Concept verslag auditcommissievergadering 24 oktober 2024 v2.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie: Aanwezig: Commissieleden:

Donderdag 24 oktober 2024 19.30 uur Raadszaal

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M.G. van Musscher (PvdA), mevr. M.C. Verloop (Wens4U) en dhr. P.J. Vlam (VVD).

Ambtelijk secretaris: Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier). Portefeuillehouder: Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën). Adviseurs:

Mevr. M. Lubach (waarnemend concerncontroller), Dhr. G.E.P. Meijer (raadsgriffier) en mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën).

Afwezig:

Dhr. A. Booij (accountant), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris/algemeen directeur), dhr. M.J. Tamse (voorzitter rekenkamer Schagen) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Gast(en):

Geen.

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Dhr. Kröger heeft medegedeeld dat hij later aanwezig is. De voorzitter van de gemeentelijke rekenkamer dhr. Tamse heeft de gemeenteraad van Schagen om gezondheidsredenen om zijn ontslag verzocht. Bij het vaststellen van de agenda stelt ph. Erol voor om het raadsvoorstel en – besluit dat bij het treasurystatuut is toegevoegd niet te behandelen. Onbedoeld zijn het raadsvoorstel- en besluit niet door het college vastgesteld. Hij vraagt om het treasurystatuut wel inhoudelijk te behandelen zodat dat hij de inbreng van de auditcommissie eventueel kan verwerken. De planning is om het raadsvoorstel- en besluit te agenderen voor de auditcommissie-vergadering op 3 december 2024 en de gemeenteraadsvergadering op 17 december 2024. De auditcommissie stemt in met dit voorstel.

1

Mevr. Van Musscher vraagt of de auditcommissie wil terugblikken op de informatieavond over de begroting 2025. De auditcommissie stemt ermee in dat het onderwerp aan bod komt bij agendapunt 5 over de september circulaire. 2

Verslag van de vorige vergadering d.d. 27 juni 2024 Het verslag van de vergadering van 27 juni 2024 is ongewijzigd vastgesteld. 3

Ingekomen stukken en mededelingen De auditcommissie behandeld de mail van ph. Erol aan de auditcommissie over de behandeling van de begroting 2025 bij agendapunt 5 over de september circulaire. Er zijn geen verdere mededelingen gedaan.

4

Toezeggingen Nota reserves en voorzieningen en nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid Ph. Erol licht toe dat deze nota’s én de nota’s die in de auditcommissie behoren te worden behandeld zijn opgenomen in de LTP. Hiermee borgt de organisatie dat deze nota’s tijdig herzien worden. De toezegging is hiermee afgedaan. Treasuryjaarplan De behandeling van het treasuryjaarplan is verplaatst naar agendapunt 8 over het treasurystatuut. Circulaires gemeentefonds in spoorboekje Deze toezegging wordt behandeld bij agendapunt 13 over het spoorboekje 2025. Update uitvoering plan van aanpak Mevr. Lubach licht toe dat de accountant de interim controle heeft afgerond en komt met de managementletter. Deze rapportage geeft inzicht in waar de organisatie staat met de uitvoering van het plan van aanpak. Tijdens de auditcommissie vergadering op 3 december 2024 komt de accountant de managementletter toelichten. De punten uit het plan van aanpak zijn binnen de organisatie uitgezet en de uitvoering verloopt volgens planning. Actualiseren spoorboekje Deze toezegging wordt behandeld bij agendapunt 13 over het spoorboekje 2025. Rechtmatigheidsverantwoording 2

