Gunningscriteria en beoordeling Accountantsdiensten 2023

Accountantsdiensten 2023 1.

Opdrachtomschrijving en overeenkomst 1.1. Scope van de opdracht

Gedetailleerde opdrachtomschrijving kunt u vinden in het Programma van Eisen. Tot de scope van deze overeenkomst behoort de volgende dienstverlening: •

de algemeen certificerende functie, bestaande uit:

•

jaarrekeningcontrole;

•

controle op uitvoering externe IT audits;

•

de natuurlijke adviesfunctie;

1.2. Buiten de scope van de opdracht Voor de controle van overige verantwoordingen en specifieke onderzoeksopdrachten worden separate opdrachten verstrekt. Deze behoren dus niet tot de scope van de opdracht. 1.3. Looptijd overeenkomst De Opdrachtgever (de raad van de gemeente Schagen) wil een overeenkomst aangaan met een Opdrachtnemer een (register)accountant) voor de controle van de jaarrekening(en) conform artikel 213 van de Gemeentewet voor een periode van vier jaar, met een maal een optie tot verlenging met twee jaar. 2.

Beoordelingsprocedure en gunningscriterium 2.1. Beoordelingsprocedure

De tijdig ontvangen inschrijvingen worden als volgt beoordeeld: •

toetsing op volledigheid en rechtsgeldigheid;

•

toetsing aan de Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen;

•

beoordeling van de inschrijvingen op basis van de (sub)Gunningscriteria;

•

controle van het standaardformulier prijzen in combinatie met het Programma van Eisen;

•

eventuele verificatie gegevens.

De beoordelaars beoordelen de inschrijvingen op het subgunningscriterium ‘Kwaliteit’ zonder dat zij kennis hebben van de prijs. Na de individuele beoordelingen komt de beoordelingscommissie bijeen in een consensusmeeting. De scores en motivaties worden besproken en op basis van consensus wordt het eindcijfer bepaald. Pas na de consensusmeeting wordt de ‘prijskluis’ geopend. 2.2. Beoordelingsteam Het beoordelingsteam bestaat uit in ieder geval de volgende inhoudelijk deskundigen; • Leden van de auditcommissie (tenminste 4 personen) • Griffier • Concerncontroller • Teamleider Financiën De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de omvang van het beoordelingsteam te wijzigen. De deskundigheid blijft in stand. Het beoordelingsteam wordt ondersteund door Adviseur Inkoop. 2.3. Gunningscriterium De Overeenkomst wordt gegund aan de Inschrijver wiens inschrijving als ‘beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) is gekwalificeerd. Om de BPKV vast te stellen worden (sub)gunningcriteria gehanteerd. Deze zijn opgedeeld in prijs en diverse kwaliteitsonderdelen. De BPKV wordt bepaald door de hoogste totaalscore. In de onderstaande tabel kunt u de onderlinge weging van de Gunningscriteria vinden.

Gunningscriteria

Gewicht

Maximale score (punten)

Prijs (P) P.01

Totaalprijs jaarrekening

Totaal prijs

100 30%

100

Samenwerking en controle-methodiek Gemeentelijke ervaring, actuele ontwikkelingen en ontwikkelmogelijkheden Presentatie

40

Kwaliteit (Q) Q.01 Q.02 Q.03

30 30

Totaal kwaliteit

70%

100

Totaal Prijs + Kwaliteit

100%

200

2.4. Formule t.b.v. scoreberekening Formule: Relateer prijsscore aan laagste prijs (dit is ingebouwd in Mercell, da aanbestedingsplatform) BPKV score = WQ x Qi + WP x Pbest/Pi Waarbij: WQ = Weging kwaliteit Qi = Kwaliteit eigen inschrijving WP = Weging prijs Pbest = De prijs van de offerte met de laagste prijs Pi = Prijs eigen inschrijving De formule is een optelsom van de kwaliteit score (WQ x Qi) en de prijs score (WP x Pbest/Pi) Het is de meest gebruikte gunningsformule ter wereld. Kwaliteit Q De kwaliteit score komt tot stand net als bij de meeste andere formules; WQ x Qi; dat wil zeggen het gewicht van kwaliteit (WQ) vermenigvuldigen met de score van de betreffende offerte (Qi) is de kwaliteit score van offerte “i”. In de praktijk is WQ x Qi een optelsom van meerdere (deel)-kwaliteitscriteria en meerdere deelscores van de offerte i per (deel)-kwaliteitscriterium. Dus WQ1 x Q1i + WQ2 x Q2i + etc. Prijs P Het aantal prijspunten per offerte i wordt berekend aan de hand van WP x Pbest/Pi Voor de offerte met de laagste prijs geldt Pi = Pbest Het aantal P punten is dan WP x 1 = het maximale aantal prijs punten. WP staat voor totaal gewicht (Weight) van Prijs. Een offerte met een hogere prijs dan Pbest krijgt (uiteraard) minder prijs punten.

