Concept verslag auditcommissievergadering 3 december 2024 v2.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie: Aanwezig: Commissieleden:

Dinsdag 3 december 2024 20:00 uur Raadszaal

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M.C. Verloop (Wens4U) en dhr. P.J. Vlam (VVD).

Ambtelijk secretaris: Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier). Portefeuillehouder: Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën). Adviseurs:

Dhr. A. Booij (accountant), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris/algemeen directeur), mevr. M. LubachVan der Elst (waarnemend concerncontroller), dhr. G.E.P. Meijer (raadsgriffier) en mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën).

Afwezig:

Mevr. M.G. van Musscher (PvdA), dhr. M.J. Tamse (voorzitter rekenkamer Schagen) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Gast(en):

Geen.

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Personele mededelingen: Mevr. Van Musscher, dhr. Tamse en mw. De Vries zijn afwezig met berichtgeving. Overige mededelingen: Het artikel 213a onderzoek naar verbonden partijen komt niet op de agenda van de auditcommissievergadering van 30 januari 2025, maar op de agenda van 5 juni 2025. Agendavoorstel: De voorzitter stelt voor om agendapunt 5 als eerste te behandelen. De leden van de auditcommissie stemmen in met het voorstel. De agenda is gewijzigd vastgesteld.

1

5

Toelichting accountant op interim controle Mw. Lubach verzorgt een presentatie. De presentatie is aan de agenda in het raadsinformatiesysteem toegevoegd. Mw. Lubach geeft een toelichting over de doelen van de managementletter en de rol van de accountant. Belangrijkste bevindingen in relatie met de jaarrekening controle: • Waardering en risico-inschatting van de lopende grondexploitaties. Dit punt is in uitvoering. • Vormen van een voorziening voor de regeling vervroegde uittreding (RVU). Deze voorziening is nog niet opgenomen in de nota reserves en voorzieningen. Met het besluit over de jaarrekening 2024 zal deze formeel gevormd worden. • De uitvoering van diverse beheersplannen voor onderhoud aan kapitaalgoederen in relatie tot de getroffen bestemmingsreserves en het treffen van voorzieningen. De beheersplannen zijn op het moment nog niet allemaal gereed en/of van voldoende kwaliteit. Bij de jaarrekening 2024 zijn de beheersplannen nog niet gereed, maar pas bij de jaarrekening 2025. • Naleving Europese aanbestedingsregels. Dit is een belangrijk punt in het kader van de rechtmatigheid. De naleving van deze regels verloopt goed en de concern controller voorziet vooralsnog geen zorgen. • Het ontbreken van een prestatieverklaring. Dit punt is voortvarend opgepakt. Op dit moment is nagenoeg overal een prestatieverklaring voor beschikbaar.

• Vaststellen van de betrouwbaarheid van de activa-administratie. Aan dit punt wordt nog gewerkt en hierover voert de organisatie gesprekken met de accountant. Er is inzichtelijk gemaakt wat er gedaan moet worden en over de uitvoering zijn afspraken gemaakt. • Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder pgb’s Wmo en Jeugdzorg. De organisatie is voor punt in de opstartende fase. Wat is er al gedaan: • Er ligt een goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2023 t.a.v. het aspect getrouwheid. Het college heeft daarin verklaard in het verslagjaar 2023 niet rechtmatig te hebben gehandeld. De accountant constateerde daarbij dat het college tot de juiste conclusie is gekomen. Er zijn positieve stappen gemaakt ten opzichte van 2023. • Er waren hobbels, die deels doorwerken naar 2024. De organisatie is er nog niet, er moeten nog stappen gezet worden. • Een deel van de bevindingen uit de verbijzonderde interne controle (VIC) en accountantscontroles zijn verwerkt. Dit proces verloopt naar wens.

2

• •

Bevindingen die moeten zijn uitgevoerd voor de jaarrekening controle 2024, zijn voorzien van een eigenaar, planning en “harde” sturing; Bevindingen en adviezen die later in de tijd zijn uitgezet, zijn voorzien van een tijdspad.