Deze toezegging wordt behandeld bij agendapunt 7 over de financiële verordening. Evaluatie jaarrekening 2023 In augustus is de evaluatie uitgevoerd en het plan van aanpak opgesteld. Dit plan is tijdens het BOT-overleg d.d. 11 september jl. met de auditcommissie besproken. Het controleproces zit nu in de uitvoerende fase. De uitvoering wordt gemonitord en daar waar nodig bijgestuurd. De verwachting is dat de organisatie de jaarrekening 2024 volgens planning gaat opleveren. Over de uitvoering van het plan van aanpak geeft accountant een terugkoppeling in zijn de managementletter. De auditcommissie geeft aan op tijd op de hoogte gesteld te willen worden bij eventuele vertraging of andere problemen. Dhr. Kröger sluit aan bij de vergadering. Risicomanagement Het onderwerp risicomanagement komt, volgens afspraak, volgend jaar (2025) aan de orde. Deze toezegging blijft staan. 5

Septembercirculaire 2024 Mail ph. Erol aan auditcommissie over behandeling begroting 2025 Ph. Erol heeft een mail gestuurd over proces van de begrotingsbehandelingen. De voorzitter vraag om een toelichting van de ph. Ph. Erol legt uit dat hij in het BOT-overleg van 11 september jl. het verzoek heeft gekregen of de begroting via de oordeelsvormende vergadering naar de besluitvormende vergadering van 5 november 2024 kan. Hij heeft dit verzoek opgepakt en onderzocht. Hij geeft aan dat de planning te krap is om het behandelproces aan te passen. Hij geeft tevens aan dat de planning is opgesteld aan de hand van de adviezen van de werkgroep Financiën. Begrotingsbehandeling Mevr. Van Musscher vraagt of de adviezen van de werkgroep Financiën nog geëvalueerd worden. De informatieavond over de begroting was goed georganiseerd. De avond is echter niet geheel verlopen zoals was afgesproken. Graag had ze in de subgroepjes eerst een toelichting op hoofdlijnen willen krijgen, waarbij de belangrijkste punten aan bod komen om daarna de vragen te stellen. Tevens had ze graag uitleg gewild over waar ze nog invloed op kon uitoefenen. Ze merkt op dat voor raadsleden de begrotingsmaterie ingewikkeld is. NB Zie hiervoor ook de afspraken in het verslag auditcommissie d.d. 27 juni 2024, punt 2, t.a.v. de behandeling van de kadernota. 3

Dhr. Groot geeft aan dat de ambtenaren in de verschillende kamers meer uitleg uit eigen bewegen hadden moeten geven. Dhr. Vlam geeft aan dat er maar een paar partijen zijn geweest die vragen over de begroting hebben gesteld. Hij geeft aan dat nog niet alle vragen zijn beantwoord. Mevr. Van der Tempel geeft aan dat de antwoorden onderweg zijn. Mevr. Verloop vertelt dat haar fractie goed was voorbereid. Ze hebben voldoende informatie ontvangen en heeft geen negatieve signalen gekregen. Voor wat betreft de informatieavond geeft ze aan dat de ambtenaren meer uit eigen beweging hadden moeten vertellen. Dhr. Kröger geeft aan dat hij signalen vanuit zijn fractie overbrengt. De financiële materie is lastig voor raadsleden. De vragen van zijn eigen fractie hebben zij intern kunnen beantwoorden. Hij geeft aan de organisatie de raadsleden meer moet meenemen in wat ze tijdens een informatieavond gaan toelichten en hoe ze het gaan doen. Mevr. Glashouwer geeft aan dat de informatieavond moet zijn opgebouwd uit een openingssessie waar het brede verhaal over de begroting wordt behandeld, gevolgd door deelsessies waar de drie afzonderlijke domein aan bod komen. Tijdens iedere sessie moeten in ieder geval de highlights, uitdagingen en ontwikkelingen worden weergeven. Dit naar het voorbeeld van de afspraken na de ervaringen op de informatieavond van de kadernota. Op de vraag van mevr.

