW, BBZ, Wmo, Jeugdwet en schuldhulpverlening; het aantal bezwaren dat gegrond, ongegrond of niet ontvankelijk is verklaard; de door de ambtelijke hoor- en adviescommissie waargenomen trends; de resultaten van de meting van de tevredenheid van de bezwaarmakers.

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr Aanbevelingen Doorwerking 1

Evalueer de werkwijze voor klachten en bezwaren in 2020, met daarin aandacht voor de volgende onderwerpen: Ambtelijk horen: efficiency van ambtelijk horen en de door cliënten ervaren onafhankelijkheid.

Frequentie van de inzet van de omgekeerde toets.

Het ambtelijk horen is in 2017 ingevoerd. Bezwaarden worden gehoord door een ambtelijke hoor- en adviescommissie, bestaande uit een strategisch beleidsadviseur en een kwaliteitsmedewerker. Vanaf 2020 heeft de juridisch beleidsadviseur tijdelijk het horen en adviseren naar aanleiding van bezwaren van de kwaliteitsmedewerker overgenomen. Duidelijk is geworden dat de juridische expertise zowel in de voorbereiding naar als tijdens de hoorzitting onontbeerlijk is en de kwaliteit aan de voorkant (goede besluitvorming) hierdoor verbeterd kan worden. Cliëntperspectief Wat de onafhankelijkheid en het zich gehoord voelen betreft, het volgende. Direct met de invoering van het ambtelijk horen zijn er evaluatieformulieren ontwikkeld. Aan het eind van de hoorzitting wordt de bezwaarde gevraagd het evaluatieformulier in te vullen. Uit onderzoek van deze evaluaties is naar voren gekomen dat bijna alle bezwaarden vonden dat zij tijdens de hoorzitting voldoende in de gelegenheid werden gesteld hun bezwaren toe te lichten. Bijna alle bezwaarden vonden dat tijdens de hoorzitting hun bezwaren goed werden besproken. Bijna alle bezwaarden hadden er vertrouwen in dat er serieus naar hun bezwaren werd gekeken. Hieruit volgt dat nagenoeg alle bezwaarden zich voldoende gehoord voelden.

De meeste bezwaarden gaven aan dat zij de onafhankelijkheid van de ambtenaren die de hoorzitting leidden, niet in twijfel trokken. Een enkeling gaf aan zich eraan te hebben gestoord dat bij de hoorzitting een kwaliteitsmedewerker aanwezig was. De aanwezigheid van deze functionaris deed in zijn optiek afbreuk aan de onafhankelijkheid. Voorts was opvallend dat bijna alle bezwaarden aangaven te weinig informatie te hebben ontvangen over de gang van zaken tijdens een hoorzitting. Dit was aanleiding voor de gemeente om een brochure ambtelijk horen te ontwikkelen, die bezwaarmakers voorafgaand aan de hoorzitting wordt toegezonden. De indruk bestaat dat door de samenstelling van de hoorcommissie dit drempelverlagend werkt voor de cliënt. Integrale toets vanaf 2021 De werkwijze van de omgekeerde toets is met ingang van 1 januari 2021 ingevoerd. Deze methode moet de consulenten helpen bij het integraal werken en leveren van maatwerk. Het leveren van maatwerk en integraal werken is verankerd in het gemeentelijk beleid: de integrale verordening

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

De duur van de afhandelingstermijn (kan deze ingekort worden door alleen te verdagen als dat noodzakelijk is).

Registratie van klachten en bezwaren (zijn er klachten of bezwaren ‘zoek’ geraakt).

