Implementatieplan Rechtmatigheidsverantwoording (S21402014)

Implementatieplan Rechtmatigheidsverantwoording 2021

Afdeling: Financiën & Control Versie: 10 december 2020

Inhoudsopgave 1. Inleiding .......................................................................................................................................... 3 2. De wetgeving ................................................................................................................................. 4 2.1 Wat is getrouwheid? ................................................................................................................ 5 2.2 Wat is rechtmatigheid? ............................................................................................................ 5 2.2.1 Toetsing aan het normenkader ........................................................................................ 5 2.2.2 Rechtmatigheidscriteria .................................................................................................... 5 2.3 Wijziging Besluit begroting en verantwoording (BBV) .......................................................... 6 2.3.1 Opbouw van de rechtmatigheidsverantwoording ....................................................... 7 2.3.2 De raad is kaderstellend .................................................................................................... 7 2.3.2.1 Normenkader ...............................................................................................................

8 2.3.2.2 Verantwoordingsgrens ................................................................................................ 8 2.3.2.3 Rapporteringstolerantie .............................................................................................. 9 3. P&C-cyclus en lokale regelgeving ............................................................................................ 10 3.1 De P&C-cyclus ........................................................................................................................ 10 3.1.1 De RMV in de jaarrekening ............................................................................................. 10 3.1.1.1 De toelichting op de RMV in de paragraaf Bedrijfsvoering ................................. 10 3.1.1.2 Tussentijdse verantwoording bij de 2de Tussenrapportage ................................... 10 3.2 Wijziging verordeningen en controleprotocol .................................................................... 10 3.2.1 De financiële verordening .............................................................................................. 11 3.2.2 De controle verordening ................................................................................................. 11 3.2.3 Het controleprotocol .......................................................................................................

11 3.3 Het Jaarplan VIC .................................................................................................................... 11 4. Ambitie .......................................................................................................................................... 12 5. Samenvatting ............................................................................................................................... 13

Bijlagen.............................................................................................................................................. 14 A Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording ........................................................................... 15 B Rechtmatigheidscriteria ............................................................................................................... 16

2

1. Inleiding Rechtmatigheid is voldoen aan wet- en regelgeving en is als (financieel) begrip in 2004 ingevoerd binnen de gemeenten. Sinds 2004 geeft de accountant een controleverklaring af voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de jaarrekening. Met ingang van boekjaar 2021 moet het college van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording (RMV), op te stellen begin 2022, afgeven in de jaarrekening. De RMV wordt daarmee onderdeel van de jaarrekening. Hiervoor is een wetswijziging in voorbereiding. In de RMV verklaart het college op basis van de vastgestelde verantwoordingsgrens of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties al dan niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant zal in het vervolg in zijn controleverklaring over de jaarrekening geen rechtmatigheidsoordeel meer afgeven, maar uitsluitend nog een oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening. Dit is dan inclusief het oordeel van de accountant over de RMV van het college. De wetswijziging zien wij niet alleen als verplichtnummer waar we aan moeten voldoen, maar ook als kans. De gemeente Schagen is een betrouwbare, aanspreekbare en transparante gemeente. We zien de RMV dan ook als een mooie volgende stap om ons te kunnen verantwoorden over het door ons gevoerde beleid. We presenteren u niet alleen de cijfers, maar ook de rechtmatige totstandkoming daarvan.

We willen starten met de wettelijke variant, waarbij onze ambitie richting de toekomst is om gestaag en beheerst door te groeien naar een bredere RMV, bijvoorbeeld uitgebreid met juridische rechtmatigheid, met als uiteindelijk doel een In Control Statement (ICS). De invoering van de RMV is niet alleen maar een papieren exercitie, maar heeft ook daadwerkelijk betekenis en zal naar verwachting een kwaliteitsverhogend effect hebben op de financiële bedrijfsvoering bij gemeenten. Er moet concreet over worden gerapporteerd in de jaarrekening en omdat de raad kaderstellend is, moeten er afspraken worden gemaakt tussen het college en de raad over: • de reikwijdte van de controle, • de te hanteren verantwoordingsgrenzen, • rapporteringstoleranties en • de wijze van rapporteren. We vragen aan de raad om onze ambitie te onderschrijven, door te starten met een financiële rechtmatigheidsverantwoording om vervolgens richting de toekomst gestaag en beheerst door te groeien naar een In Control Statement en akkoord te gaan met dit implementatieplan. Waarin onder andere de afspraken tussen het college en de raad worden geregeld en na besluitvorming en nadat de nieuwe wetgeving is aangenomen formeel worden vastgelegd in verordeningen en protocollen.