Van Musscher of de adviezen nog geëvalueerd worden antwoord mevr. Glashouwer dat het een werkgroep van het presidium was die inmiddels ontbonden is. Het is aan het presidium om te evalueren. September circulaire gemeentefonds Dhr. Kröger geeft aan dat de cijfers hem tevreden stemmen. Het ravijnjaar lijkt afgewend. Hij waarschuwt tevens voor optimisme, er kan namelijk nog een correctie komen. Hij adviseert om strak en effectief te blijven begroten. Mevr. Verloop sluit zich aan bij de woorden van dhr. Kröger. De cijfers zien er mooi uit. Maar het wachten is op de cijfers uit de december circulaire. Het lijkt erop dat bezuinigingen zijn afgewend. Ze geeft tevens aan dat in de raadsinformatiememo cijfers met en zonder cijfers achter de komma staan. Dit is inconsequent. Ze vraagt aan de wethouder hier alert op te zijn.

4

Mevr. Van Musscher, dhr. Vlam en dhr. Groot hebben niets toe te voegen aan de woorden van dhr. Kröger en mevr. Verloop. Mevr. Glashouwer ziet dat de organisatie stappen in haar ontwikkeling heeft gezet. De raadsinformatiememo is goed leesbaar en begrijpelijk. 6

Eerste wijziging begroting 2025 Dhr. Kröger geeft aan dat de wijzigingen goed te herleiden moeten zijn. Hij wil weten of een aantal posten niet simpelweg vergeten waren en de organisatie deze niet eerder in de begroting 2025 had kunnen verwerken. Tevens vraagt hij zich af waarom de september circulaire gemeentefonds in de begrotingswijziging is verwerkt. Mevr. Van Musscher wil weten waarom de september circulaire gemeentefonds in de begrotingswijziging is verwerkt. Dit is in afwijking met de afspraken. Tevens kwam de noodzaak van de begrotingswijziging onvoldoende aan de orde tijdens de informatieavond over de begroting. Dhr. Vlam sluit zich aan bij de vorige sprekers. Dhr. Groot vindt het overzichtelijk en duidelijk. Mevr. Glashouwer vraagt zich af waarom de posten uit de begrotingswijzing niet in de begroting 2025 zijn meegenomen. Door de september circulaire toe te voegen zijn de gemaakte afspraken niet gevolgd. Dit zorgt voor verwarring en wijst op het belang van vergelijkbaarheid over de jaren heen. Mogelijk was het beter geweest om de begroting 2025 aan te passen met een was-wordt lijst. Ph. Erol bevestigt dat de gemaakte afspraken niet zijn gevolgd. Graag wil hij voor deze keer een uitzondering hierop maken. Het is niet de bedoeling dat dit structureel gaat gebeuren.

Er hingen bezuinigingen in de lucht, met de september circulaire is dat afgewend en zo wil hij de provincie van de meest actuele informatie voorzien. Een aantal posten uit de begrotingswijziging stonden in de kadernota begroting 2025, echter waren deze cijfermatig nog niet vastgesteld tijdens het opstellen van de begroting. Inmiddels zijn de cijfers inzichtelijk geworden, daarvoor is een begrotingswijziging nodig. De cijfers hadden in de begroting verwerkt kunnen worden, maar dat was dan niet conform de afspraak - begrotingscijfers zijn kadernotacijfers plus de mei-circulaire geweest. De provincie hecht waarde aan een sluitende en volledige begroting. Met de wijziging geeft de gemeente hiermee invulling, tevens ontstaat een volledig beeld van het meerjarenperspectief. Ph. Erol bedankt de leden van de auditcommissie voor haar inbreng en gaat deze punten meenemen om het behandelproces te verbeteren. 5

Mevr. Verloop benadrukt dat het afwijken van afspraken mogelijk is, maar dan wel met goede argumenten. De argumentatie ontbrak tijdens de informatieavond. De voorzitter constateert dat het verwerken van de september circulaire in de begrotingswijziging een uitzondering op de afspraak is. De auditcommissie hecht waarde aan consistent beleid. De ph. voorziet het raadsvoorstel van een duidelijke verklaring waarom er in dit geval sprake is van een uitzondering (toezegging). Het raadsvoorstel komt als bespreekstuk op de agenda van de gemeenteraadsvergadering op 5 november a.s. De voorzitter schorst de vergadering voor de duur van 5 minuten. 7