Informatievoorziening aan de raad gericht op trends en ontwikkelingen in klachten en bezwaren.

sociaal domein en de integrale beleidsregels sociaal domein die op 1 januari 2021 in werking zijn getreden, moeten het leveren van maatwerk en integraal werken door de wijkteams faciliteren. Het is nog te vroeg om te beoordelen welke gevolgen deze nieuwe werkwijze zal hebben in het kader van klachten en bezwaar. Zie voor de uitgebreide versie van het antwoord Bijlage 3. Uit de cijfers (Bijlage 3) kan het volgende worden opgemaakt: 1 Wij (college) slagen er steeds beter in de bezwaren binnen de wettelijke voorgeschreven termijn van 6 weken af te handelen. 2 Het percentage bezwaren waarvoor verder uitstel nodig is blijft, met uitzondering van het jaar 2019, hangen rond de 33%. Uit onderzoek is evenwel gebleken dat de oorzaken van de vertraging in de besluitvorming niet is te herleiden zijn naar falend handelen in de ambtelijke organisatie. De meest voorkomende oorzaak van de vertraging is een medisch advies of een second opinion die tijdens de bezwaarprocedure is aangevraagd. Registratie Ook de registratie van bezwaren en klachten is verbeterd. Bezwaren en klachten raken hierdoor niet meer zoek in de organisatie. De aanstelling van een ambtelijke ondersteuner heeft hierin in belangrijke mate bijgedragen. Wat node gemist wordt is een applicatie die het mogelijk maakt om alle processen rondom bezwaar & beroep geheel zaakgericht te behandelen en te bewaken.

Met de aanschaf van een dergelijke applicatie organisatie breed kunnen bezwaren nog efficiënter en sneller worden afgehandeld. Klachten De schriftelijke klachten worden vanaf 2020 geregistreerd. Daarvoor was dit niet het geval. Wij krijgen zo langzamerhand zicht op het aantal klachten. Wij hebben het gevoel dat het aantal klachten toeneemt, dat deze veelal door dezelfde cliënten worden ingediend en de aard van de klacht dezelfde is. Dit legt een druk op de organisatie. Zie antwoord 6,7 en 8 van de vorige tabel.

Subconclusies Het college 1. heeft de aanbeveling om in 2020 de werkwijze voor klachten en bezwaren te evalueren impliciet uitgevoerd, daarbij zijn verschillende verbeteringen in gang gezet; 2. beschouwt de kwaliteit van de aanbevelingen als goed genoeg om de aanbevelingen te implementeren; 3. is bekend met de oorzaken van mindere implementatie, doorwerking en effecten van de aanbevelingen en werkt hieraan; 4. geeft suggesties voor een verbetering van de informatievoorziening aan de raad, maar heeft hieraan nog geen invulling gegeven.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Bestuurskracht na fusie Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Bestuurskracht na de fusie’, d.d. 25 april 2018. Zie Raadbesluit d.d. 26 april 2018 onder nr. 18.050190, zoals besloten in de raadsvergadering van 29 mei 2018. Eerdere reacties volgens Raadsbesluit • De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen om deze onder de aandacht te brengen van het college van burgemeester en wethouders. • Het college heeft de aanbevelingen niet of slechts gedeeltelijk overgenomen. Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr 1

Vraag Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd?

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoord Aanbeveling 1 is zeer algemeen gesteld. Het onderwerp is dan ook niet geschikt voor een benadering geheel volgens de SMART methodiek. Wanneer de aanbeveling niet SMART omschrijft welke doelen het college dient na te schrijven is het niet mogelijk daar concrete actiepunten aan te verbinden. Aanbeveling 2 is enigszins concreet indien we als uitgangspunt nemen dat de formatie van de gemeente Schagen in lijn zou moeten zijn met die van vergelijkbare gemeenten. In haar reactie op deze aanbeveling heeft het college gesteld van mening te zijn dat een dergelijke benchmark alleen waarde heeft wanneer de formatie in relatie tot taken wordt gekeken. Aanbeveling 3 is in zoverre concreet dat wordt voldaan wanneer geen meerjarig beroep op de reserves wordt gedaan teneinde een sluitende begroting mogelijk te maken. Zie Tabel hierna en Bijlage 3. In lijn met de bestuurlijke reactie op uw onderzoek zijn uw aanbevelingen niet geïmplementeerd. Wel hebben wij, zoals hiervoor is onderbouwd, aandacht voor de door u benoemde onderwerpen. Zie hiervoor antwoord op vraag 2.

