Concept verslag auditcommissievergadering 25 mei 2023 v2

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 25 mei 2023 19.30 uur Raadszaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.G. Horn (D66), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M. van Musscher (PvdA) en dhr. R.A.J. Takes (VVD).

Ambtelijk secretaris:

Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).

Portefeuillehouder:

Mevr. M.J.P. van Kampen-Nouwen (portefeuillehouder Financiën).

Adviseurs:

Mevr. E. van der Bruggen (gemeentesecretaris), mw. C. van den Tempel (teamleider Financiën), dhr. E. Kalnenek (accountant), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), dhr. R. Schuijt (controleleider) en mevr. M. de Vries (concerncontroller).

Gasten:

Mevr. M. Duineveld (adviseur AO/IB), mevr. M. van der Pal-Scheld (adviseur AO/IB), mevr. M.S. Roetgerink (coördinator P&C) en dhr. W. Vonk (CDA).

Afwezig:

Dhr. A. de Boer (adviseur Financiën) en dhr. M.J. Tamse (waarnemend voorzitter rekenkamercommissie Schagen).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De voorzitter heet de tijdelijke ph. financiën, gemeentesecretaris en teamleider financiën van harte welkom. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Ingekomen stukken en mededelingen Het spoorboekje 2024 moet zoals gebruikelijk eind dit jaar (november) op de agenda van de auditcommissie komen. De ingekomen stukken zijn ter kennisname aangenomen.

3

Verslag van de vorige vergadering d.d. 16 februari 2023 Punt 5 Presentatie Quick Scan Rechtmatigheidsverantwoording: het uitvoeren van juridische rechtmatigheid en IT-controles in 2025 en het verkrijgen van een ‘in control statement’ in 2026 is een ambitie, geen verplichting. Dit is in het verslag aangepast. Het verslag is gewijzigd vastgesteld.

4

Jaarrekening 2022 Dhr. Kalnenek en dhr. Schuijt lichten het accountantsverslag over de jaarrekening 2022 toe. De accountant is voornemens om:  een controleverklaring met beperking af te geven bij de jaarrekening 2022 op het aspect getrouwheid;  een afkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2022 op het aspect rechtmatigheid.

1

De reden voor de controleverklaring met beperking op getrouwheid heeft betrekking op de onzekerheid van de prestatielevering van de geleverde zorg, de prestatielevering van de inkopen, de juistheid van de financiële consequenties uit anterieure overeenkomsten en de volledigheid van de omzet van de opbrengsten uit huren, pachten en omgevingsvergunningen. De afkeurende controleverklaring op het aspect rechtmatigheid komt door aanbestedingen die niet in overeenstemming met Europese wetgeving hebben plaatsgevonden. Op het gebied van solvabiliteit is de gemeente in vergelijking met andere gemeenten best gezond. Binnen het sociaal domein zijn de Wmo-kosten per inwoner laag. De jeugdzorgkosten per inwoner zijn aan de hoge kant. Dit komt mogelijk door het aantal instellingen binnen de gemeente. De accountant spreek zijn waardering uit voor het functioneren van de verbijzonderde interne controle (VIC, 3 e lijns controle). Maar er is meer aandacht nodig voor de 1 e en 2e lijns controle. De accountant geeft als advies mee om de jaarstukken beter inzichtelijk te maken voor de raad, dit kan bijvoorbeeld door het toepassen van KPI’s. Dhr. Horn vraagt aan de ph. of er betaald is voor prestaties die niet geleverd zijn. Mevr. Van Musscher vraagt of er sprake is van fraude. Dhr. Schuijt geeft aan dat er geen sprake is van fraude, er is meer sprake van onzorgvuldigheid. Dhr.

Takes wil graag weten of er verbeteringen zijn ten opzichte van 2021. Dhr. Kalnenek geeft aan dat het moeilijk is om hier antwoord op te geven, Q-concepts was over 2021 niet de accountant. Mevr. Glashouwer geeft aan het een onverwacht heftig rapport te vinden, bij de bespreking van de managementletter 2022 kreeg de auditcommissie hierover onvoldoende signalen. De communicatie naar de auditcommissie had zeker beter gekund, maar het is goed dat een spiegel wordt voorgehouden. Tevens vraagt zij naar de status van de meerwerkkosten. Ph. geeft aan positief tegenover het rapport te staan. Er wordt hard gewerkt om de organisatie te versterken, die resultaten zijn over 2022 nog niet tot uiting gekomen. Voor het komende jaar worden er veranderingen verwacht. De prestatieleveringen zijn onderzocht en waar nodig hersteld. De zorgkosten zijn een punt van aandacht, de onzekerheid moeten worden verkleind. De onrechtmatigheid van aanbestedingen is reeds door de VIC aan het licht gebracht en onderzocht. Dit heeft vooral betrekking op de inhuur van personeel en het voorschieten van huisvestingskosten voor Oekraïense vluchtelingen. Er zijn met de accountant afspraken gemaakt over de meerwerkkosten, de accountant onderschrijft deze afspraken. De kwestie is daarmee afgesloten. Dhr. Groot vraagt naar de wijze waarop de controle op leveringen plaatsvindt. De ph.