Financiële verordening 2024 Dhr. Groot heeft aan dat de wijzigingen helder zijn. Deze aanpassingen zorgen voor een betere aansluiting bij de uitvoering en dagelijkse praktijk. Dhr. Vlam vraagt of de financiële verordening is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Daarnaast wil hij weten waar hij de onbenutte belastingcapaciteit onroerende zaakbelasting als percentage van de inkomsten kan vinden (artikel 23, onder c). Mevr. Van der Tempel vertelt dat deze te vinden is in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting. De griffier legt uit dat de verordening in beginsel is gebaseerd op de modelverordening van de VNG. Deze is, in de loop der tijd, passend gemaakt voor de gemeente Schagen. Mevr. Van Musscher heeft geen vragen of opmerkingen. Mevr. Verloopt geeft aan dat de wijzigingen logisch zijn. Punt van aandacht is de overschrijding en onderschrijding van baten en lasten. Hoe wordt deze in de rapportage opgenomen zodat deze inzichtelijk zijn voor de gemeenteraad. De zin bij artikel 1 onder f (pagina 3) loopt niet, ze verzoekt dit aan te passen. Dhr. Kröger sluit zich aan bij de punten van mevrouw Verloop. Mevr. Glashouwer onderschrijft de grammaticale aanpassing van mevr. Verloop. Tijdens het BOT-overleg op 11 september jl. is met de accountant gesproken over hoe om te gaan met de rechtmatigheid in relatie tot baten en lasten.

Is de nu voorliggende financiële verordening op dat punt tot stand gekomen in overleg met de accountant?

6

Ph. Erol bevestigt de vraag mevr. Glashouwer. Ph. Erol vertelt dat de VNG met het kabinet in overleg is over de rechtmatigheidsverantwoording. Tijdens het VNG congres is hierover een motie aangenomen om hier meer duidelijkheid over de kaders te krijgen. Tot op heden is daar nog geen duidelijkheid over. Daarom moet iedere gemeente dit nu zelf regelen via de verordening. De accountant heeft geconstateerd dat de verordening op dit punt aangepast moest worden zodat hij deze bij de controle kan toepassen. De aanpassing is in overleg met de accountant gedaan. De auditcommissie zal van ontwikkelingen t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording op de hoogte worden gehouden. Mochten er zich in de toekomst ontwikkelingen voor doen dan komt het college met een wijzigingsvoorstel richting de auditcommissie en gemeenteraad. De toezegging over de rechtmatigheidsverantwoording is afgedaan. Op voorwaarde dat de financiële verordening tekstueel wordt aangepast adviseert de auditcommissie het voorstel als hamerstuk te behandelen op de gemeenteraadsvergadering van 5 november a.s. 8

Treasurystatuut Ph. Erol krijgt als eerst het woord om het voorstel toe te lichten. Het statuut is aangepast vanwege wetgeving. Het huidige statuut dateert van 2013 en moest in lijn met de huidige situatie gebracht worden. Hij ontvangt graag adviezen van de commissie zodat hij die in het statuut en verordening kan meenemen richting het college. Dhr. Kröger geeft aan dat het voorstel duidelijk is en voldoende informatie bevat. Mevr. Verloop geeft aan dat in de tekst van paragraaf Argumenten in het raadsvoorstel niet goed loopt, verzoek deze aan te passen. Tevens wil zij dat de term schatkistbankieren nader wordt toegelicht. Mevr. Van Musscher heeft vragen of opmerkingen. Dhr. Vlam geeft aan dat in hoofdstuk 2, tweede lid wordt gesproken over koersrisico’s. Dit is niet van toepassing, want de gemeente Schagen werkt alleen met euro’s (hoofdstuk 4, tweede lid). Mevr. Van der Tempel legt uit dat kans op het gebruik van andere valuta’s erg klein is, maar het is niet uit te sluiten dat de gemeente in de toekomst ooit met een buitenlandse partij te maken krijgt. Dhr. Vlam vraagt naar de werking van artikel 3.1 derde lid, waarbij de raad vooraf wordt geïnformeerd bij een voornemen tot het verstrekken van een lening, garantie of participatie hoger dan €200.000. Zijn vraag is of het niet handiger is om deze bevoegdheid bij de raad te laten.

