Concept-Verslag Auditcommissie Schagen 20210429

Concept Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

29 april 2021 19.30 uur Via Teams

Aanwezig De leden:

Portefeuillehouder: De adviseurs:

Gast: Overig: Afwezig:

Voorzitter mevr. B.J. Glashouwer (CDA), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J. Th. Kröger (JESS), dhr. I.L. Kroon (VVD), dhr. J.C. Schrijver (PvdA), mw. M.C. Verloop (Wens4U). Mevr. J.M. Kruit (wethouder Financiën). Dhr. G. Johnstone (Interim Teamleider Financiën), dhr. G. Schook (adviseur AO/IC), mevr. M. Duineveld (adviseur AO/IC), A. van de Veer (adviseur Financiën), R. Bakker (adviseur Financiën), J. Machtel (projectleider LEAN), P. Jager (plv. gemeentesecretaris). Dhr. J. Olij (accountant), mevr. M. de Vries-Broersma (nieuwe controller per 1 juni 2021) Dhr. L. Hooghiemstra (raadsadviseur griffie/verslag) mevr. M.J.P. van Kampen-Nouwen (burgemeester en portefeuillehouder).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

Voorstellen nieuwe controller Ph. Kruit introduceert de nieuwe controller, mevrouw Mariska de Vries-Broersma. Mevrouw de Vries stelt zich kort voor aan de auditcommissie. Met ingang van 1 juni start zij met haar werkzaamheden bij de gemeente Schagen voor 24 uur per week.

3

Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.

4

Verslag van de vergadering van 3 december 2020 Het verslag wordt zonder aanpassingen vastgesteld. Naar aanleiding van merkt de voorzitter op, dat op blz. 3 gesproken wordt over een GRC-tool. Een dergelijke tool kan ook voor Financiën prima worden ingezet. Haar advies richting de organisatie is om hier nog eens goed naar te kijken.

5

Jaarrekening 2020 De heer Olij geeft op hoofdlijnen een toelichting op de jaarrekening en beantwoordt vervolgens een aantal inhoudelijke vragen. Samenvattend zijn de bevindingen overwegend groen, wel wordt er nog aandacht gevraagd voor de informatiewaarde van de jaarrekening met oog voor gebruiker en lezer. Verder wordt nog specifiek ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording die, zoals het nu staat, vanaf 2021 bij het college van burgemeester en wethouders komt te liggen. Hoe één en ander er concreet gaat uitzien is nog niet bekend, aangezien dit nog niet in de BBV-richtlijnen is verwerkt. De wetswijziging is nog niet vastgesteld, maar niet controversieel verklaard (demissionair kabinet). De gemeente Schagen heeft echter al een bepaalde aanpak voor ogen (NB dit Implementatieplan is in de raad van 30 maart 2021 vastgesteld). Het advies van de heer Olij is om hier alvast mee te oefenen. Schagen is wat dat betreft al op de goede weg. Samenvattend geeft de voorzitter een compliment voor de organisatie die te maken had met verloop en onderbezetting in de financiële functie en een coronasituatie waardoor het

samenstellen van de jaarstukken 2020 en de controle daarop met name digitaal en op afstand moest plaatsvinden. Zij dankt de heer Olij voor zijn inspanningen, toelichting en aanwezigheid en geeft aan dat de auditcommissie een positief advies richting de raad zal geven. 6

Onderzoeksrapport ex. Artikel 213A Lean Ph. Kruit geeft een korte inleiding op het “Eindrapport doelmatigheidsonderzoek Lean” en laat weten dat er in het rapport een zestal verbeterpunten staan waar aan gewerkt zal moeten worden. De commissie is in zijn algemeenheid positief over het onderzoeksrapport, maar vraagt, binnen onze digitale wereld, nadrukkelijk aandacht voor het hebben van voldoende persoonlijk contact richting onze inwoners. Op de vraag van de voorzitter van “hoe nu verder? “, geeft ph. Kruit aan dat zij over de verdere aanpak van de diverse verbeterpunten nog nader overleg moet hebben. Zij zegt toe dat, zodra er meer bekend is, de auditcommissie over de opvolging van de aanbevelingen geïnformeerd zal worden (toezegging).

