Concept verslag auditcommissievergadering 30 januari 2025 v1.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie: Aanwezig: Commissieleden:

Donderdag 30 januari 2025 19:30 uur De Markt (1.02)

Dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.Th. Kröger (vicevoorzitter, JessLokaal), Mevr. M.G. van Musscher (PvdA) en mevr. M.C. Verloop (Wens4U) en dhr. P.J. Vlam (VVD).

Ambtelijk secretaris: Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier). Portefeuillehouder: Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën). Adviseurs:

Dhr. G.E.P. Meijer (raadsgriffier), mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Afwezig:

Dhr. A. Booij (accountant), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris/algemeen directeur), mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA) en mevr. T.V.A. Hoang (vicevoorzitter rekenkamer Schagen).

Gast(en):

Mevr. D. Burger- de Graaf (CDA).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Door de afwezigheid van de voorzitter mw. Glashouwer vervult dhr. Kröger de rol van voorzitter. De voorzitter heet in het bijzonder mw. De Vries welkom, zij is teruggekeerd van verlof. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Verslag van de vorige vergadering d.d. 3 december 2024 Het verslag van de vergadering van 3 december 2024 is ongewijzigd vastgesteld.

1

3

Ingekomen stukken en mededelingen Ingekomen stukken De auditcommissie heeft de BDO-benchmark Nederlandse gemeenten 2025 ontvangen. De voorzitter vraagt naar ph. Erol om een reactie op het rapport. Ph. Erol geeft aan dat hij ontzettend trots is op de top 4 plek. De organisatie heeft de laatste jaren hard gewerkt. We moeten met zijn alleen wel scherp blijven en ons blijven inzetten om dit niveau vast te houden. De voorzitter geeft namens de auditcommissie het college en ambtelijke organisatie complimenten voor behaalde resultaat. Mededelingen Dhr. Meijer geeft aan dat er een nieuwe voorzitter voor de gemeentelijke rekenkamer Schagen is gevonden. Zijn naam is dhr. Kooij en hij zal tijdens de raadsvergadering op 11 februari 2025 benoemd worden.

4

Toezeggingen Treasuryjaarplan 2024 Tijdens de vergadering op 3 december 2024 is afgesproken om het treasuryjaarplan te behandelen in de auditcommissievergadering van juni 2025. Update uitvoering plan van aanpak jaarrekeningcontrole 2024 Deze toezegging wordt behandeld bij agendapunt 5. Risicomanagement Deze toezegging wordt behandeld bij agendapunt 8.

5

Voortgangsrapportage plan van aanpak jaarrekening controle 2024 Mw. De Vries geeft een toelichting over de uitvoering van het plan van aanpak. De bevindingen van de jaarrekeningcontrole 2023 worden door de organisatie opgevolgd. Mw. Lubach heeft tijdens het verlof van mw. De Vries de uitvoering van de bevindingen gemonitord. Er vindt met regelmaat afstemming plaats tussen de accountant, concerncontroller en de teamleider financiën. De verwachting van zowel de accountant als de organisatie is dat de jaarrekeningcontrole voor 2024 voorspoediger zal gaat verlopen. Bij de voorbereidingen van de jaarrekeningcontrole 2024 is rekening gehouden met de aanbevelingen van de accountant. De controle van de accountant vindt in april 2025 plaats. De auditcommissie heeft geen verdere vragen of opmerkingen.

2

De voorzitter bedankt mw. De Vries voor de toelichting over uitvoering van het plan van aanpak. De auditcommissie volgt de ontwikkelingen met belangstelling.

6

Nota vermogensbeleid 2024 Op 3 december 2024 is de nota vermogensbeleid 2024 tijdens een werksessie, met de auditcommissie en ambtelijke organisatie, doorgenomen. De inbreng uit de werksessie is verwerkt en de nieuwe versie is door het college vastgesteld. Mw. Verloop geeft aan dat op pagina 13 onder ontwikkelingen langlopende schulden de jaartallen in de tekst in overeenstemming met de tabel gebracht moeten worden. De organisatie gaat dit aanpassen. De auditcommissie heeft geen verdere vragen of opmerkingen. De voorzitter van de auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om het document tijdens de gemeenteraadsvergadering op 11 februari 2025 vast te stellen.