Leeswijzer In hoofdstuk 2 gaan we in op de huidige - en nieuwe wetgeving, de keuze voor de wettelijke variant van de RMV en de gevolgen voor het controlekader. Hoofdstuk 3 behandeld de P&C-cyclus en de aanpassingen in de lokale regelgeving. In hoofdstuk 4 lichten we onze ambities naar de toekomst toe. En tenslotte In hoofdstuk 5 vragen we u het voorgelegde implementatieplan te accorderen.

3

2. De wetgeving Het rijk heeft voornemens een wetswijziging door te voeren waarin wordt geregeld dat het college van B&W vanaf 2021een RMV opneemt in de jaarrekening. Hoewel het nog onzeker is of dit ook daadwerkelijk voor 2021 wordt ingevoerd, de wet is nog niet aangenomen, willen wij met u alvast de kaders stellen. Mocht de RMV met een jaar wordt uitgesteld dan zullen we 2021 gebruiken als ervaringsjaar. In de huidige situatie geeft de accountant bij de jaarrekening een verklaring af over zowel de getrouwheid van de geboekte baten en lasten en balansmutaties, als over de rechtmatigheid daarvan. Vanaf boekjaar 2021 gaat dit veranderen. Hiervoor is een wetswijziging in voorbereiding. De verantwoordelijkheid voor de RMV komt bij het college te liggen en moet in de jaarrekening worden opgenomen, (waarschijnlijk) conform de door de Commissie BBV opgestelde modeltekst (zie bijlage: A Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording). Na invoering van de wetswijziging zal de accountant in de controleverklaring over de jaarrekening uitsluitend een oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening. Dit is dan inclusief het oordeel van de accountant over de RMV van het college. Een goedkeurende controleverklaring hoeft niet automatisch te betekenen dat er ook rechtmatig is gehandeld.

Een verantwoording van het college van het niet rechtmatig handelen, getrouw opgesteld, zal leiden tot een goedkeurende verklaring (uitgaande van geen andere fouten). De accountant beoordeeld immers alleen of de RMV getrouw is opgesteld. De commissie BADO1 wil onderstrepen dat er na de invoering van de RMV, sprake zal zijn van een groeiproces. Een groeiproces gericht op het betrekken van de gehele gemeente bij de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Dit zal voor zowel gemeenten als accountants een leerproces zijn. Iedereen moet gaan ervaren hoe dit in de praktijk werkt. Vanzelfsprekend wordt de invoer van de RMV in de organisatie zorgvuldig afgestemd met de accountant. Doelstelling hierbij is het voorkomen van dubbele werkzaamheden (extra kosten) en dat de onderbouwing van de RMV voldoende kwalitatief is. SiSa De verantwoording over de specifieke uitkeringen (SiSa) maakt geen onderdeel uit van de RMV deze worden niet verantwoord aan de raad maar aan het Rijk. Hiervoor blijft de accountantscontrole onveranderd. Huidig

2021

Controleverklaring accountant gaat over:

Controleverklaring accountant gaat over:

- Getrouwheid jaarrekening

- Getrouwheid jaarrekening incl.

- Rechtmatigheid jaarrekening

rechtmatigheidsverantwoording college

1 Commissie Bedrijfsvoering, Auditing, Decentrale Overheden bestaat uit deskundigen die onder meer werkzaam zijn

bij gemeenten, de VNG, beroepsorganisaties, accountantskantoren en het Rijk. En richten zich op de verheldering van vraagstukken die spelen op het raakvlak van auditing en bedrijfsvoering.

4

2.1 Wat is getrouwheid? Getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten, als de grootte en samenstelling van het vermogen. En na de wetswijziging valt de RMV, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.