Fiscale rechtmatigheid: Nog niet alles verloopt zoals het behoort te verlopen. Daar wordt hard aan gewerkt. Een aantal medewerkers van de afdeling financiën gaat op cursus om de kennis en expertise op het gebied fiscaliteit binnen de gemeentelijke organisatie te borgen. Daarnaast wordt er ook gebruik gemaakt van externe bureaus wanneer specifieke expertise nodig is. •

•

Er is een risicomatrix opgesteld, die wordt geactualiseerd. Hieruit volgt welke rijksbelastingprocessen meer aandacht vergen en/of waarbij aanpassingen nodig zijn. Extern advies is ingewonnen over de huidige werkwijze van de werkkostenregeling, btw-compensatiefonds (btw – bcf) en de dienstauto’s. Over de nog te ontvangen uitkomsten van de advisering en de mogelijke consequenties volgt nog overleg met de Belastingdienst. Naar verwachting gaan in de tweede maand van 2025 de gesprekken starten.

Overige bevindingen: • Opstellen frauderisico-analyse. De verwachting is dat deze analyse in het vierde kwartaal 2024 het bestuurlijke traject in gaat en in het eerste kwartaal 2025 gereed is voor verdere behandeling. • Informatievoorziening over “grote projecten” en “grip op projecten”. De raad wordt hierover geïnformeerd. • Risicomanagement. Dit pakt mevr. De Vries verder op als zij weer terug is. In de auditcommissie juni 2025 komt dit terug. In de tussentijd is al een deel meegenomen in de programmabegroting 2025; • Informatievoorziening aan derden in het kader van duurzaamheid. Dit pakt mevr. De Vries verder op als zij weer terug is. Dhr. Booij geeft aan dat de managementletter bestemd is voor het college. Hij onderschrijft de punten die in de presentatie zijn aangehaald. De gemeente komt van ver en er zijn grote stappen gezet. Het plan van aanpak heeft daaraan bijgedragen. De komende periode moeten er nog stappen tot verbetering worden gezet en geborgd. Het jaarrekeningproces 2023 was zwaar, maar leerzaam. De uitvoering van het plan van aanpak 2024 verloopt volgens planning. Het jaarrekeningproces 2024 gaat beter verlopen.

3

Mw. Glashouwer vraagt naar de verwachtingen van accountant voor wat betreft de rechtmatigheid. Dhr. Booij geeft aan dat hij hierover nog niets kan zeggen. Dat kan pas als de cijfers over 2024 rond zijn. Bij de interimcontrole zijn enige onrechtmatigheden aangetroffen maar deze vallen tot nu toe nog binnen de vastgestelde toleranties. Dhr. Booij geeft aan dat de VIC van meer dan acceptabel niveau is. De controles van deze afdeling zijn goed bruikbaar bij de controles. Dhr. Kröger geeft een compliment over het functioneren van het VIC. Echter de huidige positionering binnen de organisatie is niet wenselijk. De accountant heeft hier een opmerking over gemaakt. Het VIC moet vrij zijn om aan een ieder binnen de organisatie rapport uit te brengen. Het hangt nu hiërarchisch onder de afdeling Financiën, die zou dat kunnen blokkeren. Mw. Lubach geeft aan dat het VIC hiërarchisch onder het hoofd Financiën valt, maar functioneel onder de concern controller. Er is wekelijks overleg tussen de concern controller en het VIC. Dhr. Groot vraagt in aanvulling hierop waarom dit niet is aangepast. Mw. Van der Bruggen geeft aan dat de ophanging binnen de afdeling Financiën een functionele meerwaarde heeft. Ze horen nu bij een team en daardoor is er veel interactie met financiële collega’s. Daar wordt veel winst mee behaald. Dhr. Booij geeft aan dat het een advies is van de accountant.

Het is aan de organisatie om de uitvoering ervan af te wegen. Het is gebruikelijk dat de VIC in de lijn van de concern controller is ondergebracht. Mw. Verloop geeft aan dat dit punt in het verleden vaker door de auditcommissie is ingebracht. Dhr. Kröger constateert dat het VIC veel goede aanbevelingen geeft. Hij vraagt wat er met deze aanbevelingen gebeurt. Mw. Lubach geeft aan dat deze aanbevelingen onderdeel zijn van de gesprekken met de teamleiders. Afhankelijk van de uitvoering vindt er nog een vervolggesprek plaats. In de meeste gevallen zijn de aanbevelingen uitgevoerd. In het geval er geen uitvoering aan is gegeven komt het in de VIC rapportage die via de concerncontroller naar de directie gaat. Dhr. Kröger stelt dat de organisatie optimistisch is over het komende jaarrekeningproces. Hij wil van de accountant weten welke verrassingen hij verwacht. Dhr. Booij geeft aan dat het grote verschil met vorig jaar de balanspositie is. Vorig jaar is met de stofkam door de balansposities gegaan en is alles opgeschoond. Aan de hand van het proces is een plan van aanpak opgesteld met als doel om het jaarrekeningproces 2024 soepeler te laten verlopen. In maart/april 2025 is er pas echt beeld van waar de