N.v.t.

Dit is in lijn met onze bestuurlijke reactie op uw aanbevelingen.

Wij informeren de gemeenteraad tijdig en volledig over de onderwerpen die uw aanbevelingen treffen. Wij doen dat door middel van de begroting, de rekening en tussentijdse Raadsinformatiebrieven. De informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen hebt gedaan werden door ons niet of slechts in beperkte mate herkend. Wij denken dat wanneer meer aandacht wordt besteed aan de context van de informatie op basis waarvan u uw aanbevelingen doet dit leidt tot herkenning. Daarnaast geldt dat naarmate aanbeveling minder concreet zijn geformuleerd het lastiger is deze naar een concrete implementatie te vertalen.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr 1

Aanbevelingen Zet de vergrote lokale bestuurskracht ook regionaal in. Vergroting van onderling vertrouwen tussen de diverse regionale partijen is daarvoor van groot belang.

Houd de vinger aan de pols met betrekking tot de gestegen formatie (de decentralisatie in 2015 meegerekend), daar waar vergelijkbare gemeente (groottegroep) de afgelopen jaren een daling in de formatie laten zien;

Neem maatregelen die voorkomen dat een meerjarig beroep op reserves nodig is om de begroting sluitend te maken.

Doorwerking Met betrekking tot de inzet van de bestuurskracht t.b.v. de regio heeft ons college in onze bestuurlijke reactie op het rapport al gemeld ons niet te herkennen in het beeld dat wij niet of onvoldoende regionaal actief zouden zijn. De aanbeveling heeft dan ook niet tot specifieke acties geleid. Dit laat onverlet dat ons college haar regionale inspanningen onverminderd heeft voortgezet. Zie verder Bijlage 3. De omvang van de formatie is een punt dat onze bijzondere belangstelling heeft. In onze bestuurlijke reactie op uw rapport hebben wij de koppeling gelegd tussen taken en formatie. Het zondermeer vergelijken van de formaties van verschillende gemeentes achten wij niet opportuun indien niet gelijktijdig wordt gekeken naar de prestaties die daar tegenover staan. Het algemeen uitgangspunt bij formatieaanpassing is: taken eraf personeel eraf; taken erbij personeel erbij. Zie verder Bijlage 3. Als we kijken naar de reserves dan zijn deze in 2020 ten opzichte van 2018 gestegen. Als we (door)kijken naar het jaar 2025, dan lopen de reserves weer terug en komen uit op het niveau van 2018. (voor de jaren 2021 – 2025 op begrotingsbasis). Dus ondanks een lastig 2020 (en misschien 2021) is de reservepositie stabiel gebleven. De bestemmingsreserves zijn bedoeld om bepaalde investeringen/uitgaven ten laste van te brengen. Hiervoor is in eerste instantie al gespaard/gestort.

De algemene reserve is nog voldoende hoog en er worden vanaf 2023 geen onttrekkingen meer begroot uit de algemene reserve. Er wordt zelfs € 400.000 gestort in 2023. Het saldo per 31-12-2023 is dan € 3.749.000. Daarnaast is een Nota Vermogensbeleid opgesteld, om grip te houden op de reserves, met de volgende normen: Zie Bijlage 3.

Subconclusies Het college 1. ziet deze aanbevelingen niet als smart genoeg; 2. stelt dat de aanbevelingen daardoor niet volledig en expliciet kunnen worden geïmplementeerd; 3. heeft wel afdoende aandacht besteed aan de aanbevelingen.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Vroegtijdige beëindiging COWWI Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Achtergrond vroegtijdige beëindiging bestuurlijke samenwerking (COWWI) gemeente Schagen Hollands Kroon’, d.d. 10 oktober 2018. Zie Raadbesluit d.d. 18 oktober 2018 onder nr 18.083620, zoals besloten in de raadsvergadering van 18 december 2018. Eerdere reacties volgens Raadsbesluit • De raad heeft besloten om alle aanbevelingen, welke zijn bedoeld als richtlijn bij het aangaan van eventuele nieuwe samenwerkingsverbanden, over te nemen en deze onder de aandacht te brengen van het college. • Het college kan zich vinden in de aanbevelingen. Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr 1 2 3