2.2 Wat is rechtmatigheid? Rechtmatigheid is voldoen aan wet- en regelgeving. Dit is een juridisch begrip en heeft betrekking op alle geldende wet- en regelgeving. In het kader van de RMV wordt in deze de financiële rechtmatigheid bedoeld. Baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

2.2.1 Toetsing aan het normenkader Het normenkader is een inventarisatie van alle relevante regelgeving (verordeningen en beleidsregels) waaraan moet wordt getoetst voor de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Schagen. Wetgeving is niet opgenomen in het normenkader. Uitgangspunt hierbij is dat er geen bevoegdheid is om wetgeving uit te sluiten of wetgeving anders te interpreteren.

2.2.2 Rechtmatigheidscriteria2 In de literatuur en wetsgeschiedenis worden negen rechtmatigheidscriteria onderscheiden. Deze criteria zijn vermeld in onderstaand figuur.

De bovenste zes (blauwe) criteria zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het college. Er is dus sprake van overlap. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de RMV. Deze zes criteria blijven wel onderdeel uitmaken van het control-framework van het college. Daarnaast blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. De laatste drie criteria: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium, Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium, komen expliciet tot uitdrukking in de RMV.

2 Deels overgenomen uit de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO en deels uit de BBV

kadernota rechtmatigheid 2018.

5

Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. De financiële beheershandelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de geraamde bedragen is er in beginsel sprake van een onrechtmatigheid (begrotingsonrechtmatigheid). Dit omdat de overschrijding een inbreuk vormt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Voor de rechtmatigheidscontrole zijn met name de gestelde voorwaarden, die betrekking hebben op recht (heeft de ontvanger wel recht op de vergoeding of subsidie), hoogte (klopt het bedrag, is de berekening juist) en duur (zijn de juiste termijnen in acht genomen) van belang. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid. Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaarden criterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht. Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen.

Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Ook het opnemen van sancties zoals terugvordering of intrekking van gelden in de verordeningen zijn voorbeelden van bestrijding van misbruik. Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude en is onrechtmatig. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. De mazen van de wet worden opgezocht. Voorbeeld van misbruik: Subsidieaanvraag voor een project dat niet bestaat. Voorbeeld van oneigenlijk gebruik: Subsidie voor plantjes ter uitbreiding van de natuur en de plantjes die worden gekweekt, blijken hennep plantjes te zijn. Iedereen begrijpt dat het nooit de bedoeling is om het kweken van hennepplantjes te subsidiëren. De zes andere rechtmatigheidscriteria Voor de zes (blauwe) rechtmatigheidscriteria verwijs ik u naar bijlage B Rechtmatigheidscriteria.

2.3 Wijziging Besluit begroting en verantwoording (BBV) De wetswijziging (BBV) onderstreept met RMV de politieke aanspreekbaarheid van het college van B&W. We toetsen ons eigen handelen aan de afspraken die met de raad zijn gemaakt en leggen daarover verantwoording af. Daarmee sluit deze werkwijze aan bij een maatschappelijke trend waarbij het bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid tussen het college en de gemeenteraad en niet met de accountant. Op die manier kan de gemeenteraad zijn controlerende rol beter invullen en is de accountant alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing.

6

Drie varianten De wijziging houdt in dat het college zich vanaf 2021 in de jaarrekening verantwoordt over de rechtmatigheid. Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording zijn 3 varianten mogelijk: 1. Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering van de wettelijke normen. Dit is het wettelijk minimum en vergelijkbaar met de huidige rechtmatigheidscontrole. 2. Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen. Intern wordt hier al actief op getoetst en gerapporteerd. 3. Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde ICS. We willen starten met de wettelijke variant (1), waarbij onze ambitie richting de toekomst is om gestaag en beheerst door te groeien naar een bredere RMV, bijvoorbeeld uitgebreid met juridische rechtmatigheid, met als uiteindelijk doel een ICS. Rechtmatigheidsoordeel Behalve dat er in de rapportagestructuur het een en ander verandert, is het “eigen oordeel” over de Rechtmatigheid (grotendeels) nieuw voor de organisatie. Waar in de huidige situatie de accountant het oordeel geeft (mede steunend op de VIC3-resultaten), moet de organisatie dit nu zelf doen.

