Diverse vragen en antwoorden rekenkameronderzoek Subsidiebeleid OVV 5 maart 2024

Beantwoording technische vragen rekenkameronderzoek Vraag van het CDA: Bij de budgetsubsidies is met name een grote stijging te zien in de categorie Media, kunst en cultuur, namelijk van €123.257,00 in 2018 naar €1.122.625,00 in 2023. Kunt u daar een nadere toelichting op geven? Antwoord: Een eerste verklaring van de grote toename is dat bij het subsidiebedrag van 2018 de subsidie van de Kopgroep bibliotheken ontbreekt. In 2018 bedroeg deze subsidie ruim €650.000. Als dat wordt opgeteld bij het genoemde totaal voor 2018 verschilt het bedrag niet veel van het jaar 2019. De gegevens over de subsidie van de Kopgroep bibliotheken ontbreken in het overzicht, doordat deze niet goed terug te vinden waren binnen het korte tijdsbestek wat er was voor de aanlevering van de gegevens voor het rekenkameronderzoek. Inmiddels zijn de gegevens wel gevonden en toegevoegd in onze administratie. Het nieuwe zaaksysteem gaat helpen om dit soort gegevens in de toekomst sneller terug te kunnen vinden. Omdat we de informatie niet met de rekenkamer hebben kunnen delen, hebben we het in het gedeelde overzicht ook niet opgenomen. Een verklaring voor de grote stijging tussen 2019 en 2020 is de start van Muziek in de Klas. Triade is dit programma vanaf 2020 gaan uitvoeren. Daarmee is de subsidie voor Triade vanaf dat jaar omhoog gegaan.

De stijging tussen 2020 en 2021 is te verklaren door de gestegen subsidie van Noordkop Centraal. Vanaf 2021 is het nieuwe convenant met Noordkop Centraal ingegaan en daarmee is ook bepaald de subsidie te verhogen. De verdere stijgingen zijn te verklaren door toegenomen personeelskosten en kostprijzen voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden. Als de uitvoering van dezelfde activiteiten de organisatie meer geld kost, wordt de subsidie opgehoogd, zodat de activiteiten zoveel mogelijk op dezelfde manier kunnen worden voortgezet. De organisatie moet wel kunnen aantonen en verklaren dat de kosten zijn gestegen, bijvoorbeeld door een gewijzigde CAO.

Vraag van de PvdA: We zouden graag een concrete toezegging willen over het vervolg voor het kunst- en cultuurbeleid. Ook zouden we graag zien dat er naar het sportbeleid wordt gekeken en eventuele herijking hiervan. Antwoord: Uit het rekenkameronderzoek blijkt dat de kaders en doelstellingen voor het subsidiebeleid verouderd zijn. De aanbeveling is om de beleidscyclus te herijken door concrete en meetbare doelen te bepalen, en aansluitende subsidiekaders vast te stellen. Onderdeel hiervan zijn de doelstellingen en kaders voor kunst en cultuur en voor sport. Voor kunst en cultuur hebben we al een eerste stap gezet in de bijeenkomst van de klankbordgroep sociaal domein vorig jaar. In de klankbordgroep is uitgesproken dat er moet worden gekeken naar een visie als uitgangspunt. Het kunst en cultuurbeleid moet integraal vorm krijgen. De visie kan worden vertaald in doelstellingen en kaders die weer moeten landen in het subsidiebeleid. De subsidie is een middel om de doelen uit het beleid te bereiken. Met de uitkomsten van het rekenkameronderzoek kunnen we hierop voortborduren. Aan het begin van Q2 plannen we een vervolg op de klankbordgroep om verder te praten over de vorming van een visie en de doelstellingen. Dit hangt samen met het plan van aanpak voor de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek.

Na de klankbordgroep laten we de opdracht voor de herijking van het kunsten cultuurbeleid vaststellen binnen Q2 van 2024. Het voornemen is de herijking in Q1 van 2026 aan te kunnen bieden aan de raad. Dit conform de LTP, waar de herijking aan zal worden toegevoegd na vaststelling van de opdracht.

Vraag van de Seniorenpartij: Is de adviseur met aandachtsgebied subsidies al aangesteld? Antwoord: Ja, deze adviseur is in april 2023 gestart, gelijktijdig met de start van het rekenkameronderzoek. De beleidsuitvoerder met aandachtsgebied subsidies is in juli 2023 begonnen. Dit was een van de eerste stappen die is gezet naar aanleiding van de uitkomst van de VIC en het bijbehorende verbeterplan.

