Concept verslag auditcommissievergadering 23 november 2023 v2.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 23 november 2023 19.30 uur Raadszaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M.G. van Musscher (PvdA), dhr. C.H.J. Quint (Seniorenpartij Schagen) en dhr. R.A.J. Takes (VVD).

Ambtelijk secretaris:

Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).

Portefeuillehouder:

Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën).

Adviseurs:

Dhr. A. Booij (accountant), dhr. R. Korhorn (accountant), dhr. E. Korver (plaatsvervangend gemeentesecretaris), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Afwezig met bericht:

Mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.G. Horn (D66) en dhr. M.J. Tamse (voorzitter rekenkamer Schagen).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De portefeuillehouder wil graag een toelichting geven over de belastingverordening. Besloten wordt dit punt na de pauze te behandelen. De agenda is gewijzigd vastgesteld.

2

Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. Dhr. Horn heeft om gezondheidsredenen besloten om terug te treden als steunfractielid en lid van de auditcommissie. Dhr. Horn krijgt een kaart en bloemen als dank voor de bewezen diensten. Dhr. Quint is tijdelijk lid van de auditcommissie, als vervanger van dhr. Groot. Alle deelnemers van de vergaderen stellen zichzelf voor.

3

Verslag van de vorige vergadering d.d. 19 oktober 2023 Het verslag is op een punt tekstueel aangepast. Bij agendapunt 10, tweede alinea staat toelicht, dit moet toelichting zijn. Het verslag is gewijzigd vastgesteld. De toezeggingen over het interbestuurlijk toezicht 2022 en de aansluiting tussen iFinancien-Suite WIZ komen bij agendapunt 8 Toezeggingen ter sprake. De opleiding financiën voor raads- en steunfractieleden staat gepland op 29 januari 2024.

4

Kennismaking accountant De heren Booij en Korhorn stellen zichzelf voor.

1

5

Toelichting accountant op interim controle Dhr. Booij geeft aan dat hij in oktober 2023 de interim controle heeft uitgevoerd. Daarna heeft hij de management letter opgesteld. Bij de interim controle heeft de accountant gebruik gemaakt van de interne controle functie van de gemeente Schagen. De interne controle functie is scherp en kritisch, en de bevindingen zijn goed. Daarmee fungeert het als goed vertrekpunt voor de verdere controle. De bevindingen die hebben geleid tot de afkeurende verklaring staan nog open. De accountant geeft aan dat de bevindingen van de interim controle in lijn liggen met vorig jaar. Er zijn nog veel bevindingen die nog planmatig aangepakt moeten worden. Er is echter nog voldoende tijd en gelegenheid om de bevindingen over het jaar 2023 weg te nemen. De accountant stipt aan dat het aantonen van de prestatielevering met betrekking tot de inkopen van de gemeente (o.a. zorginkopen) verbeterd moet worden. Aandachtspunten daarbij zijn het proces en de automatisering. Hier zijn nog onduidelijkheden, deze kan de organisatie wegnemen. Er zijn verschillende punten die de organisatie moet oppakken. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld. Door uitvoering van dit plan van aanpak kunnen de bevindingen worden weggenomen. De accountant benadrukt de actie die hier nodig is. Een afkeurend punt van rechtmatigheid is de naleving van Europese aanbestedingsregels.

Het zal lastig zijn om de bevindingen hieromtrent weg te nemen, omdat de verplichtingen eerder zijn aangegaan voor een langere periode. Dit punt wordt genoteerd in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Als dit goed gemotiveerd wordt kan de accountant de rechtmatigheidsverantwoording goedkeuren. Voor het wegnemen van de punten op getrouwheid moet het plan van aanpak tot uitvoering gebracht worden. Bij voldoende uitvoering heeft hij er vertrouwen in dat dit tot een goedkeuring zal leiden. De accountant geeft als tip mee dat er een mogelijkheid is om het vaststellen van de jaarrekening een maand uit te stellen, zodat er meer tijd is voor het verkrijgen van een goedkeuring. Dhr. Kröger ervaart een positieve toonzetting. Hij spreek echter zijn zorgen over de punten die opgepakt moeten worden. Dhr. Kröger staat positief tegen over een eventueel uitstellen van de jaarrekening. Dhr. Takes vindt de opzet en formulering van de management letter duidelijk en goed te begrijpen. Hij maakt zich zorgen over een aantal punten die niet SMART zijn geformuleerd. Mevr. Van Musscher benadrukt dat de organisatie in ontwikkeling is. Zij wil liever dingen goed doen, in plaats van overhaast. Zij vraagt zich af of met een maand extra tijd de uitvoering van het plan van aanpak haalbaar is. Zij vraagt tevens wat de gevolgen zijn van nog een afkeurende verklaring. Dhr.