Bijvoor beeld, als de prijs van offerte i twee x zo hoog is als de laagste prijs, dan krijgt i de helft van de het maximaal aantal prijs punten; want WP x Pbest / (2 x Pbest) = WP x 1 / 2 is de helft, of 50% van het totaal te behalen punten op prijs. 3. Gunningcriterium Prijs (P) De Inschrijver dient volledig ingevulde Standaardformulier Prijzen in. Voor de ingediende prijzen geldt: •

Alle prijzen zijn exclusief BTW;

•

Het betreft all-in tarieven: administratie, overhead, materiaal, reis-verblijf, verzekeringen, transport, belastingen, heffingen, kosten voor rapportage en overleg en eventuele overige kosten zijn bij de geoffreerde prijzen inbegrepen;

•

Als algemene restrictie geldt dat negatieve bedragen of irreële bedragen of bedragen van 0 euro in de Prijsformulier niet mogen worden weergegeven;

•

De op te geven prijzen dienen de volledige dienstverlening zoals beschreven in het Programma van Eisen (en eventueel in de Nota(s) van Inlichtingen) te dekken;

•

Niet in de prijzen opgenomen kosten zullen niet worden vergoed;

•

Inschrijvingen die in de ogen van de Gemeente in verhouding tot de uit te voeren diensten abnormaal laag lijken, kan de Gemeente, na verificatie, terzijde leggen;

•

Manipulatief biedgedrag (het manipuleren van de beoordelingssystematiek doordat geen waarheidsgetrouwe opgave van realistische prijzen is gedaan) leidt tot ongeldigheid van uw Inschrijving, omdat de Inschrijving naar zijn aard niet past binnen het kader van wat de Gemeente heeft vastgesteld

4. Gunningscriterium Kwaliteit (Q) Inschrijvers worden uitgedaagd om de Q.01 en Q.02 in een Plan van Aanpak (PvA) aan te geven welke controlemethodiek zij gebruiken bij de uitvoering van de opdracht, hoe zij de samenwerking tussen de opdrachtnemer en opdrachtgever zien tijdens de uitvoering van de opdracht, wat hun expertise is op het gebied van controle van gemeenten en hoe zij bijdragen aan de ontwikkeling van control bij de gemeente Schagen. Uw plan wordt per (sub)gunningscriterium gewaardeerd. Het wordt hoger gewaardeerd naar mate het plan van aanpak: ✓

Compleet is en logische opbouw, structuur en inhoud heeft;

✓

Passend is (gemaakt) bij de kenmerken van de opdrachtgever, zoals beschreven in het Programma van Eisen

✓

De geschetste controleaanpak, inclusief eventueel groeipad, als voor de opdrachtgever haalbaar en realistisch wordt beschouwd o.b.v. de kenmerken zoals geschetst in het Programma van Eisen

✓

De in het plan van aanpak omschreven werkwijze bijdraagt aan verbetering van de kwaliteit van de werkzaamheden en/of (financiële) bedrijfsvoering;

✓

Leidt tot een goede, bij de opdrachtgever passende, manier van samenwerken gedurende het hele jaar. 4.1. Q.01 - Samenwerking en controlemethodiek (max. 40 punten)

De Q.01 mag u op maximaal 5 pagina’s A4 beschrijven (lettertype Century Gothic 9) U wordt gevraagd om in uw PvA hierbij minimaal in te gaan op de volgende aspecten: Algemeen: •

Wat de kernwaarde van de inschrijver zijn met betrekking tot accountantsdienstverlening;

•

Flexibiliteit tijdens de uitvoering van de opdracht;

•

Communicatie tijdens de uitvoering van de opdracht;

•

De verwachtingen die de inschrijver heeft van de opdrachtgever;

•

De af te geven accountantsproducten;

Controleaanpak: •

Een algemene beschrijving van uw controle-methodiek, in het bijzonder eventuele unieke, onderscheidende elementen daarin;

•

Op welke manier u in uw controleaanpak rekening houdt met en hoe deze past bij de kenmerken van de gemeente Schagen zoals geschetst tijdens de kick-off sessie;

•

Welke risico’s u voor de uitvoering van uw werkzaamheden signaleert die specifiek zijn voor de gemeente Schagen, en welke controlewerkzaamheden u daarvoor plant;

•

Een eventueel groeipad in de controle-aanpak gedurende de gehele contractduur (inclusief beoogde verlengopties);

•

Rol- en taakverdeling tussen opdrachtnemer en opdrachtgever;

•

De mate waarin de methodiek bijdraagt aan (tijds) besparing aan de zijde van de opdrachtgever;

Samenwerking: •

Hoe u in het algemeen komt tot een natuurlijke samenwerking (‘partnership’) tussen de accountant en de gemeente:

i.

Onder meer door de wijze waarop u tijdens de controles samenwerkt en kennis deelt met (buiten de lijn gepositioneerde) concerncontrol van de gemeente Schagen;

ii.

Onder meer door hoe u gebruik maakt van en steunt op de kennis, ervaring en uitgevoerde werkzaamheden van concerncontrol, financiën en audit;

iii.