Dit betekent dat bij de uitvoering van de VIC-werkzaamheden (die op zich niet wezenlijk veranderen) de geconstateerde fouten en/of onduidelijkheden nader onderzocht, gekwalificeerd, geëxtrapoleerd en gewogen moeten worden alvorens er een uitspraak kan worden gedaan. Om te voldoen aan de eisen van onafhankelijkheid en deskundigheid is het controlstatuut opgesteld en de inrichting van de control(e)functie beschreven. De accountant heeft vastgesteld dat de huidige inrichting van de organisatie en het geheel van controlemaatregelen van een voldoende niveau is om een getrouwe RMV in de jaarrekening op te kunnen nemen.

2.3.1 Opbouw van de rechtmatigheidsverantwoording In de door de Commissie BBV opgestelde modeltekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder afwijkingen worden verstaan posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het college een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Belangrijk: deze onduidelijkheden staan niet gelijk aan de onzekerheden in de controle van de accountant. Vanuit interne toetsingen en monitoring kan er informatie worden verkregen over de onduidelijkheden, die twijfels oproepen over de rechtmatigheid. Bijvoorbeeld: Dat juristen van mening verschillen over een aanbesteding. Onduidelijkheid over interpretatie, uiteenlopende oordelen over de rechtmatigheid en de daarmee verband houdende lasten, kunnen weergegeven worden als onduidelijkheden.

2.3.2 De raad is kaderstellend De raad is kaderstellend en bepaalt de grenzen en de verantwoording. Het is aan de raad om over de reikwijdte van de controle, de te hanteren verantwoordingsgrenzen, rapporteringstoleranties en de wijze van rapporteren te besluiten. In dit document vragen wij u dit ook te doen. Zodat dit vervolgens formeel vastgelegd kan worden in de verordeningen en protocollen.

3 VIC: Verbijzonderde Interne Controle

7

Belangrijk is om te weten dat de raad een afweging moet maken tussen de kosten en baten van hoge dan wel lage verantwoordingsgrenzen en rapportagetoleranties, omdat dit direct gevolgen heeft voor de omvang en diepgang van de (verbijzonderde) interne controles alsook voor de inrichting van werkprocessen. Als de gemeente kiest voor een “lage” verantwoordingsgrens, moet (bijna) elke rechtmatigheidsfout worden gemeld en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. Bij een “hoge” verantwoordingsgrens kan het zijn dat de raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. Overigens hoeft het overschrijden van de grenzen geen gevolgen te hebben voor de strekking van de controleverklaring van de accountant, zolang de weergave getrouw is. In deze situatie zal ondanks dat de gemeente onrechtmatig heeft gehandeld en er vanuit gaande dat er geen andere fouten zijn geconstateerd er toch een goedkeurende verklaring van de accountant worden ontvangen. Het is aan u om het gesprek met het college te voeren over de geconstateerde onrechtmatigheden. Het college kan daarbij aangeven dat de onrechtmatigheid een zorgvuldig afgewogen keuze is geweest. Bijvoorbeeld: Om te voorkomen dat er (ongewenst) een wachtlijst ontstaat bij acute zorg.

Maar er kan ook sprake zijn van een vermijdbare fout, zoals het niet rapporteren aan de raad van budgetoverschrijdingen. Het hoort bij de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college om zich te verantwoorden aan de raad. 2.3.2.1 Normenkader Jaarlijks stelt de raad het (geactualiseerde)normenkader vast. Dat wordt na de wetswijziging niet anders dan het kader dat nu aan de accountant wordt meegegeven, maar is in het vervolg de opdracht aan het college. Bij de gemeente Schagen is het jaarlijks vaststellen van het (geactualiseerde)normenkader gemandateerd aan het college. In de nieuwe situatie hoeft dit naar ons inziens niet te wijzigen, omdat het college geen bevoegdheid heeft om wetten, verordeningen en raadsbesluiten uit te sluiten. De gemeenteraad heeft ook niet de bevoegdheid om “eigen” regels uit te sluiten, maar kan wel besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen in het kader van de rechtmatigheid geen financiële consequenties worden verbonden. Deze tellen dan niet mee in het rechtmatigheidsoordeel. Het college kan dit niet zelfstandig besluiten. 2.3.2.2 Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens wordt door de gemeenteraad vastgesteld en ligt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de grens dan is er sprake van goedkeuring en kan het college aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. Boven het vastgestelde percentage moet het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opnemen in de RMV. Wij adviseren u om de verantwoordingsgrens zoals die nu geldt voor de accountantscontrole vooralsnog niet te wijzigen en vast te stellen op 1% (+/- 1.300.000). De accountantscontrole, goedkeuring getrouwheid, blijft 1% en verandert daar mee niet. Rechtmatigheid blijft ook 1%, maar wordt in het vervolg getoetst door het college in plaats van de accountant. Hiermee blijven we aansluiten op het huidige controleprotocol voor de accountant. De organisatie is hierop ingericht en gewend aan deze grens. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden moeten afzonderlijk worden beoordeeld en mogen niet bij elkaar worden opgeteld.

