Concept verslag auditcommissievergadering 19 oktober 2023 Versie 2.0

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 19 oktober 2023 19.30 uur Raadszaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M.G. van Musscher (PvdA) en dhr. R.A.J. Takes (VVD).

Ambtelijk secretaris:

Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).

Portefeuillehouder:

Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën).

Adviseurs:

Dhr. G.E.P. Meijer (griffier), dhr. M.J. Tamse (voorzitter rekenkamer Schagen) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller).

Gasten:

Mw. T.V.A. Hoang (lid rekenkamer), dhr. E. Korver (directeur), mw. M.J.A. Lansu (strategische adviseur financiën) en dhr. M.G.J. Suters (lid rekenkamer).

Afwezig met bericht:

Dhr. A. Booij (Accountant), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris), dhr. J.G. Horn (D66) en mw. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Ingekomen stukken en mededelingen De onderstaande stukken zijn ter kennisgeving aangenomen. - 23 07 05 Afschrift van kaderbrief financieel toezicht 2024 (23.090398) Het stuk is ter kennisgeving aangenomen. -

20230928-bijzondere-ledenbrief-vng-reactie-op-de-rijksbegroting-2024 (1) Het stuk is ter kennisgeving aangenomen.

Het onderstaande stukken komen aan bod bij agendapunt 9 Toezeggingen. -

063 Raadsinformatiememo Interbestuurlijk toezicht 2022.

-

063b bijlage Jaarverslag IBT 2022.

De voorgelegde vergaderplanning 2024 wordt voor kennisgeving aangenomen en zal nog gelegd worden tegen de P&C-planning 2024, die de auditcommissie op 23 november a.s. zal behandelen. 3

Verslag van de vorige vergadering d.d. 25 mei 2023 Het verslag van de auditcommissie vergadering op 25 mei 2023 is ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van wordt opgemerkt: • Aan de toezegging voor commentaar schriftelijk voorleggen format tussenrapportage aan de auditcommissie vóór de zomer van 2023 is niet voldaan. • De auditcommissie zal nog geïnformeerd worden over de voortgang van de Aansluiting iFinanciën – Suite WIZ (Toezegging).

1

4

Kennismaking rekenkamer Ter kennismaking is er een voorstelronde gehouden. Dhr. Tamse geeft een toelichtingen over de werkwijze en ontwikkelingen met betrekking tot de rekenkamer. De lopende onderzoeken gaan over: - DoeMee-onderzoek Klachtenbehandeling. Het onderzoek over de klachtenbehandeling is aangeboden voor ambtelijk wederhoor. - Subsidiebeleid. Het onderzoek naar het subsidiebeleid binnen de gemeente Schagen bevindt zich in de afrondende fase. De rekenkamer heeft concept-rapport met het onderzoeksbureau besproken. Hieruit volgen een aantal aanpassingen. Daarna volgt het ambtelijk en vervolgens het bestuurlijk wederhoor. De onderstaande onderzoeksonderwerpen krijgt de rekenkamer aangereikt: - De wijze van bepaling van de grondprijs bij de verkoop van gronden (aangedragen door mw. Van Musscher). - De staat en toekomstbestendigheid van het informatiebeleid en de informatiesystemen, mede gezien de Europese wetgeving rond de digitale overheid (aangedragen door mw. Glashouwer). De leden van de auditcommissie raden de rekenkamer aan om aanwezig te zijn bij de behandeling van een onderzoek tijdens een oordeelsvormende vergadering. De rekenkamer kan dan eventueel een presentatie verzorgen en/of vragen beantwoorden. De rekenkamer kan zelfs overwegen om een beeldvormende bijeenkomst te organiseren, dit zou bijvoorbeeld kunnen bij het onderzoek over subsidiebeleid.

5

Memo afstemming voorgenomen onderzoeken Mw. Glashouwer merkt op dat het college in de memo heeft aangegeven dat de raadsinformatiememo en het rapport over het artikel 213a- onderzoek over inkoop- en aanbesteding zouden aanbieden voor behandeling tijdens deze auditcommissievergadering (19 oktober 2023). Ph. Erol geeft aan dat stukken beschikbaar zijn voor behandeling tijdens de volgende auditcommissievergadering op 23 november 2023. De auditcommissie stelt vast dat de onderzoeken van het college, de accountant en rekenkamer elkaar aanvullen en niet overlappen. De vergadering is geschorst voor een korte pauze. De voorzitter en leden van rekenkamer verlaten de vergadering.

