Concept verslag auditcommissievergadering 8 februari 2024 v2.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 8 februari 2024 19.30 uur Raadszaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M.G. van Musscher (PvdA), dhr. C.H.J. Quint (Seniorenpartij Schagen), dhr. R.A.J. Takes (VVD) en mevr. M.C. Verloop (Wens4u).

Ambtelijk secretaris:

Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).

Portefeuillehouder:

Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën).

Adviseurs:

Dhr. G.E.P. Meijer (griffier), mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Afwezig:

Dhr. A. Booij (accountant), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris) en dhr. M.J. Tamse (voorzitter rekenkamer Schagen).

Gast(en):

Dhr. P.J. Vlam (VVD).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Mevr. Verloop is een nieuw auditcommissielid, zij is benoemd tijdens de raadsvergadering op 7 februari 2024. Voor dhr. Takes is dit de laatste auditcommissievergadering. Tijdens de raadsvergadering op 26 maart 2024 neemt hij afscheid als gemeenteraadslid en stopt dan als lid van de auditcommissie. Dhr. Vlam zal hem vervangen, zijn toelating tot de gemeenteraad en benoeming tot de auditcommissie staat geagendeerd tijdens de raadsvergadering van 26 maart 2024. De auditcommissievergadering van donderdag 6 juni 2024 is verplaatst naar maandag 3 juni 2024. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Ingekomen stukken en mededelingen Alle ingekomen stukken zijn ter kennisgeving aangenomen. Dhr. Meijer krijgt complimenten van de auditcommissie voor het verzorgen van de training Financiën op 29 januari 2024.

3

Verslag van de vorige vergadering d.d. 23 november 2023 Het verslag is op een punt tekstueel aangepast. Op pagina 2 staat account dat moet zijn accountant zijn. Het verslag is gewijzigd vastgesteld.

1

4

Toezeggingen Voortgangsrapportage interbestuurlijk toezicht Mevr. De Vries geeft aan dat zij een update geeft wanneer het rapport van de provincie beschikbaar is. De verwachting is dat zij in de auditcommissievergadering van juni of oktober een update kan geven. Tevens is het opgenomen in de voortgangsrapportage aanbevelingen bedrijfsvoering. De toezegging is afgedaan. De auditcommissie zal zo twee maal per jaar over dit onderwerp geïnformeerd worden. Nota reserves en voorzieningen en nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid Deze toezegging komt aan bod bij agendapunt 8.

5

Status voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering Mevr. De Vries geeft aan dat zij tijdens de vorige auditcommissievergadering een plan van aanpak heeft gepresenteerd. Dit om het proces rond de accountantscontrole goed te doorlopen en aandachtspunten tijdig weg te werken. De uitvoering van het plan van aanpak verloopt volgens planning. De teamleiders pakken de punten uit het plan op en zetten stappen voorwaarts. Dit komt met name door het gevoel van urgentie. De organisatie ligt op schema voor het behalen van de gestelde doelen. De nadruk ligt vooral op het bewaken van de voortgang. Mevr. Glashouwer geeft aan dat zij met de accountant contact heeft gehad. Deze onderschrijft de uitleg van mevr. De Vries. De uitvoering verloopt volgens plan van aanpak. De auditcommissieleden geven complimenten voor de aanpak, maar benadrukken het belang van voortgangsbewaking.

6

Financiële verordening Mevr. Van den Tempel geeft een toelichting waarom de financiële verordening aan herziening toe was, namelijk: • Artikel 3: de kadernota is toegevoegd. • Artikel 7.3: deze is verwijderd. Hier stond dat in een tweede rapportage wordt gerapporteerd over investeringskredieten. • Artikel 10.2: hierin is 3% toegevoegd. Tevens zijn wat grammaticale foutjes aangepast. Dhr. Kröger geeft aan dat de 3%-norm in de samenvatting van het raadsvoorstel ontbreekt. Dhr. Takes vraagt waarom in het raadsvoorstel niet is uitgelegd waarom de aanpassingen met terugwerkende kracht van toepassing moeten zijn. Mevr. Verloop verzoekt om in het raadsvoorstel aan te geven wat de wijzigingen zijn. Dhr. Quint onderschrijft het punt van de dhr. Kröger. De voorzitter concludeert dat de ambtelijke organisatie samen met de griffie het raadsvoorstel kan aanpassen. Daarbij moeten expliciet de wijzigingen, de 3%-norm en de uitleg waarom de verordening met terugwerkende kracht van toepassingen is vermeld worden. De auditcommissie stelt vast dat onder deze voorwaarden tijdens de raadsvergadering van 26 maart a.s. de financiële verordening als hamerstuk behandeld kan worden.