8

U bent als raad vrij om voor zowel de accountantscontrole als voor de rechtmatigheidscontrole een andere grens dan 1% vast te stellen. Een lagere grens zal gepaard gaan met een onevenredige toename van de kosten doordat er een veelvoud aan controles moet plaatsvinden. Bij een hogere grens kan het zijn dat u als raad minder goed inzicht heeft in het rechtmatig handelen van de organisatie. Wij denken dat u met de “1% grens” zoals deze gebruikelijk is in de afgelopen jaren goed wordt geïnformeerd. Overigens is het niet noodzakelijk om voor de accountantscontrole en voor de controle door het college dezelfde grenzen te hanteren. U kunt bijvoorbeeld voor de getrouwheid 1% hanteren en de grens voor de rechtmatigheid op 3% vaststellen, maar om onduidelijkheden voor zowel de organisatie, de raad als de accountant te voorkomen adviseren we een eenduidig rapportagekader. 2.3.2.3 Rapporteringstolerantie De gemeenteraad dient ook aan te geven boven welk bedrag een bevinding gerapporteerd moet worden. Rapportering is wettelijk alleen verplicht bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. De hoogte van het bedrag is vrij, maar ook in deze adviseren wij om aan te sluiten bij het huidige controleprotocol voor de accountant en het bedrag voor rapportering voor elke afzonderlijke fout of onduidelijkheid vast te stellen op € 100.000.

Dit houdt in dat als het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen de verantwoordingsgrens van 1% overschrijdt, de fouten en/of onduidelijkheden ≥ € 100.000 worden opgenomen in de RMV en afzonderlijk worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. En dat kleinere bevindingen gebundeld in de paragraaf worden opgenomen en als volgt worden toegelicht: “We hebben enkele bevindingen met geringe omvang geconstateerd met een totale omvang van …. euro waarbij we hebben vastgesteld dat hierbij niet rechtmatig is gehandeld”. NB: Wij zijn voornemens ook over onze bevindingen te rapporteren als we binnen de 1% grens blijven, maar daarover meer in het volgende hoofdstuk.

9

3. P&C-cyclus en lokale regelgeving De wetswijzing heeft gevolgen voor de P&C-cyclus en de lokale regelgeving. De RMV wordt onderdeel van de jaarrekening en de tussentijdse verantwoording, de verordeningen moeten worden aangepast en met betrekking tot beleidsregels moet worden getoetst of deze nog in overeenstemming zijn met de nieuwe wetgeving.

3.1 De P&C-cyclus Wij adviseren u twee rapportagemomenten per jaar. 1. Bij de 2de Tussenrapportage. 2. Bij de jaarrekening (wettelijk verplicht). Met de tussentijdse verantwoording bij de 2de Tussenrapportage en de jaarlijkse verantwoording in de jaarstukken sluiten we aan op de reguliere rapportagestructuur en wordt daarmee onderdeel van de P&C-cyclus.

3.1.1 De RMV in de jaarrekening De wet schrijft voor dat de verantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen, waarschijnlijk conform de modeltekst van de BBV. 3.1.1.1 De toelichting op de RMV in de paragraaf Bedrijfsvoering De toelichting op de RMV wordt opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag. Kern daarbij is beheersing, rapportage en maatregelen. Wettelijk is alleen verplicht om een toelichting op te nemen als het totaal van de bevindingen boven de verantwoordingsgrens uitkomt. Maar in het kader van verantwoorden en transparantie zijn wij voornemens om altijd alle bevindingen boven de rapporteringsgrens toe te lichten. Eventueel aangevuld met punten waarvan wij denken dat het van belang is om over te rapporteren. Wij stellen u voor om de rechtmatigheidsafwijkingen op onderstaande wijze toe te lichten in de bedrijfsvoeringsparagraaf: 1. Een nadere uitsplitsing van de totalen die opgenomen zijn in tabel van fouten en onduidelijkheden. 2. Toelichting op de oorzaken voor de geconstateerde onrechtmatigheden. 3. Een verklaring voor de geconstateerde onrechtmatigheden. Er kunnen bijvoorbeeld redenen zijn waarom er afgeweken is van een voorschrift in een regeling. Redenen die wellicht ook al eerder besproken zijn met de raad. 4. De genomen maatregelen (verbeterplan) om dit in de toekomst te voorkomen.