5 6 7 8

Nr 1 2 3 4 5 6 7

Vraag Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoord Raad en college hebben zoals in hun reactie aangegeven de aanbevelingen over te nemen en bij een nieuw op te richten samenwerkingsverband (zoals bijv. het COWWI, deelname in een GR, etc.) in de praktijk te brengen. Sinds de vroegtijdige beëindiging van het COWWI is de gemeente Schagen niet meer een vergelijkbaar samenwerkingsverband aangegaan. We hebben genoemde aanbevelingen dan ook niet in de praktijk kunnen brengen en kunnen toetsen op effectiviteit.

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Aanbeveling Doorwerking Vooraf: inventariseer knelpunten en oplossingen. Verken verwachtingen. Leg uitgangspunten vast. Stel voorafgaand aan uitwerking een agenda op. Bepaal de rol van de raad. Verzorg tijdige, juiste en volledige informatie aan de raad. Richt de afwikkeling van de frictiekosten zodanig in dat een helder beeld ontstaat van de omvang ervan en de verdeling over de betrokken partijen.

Zie tabel hiervoor en Bijlage 3.

Subconclusies Het college 1. heeft de aanbevelingen niet op kwaliteit beoordeeld; 2. heeft de aanbevelingen wel overgenomen, maar de doorwerking is niet vast te stellen omdat deze situatie zich niet meer heeft voorgedaan in de praktijk.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Toezicht en Handhaving Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Toezicht- en handhavingsbeleid’, d.d. 15 oktober 2019. Zie het geamendeerde raadbesluit d.d. 5 november 2019 onder nr. 19.05365, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020. Eerdere reacties volgens Raadsbesluit • De raad heeft alle aanbevelingen overgenomen. • De raad heeft aan het college opdracht gegeven om de voor het college bestemde aanbevelingen uit te voeren. • Het college heeft vertrouwen dat zij binnen de beleidsperiode vorm kan geven aan de aanbevelingen. Antwoorden raad op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr 1

Aanbevelingen Geef het college opdracht om met hoge prioriteit een plan te maken voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein, en daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt te nemen.

Stuur met betrekking tot toezicht en handhaving in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid meer op maatschappelijke doelen. Probeer daarmee meer zicht te krijgen op de veiligheid en leefbaarheid van de lokale samenleving. Daar is waar het immers om draait. Dit kan door het college te vragen de rapportages naar de raad niet zozeer te richten op het aantal controles en inspecties en het aantal geconstateerde tekortkomingen, maar in eerste instantie te richten op het aantal goed bevonden situaties in relatie tot de omvang.

Doorwerking De raad heeft met het overnemen van deze aanbevelingen direct de opdracht voor aanbeveling 1 en 2 aan het college gegeven. Met betrekking tot aanbeveling 1 heeft het college een raadsinformatiememo verstrekt, (Nr. 13 2020) op 10 februari 2020. In de corona-rapportages aan de raad van het afgelopen jaar heeft het college veelvuldig aandacht besteed aan handhaving in het fysieke domein m.b.t. de coronaregels.