Quint benadrukt dat verbetertrajecten tijd kosten. Hij spreekt zijn steun uit voor een maand extra tijd. Mevr. Glashouwer wil weten wat er ten opzichte van het vorige accountantsverslag is verbeterd. Daarnaast wil zij weten hoe de account kijkt naar het inkoop en aanbesteden van de gemeente. De accountant geeft aan dat een verbetertraject 2 tot 3 jaar tijd nodig heeft. De mogelijkheid bestaat dat een aantal bevindingen nog terug zullen keren. Het plan van aanpak is inmiddels drie weken oud. Vooralsnog is er geen extra tijd nodig. Om een goedkeurende verklaring te kunnen krijgen moet de organisatie de aandachtspunten uit het plan van aanpak oplossen. Ten opzichte van vorig jaar is er meer bewustwording in de organisatie om de bevindingen op te lossen.

2

Mevr. Glashouwer geeft aan de extra maand niet op voorhand toe te geven, pas als dit in het uiterste geval nodig is. Zij wil dat de auditcommissie hierover tijdig wordt geïnformeerd, gezien de problemen het afgelopen jaar. Ph. Erol geeft aan dat het de ambitie is om 2023 te gebruiken om de organisatie te kantelen. We gaan uitvoering geven aan het plan aanpak en gaan eraan werken om de goedkeurende verklaring te krijgen. Mevr. De Vries verzorgt een presentatie over het plan van aanpak. De presentatie is aan de agenda toegevoegd. Mevr. De Vries stipt een aantal punten aan: • De controle op aanbestedingen van kleine zorgaanbieders is lastig. Er moet aangetoond worden dat de overeengekomen prestaties zijn geleverd. Daarvan moet de organisatie zich bewust zijn. • Vorig jaar zijn de nodige acties genomen, er zijn echter veel personeelswisselingen geweest. Het nieuwe personeel heeft inmiddels meer zicht op wat het van hen wordt verlangd. Dhr. Kröger is tevreden over de presentatie, het geeft vertrouwen voor de toekomst. Hij benadrukt dat de organisatie de verbeterpunten goed moet borgen zodat de bevindingen structureel zijn opgelost. Dhr. Korver geeft aan tevreden te zijn over de samenwerking met de accountant. De accountant heeft een realistische en positieve houding ten aanzien van de verbeterpunten. Het plan van aanpak gaat de organisatie helpen om de problemen op te lossen.

Over 2023 stelt het college de nu verplichte rechtmatigheidsverklaring op. Tot dusver ligt de organisatie op koers om binnen het vastgestelde normenkader een goedkeurende verklaring af te geven. De accountant controleert en toets vervolgens of verklaring van het college correct is. De voorzitter spreekt haar dank uit voor het vertrouwen in elkaar. Daarbij roept zij op om voortvarend aan de slag te gaan met het plan van aanpak. 6

Normenkader 2023 en rapporteringsgrens accountant Ph. Erol geeft aan dat de gemeenteraad het normenkader ieder jaar moet vaststellen. Nu wordt het normenkader 2023 over het boekjaar 2023 behandeld. Dhr. Takes geeft aan dat hij graag ziet dat voor de start van een boekjaar het normenkader is vastgesteld. De accountant geeft aan dat het normenkader voor 2024 in principe nu al vastgesteld kan worden. Wel moet het dan aan het eind van het jaar 2024 geactualiseerd worden omdat er in de loop van het jaar wijzingen plaatsvinden. De auditcommissie adviseert om het normenkader 2024 zo spoedig mogelijk vast te stellen. Daarnaast is het advies om het normenkader in het spoorboekje op te nemen. De auditcommissie adviseert het normenkader 2023 en rapporteringsgrens accountant als hamerstuk naar de raad te zenden.

7

Pauze De heren Korver, Booij en Korhorn hebben de vergadering verlaten. De auditcommissie ervaart het vertrek van de heer Korver als onverwacht.