3.1.1.2 Tussentijdse verantwoording bij de 2de Tussenrapportage Zoals bij 4.1 aangegeven stellen wij u voor om u twee keer per jaar te informeren over de Rechtmatigheid. Bij de 2de Tussenrapportage en bij de jaarrekening (verplicht). Naar aanleiding van de uitgevoerde VIC en de interimcontrole van de accountant zal bij 2de Tussenrapportage de (tussentijdse)bevindingen worden gepresenteerd.

3.2 Wijziging verordeningen en controleprotocol Door de wetswijziging moeten er aanpassingen plaatsvinden in de financiële verordening, de controle verordening en het controleprotocol. Na invoering van de wet zullen wij u, op basis 10

van de in dit document genomen besluiten, de wijzigingen formeel aan u voorleggen ter besluitvorming.

3.2.1 De financiële verordening In de financiële verordening moeten er een aantal aanpassingen plaatsvinden zoals het toevoegen van artikelen over de RMV en aanpassing van het artikel over de paragraaf bedrijfsvoering.

3.2.2 De controle verordening De controle verordening moet worden aangepast, omdat de controleopdracht wijzigt. De rechtmatigheid is geen onderdeel meer van de accountantscontrole. In plaats daarvan worden de eisen aan de controle door het college in de verordening opgenomen.

3.2.3 Het controleprotocol In het huidige controleprotocol zijn de algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid opgenomen. Dit zal op het gebied van de getrouwheid niet veranderen, maar voor de rechtmatigheid wel. We streven er naar om u straks één controleprotocol voor te leggen voor zowel de accountantscontrole (getrouwheid) als de controle door het college (rechtmatigheid).

3.3 Het Jaarplan VIC Het taakveld Audit stelt jaarlijks het Jaarplan Verbijzonderde Interne Controle op. Het Jaarplan is een gedetailleerd werkplan waarin is vastgelegd voor welke gemeentelijke processen interne controles worden uitgevoerd, wie ze uitvoeren (interne controleurs), wanneer (planning) en op welke wijze (steekproefsgewijs/deelwaarnemingen of integraal). Het intern controleplan geeft inzicht in de activiteiten en voorwaarden die nodig zijn ter uitvoering van de VIC. De werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om te bepalen of het handelen van de organisatie past binnen het door de raad vastgestelde beleid en verordeningen. De VIC is daarbij gericht op de getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten, balansmutaties en, nieuw, de RMV, zoals deze in de jaarrekening tot uitdrukking komen. Hierbij wordt onder meer de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen getoetst. Basis voor rechtmatigheidsoordeel De uitkomsten van de VIC vormen de basis voor het uiteindelijke rechtmatigheidsoordeel van het college in de jaarrekening. De adviseurs AO/IC stellen in opdracht van het college de RMV en de toelichting op voor de jaarrekening, met in achtneming van de door de raad vastgestelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Overigens maakt de accountant ook gebruik van de VIC-resultaten bij het uitvoeren van zijn controles.

11

4. Ambitie Onze ambitie is om in de toekomst door te groeien naar een ICS. Steeds meer organisaties, ook niet beursgenoteerde bedrijven en (semi-) overheidsorganisaties (in de UK sinds 2012 verplicht) nemen een vorm van een ICS op in hun jaarverslag. Dit vanwege de grote verantwoordelijkheid van bestuurders voor de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie. Maar in het algemeen kan worden gesteld dat hoe hoger het ambitieniveau is, hoe meer controlewerkzaamheden er nodig zijn en hoe hoger de kosten daarvan zullen zijn. Zoals eerder aangegeven willen we starten met de wettelijke variant, waarbij we verwachten dat de nieuwe taak zo goed als budgettair neutraal kan worden geïmplementeerd. Het past ook in de visie van control en in de doorontwikkeling van de VIC om deze taak uit te gaan voeren. In nauwe samenwerking met de accountant en dit zonder dat de kosten voor de accountantscontrole sterk stijgen. Bij de evaluatie in 2022 kan de vraag meegenomen worden of het wenselijk is en op welke termijn het mogelijk is om de reikwijdte van de RMV uit te breiden. Er is dan meer ervaring met de RMV en er zijn dan meer best practices beschikbaar voor de wijze waarop de RMV ingevuld kan worden. Wat houdt een ICS in? Voor het lokaal bestuur zijn de grondslagen voor een ICS te vinden in ’Good governance’.