geeft aan dat er controle plaatsvindt, maar dat het proces verbetert moet worden. Dit verbetertraject is door de organisatie ingezet. Het aantoonbaar maken van een feitelijke levering is soms ingewikkeld. Dhr. Kröger is tevreden met de opmerkingen over de inzichtelijkheid en informatiewaarde van de rapportage. Daarnaast stelt hij voor dat de auditcommissie haar zorgen aan de raad moet overbrengen. Ook moet de auditcommissie een vinger aan de pols houden over de ontwikkelingen en daarover rapporteren aan de raad. De auditcommissie onderschrijft dit voorstel. Ph. stelt voor om dit in de voortgangsrapportage op te nemen. Toezegging Dhr. Horn stelt een aantal technische vragen. De organisatie komt schriftelijk op de vragen terug. Dhr. Takes verzoekt om voortaan een eenduidige benaming van stukken te gebruiken. De ph. neemt dit over. Mevr. Glashouwer geeft aan dat de rapportage punten bevat waar de auditcommissie al langer op hamert. Zij bedankt de accountant voor de bewezen diensten. De accountant en controleleider verlaten de vergadering.

2

5

213a onderzoek accommodatiebeleid Dit onderwerp is op de agenda gezet omdat het een link heeft met de jaarrekening (paragraaf bedrijfsvoering, terugkoppeling artikel 213a onderzoeken). De leden van de auditcommissie willen 213a onderzoek dat gelieerd is aan komende jaarstukken voortaan tijdig na gereedkomen ontvangen. Dan kunnen deze rapporten het in het vervolg aan het agendapunt over de jaarrekening worden toegevoegd. De commissie heeft verder geen inbreng over het onderwerp.

6

SiSa verantwoording Oekraïne Ph. geeft aan dat de middelen zijn besteed aan de opvang van Oekraïners. In de informatiememo aan de auditcommissie d.d. 8 mei 2023 staat de verantwoording en verklaring. Deze verklaring moet ook naar het Rijk. Het overgebleven geld mag de gemeente houden. Over 2023 moet ook een verantwoording worden gegeven.

7

Proef rechtmatigheidsverantwoording 2022 Het college doet vanaf 2023 de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening. Op verzoek van de raad heeft het college over 2022 een proef gedraaid met het uitvoeren van de rechtmatigheidsverantwoording. De resultaten van de proef staan in de informatiememo die aan de auditcommissie is gericht. In de memo staan de verschillen en de gevolgen tussen het hanteren van de verantwoordingsgrenzen van 1% en 3%. Op basis daarvan doet het college een voorstel aan de raad om het de verantwoordingsgrens aan te passen van 1% naar 3%. De auditcommissie bedankt de organisatie voor het uitvoeren van de proef en het delen van de informatie.

8

Verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheidsverantwoording Het college komt met een raadsvoorstel om de verantwoordingsgrens aan te passen van 1% naar 3%. Hierover is de auditcommissie al in haar vergadering van 16 februari 2023 voorgelicht. De auditcommissieleden geven aan dat een periodieke evaluatie van het gehanteerd percentage wenselijk is. De auditcommissie ondersteunt het voorstel en geeft een positief advies.

9

1e Tussenrapportage 2023 Dhr. Horn vraagt waarom een deel van het resultaat naar de algemene reserve gaat en de rest naar de dekking van risico’s. Er was afgesproken om naar een algemene reserve te werken van € 8 miljoen. Tevens zijn de stortingen van de komende jaren in de algemene reserves vervallen. De ph. legt uit dat met het resultaat uit de tussenrapportage de algemene reserve is gevuld tot € 8 miljoen. Daarmee is eerder dan gepland aan de gemaakte afspraken voldaan. De geplande stortingen van de komende jaren komen daarmee te vervallen. Dhr. Takes stelt een vraag over dit proces. Wanneer onverhoopt in een volgende rapportage blijkt, dat het resultaat tegenvalt, krijgen we dan geen jojo effect? Kunnen we dit soort besluiten over het saldo niet beter beperken tot het besluit bij de jaarrekening? Ph. geeft aan voor dit jaar dat risico niet te zien omdat het voordeel vooral zit in vrijvallen van kapitaallasten. Dhr. Kröger vraagt om een overzicht met de punten waarop de begroting is gewijzigd. Mevr. Van den Tempel geeft in het format van de tussenrapportage wordt aangepast en dat in de inleiding een overzicht met begrotingswijzigingen worden opgenomen. Afgesproken is dat de auditcommissieleden het format van de tussenrapportage vóór de zomer per mail krijgen. Zij kunnen dan schriftelijk input leveren. Toezegging Ph.

geeft aan dat er geen nieuw beleid in de tussenrapportage is opgenomen. De auditcommissie kan zich vinden in de 1e tussenrapportage. Dit wordt naar de raad teruggekoppeld.

