Memo Auditcommissie over 2e Tussenrapportage 2023 en Begroting 2024 Schagen

Memo

Datum Aan Van Betreft

31 oktober 2023 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling 2e Tussenrapportage 2023 en proces Begroting 2024-2027

2e Tussenrapportage 2023 Met de 2e Tussenrapportage wordt de raad geïnformeerd over de voortgang van het voorgenomen beleid zoals dat in de begroting 2023 is opgenomen en wat dat heeft gekost. Met dit instrument heeft de raad de mogelijkheid om de voortgang te bewaken en indien noodzakelijk bij te sturen. In de 1e Tussenrapportage 2023 is een positief begrotingssaldo van € 379.160 geprognosticeerd. In de 2e Tussenrapportage 2023, met de peildatum van 1 september 2023, zijn de financiële mutaties opgenomen van € 1.206.297 tot een positief begrotingssaldo van € 1.585.457. Deze mutaties vragen om een door de raad te accorderen begrotingsaanpassing 2023. Portefeuillehouder Financiën, dhr. Errol gaf aan dat er geen nieuw beleid in deze tussenrapportage is opgenomen. In de inleiding is op verzoek van de Auditcommissie een overzicht met begrotingswijzigingen opgenomen. Over het format van de tussenrapportage wordt voorgesteld ter verbetering nog uitgebreid te spreken. De auditcommissie kan zich daarom vinden in deze 2e Tussenrapportage 2023. Proces Begroting 2024-2027 De auditcommissie is verrast door het aanpassen van de jaarlijks door de auditcommissie behandelde P&C-planning (het spoorboekje). Deze verrassing wordt ook uitgesproken namens haar achterban. De voors en tegens van deze aanpassing zijn voor zover bekend niet door de fracties besproken.

De beeldvormende informatieavond is geschrapt (de vorm daarvan is nog onvoldoende effectief gebleken maar nog niet besproken), gestelde begrotingsvragen waren op de oordeelsvormende vergadering van 11 oktober jl. nog in behandeling, derhalve incompleet. Dat maakte de behandeling minder effectief. Ook de begrotingsraad van 7 november a.s. is geschrapt. De auditcommissie spreekt de verwachting uit dat de benodigde informatie tijdig compleet is om de raad in staat te stellen op 31 oktober a.s. een goed besluit te nemen. Zowel de auditcommissie als de werkgroep P&C hebben in 2022 aangedrongen op: • • •

meer ondersteuning van de raad op het onderwerp P&C; financiële cursussen en toelichting voor (nieuwe) raads- en steunfractieleden; evaluatie van de aanbevelingen van de werkgroep P&C.

Dit om de P&C-cyclus 2024 hierop te kunnen aanpassen.

1

De raad c.q. het presidium als opdrachtgever van de werkgroep P&C heeft deze aanbevelingen overgenomen, maar deze zijn nog niet geeffectueerd. Ook valt het op dat door de raad gestelde kaders bij de kadernota niet zonder meer zijn overgenomen, maar gemaakte andere keuzes in de begroting niet transparant zijn uitgelegd. Planning & Control proces Wij allen binnen Schagen hebben vele uitdagingen, het is goed om een goede balans te zoeken en te houden tussen inspanning en noodzaak van informatie om als raad goed te kunnen sturen. De slinger van te weinig slaat onzes inziens wellicht door naar te veel informatie in te veel P&Cproducten. Het is naar de mening van de auditcommissie een heel goed moment om nu, zoals eerder afgesproken, het huidige P&C-proces te evalueren. Tot slot De Auditcommissie dankt de organisatie, met haar vele nieuwe medewerkers, dat er in constructieve openheid met ons wordt gesproken. Zo hopen wij de geschetste verbeterpunten samen op te pakken. Advies De Auditcommissie blijft uiteraard, conform haar rol, de huidige stand van zaken intensief volgen en maakt waar nodig daarover afspraken met de portefeuillehouder en de organisatie. De Auditcommissie adviseert de raad: • • • •

De raads- en steunfractieleden te (blijven) scholen in gemeentefinanciën en P&C. Het huidige P&C-proces, zoals afgesproken, samen te evalueren. Afgesproken kaders voor de begroting te hanteren, danwel afwijkingen en effecten daarvan transparant te onderbouwen. In te stemmen met de begrotingsmutaties die in de 2e Tussenrapportage 2023 zijn opgenomen.

De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Roel Takes, vicevoorzitter; André Groot; Hans Horn; Hans Kröger; Mirjam van Musscher.

Memo

Pagina 2 van 2