Gemeente Schagen - Accountantsverslag 2023 WG

Accountantsverslag 2023 Gemeente Schagen

Aan de raad van de gemeente Schagen Postbus 8 1740 AA SCHAGEN

Geachte leden van de raad,

Onderwerp Accountantsverslag 2023

Bij de jaarrekening 2023 hebben wij op 5 juli 2024 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Vanaf 2023 ziet ons oordeel uitsluitend toe op het aspect getrouwheid en niet meer op het aspect rechtmatigheid. De rechtmatigheid is door de gemeente Schagen zelf gecontroleerd en verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording welke onderdeel is van de jaarrekening 2023. Ons oordeel bij de jaarrekening 2023 ziet daarom ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Datum 5 juli 2024 Kenmerk 312023001.24.365

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Schagen is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 27 juni 2024 hebben wij onze controlebevindingen met de auditcommissie besproken.

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2023. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de raad en het college. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (de was getekend-versie) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de raad. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 05-07-2024

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Arie Booij 06 – 1509 2689 abooij@psa-ra.nl Remco Korhorn 06 – 1099 9195 rkorhorn@psa-ra.nl

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2 2. Financiële positie en resultaat ................................................. 7 3. Bevindingen eindejaarscontrole............................................. 12 4. Interne beheersing ................................................................ 36 5. Overige aangelegenheden ..................................................... 38 6. Verplichte tabel SiSa .............................................................. 42

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312023001.24.365 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging d.d. 28 augustus 2023 en kenmerk 312023001.23.254 heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Schagen. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Programma van Eisen Accountantsdiensten 2023 zoals vastgesteld door de raad op 22 december 2022 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Programma van Eisen Accountantsdiensten 2023

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben sluit aan op het Programma van Eisen Accountantsdiensten 2023. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). In uw Programma van Eisen Accountantsdiensten 2023 heeft u geen lagere marges vastgesteld. De bij onze controle van de jaarrekening 2023 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen daarom: Bron: Jaarstukken 2023 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden

€ 1.743.000

€ 5.229.000

De raad heeft in het accountantsprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de controle van de jaarrekening 2023 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. De onderkende risico’s en aandachtspunten voor 2023 zijn: ▪

Voortgang investeringsplanning en beheersing van kredieten.

312023001.24.365 - 2

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪

De waardering en risico-inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen en de impact van inflatie en kostenontwikkelingen. De verantwoording en waardering van voorzieningen voor diverse kapitaalgoederen in relatie tot de aan- of afwezigheid van actuele beheerplannen. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels, mede in relatie tot fouten in voorgaande jaren (2022 afwijking € 4.462.000). Risico’s en onzekerheden rondom prestatielevering inkopen ten aanzien van de over 2022 gerapporteerde fouten (€ 310.000) en onzekerheden (€ 900.000). Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder de afwikkeling van de over 2022 gerapporteerde onzekerheden (€ 2.435.000). Risico’s en onzekerheden ten aanzien van de volledigheid van de opbrengst omgevingsvergunningen, opbrengst verhuur objecten en vordering anterieure overeenkomst in relatie tot de geapporteerde PM posten over 2022. Uw fiscale positie in het kader van de Vpb. Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke interne beheersingsmaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen.

De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De (actualisatie) van de (fraude-)risicoanalyse. De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het college (over boekjaar 2023).

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft het college voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door het college ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2023 legt het college voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting, verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid zoals vastgesteld door de raad op 19 december 2023. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

312023001.24.365 - 3

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 5.229.000. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan dat niet rechtmatig heeft gehandeld, omdat de totaal geconstateerde afwijkingen (€ 12.350.000) hoger zijn dan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens (€ 5.229.000). De onrechtmatigheden hebben betrekking op: ▪ ▪

Afwijkingen begrotingscriterium: € 10.060.000. Hiervan kwalificeert € 6.285.000 als acceptabel Afwijkingen voorwaardencriterium: € 2.290.000. Deze bevinding heeft betrekking op afwijkingen van Europese aanbestedingsregels en komt overeen met de bevindingen die uit uw eigen interne controles voortkomen. Deze is van goed niveau.

In hoofdstuk 3 gaan wij nader op de rechtmatigheidsverantwoording in.

De baten en lasten, alsmede balansmutaties, zijn in materiële zin rechtmatig

Op basis van uw Programma van Eisen Accountantsdiensten 2013 hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente met betrekking tot de specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeente voert 31 regelingen met betrekking tot specifieke uitkeringen uit. Deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening. Onze conclusie is dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2023.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Schagen. Daarnaast vereisen zij van het college het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Schagen zijn uiteengezet in de jaarstukken 2023 in onderdeel “Grondslagen van waardering en resultaatbepaling”. In de jaarrekening 2023 heeft zich ten opzichte van 2022 één wijziging voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen. Deze wijziging heeft betrekking op de kaders die van toepassing zijn op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf het verslagjaar 2023 voor het eerst in de jaarrekening is opgenomen. Verder is geen sprake van wijzigingen in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die van invloed zijn op de baten en lasten en/of de financiële positie van de gemeente Schagen.

312023001.24.365 - 4

Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn daarom niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 van de gemeente Schagen een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 en van het vermogen op 31 december 2023 in overeenstemming met het BBV. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de raad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u daarom ons een door voorzitter van de raad en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312023001.24.365 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312023001.24.365 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2023 bedraagt € 16.712.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 7.924.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2023 € 8.788.000 voordelig bedraagt. Dit gerealiseerd resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2023

2022

Eigen vermogen per 1 januari

71.507

62.860

Tussentijdse resultaatbestemming

7.924

4.767

Gerealiseerd resultaat (-/- = nadelig)

8.788

3.881

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

16.712

4.502

Eigen vermogen per 31 december

88.219

71.507

NB: door afronding op € 1.000 kunnen geringe afrondingsverschillen of afwijkingen van de jaarstukken ontstaan.