De griffier antwoord dat dit een wettelijke bevoegdheid van het college is en de raad alleen nadere regels kan stellen zoals vooraf de gelegenheid geven voor wensen en bedenkingen. 7

Dhr. Groot heeft geen vragen of opmerkingen. Mw. Glashouwer geeft aan dat het opstellen van het treasuryjaarplan in het statuut ontbreekt en dat het toegevoegd moet worden. Jaarlijks moet het college een treasuryjaarplan opstellen. Hier hecht de auditcommissie waarde aan. Daarover is ter vergadering d.d. 8 februari 2024 uitgebreid over gesproken. De toezegging over het treasuryjaarplan blijft openstaan. De voorzitter vat samen dat ph. Erol de input van auditcommissie meeneemt en verwerkt in het treasurystatuut. Het treasurystatuut, met raadsvoorstel en -besluit, komt op de agenda van de auditcommissie van 3 december 2024 en de gemeenteraad van 17 december 2024. 9

Nota vermogensbeleid 2024 Dhr. Groot heeft geen vragen of opmerkingen. Dhr. Vlam merkt op dat de term beklemde middelen derden in de nota vermeld staat. Wat wordt daaronder verstaan? Dit wordt door Mevr. Van der Tempel toegelicht. Het betreft middelen met een verplichting richting derden. Mevr. Van Musscher heeft geen vragen of opmerkingen. Mevr. Verloop geeft aan dat een zin van hoofdstuk 2 (Wat is vermogen?) niet loopt. Daarnaast wil ze dat het begrip passiva, net als activa, wordt uitgelegd. Op pagina 6 en 7 staat het rentebeleid. Het rentebeleid staat ook in de nota reserves en voorzieningen. Dit moet synchroon en consistent zijn met elkaar zijn en is het nu niet. Dhr. Kröger geeft aan dat veel raadsleden met deze stukken zal worstelen. Hij geeft aan dat er behoefte is aan een sessie om de materie toe te lichten. Verder kan hij zich goed vinden in het stuk. Mevr. Glashouwer geeft aan dat tabellen soms verwijzen naar 2023 en soms 2024, waarom niet verder naar 2025. Ook (ken)getallen over hetzelfde jaar in de voorliggende nota’s wijken soms af. De nota in samenhang met andere nota’s missen dan consistentie. Mevr. Van der Tempel legt uit dat de begroting 2025 nog niet is vastgesteld en daarom nog niet in de nota is meegenomen. Mevr. Glashouwer vraagt of de nota tot december 2024 uitgesteld kan worden, zodat de actuele begroting erin verwerkt kan worden. Mevr.

Van de Tempel geeft aan dat de nota naar de gemeenteraad van februari 2025 uitgesteld kan worden. Dat geeft de mogelijkheid om de begroting 2025 en opmerking van de auditcommissie te verwerken.

8

De voorzitter vat samen dat de nota vermogensbeleid 2024 teruggaat naar het college. Het college gaat de nota, door tussenkomst van de behandeling in de auditcommissie op 30 januari 2025, aanbieden voor behandeling in de gemeenteraadsvergadering op 11 februari 2025. De voorzitter schorst de vergadering voor de duur van 5 minuten. 10