Antwoorden van college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. 1

2 3

Antwoord Hieronder schetsen wij de stand van zaken op dit moment, wat is opgepakt: In het eerste kwartaal 2021 is het project Toezicht en Handhaving en Toezicht gestart. De eerste stap in het project is een akkoord op het proces om te komen tot een gedragen systematisch en integraal plan van aanpak. Dit betekent dat we momenteel commitment verwerven voor de richting die wij, in overleg (o.a. met de adviesorganen, op de zes gebieden van het sociaal domein op willen gaan. De voorbereiding tot het instellen van een integrale projectgroep is gestart met als opdracht een systematische aanpak in de praktijk (het uitvoeringsplan) te schrijven. Na de zomer zullen in deze projectgroep kennisdragers vanuit beleid en de praktijk gaan werken aan een integrale verbetering en borging van preventie-, toezichts-, en handhavingstaken en processen in het sociaal domein. Kortgezegd de opdracht aan deze projectgroep is het opzetten van een uniform kwalitatief verbeterproces, een systematische aanpak in de praktijk en meetbare doelen. Evenals een verbetering van de rapportages en verantwoordingscycli. De witte vlekken binnen Toezicht en Handhaving zijn in kaart gebracht, denk daarbij aan het aanstellen toezichthouder, de inrichting van het Meldpunt zorgfraude. Ook deze punten zijn onderdeel van het project.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Op het gebied van Toezicht en Handhaving zijn de eerste stappen gezet om aan te sluiten bij andere gemeenten in de Kop van Noord- Holland. Er is gezamenlijk een sociaal rechercheur voor deze regio aangesteld en er zijn ideeën om gezamenlijk aan aantal onderwerpen op te pakken.

Reacties college op doorwerking aanbevelingen Nr 1

D E

B 3

Aanbevelingen Maak in opdracht van de raad met hoge prioriteit een plan voor de ontwikkeling van toezicht en handhaving in het sociale domein. Dat zal gezien de aard, omvang en complexiteit van het sociale domein waarschijnlijk een meerjarig plan of programma zijn: Neem daarbij de professionele werkwijze in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid als uitgangspunt; Bezie tegelijkertijd de kansen voor een integrale aanpak met het fysieke domein en openbare orde en veiligheid; Zet dit onderwerp op de regionale agenda en kijk of samenwerking met andere gemeenten hierbij mogelijk is; Sluit aan op de discussie die de VNG over dit onderwerp heeft geïnitieerd; Betrek interne en externe relevante actoren zoals toegangsloketten tot hulp- en zorg, uitkeringsverstrekkers, zorg- en hulpverleners, signaleerders et cetera. Maak het proces, in het fysieke domein en openbare orde en veiligheid, van prioriteitstelling meer transparant en navolgbaar. Als eerste stap door dit proces vast te leggen en ieders rol in dat proces helder te maken: raad, college, ambtelijke organisatie, inwoners en bedrijven en partijen die mede namens de gemeente toezicht houden en handhaven. Als tweede stap door bij de uitvoering van dat proces ieders bijdrage inzichtelijk te houden door zichtbaar te maken wat met de bijdragen en informatie van verschillende actoren is gedaan.

Expliciteer hoe de gemeente handen en voeten geeft aan het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid van inwoners en bedrijven. Sluit dit aan op gemeentelijk beleid ten aanzien van burgerparticipatie en burgerinitiatieven, in het geval de gemeente hier al beleid op heeft ontwikkeld. Analyseer waar de informatiepositie van de gemeente nog onvoldoende is met betrekking tot de relevante partners waarmee de gemeente samenwerkt. Maak concrete afspraken met die samenwerkingspartners over de onderwerpen waarover

Doorwerking Fysiek domein In de raadsvergadering van 11 februari 2020 heeft de raad de aanbevelingen uit het rapport ‘Toezichten Handhavingsbeleid’ geamendeerd en vervolgens overgenomen. Niet lang daarna, bij het vaststellen van de eerste tussenrapportage van het uitvoeringsprogramma Veiligheid, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving 2020 op 21 april 2020, besloot het college de bestrijding van de verdere verspreiding van het coronavirus boven alle overige prioriteiten uit het uitvoeringsprogramma te stellen. Deze situatie heeft de rest van het jaar geduurd. Zoals u bekend wordt voor het Toezicht en Handhavingsbeleid in het fysieke domein gewerkt vanuit de zogenoemde ‘big8-cyclus’. Naar aanleiding van de evaluatie van 2020 is wel besloten tot aanpassing van het beleid, echter deze aanpassingen betroffen vooral het opnemen van de maatregelen rond de nog steeds heersende pandemie in het beleid. Wij zijn wel van mening dat de pandemie tot een meer integrale benadering heeft geleid op deelonderwerpen van het beleid: tussen de taakvelden veiligheid, toezicht en handhaving en vergunningverlening is dit wellicht evident, maar ook economische zaken en het sociaal domein is meer dan voorheen gevonden. Dit zien wij bijvoorbeeld ook terug in de aanpak van het bewonen van recreatiewoningen, het wonen op bedrijfsterreinen en adressenonderzoeken.