10

Ambtelijk advies aanbevelingen werkgroep P&C De auditcommissie heeft het advies ter kennisname aangenomen.

3

11

Toezeggingen Toezegging 108: Integreren procesverbeteringen na uitkomsten 213a onderzoek lean Procesverbetering is een continu proces dat dwars door alle lagen van de organisatie gaat. Dit komt terug in de voortgangsrapportage. Toezegging is afgedaan. Toezegging 196: Vraag verduidelijking treasurybeleid De vraag van dhr. Groot is nog niet beantwoord. De toezegging staat nog steeds open. Toezegging 197: Spoorboekje P&C Sinds de versie van september 2022 is er heel veel aangepast in het spoorboekje dat nu voorligt. Bij wijzigingen in het spoorboekje het document agenderen voor de eerstvolgende auditcommissie. Voor de vergadering van november 2023 het spoorboekje 2024 agenderen. Toezegging is afgedaan.

12

Status voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering Mevr. De Vries licht de voortgang van de rode (2) en de oranje (4) aanbevelingen toe. Rode aanbevelingen: Autorisatie matrix Hierover vinden gesprekken plaats met teamleider I&A, dit jaar moet er voortgang zijn geboekt. De eerste stap is inzicht te krijgen in de applicaties die de financiële processen raken. De rest van de applicaties volgt daarop. De accountant heeft dit (al jaren) aangehaald in zijn verslag. De auditcommissie onderschrijft de aandacht voor dit onderwerp. Inkopen en aanbesteden Het proces van inkopen en aanbesteden is bij de behandeling van de jaarrekening aan bod gekomen. Oranje aanbevelingen: Invoering Tax Control Framework Dit is al jaren een aandachtspunt van de auditcommissie. In het jaar 2023 wordt verder gewerkt aan de invulling, het opzetten van de interne controle en het doorontwikkelen van grip op de BTW. Randvoorwaarde is het opbouwen van de specialistische kennis van gemeentefinanciën in combinatie met gemeente specifieke fiscaliteiten bij de nieuwe medewerkers van financieel beheer. Hierdoor stagneert de vulling van het overzicht, daarom is het punt oranje. Prestatielevering Dit punt is reeds behandeling. Er vindt controle op levering plaats. Het proces heeft de aandacht. Aansluiting iFinanciën - Suite WIZ De systemen zijn slecht met elkaar te koppelen.

Volgend jaar komt er een nieuw automatiseringssysteem voor het sociaal domein. Dit systeem is wel goed te koppelen aan iFinanciën. Actualisatie nota Grondbeleid In september 2023 staat een themabespreking in een beeldvormende raadsvergadering gepland. Hierin wordt de concept nota Grondbeleid toegelicht. Deze is dan al behandeld in college. De vaststelling van de nota Grondbeleid wordt samen met de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) 2023 behandeld in raad van oktober 2023. De leden van de auditcommissie geven aan dat deze voortgangsrapportage veel detailinformatie bevat, zeker nuttig voor management en college. Graag voor de auditcommissie alleen de hoofdlijnen in de voorgangsrapportage opnemen.

13

Verordeningen (artikel 212 en 213 Gemeentewet) Mevr. De Vries licht mondeling de aanleiding voor het vernieuwen van de verordeningen toe. De verordeningen komen op de raadsagenda als hamerstuk.

4

14

Concept verordening gemeentelijke rekenkamer Schagen De auditcommissie is gevraagd een zienswijze te geven op concept verordening gemeentelijke rekenkamer Schagen. De auditcommissie geeft tijdens de vergadering een positieve zienswijze.

15

Ter kennisname: Brieven financieel en bestuurlijk toezicht Provincie NH Deze informatie van de provincie geeft een beeld over de situatie bij alle gemeenten in de provincie Noord Holland. Het overzicht laat zien dat Schagen op diverse beleidsterreinen aandachtspunten heeft. In de auditcommissie vergadering van november komt de voortgangsontwikkeling op de agenda. Toezegging

16

Actualiteiten De documenten en links met actualiteiten zijn door de auditcommissie ter kennisgeving aangenomen.

17

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

18

Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de inspanningen van de betrokkenen de vergadering om 22:06 uur. Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 19 oktober 2023.

5