3

7a

Aanpassing raadsvoorstel belastingverordening Ph. Erol heeft bij de raad het verzoek neergelegd om het raadsvoorstel van de belastingverordening 2024 op het punt van de onroerende zaakbelasting (OZB) te wijzigen. In de begroting 2024 is een opbrengst OZB opgenomen, gebaseerd op de areaal uitbreiding die in 2022 is geprognotiseerd. Het werkelijke areaal loopt echter achter op deze prognose. In de voorliggende verordening is met het werkelijk areaal een tarief berekend om op de OZB-opbrengst uit te komen, zoals opgenomen is in de begroting. Hierdoor stijgt de OZB voor de inwoner met meer dan 5%. Dit is niet wat we hebben afgesproken. Daarom stelt het college voor het tarief naar beneden bij te stellen. Het college werkt aan een aangepaste verordening. Deze zal voor de raad van december gereed zijn. De wethouder licht dit toe aan de auditcommissie en in de komende oordeelsvormende vergadering. Het herziene raadsvoorstel wordt dinsdag 28 november 2023 door het college vastgesteld. Het voorstel is om het raadsvoorstel na de oordeelsvormende vergadering aan te passen, zodat de herziene verordening in de raad van 19 december a.s. behandeld kan worden. Een aanpassing van de begroting 2024 als gevolg van het ontstane tekort (ruim 3 ton) wordt gedaan in de eerste tussenrapportage 2024.

8

Toezeggingen Mw. De Vries licht de stand van zaken van de openstaande toe. Toezegging: Jaarverslag interbestuurlijk toezicht 2022 Per onderdeel staat hieronder een status update. Informatiebeheer: Scoort al jaren oranje, met de provincie is overeengekomen vóór 1 december een actieplan te delen. Er is een plan van aanpak opgesteld waarin de vijf belangrijkste actiepunten staan geformuleerd met een tijdslijn. Twee actiepunten worden vanaf deze maand opgepakt (informatiebeheer bij GR-en en in beeld brengen van alle aanwezige informatie). De overige drie actiepunten (kwaliteitsmaatregelen, bewaarstrategie, vernietiging) worden medio 2024 opgepakt. Het eerstvolgende gesprek met de provincie staat gepland voor maart 2024. De verwachting is dat bij de volgende rapportage dit onderdeel nog op oranje staat. Omgevingsrecht: Scoorde in 2022 rood. Daardoor is er nu strenger toezicht door de provincie. Er is een intensief traject geweest waarin Schagen samen heeft opgetrokken met de provincie. De vooruitgang is door de provincie opgemerkt. We hebben complimenten ontvangen voor het opgestelde plan van aanpak en de monitoring op de uitvoering. Op alle onderdelen scoren we beter dan in 2022. De conclusie is dat de taken ‘redelijk’ zijn beschreven, maar dat de informatie over personele en financiële middelen nog onvoldoende inzichtelijk is.

Belangrijkste verbeterpunt is het opstellen van nieuw beleid die aan alle kwaliteitseisen voldoet en blijven borgen. De verwachting is dat dit onderdeel oranje zal scoren bij de volgende rapportage. Financiën: De reserves zijn aangevuld tot in ieder geval het bedrag van € 8 miljoen dat in het coalitieakkoord staat genoemd. Tot nu toe hebben we nog geen nieuw oordeel ontvangen. De verwachting is dat dit onderdeel groen zal scoren bij de volgende rapportage. Verblijfsgerechtigden: Schagen heeft de taakstelling over het eerste half jaar 2023 ruimschoots gerealiseerd. Zij heeft zelfs een aantal mensen extra kunnen huisvesten. De taakstelling over het 2e half jaar is lastiger te halen. Enerzijds door achterstanden bij IND worden er minder personen toegewezen aan Schagen. Anderzijds zijn de beschikbare woningen beperkt, of niet passend bij de te plaatsen personen.

4

Afgesproken is om tweemaal per jaar stil te staan bij het Jaarverslag interbestuurlijk toezicht. In juni/juni als het verslag uitkomt en in november/december om een voortgangsrapportage te verzorgen. Toegezegd is om dit voortaan mee te nemen bij de status voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering (Toezegging). Toezegging: koppeling iFinanciën en suite WIZ Deze toezegging is afgedaan. De koppeling is aangelegd. De medewerkers beheersen inmiddels de uitvoering van het proces. De auditcommissie spreekt haar complimenten uit. Mevr. De Vries vraagt aan de auditcommissie op welk abstractieniveau zij informatie gepresenteerd wil zien. Zou het niveau van een boardletter afdoende kunnen zijn? De voorzitter geeft aan deze discussie niet te voeren. De auditcommissie wenst zoals gebruikelijk een management letter. 9

Status voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering De inhoud van dit agendapunt is bij agendapunten 5 en 8 reeds aan de orde geweest.

10

Artikel 213a onderzoek inkoop en aanbesteding Dhr. Quint geeft als advies om voor de leesbaarheid van de raadsinformatiememo tussenkopjes te gebruiken. Dhr. Takes is positief over de opbouw en het inzichtelijk maken van de risico’s. In de begroting 2024 staat als 213a onderzoek een onderzoek naar verbonden partijen opgenomen. In 2023 is onderzoek gedaan naar het inkoop- een aanbestedingsbeleid. In de raadsinformatiememo van 8 november jl. staat abusievelijk vermeld dat er twee onderzoek zijn geweest.