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw raad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 52% van het balanstotaal (2022: 45% van het balanstotaal). Zowel in absolute als in relatieve zin is het eigen vermogen toegenomen. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2023. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312023001.24.365 - 7

Resultaat 2023 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente Schagen ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves, op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerd resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000)

Gerealiseerd

Geraamd

Totale baten (inclusief overhead)

165.809

160.885

Totale lasten (inclusief overhead en vennootschapsbelasting)

149.097

148.514

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

16.712

12.371

Af: toevoegingen aan reserves

25.269

26.960

Bij: onttrekkingen uit reserves

17.345

17.746

Saldo mutaties reserves (per saldo toegevoegd) Gerealiseerd resultaat (voordelig)

-/- 7.924

-/- 9.214

8.788

3.156

De exploitatie over 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten (resultaat vóór reservemutaties) van € 16.712.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van € 12.371.000 voordelig. Dit is een voordeel van € 4.341.000. Het voordelig gerealiseerd resultaat van € 8.788.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de programmaverantwoording, per programma, in het onderdeel “Wat heeft het gekost” is in het onderdeel “Toelichting verschillen” een analyse van de verschillen per doelstelling groter dan € 25.000 opgenomen. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2023 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Op basis van de jaarrekening 2023 kan daarvan (zie volgende pagina) het volgende beeld gegeven worden:

312023001.24.365 - 8

Exploitatieresultaat (in € 1.000)

Totaal

Incidenteel

Structureel

Totale baten

165.809

12.058

153.751

Totale lasten

149.097

5.031

144.066

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

16.712

7.027

9.685

Af: toevoegingen aan reserves

25.269

24.719

550

Bij: onttrekkingen uit reserves

17.345

17.344

1

Saldo mutaties reserves (per saldo toegevoegd)

-7.924

-7.375 348

-549

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

8.788

9.136

Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college van burgemeester en wethouders geeft aan dat de ratio voor het beschikbare incidentele weerstandsvermogen hoger is dan de streefwaarde uit de nota Vermogensbeheer. Het structurele weerstandsvermogen is niet toereikend om de structurele risico’s op te kunnen vangen.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” geeft het college inzicht in het incidentele en het structurele weerstandsvermogen. Incidenteel weerstandsvermogen Het incidentele weerstandsvermogen is bedoeld om eenmalige risico’s op te vangen, wanneer deze zich voordoen. De beschikbare incidentele weerstandscapaciteit (voor de samenstelling, zie de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”) heeft het college bepaald op € 63.359.000. In 2022 bedroeg deze €20.636.000. De beschikbare incidentele weerstandscapaciteit is daarom ten opzichte van 2022 fors gestegen. Deze stijging komt voornamelijk door de toename van de stille reserves. Deze zijn in 2023 toegenomen van € 16.900.000 tot € 55.200.000. De waarde van de stille reserves is bepaald door de marktwaarde van gronden en terreinen die uw gemeente bezit, te vergelijke met de boekwaarde. Voor de marktwaarde panden is het college daarbij uitgegaan van de meest recente WOZ-waarde. Door de WOZ-waarde te vergelijken met de huidige boekwaarde, is het college uitgekomen op een stille reserve ten aanzien van panden van € 43,4 miljoen. Daarnaast heeft het college een bedrag van € 5 miljoen ingerekend als stille reserve voor zogenaamde erfpacht gronden die u bezit.

Deze waarde is gebaseerd op taxaties uit 2015, 2017 en 2020. Tenslotte heeft het college een bedrag van € 6,8 meegewogen als stille reserve op gronden die u in uw bezit heeft. Deze gronden hebben allen een boekwaarde van € 0 en zijn door het college gewaardeerd op € 11 per vierkante meter (agrarische waarde).

312023001.24.365 - 9

Het is van belang te beseffen dat deze waardes indicatief zijn. Om uw beeld in de stille reserves te versterken en daarmee ook in uw weerstandscapaciteit, adviseren wij u om periodiek de objecten waar sprake is van stille reserves te laten toetsen, bijvoorbeeld door een taxateur. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte incidentele risico’s. Deze cumuleren voor 2023 tot een bedrag van €2.125.000 (2022: €3.039.000). Op basis van deze kwantificering is de ratio voor het incidenteel weerstandsvermogen voor 2023 uitgekomen op 29,8 (2022: 6,8). Deze ratio is hoger, zo geeft het college aan, dan de streefwaarde van 1,5 zoals u heeft vastgesteld in de nota Vermogensbeheer uit 2019. Ten opzichte van 2022 is sprake van een daling van de gekwantificeerde incidentele risico’s en een stijging van de beschikbare incidentele weerstandcapaciteit. Structureel weerstandsvermogen De structurele weerstandscapaciteit is door uw college bepaald op de onbenutte belastingcapaciteit. Deze komt voor 2023 uit op een bedrag van € 2.400.000 (2022: € 3.300.000). De structurele risico zijn door het college bepaald op € 8.225.000 (2022: € 2.588.000). Ten opzichte van 2022 is daarom sprake van een stijging van de gekwantificeerde incidentele risico’s en een daling van de beschikbare structurele weerstandcapaciteit.

De ratio voor het structureel weerstandsvermogen is daarmee in 2023 gedaald tot 0,3. In 2022 was deze 1,3. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” geeft het college daarbij aan dat “dit betekent dat de gemeente op termijn de structurele risico's niet kan opvangen met structurele middelen. De belangrijkste oorzaak hiervan is de grote onzekerheid over de ontwikkeling van het gemeentefonds vanaf 2026”. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312023001.24.365 - 10

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312023001.24.365 - 11

3. Bevindingen eindejaarscontrole De controle van de jaarrekening 2023 heeft een langere doorlooptijd gehad dan gepland. Wij zullen de controle 2023 na het zomerreces evalueren en meenemen in de werkafspraken voor 2024.