7

Normenkader 2024 en rapporteringsgrens accountant Mevr. De Vries geeft aan dat de accountant heeft geadviseerd om aan het begin van het jaar de normenkader vast te stellen en om aan het eind van het jaar het normenkader te actualiseren. De auditcommissie heeft hier op 19 december 2023 expliciet om gevraagd. De gemeenteraad heeft dit overgenomen. Daarmee is de toezegging aan de gemeenteraad afgedaan.

2

Mevr. Verloop geeft aan dat op pagina 8 onder het kopje wetgeving de Verordening duurzaamheidslening staat vermeld. Deze verordening is tijdens de raadsvergadering op 7 februari jl. ingetrokken. Het verzoek is om in het normenkader bij de Verordening duurzaamheidslening een einddatum te vermelden. Na een korte discussie concludeert de voorzitter dat in het normenkader de einddatum van de Verordening duurzaamheidslening toegevoegd moet worden. De griffie gaat deze technische aanpassing uitvoeren. De auditcommissie stelt vast dat onder deze voorwaarden tijdens de raadsvergadering van 26 maart a.s. het voorstel m.b.t. het Normenkader 2024 en de rapporteringsgrens van de accountant als hamerstuk behandeld kan worden. 8

Nota reserves en voorzieningen en nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid De voorzitter geeft aan dat de Nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid niet in de LTP staat. De nota reserves en voorzieningen staat conform de LTP voor raadsbehandeling gepland in het derde kwartaal van 2024. Ph. Erol geeft aan dat de Nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid gelijk met nota reserves en voorzieningen aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Dhr. Kröger concludeert dat de huidige nota’s uit 2019 dateren en vorig jaar al herzien hadden moeten zijn. Mevr. Glashouwer vraagt om een instrument/planningsdocument voor alle nota’s met een einddatum. Dit om te voorkomen dat er in de toekomst nog nota’s niet tijdig herzien worden. Ph. Erol geeft aan dat de raadswerkgroep P&C hiernaar kan kijken en hij wil niet voor de werkgroep uitlopen. Mevr. Van Musscher en dhr. Kröger geven aan dat de raadswerkgroep P&C over het P&C-proces en de informatiewaarde van de P&C-stukken gaat. Het opstellen van een instrument/planningsdocument valt daar niet onder. Mevr. De Vries geeft aan dat de LTP het juiste instrument is om de einddatums van nota’s in te borgen. In aanvulling daarop vraagt dhr. Takes of de LTP met een expiratiedatum verrijkt kan worden. De voorzitter concludeert dat de auditcommissie niet wil dat nota’s nog te laat herzien worden.

Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om hiervoor zorg te dragen.

9

Treasuryjaarplan 2024 Vorig jaar op 16 februari is het eerste Treasuryjaarplan 2023 in de auditcommissie behandeld. Het was een eerste opzet, maar het was een goed uitgangspunt voor een weg voorwaarts. De auditcommissie heeft geen Treasuryjaarplan 2024 ontvangen. De auditcommissie wil graag weten wat de stand van zaken is en heeft daarom ook een feitenrelaas sinds 2020 laten opstellen. Daaruit blijkt dat de afgelopen jaren toezeggingen zijn gedaan, die nog niet konden worden waargemaakt. Mevr. Van den Tempel geeft aan dat er inzicht ontbreekt in welke betalingen wanneer gaan plaatsvinden. De organisatie werkt eraan om dit inzicht te verkrijgen. Er kan nu geen deugdelijk overzicht over de te verwachten geldstromen worden opgesteld. Wanneer er voor 2024 op basis van de bekende gegevens een jaarplan opgesteld moet worden, is het op een heel hoog abstractieniveau en dat is niet bruikbaar voor de organisatie. Op dit moment is een liquiditeitsoverschot €24 miljoen direct beschikbaar, vooralsnog hoeft de gemeente geen geld te lenen. De voorzitter geeft aan dat er ook zicht moet zijn op het al dan niet reageren op de rentestand en kansen of bedreigingen die daar liggen.