4

organisatie werkelijk staat. De organisatie heeft aan de hand van het plan van aanpak veel stappen gezet, maar het is nog in ontwikkeling. Dhr. Kröger wil van de wethouder weten of er fraudegevallen bekend zijn. Ph. Erol geeft aan dat er op dit moment geen fraudegevallen bij hem bekend zijn. Als hij dat had geweten dan had hij de raad ingelicht. Dhr. Kröger wil weten hoe het loopt binnen de organisatie met betrekking tot juridische zaken. Mevr. Lubach geeft aan dat er een inhuurkracht is gestart. De concern controller stemt met diegene de uitvoering van de bevindingen van de accountant af. Mevr. Verloop onderschrijft de hiervoor gestelde vragen en bedankt de organisatie voor de presentatie. Mevr. Glashouwer constateert dat een aantal punten uit de managementletter al jarenlang openstaat. Zij hoopt dat een aantal van die zaken opgelost gaat worden. Ze voelt dat er een lerende lijn in de organisatie zit. De organisatie komt uit een zware periode. De organisatie heeft de laatste jaren met weinig mankracht hard gewerkt. Daarvoor spreekt ze haar waardering uit. Ph. Erol vindt het fantastisch om te zien dat de gemeentelijke organisatie het achterstallig onderhoud begint in te halen. Met de winkel open is een ingrijpende renovatie uitgevoerd. Er zijn goede stappen gezet, de organisatie zit in een stijgende lijn en heeft nog veel ambitie.

De voorzitter bedankt de organisatie voor hun inbreng bij dit agendapunt. Mevr. Van der Bruggen en dhr. Booij verlaten de vergadering. De voorzitter schorst de vergadering voor 10 minuten. 2

Verslag van de vorige vergadering d.d. 24 oktober 2024 De heer Groot merkt op dat het agendapunt over het treasurystatuut bij de opmerking van mevrouw Van Musscher het woord ‘geen’ ontbreekt. Het verslag van de vergadering van 24 oktober 2024 is gewijzigd vastgesteld.

3

Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken.

5

4

Toezeggingen Treasuryjaarplan 2024 Mw. Van den Tempel vertelt dat het treasuryjaarplan nog niet beschikbaar is. Er is in de ambtelijke organisatie niet voldoende capaciteit beschikbaar. De planning is nu om het treasuryjaarplan te behandelen in de auditcomissievergadering van juni 2025. Update uitvoering plan van aanpak jaarrekeningcontrole 2024 De uitvoering van het plan van aanpak is besproken bij agendapunt 5: Toelichting accountant op interim controle. Het plan van aanpak is in uitvoering. Mw. Glashouwer verzoekt om een actuele lijst met verbeterpunten. De lijst met verbeterpunten is namelijk dynamisch. De auditcommissie wil – zoals tot nu toe gebruikelijk - inzicht in het verloop en de borging van de punten. Mw. Lubach legt uit dat het plan van aanpak bestaat uit een lijst met actiepunten, een planning en actienemers. De adviezen uit de managementletter komen op een lijst van de VIC, dit is een levend overzicht. Dit proces is geborgd middels de controle door de accountant. De jaarrekeningcontrole 2024 is gereed in juni 2025. Dan is er inzicht in de voortgang van de uitvoering van de verbeterpunten. In januari 2025 kan de organisatie in de auditcommissie rapporteren over de voortgang van de verbeterpunten.

De voorzitter concludeert dat de organisatie in juni 2025 naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2024 in de vorm van een memo rapporteert over de uitvoering van de verbeterpunten. In januari 2025 geeft de organisatie een voortgangsrapportage. De toezegging is naar aanleiding van het bovenstaande aangepast en blijft openstaan. Evaluatie jaarrekening 2023 De evaluatie is uitgevoerd en de verbeterpunten zijn opgenomen in een plan van aanpak 2024. Deze toezegging is afgedaan. Risicomanagement Het onderwerp risicomanagement komt, volgens afspraak, volgend jaar juni (2025) aan de orde. Deze toezegging blijft staan.