De controle van de jaarrekening 2023 was voor ons het eerste controlejaar. Ten behoeve van de controle hebben wij regelmatig overleg gehad over het tijdspad, werkafspraken en benodigde controle-informatie. Dit heeft ertoe geleid dat bij de start van onze controle een volledige jaarrekening met opsteldossier beschikbaar was. Bij de uitvoering van de controle zijn wij vervolgens tegen meerdere issues aangelopen, waardoor wij de controle niet in de geplande tijd hebben kunnen uitvoeren en afronden. Ook zijn afgesproken deadlines daardoor niet haalbaar (gebleken). Hierover hebben wij overleg gehad met de voorzitter van de auditcommissie. De langere doorlooptijd van de controle heeft enerzijds te maken met de controle van de SiSa-bijlage, omdat het aantal regelingen waarover u verantwoording moet afleggen, behoorlijk is toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Daarnaast is uit onze controlewerkzaamheden gebleken dat de kwaliteit van de gevoerde administratie in voorgaande jaren en de verantwoording van financiële informatie in de jaarrekening op basis daarvan, niet altijd geheel juist is geweest. Dit heeft zich ook in 2023 voortgezet en heeft geleid tot veel noodzakelijke correcties, die betrekking hadden op nagenoeg elke jaarrekeningpost.

Het afstemmen van de vragen, het controleren van de doorgevoerde correcties is een ingrijpend en tijdrovend proces, zowel voor ons als ook de betrokken medewerkers vanuit de gemeente. Enkele belangrijke redenen en voorbeelden van het moeizaam verlopen jaarrekeningtraject zijn: ▪ De rapporteringstool waarmee de jaarrekening wordt opgebouwd (LIAS) sluit niet goed aan op uw rekeningschema, waardoor veel extracomptabele mutaties nodig zijn. Dit is foutgevoelig. ▪ De wijze waarop subsidiebaten in uw jaarrekening zijn en worden verwerkt, is niet geheel in overeenstemming met het BBV. In plaats van de te verantwoorden opbrengsten te matchen met de gerealiseerde subsidiabele kosten, werden tot en met 2023 door uw gemeente ontvangen subsidievoorschotten of subsidierechten op basis van door u ontvangen beschikkingen, direct en geheel als baten verantwoord. Dit heeft in de jaarrekening 2023 tot veel correcties geleid waar dat mogelijk was. Wij stelden echter ook vast dat in het verleden te hoge baten zijn genomen (positief effect op het resultaat in die jaren), maar waar in 2023 of latere jaren nog kosten voor gemaakt en verantwoord zijn of zullen worden. ▪ Wij stelden vast dat niet uitgegeven middelen als overlopende post werden verantwoord, terwijl daar geen prestaties tegenover stonden.

Met het zogenaamd volboeken van budgetten en deze te verantwoorden alsnog te betalen bedragen, werden bedragen ten onrechte overgeheveld naar latere jaren. ▪ Doordat de kennis van het BBV niet geheel up-to-date was, zijn meerdere aanpassingen in de jaarrekening noodzakelijk geweest. ▪ In de boekingsgang wordt veel met zogenaamde interne orders gewerkt. Dit heeft in meerdere gevallen tot een niet juiste weergave van baten en lasten geleid, omdat baten en lasten gesaldeerd werden verantwoord. ▪ Het verloop van personeel en het inwerken van nieuwe medewerkers binnen uw gemeente kost tijd en heeft logischerwijs dan ook impact op uw jaarrekening gehad. ▪ De kwaliteit van de opgeleverde controle-informatie is niet altijd toereikend geweest. Voor het opstellen en controleren is het van belang dat de controle informatie meer bevat dan bijvoorbeeld alleen een specificatie. Een onderbouwing met 312023001.24.365 - 12

achterliggende stukken en een inhoudelijke motivering ontbrak regelmatig. Ook was niet alle door ons opgevraagde informatie aanwezig bij de start van de controle. ▪ Bij schattingsposten zoals de waardering van de grondexploitatie of de opgenomen voorzieningen voor pensioenen en wachtgelden, was onvoldoende aangetoond dat deze schattingen gebaseerd zijn op plausibele en toetsbare uitgangspunten. Het is van belang, zeker waar sprake is van schattingsposten, dat duidelijk en overtuigend wordt aangetoond dat de verantwoorde posten ook daadwerkelijk de best mogelijk inschatting betreft. Hoewel wij willen benadrukken dat de controle in een goede samenwerking en met voldoende betrokkenheid van uw medewerkers heeft plaatsgevonden, is dit natuurlijk volstrekt geen gewenste situatie. Wij zullen na het zomerreces een evaluatie met het college en de bij het jaarrekeningproces betrokken medewerkers plannen, waarbij we ook werkafspraken met bijhorende planning voor 2024 zullen maken. Verder gaan wij in dit hoofdstuk verder in op de door ons geconstateerde bevindingen bij de controle van de jaarrekening 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening

Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het jaar 2023 is dit gewijzigd en geven wij uitsluitend nog een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening. Het college neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en verantwoord zich daarmee over de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen, valt deze ook onder ons getrouwheidsoordeel. Welke kaders gelden voor uw rechtmatigheidsverantwoording? Verantwoordings- en rapporteringsgrens: Met het vaststellen van de financiële verordening (herziene versie) op 26 maart 2024 heeft uw raad in artikel 10 lid 2 bepaald dat de verantwoordingsgrens is vastgesteld op 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor 2023 is dat een bedrag van (afgerond) € 5.229.000. De rapportagegrens (wanneer geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht) is opgenomen in artikel 10 lid 3 van de financiële verordening en vastgesteld op € 100.000.

Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens niet overschrijden, is – in materiële zin – sprake van rechtmatig handelen door het college en zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen. Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens wel overschrijden, dan worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering.

312023001.24.365 - 13

Normenkader: Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door uw raad vastgesteld op 19 december 2023. Het normenkader is van belang voor de interne controle (en verantwoording) met betrekking tot de drie rechtmatigheidscriteria die van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop gaan wij hierna in. Begrotingscriterium: Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. In beginsel gelden voor de evaluatie van begrotingsafwijkingen de volgende criteria: 1. 2. 3. 4.

5.

Overschrijdingen van lasten op programma's (of indien van toepassing een ander door de raad vastgesteld autorisatieniveau) zijn onrechtmatig; Overschrijdingen op investeringsbudgetten (kredieten) zijn onrechtmatig; Ongeautoriseerde reservemutaties (wat overigens ook getrouwheidsfouten zijn die in de jaarrekening kunnen worden aangepast) zijn onrechtmatig; Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld (dit hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening art. 212 Gemeentewet over de planning & control cyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.) zijn onrechtmatig; Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan de raad, zijn onrechtmatig.

Bij categorie 4 en 5 hoeft het overigens niet zo te zijn dat alle afwijkingen onrechtmatig zijn. Wanneer u bijvoorbeeld in uw beleid heeft geregeld dat afwijkingen kleiner dan een bepaald bedrag op een vooraf gedefinieerd autorisatieniveau niet tussentijds gemeld hoeven te worden, dan tellen deze afwijkingen niet mee bij het bepalen van de begrotingsafwijkingen. De raad en het college kunnen dus nadere afspraken maken in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). In artikel 12 van de financiële verordening zijn hiervoor de volgende bepalingen opgenomen: ▪ Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd (artikel 12 lid 3);

312023001.24.365 - 14

▪ Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties (artikel 12 lid 4): a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. ▪ Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering (artikel 12 lid 5). Voorwaardencriterium Uw gemeente stelt via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke.

Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening en heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering In artikel 10 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan de rapporteringsgrens, zijnde € 100.000, dienen te worden toegelicht. Uw rechtsmatigheidsverantwoording 2023 De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening op pagina 212 en 213. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model.

Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college niet rechtmatig gehandeld heeft, omdat de totale rechtmatigheidsafwijkingen € 12.350.000 bedragen. Deze afwijking is als volgt bepaald: Totaal begrotingsonrechtmatigheden (€ 10.060.000 waarvan € 6.285.000 als acceptabel kwalificeert) In totaliteit is sprake van begrotingsafwijkingen van € 10.060.000. Deze afwijking heeft het college, terecht, meegewogen in haar oordeel. Van dit bedrag kwalificeert, op basis van afspraken die tussen uw raad en het college zijn gemaakt, een bedrag van in totaal € 6.285.000 als “acceptabel. Daarom resteert een “netto-begrotingsafwijking” van € 3.775.000.

312023001.24.365 - 15

Tot en met 2022 zouden uitsluitend de overschrijdingen van de lasten op programmaniveau en de overschrijdingen van investeringskredieten door de accountant worden meegewogen in het rechtmatigheidsoordeel, waarbij de begrotingsonrechtmatigheden die passend waren binnen vooraf vastgestelde beleid door uw raad, buiten beschouwing konden blijven. Het college moet vanaf 2023 echter alle begrotingsafwijkingen afwegen in haar oordeel. Overschrijdingen van lasten en investeringskredieten kwalificeren daarbij altijd als begrotingsonrechtmatigheid, waarbij het college daarbij slechts aan kan geven welk deel daarvan als acceptabel kwalificeert. Voor wat betreft onderschrijdingen van lasten, over- en onderschrijdingen van baten en onderschrijdingen van (afgesloten) investeringskredieten is het van belang of deze tijdig aan de raad zijn gemeld. Wanneer dat het geval is, behoeven deze afwijkingen niet te worden meegewogen in het oordeel van het college. Het rechtmatigheidsoordeel voor 2023 door het college is dus uitgebreider ten opzichte van de situatie tot en met 2022.

De totale begrotingsonrechtmatigheid, inclusief het deel wat als “acceptabel” kwalificeert, is als volgt bepaald: Overschrijdingen van lasten op programma's Overschrijdingen op investeringsbudgetten Ongeautoriseerde reservemutaties Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan de raad Totaal begrotingsafwijkingen Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1, 2 en 3) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden welke als “niet acceptabel” kwalificeert. Zie voor een nadere toelichting hierop ook de paragraaf bedrijfsvoering.

€ 7.395.000 € 62.000 €0 € 2.234.000 € 369.000 € 10.060.000 € 6.285.000 € 3.775.000

Afwijkingen voorwaardencriterium (€ 2.290.000) Wij hebben vastgesteld dat het college het normenkader heeft toegepast om tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering te komen. Bij de interne controle, welke van een goed niveau is, is vastgesteld dat voor een bedrag van € 2.290.000 niet is voldaan aan de voorwaarden voor Europese aanbestedingen. Wij verwijzen u verder naar de paragraaf bedrijfsvoering, waar het college een nadere toelichting op deze afwijkingen en de maatregelen ter verbetering gegeven zijn op dit aspect. Bevindingen M&O-criterium (€ 0) Vanuit zowel de interne controlewerkzaamheden (vanuit onder andere de verbijzonderde interne controles) als onze controlewerkzaamheden zijn geen indicaties gebleken dat sprake is geweest van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik. Daarom geen sprake van daadwerkelijke afwijkingen die mee moeten worden genomen in ons oordeel dan wel bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording (en is toelichting in paragraaf bedrijfsvoering terecht).