6

Kennismaking directeur Dhr. Korver geeft een introductie over zichzelf. Hij geeft een terugblik op zijn eerste periode bij de gemeente en daarbij vallen de lokale betrokkenheid en organisatiestructuur in positieve zin op. Punten van aandacht zijn het regelvermogen van de organisatie en het inwerken van de vele nieuwe werknemers (230 medewerkers in twee jaar tijd). De directeur geeft aan aanwezig te zijn bij de vergaderingen van de auditcommissie wanneer de agenda daarom vraagt. Dhr. Korver verlaat vervolgens de vergadering.

7

Proces begroting 2024 Mw. Van Musscher geeft aan ontstemt te zijn over het schrappen van de beeldvormende avond over de begroting. Dit staat haaks op de adviezen die de werkgroep P&C heeft gegeven. Dhr. Kröger, tevens lid van de agendacommissie, licht toe hoe de agendacommissie tot het aangepaste behandelingsproces van de begroting is gekomen. De beeldvormende avonden werden niet optimaal benut. In plaats daarvan is gekozen voor een behandeling in een oordeelsvormende vergadering zodat de raad met elkaar in gesprek kan over de begroting en partijen elkaar kunnen vinden. Dhr. Kröger stelt voor een training financiën voor de raad.

2

Dhr. Takes sluit zich aan bij de woorden van zijn voorgangers. Maar geeft aan dat een beeldvormende avond over de begroting nodig is. Dit is ook meegegeven in de rapportage van de Werkgroep P&C najaar 2022. De aanbevelingen van de Werkgroep P&C zouden overigens voor de zomer 2023 worden geëvalueerd. Dhr. Groot sluit zich aan bij de woorden van zijn voorgangers. Mw. Glashouwer stelt dat er gezocht moet worden naar een optimale vorm voor de beeldvormende avond. Zowel de auditcommissie (voorjaar 2022) als de werkgroep P&C (najaar 2022) hebben aangegeven dat er een investering nodig is over de kennis van de financiën, de P&C cyclus en producten bij de raadsleden. De griffier heeft aangegeven dit op te nemen in het opleidingsplan 2024. De auditcommissie heeft het spoorboekje P&C vastgesteld en heeft geen signaal ontvangen van het wijzigen van het proces van de begrotingsbehandeling. Tevens wijkt de toegepaste inflatie indexatie in de begroting af van het percentage dat is vastgesteld als uitgangspunt in de Kadernota (CPI van mei 2023 was 6.1%). Ph. Erol erkent de behoefte van de raad om financiële stukken te doorgronden. Hij wil graag voorzien in die behoefte en gaat daarover graag in overleg met de raad. Zijn voorstel is om tijdens de volgende vergadering van de auditcommissie daarover te praten samen met de behandeling van het spoorboekje. Mw. Glashouwer en dhr.

Takes stellen vast dat er nog een evaluatie over de uitvoering van de adviezen van de werkgroep P&C moet plaatsvinden. Voor de uitvoering van de evaluatie moet het presidium opdracht geven. De voorzitter concludeert het volgende: • Bij het opstellen van de begroting moeten de vastgestelde kaders worden gevolgd. Indien van de kaders wordt afgeweken moet dat uitgelegd worden. • De auditcommissie heeft de behoefte aan de door de raad afgesproken evaluatie van de adviezen van de werkgroep P&C. • Verzorg spoedig en regelmatig een financiële cursus voor raads- en steunfractieleden. 8