3

Dhr. Kröger legt uit het verhaal te begrijpen. Hij benadrukt dat er echter veel taken niet zijn uitgevoerd, waardoor veel geld is overgebleven. Wanneer de organisatie deze taken gaat uitvoeren zal dit veel vragen van de financiële middelen. Op een dergelijk moment is een treasuryjaarplan zeer waardevol. Het is een instrument dat inzicht geeft in de stand van zaken. Dhr. Quint sluit zich aan bij de woorden van dhr. Kröger. Hij roept de organisatie op om zo snel mogelijk inzicht te krijgen in de benodigde gegevens zodat het treasuryjaarplan gerealiseerd kan worden. Dhr. Takes wil in aanvulling op de woorden van dhr. Kröger en dhr. Quint graag weten wanneer het treasuryjaarplan beschikbaar is. Mevr. Van Musscher vraagt wat de impact is van het naderende ravijnjaar. Mevr. Verloop onderschrijft de punten van alle auditcommissieleden en concludeert dat er te veel factoren onduidelijk zijn om een goed treasuryjaarplan te maken. Zij wil graag weten wat de organisatie nodig heeft om de situatie te verbeteren. Mevr. Van den Tempel geeft aan dat het komende jaar hard gewerkt gaat worden om het benodigde inzichten te verkrijgen. Het project Grip op grote projecten heeft daarbinnen topprioriteit. Het is lastig om aan te geven of er volgend jaar een treasuryjaarplan ligt, maar volgend jaar kan de organisatie wel meer inzicht verschaffen. Ph.

Erol vertelt dat de organisatie er hard aan werkt om de basis op orde te krijgen. Er lopen ontwikkelingen om de organisatie en processen te verbeteren. Dat zijn belangrijke onderdelen om een deugdelijk jaarplan op te kunnen leveren. In het tweede kwartaal van 2024 wordt het treasurystatuut aangeboden aan de gemeenteraad. Dit is een van de belangrijke uitgangspunten voor de komende jaarplannen. Mevr. Glashouwer geeft aan dat de auditcommissie al jaren wijst op het belang van een treasuryjaarplan en dat het verhaal van de organisatie waarom er geen treasuryjaarplan is ligt al jaren in de lijn met bovenstaande. Ph. Erol wil graag in januari 2025 een treasuryjaarplan opleveren, maar hij geeft aan dat hij afhankelijk is van de ontwikkelingen in de organisatie om de juiste informatie te vergaren. Hij stelt voor dat er volgend jaar in de auditcommissie weer een gesprek plaatsvind. Als er geen jaarplan is dan kan besproken waarom er geen jaarplan is en wat er dan nodig is om het jaarplan te realiseren. Mevr. Van Musscher wil graag via de statusupdate Voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen. Dhr. Takes onderschrijft het punt van mevr. Van Musscher en vraagt om het treasuryjaarplan te agenderen voor de laatste auditcommissie vergadering van dit jaar 2024.