312023001.24.365 - 16

Ons oordeel bij uw rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door de raad hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouw beeld geeft. De jaarrekening (rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf bedrijfsvoering) bevat alle voorgeschreven informatie. Alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Welke adviezen geven wij u mee voor 2024 en verder? Naar aanleiding van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2023, willen wij u voor 2024 en verder de volgende adviezen meegeven: ▪ Stel tijdig, wat ons betreft zo vroeg mogelijk, maar in ieder geval in de eerste helft van het kalenderjaar een intern controleplan op. ▪ Voer het interne controleplan overeenkomstig uw planning uit. Wellicht ten overvloede willen wij vermelden dat het interne controleplan, op basis van artikel 30 uit uw financiële verordening, ook gericht moet zijn op de controle van de getrouwheid van het financieel beheer. ▪ Stel ruimschoots voordat de jaarrekeningcontrole gaat starten, een integrale rapportage van de interne controle uitkomsten op. Deze dient immers als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording.

▪ Overleg in welke mate de criteria die nu gelden om begrotingsafwijkingen als acceptabel te kwalificeren, voldoende duidelijk en passend zijn voor uw organisatie en stel deze, wanneer u dat nodig acht, bij.

Activeren voorbereidingskosten niet zonder risico

Op de balans zijn per 31 december 2023 onder de immateriële vaste activa (kosten van onderzoek en ontwikkeling; voorbereidingskosten) kosten geactiveerd voor een bedrag van € 560.000. Op deze kosten wordt vooralsnog niet afgeschreven, omdat u voornemens bent deze kosten in te brengen in toekomstige, nog op te stellen en door u vast te stellen grondexploitaties of investeringsprojecten. Het BBV staat het activeren van voorbereidingskosten voor toekomstige grondexploitatie toe, wanneer voldaan wordt aan de volgende voorwaarden uit de Notitie Grondexploitatie van de commissie BBV: 1. 2.

3.

De kosten moeten passen binnen specifieke (wettelijke) definities; en De kosten mogen maximaal 5 jaar geactiveerd blijven staan onder de immateriële vaste activa; na maximaal 5 jaar moeten de kosten hebben geleid tot een actieve grondexploitatie of investeringswerk en kunnen dan daarin worden ingebracht, dan wel worden afgeboekt ten laste van het jaarresultaat; en Plannen tot ontwikkeling van de grond of werk waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, moeten bestuurlijke instemming hebben, blijkend uit een raadsbesluit.

312023001.24.365 - 17

Wanneer dit niet het geval is, of wanneer in de periode ervoor blijkt dat alsnog geen grondexploitatie of investeringswerk zal worden geopend, dienen de kosten alsnog en direct ten laste van het resultaat gebracht te worden. Wij adviseren u daarom om te bewaken dat deze termijn gerealiseerd wordt. Ook is het van belang de op dit moment geactiveerde kosten mee te nemen in de nog op te stellen grondexploitaties of kredietaanvragen, omdat deze impact hebben op de waardering en het toekomstige resultaat van de nog te openen grondexploitatie of het investeringswerk. In het geval sprake is van een grondexploitatie en deze verlieslatend blijkt te zijn, dient uiteraard voor het verwachte verlies een voorziening gevormd te worden ten laste van het resultaat.

Stel vast dat uw activaadministratie betrouwbaar is

Bij de controle stelden wij vast dat de materiële vaste activa in de beginbalans niet geheel juist gepresenteerd was. In de jaarrekening 2023 hebben daarom forse herrubriceringen plaats moeten vinden van de investeringen met een economisch nut naar de investeringen met een economisch nut waarvoor een heffing kan worden geheven. In totaal is er voor een bedrag van € 9,9 miljoen geherrubriceerd: Investeringen met een economisch nut (afname): Grond-, weg- en waterbouwkundige werken Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa

9.390.000 31.000 436.000 9.857.000

Investeringen met een economisch nut waarvoor een heffing kan worden geheven (toename) Riolering

9.857.000

De juiste rubricering van deze categorie activa (investeringen met een economisch nut waarvoor een heffing kan worden geheven) is in dit verband van belang voor de juiste toerekening van kapitaallasten aan de riolering, welke weer impact (kunnen) hebben op het tarief voor de rioolheffing. Daarnaast is een juiste rubricering van deze activa ook van groot belang omdat het tarief voor de riolering ook een spaarcomponent bevat, waarmee u investeringen in het rioolstelsel dekt. In de beginbalans zijn eveneens aanpassingen in de rubricering van activa doorgevoerd. In de jaarrekening 2022 was abusievelijk voor een bedrag van € 97.000 aan investeringen met een economisch nut onder de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut verantwoord. Dit is in de jaarrekening 2023 hersteld, waardoor de eindstand volgens de jaarrekening 2022 per categorie van de materiële vaste activa niet aansluit op de beginstand zoals opgenomen in de jaarrekening 2023. Naast de juiste rubricering van de activa is het ook van belang om alert te blijven op activering van kosten van groot onderhoud. Op grond van het BBV is dit niet toegestaan. In de jaarrekening 2023 hebben daarom correcties ten laste van de daartoe gevormde bestemmingsreserves plaatsgevonden.

312023001.24.365 - 18

Uw activa administratie is omvangrijk en bevat ruim zeshonderd posten. Mede gelet op bovenstaande bevindingen adviseren wij u de betrouwbaarheid van uw activa administratie te onderzoeken. Aandachtspunten zijn onder meer de juiste rubricering van de activa, activering van groot onderhoud, het hanteren van de juiste afschrijvingstermijnen als ook het bestaan en eigendom van de verantwoorde activa.