6

6

Treasurystatuut Mw. Van den Tempel vertelt dat de inbreng van de auditcommissievergadering van 24 oktober 2024 in de nieuwe versie is verwerkt. De voorzitter van de auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om het document vast te stellen.

7

Treasuryjaarplan 2025 Dit onderwerp is reeds bij het agendapunt (4) toezeggingen behandeld.

8

Definitief normenkader 2024 en voorlopig normenkader 2025 De leden van de auditcommissie merken op dat de normenkaders overzichtelijk zijn en dat de wijzigingen goed te herleiden zijn. De voorzitter van de auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om de documenten vast te stellen.

9

2e bestuursrapportage 2024 Ph. Erol geeft aan dat de organisatie hard heeft gewerkt aan het opmaken van de bestuursrapportage. Er is veel inspanning geleverd om een zo actueel mogelijk overzicht te geven van de laatste begrotingswijzigingen. Als de gemeenteraad instemt met het raadsvoorstel dan kan de organisatie de laatste begrotingswijzigingen verwerken en de jaarrekening gaan opmaken. Mw. Verloop vraagt of er geen beleidswijzigingen zijn doorgevoerd. De portefeuillehouder bevestigd dat. Er zit geen nieuw beleid in de bestuursrapportage. Mw. Verloop spreekt haar zorgen uit over situatie over Sportfondsen. Zij vraagt zich af welke budget er tot en met december 2024 nodig is voor de sportaccommodaties. Daarna is een duurzame oplossing nodig, want anders blijft er tijdelijk budget nodig. Ph. Erol bevestigt het punt van mw. Verloop. Destijds is er een aanbesteding gedaan. Er is een contract afgesloten, maar de betreffende partij kon de diensten niet leveren voor het afgesproken bedrag. Volgend jaar start een nieuw aanbestedingstraject. Mw. Glashouwer licht, als lid van de klankbordgroep sociaal domein, toe dat de tweede partij is gecontracteerd na het faillissement van de eerste partij. Deze nieuwe partij kon bij nader inzien niet de diensten leveren voor het bij aanbesteding afgesproken bedrag. Daarop krijgt die partij kortstondig een kleine maandelijkse aanvulling.

Voor deze tijdelijke oplossing is gekozen vanwege het maatschappelijke effect (inwoners zouden niet kunnen sporten). Er volgt nu uit oogpunt van rechtmatigheid een nieuwe aanbesteding, daaruit vloeien nieuwe financiële afspraken voort.

7

Dhr. Kröger vraagt wat de stelpost vrijval inhoudt. Mw. Van den Tempel legt uit dat de begroting niet is geïndexeerd. Wanneer er middelen nodig zijn ten behoeve van indexatie dan kan het bedrag uit dit potje gehaald worden. De auditcommissie attendeert de organisatie op het gebruik van vakterminologie en afkortingen. Voor de leesbaarheid moeten deze de eerste maal worden toegelicht of voluit worden geschreven. Stel het document zodanig op dat het door de doelgroep leesbaar is. Mw. Glashouwer geeft aan dat de bestuursrapportage helder is opgebouwd en inzichtelijk is. Het document heeft een duidelijke structuur. De organisatie heeft een goede stap voorwaarts gemaakt. Met het oog op het als ruim overkomende overschot van deze bestuursrapportage waarschuwt ze voor optimisme. Er zijn nog veel verplichtingen en zaken die opgepakt moeten worden. Het is de rol van de auditcommissie om de gemeenteraad hierover te informeren. De voorzitter van de auditcommissie concludeert dat er technisch geen belemmeringen zijn om het document vast te stellen. 10

Voortgang jaarverslag interbestuurlijk toezicht Er zijn geen stukken beschikbaar voor dit agendapunt. Daarom is het niet onderwerp niet behandeld.

11

P&C kalender 2025 De wijzigingen in de P&C kalender 2025 zijn voor kennisgeving aangenomen.

12

Actualiteiten De actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

13

Rondvraag Geen rondvraag.

14

Afsluiting De voorzitter van de auditcommissie bedankt mw. Lubach als waarnemend concern controller voor haar inzet en betrokken voor de auditcommissie. Dit is naar verwachting haar laatste auditcommissievergadering. De voorzitter sluit onder dankzegging voor de bijdragen van de aanwezigen de vergadering om 21:30 uur. Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 30 januari 2025.

8