Met een ICS verklaren het bestuur en het management dat de interne beheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en dat de bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen. Dit betekent dat de planning- en controlcyclus alle aspecten omvat die in het kader van de realisatie van beleidsdoelstellingen van belang zijn. Het gaat hier over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het totale gevoerde beleid gemeente breed. U zult begrijpen dat de strekking van een ICS veel meer omvat dan de RMV en dat dit niet van vandaag op morgen is geregeld. Door het maken van tussenstappen willen we het einddoel bereiken. We zien het als groeimodel en niet als realistisch om het ICS gelijk in te voeren. Zie onderstaand figuur. Figuur: Drie varianten van rechtmatigheidsverantwoording tot ICS (bron BADO notitie rechtmatigheidsverantwoording).

12

5. Samenvatting In dit document hebben wij u geïnformeerd over op de aankomende wetswijziging. Om hier een goede uitvoering aan te kunnen geven hebben we dit implementatieplan opgesteld. Wij adviseren u om akkoord te gaan met het implementatieplan. Dit houdt in dat u besluit om: 1. De verantwoordingsgrens vast te stellen op 1% (+/- 1.300.000) van de totale lasten van de gemeente. 2. De rapporteringstolerantie bij overschrijding van de verantwoordingsgrens vast te stellen op € 100.000 voor elke afzonderlijke fout of onduidelijkheid. En bedragen ≤ € 100.000 gebundeld te rapporteren. En instemt met: 1. Dat de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) opgenomen wordt in de jaarrekening conform de wettelijke (minimum) vereisten. Dat wil zeggen de financiële rechtmatigheid. 2. Het beheerst en gestaag doorgroeien naar een bredere RMV of een In Control Statement (ICS) als ambitie voor de toekomst onderschrijft. 3. Twee rapportagemomenten per jaar. 1. Bij de 2de Tussenrapportage. 2. Bij de jaarrekening (wettelijk verplicht). 4. Dat de rechtmatigheidsafwijkingen op onderstaande wijze worden toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf: a) Een nadere uitsplitsing van de totalen die opgenomen zijn in tabel van fouten en onduidelijkheden. b) Toelichting op de oorzaken voor de geconstateerde onrechtmatigheden. c) Een verklaring voor de geconstateerde onrechtmatigheden.

d) De genomen maatregelen (verbeterplan) om dit in de toekomst te voorkomen.

13

Bijlagen

14

A Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording

15

B Rechtmatigheidscriteria 1. Calculatiecriterium, de vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Bijvoorbeeld correct gebruik van tarieven; 2. Valuteringscriterium, het betreft hier het verantwoorden van baten en lasten in de periode waarop deze betrekking hebben. Het gaat hier om het aspect toerekening aan het juiste begrotingsjaar; 3. Adresseringscriterium, de persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan is juist; 4. Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Bijvoorbeeld OZB, rioolrechten en verhuur gronden; 5. Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Bijvoorbeeld inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies; 6. Leveringscriterium, juistheid van de ontvangen goederen en/of diensten; 7. Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma); Door de gemeenteraad worden jaarlijks in het controleprotocol de richtlijnen voor het toetsen van het begrotingscriterium vastgesteld. Bij de toetsing wordt aangegeven wanneer begrotingsafwijkingen passen binnen of niet passen binnen het beleid van de raad. 8.

Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Het betreft hier de volgende voorwaarden: Recht, hoogte, duur, termijnbepaling, administratieve bepalingen, bevoegdheden en bewijsstukken. 9. M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik), de interne toetsing op de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Bijvoorbeeld subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen;

16