Uw grondexploitaties zijn geactualiseerd

De grondexploitatie is één van de posten die het meest gevoelig is voor de economische ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld een stagnerende vraag of dalende prijzen. Hierdoor kan het verwachte resultaat van een project (fors) afnemen of zelfs omslaan in een verwacht verlies, maar bij een voorspoedige realisatie van verkopen (voorlopen op plan) is juist weer sprake van een voordelig effect. Voor een nadere onderbouwing van de ontwikkelingen met betrekking tot de grondexploitaties verwijzen wij naar de paragraaf “Grondbeleid” in het jaarverslag. Daarin worden ontwikkelingen in de complexen, de prognoses voor de komende jaren en de mogelijke risico’s nader toegelicht. De controle van de grondexploitatie vraagt veel aandacht, vanwege de (hoge mate van) schattingsonzekerheid die met de (waardering van de) jaarrekeningpost samenhangt. Wijzigingen in de uitgangspunten die bij het doorrekenen van grondexploitaties gehanteerd zijn veelal van (substantiële) invloed op de financiële uitkomst van de grondexploitatie. Ook hebben (op projectniveau) de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten, inclusief de timing daarvan, mogelijk invloed op de waardering. Om deze reden nemen wij in ons accountantsverslag een beschouwing op over uw grondexploitatie.

Op basis van onze controle brengen wij het volgende onder uw aandacht: Meerjarenprogramma Grondbeleid 2023 is bepalend geweest voor waardering in de jaarrekening 2023 Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s en kansen stelt het college jaarlijks exploitatieoverzichten op, worden risico’s en kansen benoemd en zijn onder andere de toekomstige (nog te maken) kosten en (nog te realiseren) opbrengsten doorgerekend en geactualiseerd. Dit wordt jaarlijks uitgewerkt in het Meerjarenprogramma Grondbeleid (MPG). In uw gemeente is het gebruikelijk dat het MPG halverwege een jaar wordt opgesteld, waarmee deze kan dienen als basis voor de begroting van het volgende jaar en als onderbouwing voor de waardering van de grondexploitaties in de jaarrekening van het betreffende jaar. De waardering van de grondexploitatie in de jaarrekening 2023 is dus mede gebaseerd op het MPG 2023, waarbij door het college is uitgegaan van informatie per 1 juni 2023. Voor de jaarrekening zijn vervolgens de grondexploitatiebegrotingen zoals vastgelegd in het MPG geactualiseerd op basis van de voortgang en gerealiseerde kosten en opbrengsten in het laatste deel van 2023. Bij de controle stelden wij vast dat in meerder gevallen de schattingen die zijn opgenomen in het MPG 2023, bij de jaarrekening fors anders uitgevallen zijn.

Dat geldt voor ramingen van nog te maken kosten, nog te realiseren opbrengsten en faseringen. Dit heeft tot gevolg dat in het MPG 2023 gepresenteerde resultaten, in de jaarrekening veelal anders uitgevallen zijn. Wij adviseren u om in ieder geval te borgen dat het MPG voortaan nauwkeurigere resultaten weergeeft en dat de interne controle op het opgestelde MPG wordt aangescherpt. Verderop in dit onderdeel treft u bij de diverse complexen een aantal opmerkingen aan die deze noodzaak onderschrijven. Wij adviseren u tevens om te onderzoeken of u het MPG voortaan op een ander moment (aan 312023001.24.365 - 19

het begin van het kalenderjaar) kunt opstellen, waarbij u uitgaat van boekwaarden per complex per ultimo van het boekjaar. Daarmee sluit het MPG naadloos aan op uw jaarstukken. Wat is dat verband overigens wel van belang is, zeker wanneer sprake is van een zogenaamd beleidsrijk MPG, is dat het MPG wordt vastgesteld voordat de jaarrekening aan de raad wordt gepresenteerd. Onderbouw en valideer uw uitgangspunten De waardering van grondposities in het MPG is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Hierbij kunt u denken aan inflatiecijfers, gehanteerde rentepercentages, de looptijd van projecten (inclusief het moment van geplande kosten en opbrengsten) en uitgifteprijzen. Deze parameters bepalen in hoge mate het verwachte financiële eindresultaat. Voor de controle is het van belang dat het college inzicht geeft in het door haar gevoerde schattingsproces (wie maakt de schatting, wie valideert en waarmee, hoe verhoudt een schatting uit een voorgaande periode zich ten opzichte van gerealiseerde resultaten uit een voorgaande periode (backtesting) et cetera) en dat de gehanteerde uitgangspunten en parameters voldoende betrouwbaar zijn.

Deze betrouwbaarheid kan het college aantonen met bijvoorbeeld gegevens uit externe bronnen, marktanalyses of (recente) taxaties en risicoanalyse die u laat opstellen. Wij adviseren u dit, mede als onderbouwing voor de jaarlijks op te stellen MPG, voortaan in een zogenaamd position paper uit te werken. Backtesting Een belangrijke indicatie van de kwaliteit van de gemaakte schattingen is dat eventuele verschillen tussen de gemaakte ramingen en de werkelijke uitkomsten verklaard worden. Deze vergelijking biedt hiernaast een goede inkijk in de mutaties die in het boekjaar op de verschillende grondexploitaties zijn ontstaan. Wij vragen u in het kader van de jaarrekeningcontrole per grondexploitatie voortaan een verschillenanalyse te maken op kostensoortniveau (op basis van de wetten WRO/BRO) tussen de ramingen voor de jaarschijf en de realisatie daarvan in het boekjaar en bij significante verschillen een goede toelichting op te nemen. Wat wij momenteel nog breed zien in de praktijk is dat de geraamde kosten van investeringen momenteel niet toereikend zijn, omdat de vraag naar aannemers en het aanbod van bouwmaterialen momenteel voor aanzienlijke prijsstijgingen zorgt. Gelet op huidige ontwikkelingen in de aannemerswereld (schaarste aan mankracht en materiaal) is nog steeds sprake van kostenstijgingen die mogelijk gevolgen kunnen gaan hebben voor toekomstige waarderingen.