11

Tweede financiële prognose 2023 Mevr. Van Musscher constateert dat de prognose een positief saldo laat zien. Dit duidt er ook op dat er taken niet zijn uitgevoerd. Tevens stelt zij vast dat er veel reservepotjes zijn. Er is een reservepotje bestemd voor de opvang van Oekraïners. Waarom is dit reservepotje aangemaakt? Ph. Erol geeft aan dat het geld in dit potje een overschot betreft van eerder ontvangen gelden bestemd voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Dit geld is apart gezet voor het geval de gemeente het geld moet terugstorten. De auditcommissie is conform het huidige beleid behoudend ten aanzien van diverse reserves, maar staat na deze uitleg positief tegenover dit potje. Ph. Erol stelt vast dat de nota reserves en voorzieningen herzien moet worden. De auditcommissie ondersteunt het voorstel van ph. Erol. Op grond van de financiële verordening moet dit eens per vier jaar gebeuren, de huidige versie is in december 2019 vastgesteld. Dit geldt ook voor de nota rente, activa- en afschrijvingsbeleid (Toezeggingen). Dhr. Kröger geeft aan dat er in de prognose een overheveling van 2023 naar 2024 staat. Dit hoort niet in de financiële prognose, dit moet in een apart raadsvoorstel staan. Ph. Erol geeft de behoefte aan de P&C-producten te evalueren (zie ook punt 12). Van deze evaluatie is de financiële prognose een onderdeel.

De voorliggende financiële prognose geeft inzicht en informatie over de financiële voortgang, maar bevat ook een voorstel tot begrotingswijziging. Mevr. Glashouwer geeft aan dat deze werkwijze niet transparant is. De auditcommissie stelt vast dat het raadsvoorstel aangepast moet worden, zodat helder is waar de raad over beslist. Duidelijk moet zijn welk deel ter kennisname is, waarover een begrotingswijziging van toepassing is en welke budgetten worden overgeheveld. De griffie gaat met de organisatie de beslispunten in raadsvoorstel aanpassen. Dhr. Kröger geeft aan dat in de tabel in de paragraaf Uitkomsten de gemeente 1,570 miljoen had, maar het begint met 1,585 miljoen. Dit klopt niet, dit moet de organisatie aanpassen. (Voorstel is conform de toezegging aangepast, de toezegging is afgedaan).

5

Met deze aanpassingen kan de auditcommissie een positief advies aan de raad geven over de tweede financiële prognose 2023. 12

Voortgang adviezen evaluatie auditcommissie en werkgroep P&C-cyclus Het voorstel van de auditcommissie is om een raadswerkgroepje op te richten dat zich richt op: De voortgang van de aanbevelingen die zijn gedaan naar aanleiding van de evaluatie van de auditcommissie. Het evalueren van de adviezen uit het rapport van de werkgroep P&C-cyclus. De toezegging van ph. Erol om met de raad de informatiewaarde van de P&C-producten te beschouwen. Het voorstel tot het instellen van een raadswerkgroep wordt aan het presidium voorgelegd (Dit is voorgelegd in het presidium van 4 december 2023).

13

P&C kalender 2024 Dhr. Quint geeft aan dat de eerste financiële prognose 2024 niet in de kalender staat. Vanwege de beperkte informatiewaarde is er geen bezwaar tegen het weglaten van de eerste financiële prognose 2024. Mevr. Van Musscher vraagt aandacht voor de behandeling van de kadernota en begroting 2025-2028. De organisatie moet een informatieavond verzorgen voor de raad. Deze avond moet ruim voor de oordeelsvormende vergadering ingepland worden. Dit is een aandachtspunt voor de evaluatie van het P&C-proces en producten. Dhr. Takes geeft aan dat de tweede financiële prognose en de tweede tussenrapportage dicht op elkaar zijn gepland. Dit is een aandachtspunt voor de evaluatie van het P&C-proces en producten. Dhr. Kröger sluit zich aan bij de woorden van dhr. Takes. Mevr. Glashouwer benadrukt het belang van het evalueren van het P&C-proces en -producten. De productie van de financiële prognoses zijn een belasting voor de organisatie, die moet opwegen tegen de behoefte van de raad (inspanning versus nut). De auditcommissie heeft voor de werkgroep die het P&C-proces en producten gaat evalueren een aantal suggesties, zoals het nut van de financiële prognoses en het later inplannen van de tweede tussenrapportage.

14

Actualiteiten De actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

15

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

16

Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de bijdragen van de aanwezigen de vergadering om 22:16 uur.

Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 8 februari 2024.

6