De voorzitter stelt vast dat de organisatie geen deugdelijk treasuryjaarplan kan aanleveren door het ontbreken van de benodigde gegevens. In de laatste auditcommissievergadering van het jaar komt het treasuryjaarplan op de agenda. 10

BDO-benchmark Nederlandse gemeenten De voorzitter van de auditcommissie vraagt aan ph. Erol om een duiding van de BDO-benchmark. Ph. Erol geeft aan dat de benchmark een vergelijk is tussen vergelijkbare gemeenten. Hij ziet het rapportcijfer 6,9 als een mooi resultaat, maar het biedt ook mogelijkheden om de positie van Schagen te verbeteren. Hij kijkt uit naar de benchmark van volgend jaar, want dit jaar zijn er goede stappen gezet. Dhr. Quint geeft aan dat inzetten op verbetering belangrijk is. Dhr. Kröger geeft aan het een benchmark van een accountantskantoor betreft. Het moet in het juiste perspectief geplaatst worden.

4

Mevr. Verloop wijst de organisatie op de adviezen in het rapport. Er staan punten in waar de organisatie aan kan werken. Ze stelt voor het (rapport)cijfer voor kennisgeving aan te nemen en de organisatie te vragen zich te verdiepen in de verbeterpunten. Ph. Erol geeft aan dat de benchmark is gebaseerd op de cijfers uit 2022. Het is een momentopname en een vergelijking tussen vergelijkbare gemeenten. De aanbevelingen zijn bekend, maar algemeen van aard. Per gemeente kunnen de aanbevelingen verschillen. De gemeente Schagen heeft inzage in haar lokale uitdagingen en zet daar volop op in. De voorzitter vat samen dat de cijfers uit de benchmark inzichtelijk zijn en dat de gemeente net onder het gemiddelde zit. Ze benadrukt dat de gemeente oog moet hebben voor de toepasbare aanbevelingen en deze moet oppakken. 11

Stand van zaken instelling en plannen raadswerkgroep P&C Dhr. Meijer geeft een toelichting op de stand van zaken over de raadswerkgroep P&C. De werkgroep richt zich op het evalueren van: • • •

De toezegging van Ph. Erol. De aanbevelingen van de werkgroep P&C-cyclus. De aanbevelingen naar aanleiding van de evaluatie van de auditcommissie.

De leden van de werkgroep zijn: • Dhr. Kruijer (JessLokaal) • Mevr. Burger- De Graaf (CDA) • Dhr. Quint (Seniorenpartij Schagen) • Dhr. Vlam (VVD) De werkgroep komt op donderdag 15 februari voor het eerst bij elkaar. Deze bijeenkomst zal in het teken staan van het doel van de werkgroep, rolverdeling en aanpak. De daaropvolgende bijeenkomsten gaan over de inhoud. De planning is dat er voor het zomerreces een rapport ligt van de werkgroep. Naast ph. Erol nemen namens de ambtelijke organisatie mevr. Van der Tempel en mevr. De Vries deel aan de werkgroep. Vanuit de griffie sluit de griffier aan. Mevr. Glashouwer vraagt of het verstandig is dat er twee leden van de auditcommissie in de werkgroep zitten. Dhr. Meijer en dhr. Takes geven aan dat in het presidium aan de fractievoorzitters is gevraagd wie er vanuit de fracties deel gaat nemen aan de werkgroep. Deze uitvraag heeft geleid tot de hierboven vermelde namen. De update is ter kennisgeving aangenomen. 12

Decembercirculaire gemeentefonds 2023 Dhr. Kröger geeft aan dat in de RIM staat dat de factoren voor negatieve resultaten zorgen voor 2023 en 2024. In de tabel zijn echter alleen positieve cijfers zichtbaar. Mevr. Van den Tempel legt uit dat de uitkering uit het gemeentefonds lager is dan waar vooraf op was gerekend. De voorzitter concludeert dat en volgende keer de tabel aan duidelijkheid kan winnen. Goed om dan ook de systematiek van de rijksoverheid iets beter uit te leggen.

5

13

Actualiteiten De actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

14

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

15

Sluiting De voorzitter staat stil bij het afscheid van dhr. Takes. Zij bedankt hem voor zijn inzet voor en actieve bijdrage aan de auditcommissie en overhandigt hem namens de auditcommissie een mooie bos bloemen. De voorzitter sluit onder dankzegging voor de bijdragen van de aanwezigen de vergadering om 20:55 uur.

Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op maandag 3 juni 2024.

6