Voor het komende jaar staat de Omgevingswet (verwachte invoerdatum nog immer 1 januari 2022) op stapel. Dit betekent dat wij het beleid hierop zullen aanpassen. Wij zullen daarbij in elk geval de aanbevelingen ten aanzien van het inzichtelijk maken van de prioritering en het berekenen van de capaciteit vanuit de doelstelling meenemen. Tevens hopen wij, daar waar er raakvlakken en voldoende aanleiding is, voort te bouwen op de in coronatijd opgebouwde of (door)ontwikkelde contacten met het sociaal domein. Sociaal domein De gemeenteraad in Schagen is op 10 februari 2021 door het college geïnformeerd dat er nog gewerkt

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

de gemeente geïnformeerd wil worden, op welke wijze in welke vorm. Geef de ambtelijke organisatie de opdracht om een planningsmethodiek te ontwikkelen die zicht geeft op de relatie tussen gewenste resultaten en benodigde personele capaciteit. Dit in plaats van de aanwezige capaciteit als uitgangspunt te nemen voor de planning van het uitvoeringsprogramma. In het geval de personele capaciteit dan niet voldoende blijkt investeer dan in eerste instantie in slimme werkwijzen, ICT-middelen en flexibilisering van de capaciteit.

wordt aan het plan van aanpak Toezicht en Handhaving binnen het sociaal domein. Ook heeft de gemeenteraad op 10 februari een toelichting ontvangen over de wijze waarop er invulling wordt gegeven aan de inbedding van Toezicht en Handhaving. In 2020 lag de prioriteit op de transitie en transformatie in het sociaal domein, dit proces leidde in het najaar tot de totstandkoming van het integraal beleidsplan Sociaal. De Raad heeft dit plan geaccordeerd. In dit plan staan ook de uitgangspunten (o.a. maatwerk en nadruk op preventie) voor Toezicht en Handhaving evenals de benadering van ‘Hoogwaardig Handhaven’. De uitgangspunten én de benadering vormen de basis van het plan van plan van aanpak Toezicht en Handhaving. Zie verder Bijlage 3.

Subconclusies De raad 1. heeft gedeeltelijk invulling gegeven aan de aanbevelingen. Het college 1. heeft de kwaliteit van de aanbevelingen niet expliciet gewaardeerd; 2. Stelt dat de implementatie en doorwerking van de aanbevelingen op orde is en verder i.s.m. de raad verder worden ontwikkeld.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: Verkoop tafelzilver Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘Verkoop van tafelzilver’ d.d. november 2019. Zie Raadbesluit onder nr. 19.053762, zoals besloten in de raadsvergadering van 11 februari 2020. Eerdere reacties volgens Raadsbesluit. • De raad heeft de aanbevelingen overgenomen en onder de aandacht van het college gebracht. • Het college onderschrijft deze aanbevelingen, zij het met een enkele kanttekening. Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Nr. 1

Vraag Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geimplementeerd?

Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd?

Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen? Wat zijn factoren die de implementatie en doorwerking van deze aanbevelingen verklaren? Waarom zijn de, eventuele, overige aanbevelingen niet overgenomen en/of geïmplementeerd? Wordt de gemeenteraad voldoende, tijdig en juist geïnformeerd over de implementatie van de aanbevelingen? Hoe kan de kwaliteit en doorwerking van de aanbevelingen worden verbeterd?