Onder meer door hoe u de samenwerking/relatie met concerncontrol, financiën en audit vormgeeft buiten de controles om;

iv. Onder meer door hoe u de samenwerking/relatie met de gemeenteraad, de auditcommissie, het college van B&W en de directie vormgeeft. 4.2. Q.02 - Gemeentelijke ervaring (max. 30 punten) De Q.02 mag u op maximaal 3 pagina’s A4 beschrijven (lettertype Century Gothic 9) U wordt gevraagd om in uw PvA hierbij minimaal in te gaan op de volgende aspecten: Algemeen: •

Over welke relaties (bijvoorbeeld met de rijksoverheid, VNG e.d.) beschikt uw kantoor, zodat u in een vroegtijdig stadium op de hoogte bent van nieuwe beleidsontwikkelingen, wetswijzigingen, circulaires en dergelijke?

•

Welke expertise is binnen uw organisatie aanwezig om puur gemeentelijk gerichte adviezen te verstrekken ten aanzien van: i.

fiscale aangelegenheden;

ii.

administratieve organisatie en interne controle;

iii.

ontwikkelingen in het sociaal domein;

•

Welke expertise is binnen uw organisatie aanwezig op het gebied van EDP-audit en ICT.

•

Beschrijving van geconstateerde landelijke actuele ontwikkelingen binnen het gemeentelijk domein.

•

Een opgave van de gemeenten uit onze klasse, waarvan de laatste jaren een controleopdracht is ontvangen.

Opdrachtteam: •

Wat de kennis en ervaring is van de beoogde leden van het opdrachtteam met de uitvoering van controleopdrachten in het algemeen en specifiek voor gemeenten;

•

Welke kennis en ervaring binnen het opdrachtteam aanwezig is met betrekking tot aangrenzende vakgebieden zoals automatisering, fiscaliteit en privacywetgeving;

Ontwikkelmogelijkheden: •

Welke rol de opdrachtnemer op zich neemt inzake kennisontwikkeling aan de zijde van de opdrachtgever buiten de controles om;

•

Welke kennis en praktische mogelijkheden de opdrachtnemer beschikbaar stelt voor de efficiënte opstelling van een rechtmatigheidsverantwoording en de controle daarop;

4.3. Q.03 - Presentatie (max. 30 punten) Tijdens dit presentatie/gesprek heeft de aanbieder de mogelijkheid de offerte toe te lichten. Het is van groot belang dat het gesprek plaatsvindt met diegene van het accountantskantoor (en wanneer mogelijk ook de plaatsvervanger hiervan), die uiteindelijk ook de werkzaamheden gaat coördineren/verrichten voor de gemeente. Er worden vragen gesteld door leden van de beoordelingscommissie. Eisen aan de presentatie: •

Presentatie van maximaal 20 minuten, vervolgens is er 25 minuten gelegenheid tot het stellen van vragen of een gesprek te voeren;

•

Max 3 personen

•

Alle presentatoren dienen onderdeel uit te maken van het projectteam dat de opdracht na gunning zal gaan uitvoeren en sleutelposities bekleden.

•

De controlerende accountant van opdrachtnemer (communicatie en onderzoek) dient in ieder geval aanwezig te zijn.

•

Er kan gebruik gemaakt worden van presentatie apparatuur.

4.4 Beoordeling kwaliteitscriteria U kunt per (sub)gunningscriterium maximaal 100% van het genoemde aantal punten behalen, naar de mate waarin het door u aangeboden Plan van Aanpak aan de gevraagde elementen voldoet. Voor elk (sub)gunningscriterium kennen de beoordeelaars een kwalificatie toe, volgens onderstaande systematiek: % punten

Kwalificatie

Betekenis

score 0

Slecht

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver geen, onvoldoende of een minimaal antwoord gegeven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk niet, onvoldoende of minimaal beantwoord en zijn niet concreet, relevant en/of realistisch.

25

Matig

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver slechts ten dele antwoord gegeven. Slechts enkele van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk beantwoord maar zijn niet concreet, relevant, realistisch, bieden geen meerwaarde en/of zijn niet onderscheid.

50

Voldoende

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver voldoende antwoord gegeven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk voldoende beantwoord maar bieden geen meerwaarde en/of onderscheid. Er zijn mogelijk vraagtekens bij hoe concreet, relevant en/of realistisch het antwoord is.

75

Goed

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een goed antwoord gegeven die in grote mate concreet, relevant en realistisch is beschreven. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk goed beantwoord en bieden meerwaarde en/of onderscheid.

100

Uitstekend

Naar het oordeel van de beoordelaar heeft de inschrijver een uitstekend antwoord gegeven, met concrete, relevante en realistische beschrijving. Alle of de meeste van de elementen en aspecten van de kwaliteitsvraag zijn inhoudelijk uitstekend beantwoord en bieden veel onderscheid en/of meerwaarde voor de gemeente..