Nota reserves en voorzieningen 2024 Mevr. Van Musscher heeft geen opmerkingen of vragen. Mevr. Verloop merkt op dat de organisatie in de nota een aantal nieuwe termen voor maatschappelijk nut toepast. Ze mist de consistentie bij de toepassing van de verschillende termen. Ze vraagt of de nieuwe termen de lading wel dekken en er voldoende onderscheid is. Dhr. Kröger wil graag weten hoe de gemeenteraad deze nota gaat behandelen. De duiding van de nieuwe benamingen zijn niet altijd helder. Tevens zet hij vraagtekens bij het aantal reserves. Zijn deze reserves noodzakelijk en kunnen ze niet opgeheven worden. Dhr. Kröger wil graag dat de gemeenteraad de nota op inhoud bespreekt zodat zij de materie beter gaat begrijpen. Dhr. Groot ziet het aantal reserves afnemen. Hij stelt dat de algemene reserve minimaal €8 miljoen moet bedragen. Dit staat niet in de nota beschreven. Dit is niet in lijn met uitgangspunten kadernota. Mevr. Glashouwer stelt voor een informele werksessie te organiseren om deze nota tezamen met de nota Vermogensbeleid door te spreken, om zo tot een gezamenlijk resultaat te komen. De griffie gaat dit organiseren. De voorzitter vat samen dat de nota inconsistenties bevat en de reserves en definities nagelopen moet worden. Mevr. Van der Tempel geeft aan dat de nota gevolgen heeft voor de tweede tussenrapportage die op dit moment het besluitvormingsproces doorloopt.

De nota kan daardoor niet volledig uitgesteld worden. Dit wordt op voorstel van de griffier pragmatisch opgelost door de beslispunten 1.1, 1.2, 1.5 en 1.6 toe te voegen aan het raadsvoorstel van de tweede tussenrapportage. De voorzitter vat samen dat de nota reserve en voorzieningen 2024 teruggaat naar het college. Het college gaat de nota, na de hierboven genoemde werksessie en door tussenkomst van de auditcommissie op 30 januari 2025, aanbieden voor behandeling in de gemeenteraadsvergadering op 11 februari 2025.

9

11

Nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid Vanuit de auditcommissie zijn er geen inhoudelijke opmerkingen en vragen. Het advies van de auditcommissie is om het voorstel als hamerstuk te behandelen op de agenda van de gemeenteraadsvergadering d.d. 5 november 2024.

12

Memo afstemming voorgenomen onderzoeken De memo afstemming voorgenomen onderzoek is geactualiseerd en ter kennisgeving aangenomen. De auditcommissie kan zich vinden in de conclusie.

13

Spoorboekje 2025 De voorzitter vraag aan de hand van de toezeggingenlijst (agendapunt 4) of het effectief is om de circulaires gemeentefonds in het spoorboekje op te nemen. Ph. Erol geeft aan dat het van tevoren lastig inschatten is wanneer de circulaires beschikbaar zijn en daarom lastig te integreren. De kanttekening hierbij is dat er desondanks sprake moet zijn van consistent beleid en aanpak. De toezegging is hiermee afgedaan. Mevr. Van Musscher wil graag weten waarom er voor de begroting en kadernota veel tijd tussen de besluitvorming door het college en de informatieavond is ingepland. De ph. geeft aan dat de werkgroep Financiën heeft gevraagd om een vragenronde met beantwoording vóór de informatieavond. De voorzitter stelt voor om het behandelingsproces in spoorboekje 2026 (eind 2025) te evalueren. Daarbij wil de commissie onder meer beschouwen of het proces van vragen, beantwoording vragen en informatieavond naar tevreden het van de gemeenteraad verloopt. Het spoorboekje is ter kennisgeving aangenomen.

14

Actualiteiten De actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

15

Rondvraag Dhr. Vlam vraagt wat het effect op de uitkering van het gemeentefonds is wanneer de gemeente de laatste inflatie-indexatie van de onroerend zaakbelasting (OZB) niet toepast. Ph. Erol geeft aan dat de uitkering van het gemeentefonds tot stand komt aan de hand van ongeveer 60 maatstaven. Het onderdeel belastingen (OZB) is daar geen onderdeel van.

10

Mevr. Van Musscher is de volgende vergadering d.d. 3 december 2024 niet aanwezig. 16

Afsluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de bijdragen van de aanwezigen de vergadering om 22:22 uur. Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op dinsdag 3 december 2024.

11