Wij adviseren u de lopende exploitaties te blijven volgen, omdat de impact van de huidige ontwikkelingen in aannemersmarkt van invloed kunnen zijn op te maken keuzes Lagedijk N-W Bij het opstellen van de jaarrekening heeft het college vastgesteld dat in voorgaande jaren de ingeschatte verliesvoorziening ten onrechte op de nog te realiseren baten in mindering was gebracht, waardoor het ingeschatte verlies te hoog was ingeschat. In de jaarrekening 2023 is dat gecorrigeerd en is het verwachte verlies met circa € 1.210.000 afgenomen. De getroffen verliesvoorziening is daarmee van € 2.826.000 gedaald tot € 1.616.000. Wij adviseren u bij het opstellen van het MPG zorg te dragen voor een adequate interne controle, zodat dergelijk omissies niet meer voor zullen komen. Callantsoog Denneweg In 2023 hebben er, evenals in 2022, geen mutaties in deze grondexploitatie plaatsgevonden. De exploitatie ligt momenteel stil in afwachting van de uitkomst van juridische procedures. Wanneer deze procedures zijn afgerond, zal de grondexploitatie weer 312023001.24.365 - 20

worden geactualiseerd. Vooralsnog verwacht het college een klein voordelig saldo. Wij adviseren u zich over de verdere ontwikkelingen en voortgang te laten informeren. Groote Keeten Boskerpark Met het vaststellen van het MPG 2023 is besloten om de grondexploitatie Groote Keeten Boskerpark om te zetten naar een faciliterend grondexploitatieproject, omdat Bbv-technisch gezien geen sprake was van een actieve grondexploitatie. Het college heeft daartoe de grondexploitatie afgesloten, waarbij de boekwaarde ad € 13.000 als verlies is genomen. De toekomstige baten en lasten die in het kader van deze exploitatie gemaakt zullen worden, worden op een nieuw, faciliterend project, in de administratie geboekt en zullen worden verrekend met de ontwikkelaar. Wij adviseren u toe te zien op de juiste verantwoording van baten en lasten en vast te stellen dat, in het kader van het faciliterend karakter van deze exploitatie, verrekeningen met de ontwikkelaar ook tijdig plaats zullen vinden. Plan Brede School St. Maartensbrug In 2023 zijn met de inrichting van de openbare ruimte de laatste werkzaamheden afgerond, waardoor de grondexploitatie is afgesloten. In 2023 is daartoe de resterende winst ad € 21.000 genomen, waarmee deze in totaal op € 294.000 is uitgekomen.

Makado Schagen In deze grondexploitatie verwacht het college dat geen opbrengsten meer gerealiseerd zullen worden en dat nog voor een bedrag van €333.000 aan kosten gemaakt zal moeten worden. Deze kosten hebben betrekking op de herinrichting van het plein rondom het winkelcentrum Makado. In de jaarrekening 2022 was een raming voor de nog te maken kosten van € 109.000 opgenomen. In 2023 is voor een bedrag van € 132.000 aan kosten gemaakt en schat het college dus in dat voor nog een bedrag van € 333.000 aan kosten gemaakt moet worden. Omdat de werkzaamheden die verband houden met deze nog te maken kosten voor een groot deel in 2024 reeds zijn gemaakt, is deze restraming in materiële zin redelijk betrouwbaar. Ten opzichte van 2022 valt deze echter dus circa € 356.000 hoger uit, wat een nadelig effect heeft op de verwachte eindwaarde van deze exploitatie. Hier staat tegenover dat de gerealiseerde opbrengsten in 2023 (€ 703.000) hoger zijn uitgevallen dan de raming die daar in de jaarrekening 2022 (€ 546.000) voor was opgenomen. Dit heeft weer een voordelig effect op het verwachte resultaat. In het MPG 2023 was reeds voorzien dat het verwachte exploitatieresultaat nadeliger uit zou vallen (€ 284.000).

In de jaarrekening 2023 is uiteindelijk, op basis van de meest recente inzichten, de voorziening door het college bepaald op € 1.912.000 en daarmee, ten opzichte van 2022, uiteindelijk met € 298.000 toegenomen. De voorziening is deels in mindering gebracht op het onderhanden werk ad € 1.480.000 aan de debetzijde op de balans. Het resterende bedrag van € 432.000 is, in overeenstemming met het Bbv, aan de creditzijde op de balans onder de voorzieningen verantwoord. Bij zowel de ramingen zoals deze in de jaarrekening 2022 zijn opgenomen voor de nog te maken kosten alsnog te realiseren opbrengsten zien wij forse afwijkingen in 2023, met als gevolg dat de verliesvoorziening moest worden aangepast. Wij adviseren u kritisch te blijven op de bepaling en onderbouwing van restramingen die in het MPG en de jaarrekening worden opgenomen. In de grondexploitatie is onder de baten een subsidie van € 789.000 verwerkt. Deze subsidie is reeds in 2017 als bate genomen. Bij de controle stelden wij vast dat, ondanks dat in voorgaande jaren er voldoende subsidiabele kosten zijn gemaakt om deze subsidie 312023001.24.365 - 21