Antwoord De aanbevelingen zijn richtinggevend als een permanente opgave. Ze zijn niet SMART. Wat betekent “meer overzicht in de vastgoedportefeuille”? Wanneer is het genoeg? In welke situaties moet er gezorgd worden voor “frequente monitoring”? Wat zijn de “belangrijkste werkprocessen”? Aan alle aanbevelingen is gewerkt. Of het voldoende is, is moeilijk te beoordelen, aangezien de aanbevelingen niet SMART zijn geformuleerd. Zie tabel hierna en Bijlage 3.

Er zijn geen specifieke effecten bekend van de implementaties. Mogelijk omdat deze voortvloeien uit een algemene opgave voor voortdurende organisatieverbetering. Een professioneel team Vastgoed dat zelf periodiek vragen stelt over de kwaliteit van het werk en de mogelijkheden om die te verbeteren. Omdat de aanbevelingen niet smart zijn geformuleerd is niet duidelijk wat er nog meer dan het uitgevoerde zou kunnen of moeten worden aangepakt. Wel voor zover het gaat om doelstellingen die de raad regarderen. Zo wordt inmiddels jaarlijks de grondprijzenbrief aangeboden aan de raad. Dat doen we op de volgende manier: Voortgaan met de kritische, professionele houding van team Vastgoed. Toekomstige aanbevelingen SMART formuleren.

Antwoorden college op vragen over doorwerking aanbevelingen Nr. 1

Aanbevelingen Creëer meer overzicht in de vastgoedportefeuille.

Zorg voor frequente monitoring bij het uitvoeren van een doelstelling.

Doorwerking Het vastgoedbeheerssysteem functioneert vooralsnog naar behoren. Er is voldoende inzicht in typering van objecten en contracten. Kritische data zijn volledig onder controle (facturering, type en datum huurindexering, einddatum contract). Dit speelt uitsluitend bij projectmatige doelstellingen. Er is de afgelopen periode frequente monitoring toegepast bij herziening pachtprijzen en nieuwe uitgifte in erfpacht. Eerder zijn ook doelstellingen ten aanzien van verkoop snippergroen en tafelzilver frequent gemonitord.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Stel de belangrijkste werkprocessen vast.

In 2020 is het verkoopproces tegen het licht gehouden. In overleg met de coördinator LEAN is geconstateerd dat er geen algemene aanpassing van het proces nodig is. De specifieke verkoopprocedures van snippergroen en gronden ten behoeve van nutsvoorzieningen zijn of worden wel aangescherpt.

Subconclusies Het college 1. is van mening dat deze aanbevelingen niet SMART genoeg zijn, waardoor de implementatie en doorwerking beperkt worden; 2. stelt dat de implementatie van de aanbevelingen expliciet is uitgevoerd, binnen de hierboven genoemde beperkingen.

Deel 1

Onderzoek naar eerdere rekenkameronderzoeken

Onderzoek: VN-Verdrag Handicap Rapportage Rekenkameronderzoek naar ‘VN-Verdrag Handicap’, d.d. 9 maart 2020. Zie Raadbesluit d.d. 1 december 2020 onder nr. 20.958907, zoals besloten in de raadsvergadering van 15 december 2020. Eerdere reacties volgens het Raadsbesluit • De raad heeft besloten om alle aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Schagen over te nemen. • De raad heeft het college opgedragen om de aan het college geadresseerde aanbevelingen uit te voeren. • Het college wil eerst met de raad overleggen in welke mate en op welke wijze zij uitvoering kan geven aan het VN-Verdrag Handicap.

Nr 1 2 3

5 6 7

Antwoorden college op vragen over kwaliteit aanbevelingen Vraag Antwoord Zijn de aanbevelingen specifiek, concreet en realistisch genoeg om te kunnen worden geïmplementeerd? Welke aanbevelingen zijn geïmplementeerd? Hoe zijn deze aanbevelingen geïmplementeerd? In uitvoerbare maatregelen, in beleid of anderszins? Zijn er effecten bekend van de geïmplementeerde aanbevelingen, zoals concrete veranderingen of bestuurlijke vernieuwingen?

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14657160/1