7

Nota reserves en voorzieningen 2024 Op 3 december 2024 is de nota reserves en voorzieningen 2024 tijdens een werksessie, met de auditcommissie en ambtelijke organisatie, doorgenomen. De nota is diepgaand doorgenomen, alle posten zijn nagelopen. De inbreng uit de werksessie is verwerkt en de nieuwe versie is door het college vastgesteld. Mw. Verloop geeft aan dat op pagina 25 een verwijzing naar maatschappelijk nut staat, dat is investering openbare ruimte geworden. De organisatie gaat dit aanpassen. De auditcommissie heeft geen verdere vragen of opmerkingen. De voorzitter van de auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om het document tijdens de gemeenteraadsvergadering op 11 februari 2025 vast te stellen.

3

8

Risicomanagement Mw. De Vries verzorgt een presentatie. De presentatie is na de vergadering aan de agenda toegevoegd. Het voorstel is om risicomanagement frequent te agenderen voor de auditcommissie. Hierdoor kan de organisatie de commissie meenemen met de ontwikkelingen en afstemmen of dit in lijn is met de visie van de auditcommissie is. Mw. De vries legt aan de hand van het model levenscyclus uit in welke ontwikkelingsfase de gemeente Schagen zich op dit moment bevind. De organisatie bevindt zich in fase 2, de groeifase. De verwachtingen met betrekking tot risicomanagement moeten op deze organisatiefase aansluiten. Zo is er behoefte aan meer structuur en processen. Er zijn al vorderingen gemaakt, maar de organisatie is nog niet gereed voor de volgende fase. Dhr. Kröger vraagt of de organisatie in staat is om risico’s te identificeren en in staat is om beheersmaatregelen toe te passen. Mw. De Vries legt uit dat het identificeren van risico’s continu aan de orde is, maar het is nog niet volledig onderdeel van de cultuur. Mw. Verloop stelt vast dat de organisatie vooral nog reactief is als het gaat om risico’s. Wat kan de organisatie helpen om de bewustwording te verhogen? Mw. De Vries geeft aan dat ze een structuur per team wil opzetten. De gesprekken met teamleiders en deskundigen dragen daaraan bij. Ph.

Erol geeft aan dat voorkomen moet worden dat risicomanagement een theoretische exercitie wordt. Een ingevuld Excel overzicht met risico’s en beheersmaatregelen werkt niet uit zichzelf. De organisatie moet zich bewust zijn van risico’s en gepaste maatregelen uitvoeren. Ph. Erol stelt voor om hiervoor eerst een aparte werksessie te organiseren samen met de auditcommissie, hierin komt het volgende aan bod: Hoe voeren andere gemeenten risicomanagement uit en welke theorieën zijn er? Wat zijn de mogelijkheden voor de gemeente Schagen? De griffie plant een datum voor de werksessie. De organisatie stelt het programma op.

4

9

Decembercirculaire 2024 Er zijn geen vragen of opmerkingen gesteld. De decembercirculaire 2024 is ter kennisgeving aangenomen.

10

Actualiteiten Mw. Verloop vraagt of de handreiking duurzaamheidsrapportage en verantwoording voor medeoverheden relevant is voor de gemeente Schagen. Mw. De Vries geeft aan dat de rapportage een brede verslaglegging inhoud, namelijk ook sociaal economisch, samenleving en bestuur. Op dit moment is er nog geen rapportageplicht, maar die gaat in de toekomst wel volgen. Op het moment wordt er door accountants gewerkt aan een modelrapportage.

11

Rondvraag Dhr. Vlam vraagt hoe het vordert met het gelijk laten lopen van de MPG met de jaarrekening. Ph. Erol geeft aan dit gaat lukken zoals reeds is afgesproken. Dhr. Vlam wil graag weten wat de stand van zaken is met de verrekening van ambtelijke kosten in de MPG. Ph. Erol geeft aan dat nog niet inzichtelijk is ten laste van welk budget deze kosten gebracht moeten worden. Zodra hier meer informatie over beschikbaar is dan wordt de gemeenteraad daarover op de hoogte gebracht. Dhr. Kröger geeft aan dat de raad heeft afgesproken dat de auditcommissie in gesprek gaat over de afschrijvingstermijnen. Het voorstel is om dit ook te agenderen voor de werksessie op 8 mei 2025.

12

Afsluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om 20:48 uur.

Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 5 juni 2025.

5