Notitie Auditcommissie over 2e Bestuursrapportage ev (2)

Memo

Datum Aan Van Betreft

1

17 december 2024 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling 2e Bestuursrapportage 2024 en financiële nota’s

Interim controle 2024 en managementletter De auditcommissie heeft op 3 december 2024 kennis genomen van de stand van de interim controle en de voor het college opgestelde managementletter van de accountant. Er ligt een goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2023 t.a.v. het aspect getrouwheid. Het college heeft daarin verklaard in het verslagjaar 2023 niet rechtmatig te hebben gehandeld. De accountant constateerde daarbij dat het college tot de juiste conclusie is gekomen. De belangrijkste bevindingen t.a.v. 2024 zijn toegelicht. Er zijn positieve stappen gemaakt t.o.v. 2023. Het proces loopt naar wens en er kan goed gesteund worden op de verbijzonderde interne controle (VIC). De uitvoering van het plan van aanpak 2024 verloopt volgens planning. Het jaarrekeningproces 2024 gaat naar verwachting beter verlopen. T.a.v. de fiscale rechtmatigheid verloopt nog niet alles naar behoren. Het risicomanagement en de duurzaamheidsinformatie worden in januari 2025 weer opgepakt. De auditcommissie constateert dat een aantal punten uit de managementletter al jarenlang openstaat. De organisatie heeft de laatste jaren met weinig mankracht hard gewerkt. De auditcommissie hoopt dat een aantal van die zaken nu opgelost gaat worden.

2

Treasurystatuut en Treasuryjaarplan Treasuryjaarplan De auditcommissie heeft voor 2023 een eerste aanzet besproken, maar heeft voor 2024 geen treasuryjaarplan ontvangen. De auditcommissie wijst al jaren op het belang van een treasuryjaarplan en wilde daarom in februari 2024 graag weten wat de stand van zaken is. De commissie heeft daarvoor een feitenrelaas sinds 2020 laten opstellen. Daaruit blijkt dat de afgelopen jaren toezeggingen zijn gedaan, die niet konden worden waargemaakt. Vastgesteld werd dat ook nu nog de organisatie geen deugdelijk treasuryjaarplan kon aanleveren. De actuele toezegging is nu dat in de auditcommissie van 5 juni 2025 het Treasuryjaarplan 2025 wordt voorgelegd. Koppeling met Treasurystatuut Het huidige Treasurystatuut dateert van 2013 en moet in lijn met de huidige situatie gebracht worden. Nu lag voor de tweede maal het Treasurystatuut voor. De auditcommissie gaf aan dat het jaarlijks opstellen van het Treasuryjaarplan in het statuut ontbrak. Maar dit is nu verankerd in het statuut. De auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen meer zijn om het Treasurystatuut vast te stellen. Of dit een hamerstuk is beslist de raad.

3

Definitief normenkader 2024 en voorlopig normenkader 2025 Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het nodig dat de relevante wet- en regelgeving duidelijk vastligt. De auditcommissie merkt op dat de normenkaders overzichtelijk zijn en dat de wijzigingen goed te herleiden zijn. De auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om de normenkaders vast te stellen. Of dit een hamerstuk is beslist de raad.

4

2e Bestuursrapportage 2024 Doelbereiking De auditcommissie constateerde dat er geen onverwacht nieuw beleid in de bestuursrapportage is verwoord. Wel waren er diverse punten van aandacht. Opvallend bleek de situatie t.a.v. de Sportfondsen. Er volgt nu uit oogpunt van rechtmatigheid een nieuwe aanbesteding, daaruit vloeien nieuwe financiële afspraken voort. Hetgeen door de auditcommissie wordt ondersteund. Vorm De bestuursrapportage is helder, goed opgebouwd en inzichtelijk. Het document heeft een duidelijke structuur. De organisatie heeft daarin een stap voorwaarts gemaakt. Wel is de organisatie geattendeerd op een helder gebruik van vakterminologie en afkortingen. Financiën Met deze rapportage wordt de begroting aangepast en het begrotingssaldo bijgesteld naar ruim € 4,1 mln. Met het oog op het als ruim overkomende overschot waarschuwt de auditcommissie voor optimisme. Er zijn nog veel verplichtingen en zaken die opgepakt moeten worden. Conclusie De auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om het document vast te stellen. Inhoudelijke discussie hierover is aan de raad.

5

Advies De auditcommissie ziet technisch geen belemmeringen om vast te stellen: • Het Treasurystatuut. • De Normenkaders 2024 en 2025. • De 2e Bestuursrapportage 2024. Het is aan de raad te bepalen of deze stukken als hamerstuk worden vastgesteld of inhoudelijk worden besproken.

De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Hans Kröger, vicevoorzitter; André Groot; Mirjam van Musscher; Margreet Verloop; Peter Vlam.

Memo

Pagina 2 van 2