Vraag van JessLokaal: Welke stappen zet u nu voor het verbeteren van het subsidieproces? Antwoord: Naar aanleiding van de bevindingen uit onze VIC, zijn we stappen gaan zetten om het subsidieproces doelmatiger en rechtmatiger in te richten en te zorgen voor meer transparantie. Een van de eerste stappen was de aanstelling van de beleidsadviseur en beleidsuitvoerder met aandachtsgebied subsidies. De beleidsadviseur en beleidsuitvoerder hebben de budgetsubsidies in kaart gebracht. Het proces van de aanvraag, afhandeling en monitoring van de budgetsubsidie is stap voor stap uitgewerkt en hierbij is een checklist opgesteld voor het doorlopen van het proces. Het werken met het nieuwe zaaksysteem zal dit verder verbeteren. In het zaaksysteem kan het proces duidelijk stap voor stap worden doorlopen. Ook zullen de aanvragen en de afhandeling geregistreerd worden met een betere koppeling en zullen stukken makkelijker terug te vinden zijn. Voor zowel de activiteitensubsidies als de budgetsubsidies zijn de subsidiebeschikkingen verbeterd. In de beschikking is nu duidelijk terug te zien voor welke activiteiten de subsidie wordt verstrekt. Daarnaast is er een vier ogen principe ingevoerd voor de controle van de subsidiebeschikkingen. Voor contacten rondom het subsidieproces is een apart e-mailadres aangemaakt. In de beschikkingen is ook naar dit emailadres verwezen.

Doordat deze mailbox door zowel de adviseur als beleidsuitvoerder in de gaten wordt gehouden en niet persoonsgebonden is, is het contact over vragen en onduidelijkheden rond de subsidies minder kwetsbaar geworden. Voor de volgende aanvraagperiode, die start op 1 mei 2024, zullen verdere verbeterstappen worden gezet. Zo zal de informatie op de website bij het aanvraagformulier voor de activiteitensubsidie worden vereenvoudigd en verduidelijkt, zodat direct zichtbaar is welke documenten moeten worden aangeleverd voor de beoordeling van een aanvraag. Ook zal worden verduidelijkt waar in de subsidieverordening en het subsidiebeleid de huidige doelstellingen, beoordelingscriteria en afwijzingsgronden genoemd staan. De herijking en mogelijke aanpassing van de beoordelingscriteria en kaders vraagt echter tijd. Hiervoor is het ook wenselijk dat subsidiepartners tijdig worden geïnformeerd over wijzigingen. Omdat de volgende aanvraagperiode voor de subsidie start op 1 mei 2024 is dat te kort dag om dergelijke wijzigingen door te voeren.

Vraag vanuit meerdere partijen: Is een integrale aanpak wel wenselijk en werkbaar voor de organisatie? Antwoord: Het komen tot een integraal vastgoed-, accommodatie- en subsidiebeleid houdt in dat de inhoud van de verschillende beleidsstukken op elkaar aan moet sluiten. Het zullen uiteindelijk wel losstaande beleidsstukken worden. Een voorbeeld om het belang van het aansluiten van deze beleidsstukken te laten zien is een buurtkamer die wordt georganiseerd in een pand dat eigendom is van de gemeente. Een buurtkamer is een activiteit waar activiteitensubsidie voor wordt gegeven. Als de gemeente vanuit het vastgoedbeleid besluit de huurprijzen van de gemeentelijke gebouwen te verhogen, betekent dit dat de huurkosten op de begroting van de buurtkamer zullen stijgen. Dit kan ervoor zorgen dat de

subsidie voor de buurtkamer niet meer toereikend is om de activiteit uit te voeren. Daarom is het belangrijk dat consequenties van de wijzigingen in het ene beleid ook worden meegenomen in het andere beleid en dat de wijzigingen op elkaar zijn afgestemd. Om dezelfde reden is het belangrijk dat ook het accommodatiebeleid en het subsidiebeleid op elkaar zijn afgestemd zodat verkapte of indirecte subsidie wordt voorkomen. De raad zal in het proces van de integrale aanpak mee worden genomen door middel van een informatieavond. Deze zal plaatsvinden in Q2. Tijdens deze informatieavond wordt toegelicht hoe de beleidsstukken zich tot elkaar verhouden en hoe de verdere uitwerking van de stukken vorm zal krijgen. Hierin wordt ook meegenomen hoe de raad zal worden betrokken bij de formulering van uitgangspunten en kaders.