2e Tussenrapportage Dhr. Kröger geeft aan dat de specificatie begrotingswijziging erg uitgebreid is. Het is stuk is goed leesbaar. Hij ervaart het als een positieve ontwikkeling. Dhr. Takes wijst op de formulering van het te nemen besluit op bladzijde drie van de tweede tussenrapportage 2023 (NB redactioneel: dit is inmiddels aangepast). De formulering van het raadsvoorstel is niet in lijn met de beslispunten (NB redactioneel: dit is inmiddels aangepast). Dhr. Groot vindt dat de weergave van de verschillen duidelijker had gekund. Ph. Erol geeft aan dat de tweede tussenrapportage belangrijke informatie verstrekt aan de raad en daarnaast vraagt het ook een besluit over het aanpassen van de begroting. Bij het verstrekken van de informatie erkent hij dat de raad behoefte aan zo actueel mogelijke informatie. Het opstellen van de tussenrapportage kost tijd. Ph. Erol wil graag met de raad in gesprek over de informatiebehoefte van de raad voor de uitvoering van haar rol. Dhr. Takes geeft aan in ieder geval behoefte te hebben aan een wijzigingsrapportage. Mw. Glashouwer geeft aan dat de informatievoorziening in de rapportage aandacht nodig heeft. Tevens stelt zij voor om dit te koppelen aan de evaluatie van de werkgroep P&C. De bijgevoegde specificatie begrotingswijzigingen ziet zij als een verbetering.

3

Afgesproken is dat de organisatie het raadsvoorstel gaat aanpassen (NB redactioneel: dit is inmiddels aangepast). Dan kan de auditcommissie de raad adviseren in te stemmen met de begrotingsmutaties die in de 2e Tussenrapportage 2023 zijn opgenomen. 9

Toezeggingen Mw. De Vries licht de openstaande toezeggingen toe: Toezegging 1: Punten uit het accountantsverslag over de jaarrekening 2022 in de voortgangsrapportage opnemen. De punten zijn opgenomen in de voortgangsrapportage en de toezegging is daarmee afgedaan. Toezegging 2: Format tussenrapportage voorstellen aan auditcommissie voor schriftelijke input. Onbedoeld is deze toezegging niet uitgevoerd. Dit punt is onderdeel van de evaluatie van de werkgroep P&C. De toezegging is als dit is gebeurd afgedaan. Toezegging 3: Voortgangsontwikkeling geven over aandachtsgebieden uit Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht 2022. Naar aanleiding van het jaarverslag is een Raadsinformatiememo opgesteld, deze is door de auditcommissie behandeld. Over het punt toezicht en handhaving is de gemeente in overleg met de provincie, dit heeft ertoe geleid dat dit punt is verbeterd. Tijdens de volgende vergadering krijgt de auditcommissie (23 november 2023) een statusupdate over uitvoering van de aandachtspunten uit het Jaarverslag Interbestuurlijk Toezicht 2022 (Toezegging).

10

Status voortgang aanbevelingen bedrijfsvoering De memo Uitkomsten Verbijzonderde Interne Controle (VIC) presenteert de uitkomsten op de controle op de belangrijkste processen. Deze uitkomsten zijn ter informatie en zijn vooruitlopend op de management letter. Mw. Glashouwer vraagt naar de belangrijkste bevindingen. Mw. De Vries geeft aan dat de bevindingen overeenkomen met de bevindingen van de accountant bij de jaarrekening 2022. Er is een plan van aanpak in ontwikkeling om de bevindingen te verbeteren. Het doel is om op korte en lange termijn verbetering aan te kunnen tonen, zodat de gemeente een goedkeurde verklaring krijgt. De auditcommissieleden zijn tevreden over de informatie in de memo en geven complimenten over het stuk en de toelicht. Mw. De Vries vraagt aan de auditcommissie welke informatie zij graag uit de voortgangsrapportage willen ontvangen. De auditcommissie is van oordeel een update alleen over de rode en oranje verbeterpunten nodig is, graag in lijn met memo uitkomsten VIC. De organisatie en het college ontvangen naar behoefte de informatie in meer detail.

11

Meicirculaire 2023 De raadsinformatiememo over de meicirculaire is ter kennisgeving aangenomen.

12

Septembercirculaire 2023 Ph. Erol geeft aan dat mw. Van Vuuren heeft gevraagd om een oplegnotitie bij de septembercirculaire. Het is gebruikelijk dat het college tijdig komt met een raadsinformatiememo over een uitgekomen circulaire. De leden van de auditcommissie willen dat er voor de raadsvergadering van 31 oktober 2023 een raadsinformatiememo komt. Deze memo moet informatie geven over de effecten en verwerking van de circulaire in de verschillende P&C-producten. De memo moet aan agenda over de begroting toegevoegd worden.

4

13

Actualiteiten De actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

14

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

15

Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de bijdragen van de aanwezigen de vergadering om 21:40 uur. Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 23 november 2023.

5