te realiseren, er geen voorschotten zijn aangevraagd. Dit betekent dat uw gemeente de gemaakte kosten die hiermee samenhangen, in de afgelopen periode heeft voorgefinancierd. Wij adviseren u hier in de toekomst rekening mee te houden en voorschotten aan te vragen, wanneer voldoende duidelijk is dat u de prestaties en kosten waarop de subsidie is gebaseerd, gerealiseerd heeft. Schagerbrug Dijkzicht De realisatie van deze exploitatie heeft enige vertraging opgelopen doordat enerzijds meer tijd nodig is voor voorbelasting en zettingstijd en anderzijds omdat geconstateerd is dat sprake is van grondvervuiling. Dit heeft mede tot gevolg dat de nog te maken kosten hoger moesten worden ingeschat dan waar bij het MPG 2023 rekening mee werd gehouden, waardoor in de jaarrekening 2023 een voorziening voor het verwachte verlies van € 48.000 moest worden getroffen. Gelet op de korte doorlooptijd van de exploitatie schat het college in dat de nog te realiseren opbrengsten redelijk hard zijn. De nog te maken kosten zijn, met ruim € 2 miljoen omvangrijk maar voor een belangrijk deel gebaseerd op reeds aangegeven verplichtingen. Daardoor is de schattingsonzekerheid relatief beperkt en vooral afhankelijk van onvoorziene omstandigheden, zoals bijvoorbeeld de geconstateerde grondvervuiling.

Wij adviseren u zich blijvend te laten informeren over de voortgang en daarmee samenhangende resultaatprognose. Tuitjenhorn Bogtmanweg In het MPG 2023 is aangegeven dat het verwachte positieve resultaat (winst) van € 595.000 zou dalen tot € 155.000. De voornaamste oorzaak van de afname van het resultaat is gelegen in het feit dat door een verschuiving in de tijd (realisatie in 20252026 in plaats van 2023-2024) de verwachte kosten naar verwachting van het college zullen toenemen door faseringseffecten (€ 169.000) en indexatie (€ 424.000). In de jaarrekening 2023 vervolgens is een verwacht resultaat van € 80.000 gepresenteerd. Dat is lager dan waar bij het MPG 2023 dus rekening mee werd gehouden. In één jaar tijd is het verwachte voordelige resultaat daarmee voor een belangrijk deel verdwenen. De omvang van de nog te maken kosten (€ 3,5 miljoen) en de nog te realiseren opbrengsten (€ 3,9 miljoen) zijn omvangrijk. Wij adviseren u daarom de financiële voortgang van de exploitatie ook de komende jaren te blijven volgen en adviseren u zich over de verdere ontwikkelingen en voortgang te laten informeren, omdat een relatief beperkte kosten- of opbrengststijging of – daling danwel een uitloop in de tijd, financiële gevolgen kunnen hebben.

Flexibele woonvormen Oudesluis In de jaarrekening 2022 schatte het college in dat nog voor een bedrag van € 403.000 aan kosten gemaakt zou moeten worden en met het MPG vervolgens dat afsluiting van het complex in 2023 plaats kon vinden. Omdat een deel van de werkzaamheden nog in 2024 plaats zal vinden, is afsluiting in 2023 niet gerealiseerd en zal een deel van de nog te maken kosten in 2024 vallen. In 2023 is een bedrag van € 189.000 aan kosten gerealiseerd. Het college schat in de jaarrekening 2023 in dat in 2024 nog een bedrag van € 219.000 gemaakt zal worden. Het doorschuiven van de afwikkeling naar 2024 betekent dat de reeds getroffen verliesvoorziening ad € 254.000 met € 21.000 toeneemt tot € 275.000. De voorziening is deels in mindering gebracht op het onderhanden werk (€ 41.000) aan de debetzijde op de balans. Het resterende bedrag van € 234.000 is, in overeenstemming met het Bbv, aan de creditzijde op de balans onder de voorzieningen verantwoord.

312023001.24.365 - 22

Flexibele woonvormen Schagen Met het MPG 2023 verwachte het college dat in de jaarrekening 2023 een tussentijdse winst van € 44.000 genomen kon worden en dat met de jaarrekening 2023 deze exploitatie afgesloten kon worden. Omdat een deel van de werkzaamheden doorloopt in 2024 en derhalve in 2024 ook nog een deel van de kosten gemaakt moet worden, is in de jaarrekening 2023 een lagere tussentijdse winst van € 22.000 gerealiseerd en verwacht het college in 2025 een resterende winst te kunnen nemen van € 31.000. Ondanks het feit dat in 2024 nog voor een bedrag van circa € 309.000 aan kosten moet worden gemaakt, valt de nog te nemen winst in 2024 hoger uit door rente-effecten. Landsheer In het MPG 2023 werd door het college rekening gehouden met een te nemen winst in de jaarrekening 2023 van € 1.302.000. In de jaarrekening 2023 is deze uitgekomen op € 1.169.000. De winstneming is ca € 133.000 lager uitgevallen omdat sprake is van enige vertraging in de uitgifte en de bouw van een aantal woningen, waardoor met name de kosten van woonrijp maken lager zijn uitgevallen dan geraamd, maar ook de opbrengsten later zullen worden gerealiseerd. Hier valt de uiteindelijke winstneming lager uit en zal deze doorschuiven naar latere jaren. De omvang van de nog te maken kosten (€ 4,3 miljoen) en de nog te realiseren opbrengsten (€ 2,2 miljoen) zijn omvangrijk.

Wij adviseren u daarom de financiële voortgang van de exploitatie ook de komende jaren te blijven volgen, omdat een relatief beperkte kosten- of opbrengststijging of – daling danwel een uitloop in de tijd, financiële gevolgen kunnen hebben. Post onvoorzien In uw restramingen wordt rekening gehouden met een post onvoorzien. Deze is door het college bepaald op ca 10% van de nog te maken kosten voor bouw- en woonrijp maken. Ultimo 2023 is voor een bedrag van circa € 905.000 aan “onvoorziene kosten” ingerekend. Per lopende exploitatie kan daarvan het volgende overzicht worden gegeven: Complex