7

Toezeggingen Op verzoek van ph. Kruit geeft de heer Johnstone een korte toelichting op dit onderwerp en de bijgevoegde stukken. Dit doet hij nadat hij zich kort heeft voorgesteld aan de commissie. Hij fungeert momenteel als Interim Teamleider Financiën. Na beantwoording van een aantal korte inhoudelijke vragen geeft de auditcommissie unaniem aan positief te zijn over deze voorbereiding en aanpak van de beantwoording en afhandeling van gedane toezeggingen. De ontstane achterstand in het oppakken van de toezeggingen wordt op deze wijze ingelopen. De organisatie zal voortaan een korte begeleidende notitie over de actuele afdoening bij de Toezeggingenlijst voegen (toezegging).

8

Kaderbrief versus kadernota Het blijkt dat de auditcommissie unaniem van oordeel dat in het kader van het budgetrecht gekozen dient te worden voor een kadernota, die ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd. Nadere samenvatting voorzitter: - De auditcommissie gaat uit van een kadernota; - De kadernota gaat rechtstreeks naar de raad; - De kadernota wordt aan de hand van de notitie van 28 april, “Plan van aanpak kadernota t.b.v. auditcommissie april 2021” opgesteld; - In het kader van het budgetrecht een kadernota belangrijk is; - De commissie vertrouwen heeft in het college dat zij naar voren brengen van wat zij belangrijk vindt; - De kadernota één van de laatste gelegenheden is om ook terug te blikken op deze raadsperiode; - De planning P&C-producten 2021 hierop zal aangepast en geactualiseerd; - De voorzitter zal een korte notitie maken en deze zo spoedig mogelijk naar de raad sturen. Alvorens dit te doen zal zij het concept voorleggen aan de leden van de auditcommissie.

9

Corona rapportages De voorzitter geeft aan dat het de nodige moeite heeft gekost om deze rapportages op tafel te krijgen. Afgesproken was om per kwartaal te rapporteren, maar de voorzitter constateert dat het inmiddels al eind april is. Op verzoek van ph. Kruit geeft de heer Johnstone de laatste stand van zaken aan. Hij geeft aan dat de Corona rapportage zal worden verwerkt in de tussenrapportages die in mei en oktober 2021 verschijnen. Naar aanleiding hiervan stelt de voorzitter aan de auditcommissie de vraag in hoeverre er wordt vastgehouden aan kwartaalrapportages of dat deze in de bestaande cyclus van de tussenrapportages kan worden opgenomen. 2

Samenvatting voorzitter: De voorzitter constateert dat de commissie tevreden is met de geagendeerde rapportage en unaniem van oordeel is dat de Corona rapportages in de reguliere tussenrapportages kunnen worden verwerkt. 10

Financieel toezicht provincie De brief vanuit de provincie wordt voor kennisgeving aangenomen.

11

Decembercirculaire 2020 gemeentefonds De heer Kröger geeft aan dat hij in de toelichting leest dat er een bedrag is van € 100 miljoen beschikbaar is gesteld ten behoeve van zwem- en ijsbanen. Hierover heeft hij niets gelezen in de Corona rapportages. Hij vraagt hoe dit zit voor de gemeente Schagen. De heer Johnstone geeft aan dat hij dit zal uitzoeken en komt hier op terug (toezegging).

12

Eerste verkenning aanbesteding en programma van eisen accountant De heer Johnstone geeft aan dat dit college voorstelt nog deze raadsperiode een nieuwe accountant te benoemen. Het proces om hiertoe te komen zal nu worden opgestart en het programma van eisen wordt voor de zomer aan de auditcommissie voorgelegd. Verder gaat de voorkeur uit naar een looptijd van het contract dat niet gelijk loopt aan de zittingstermijn van de raad. Voorts hoort hij graag of de commissie zich kan vinden in het bijgevoegde bestaande programma van eisen en of de huidige accountant bij de aanbesteding al dan niet moet worden uitgesloten. Na overleg in de auditcommissie concludeert de voorzitter: - Dat de commissie zich kan vinden in het programma van eisen; - Dat de commissie instemt met een looptijd van de accountant die asynchroon loopt t.o.v. de zittingsperiode van de raad; - Dat het huidige accountsbureau bij de aanbesteding mag meedoen, maar dat het uit oogpunt van frisse blik goed zou zijn als er dan een andere tekenend accountant komt.

13

Actualiteiten De geagendeerde stukken geven geen aanleiding tot op- of aanmerkingen.

14

Rondvraag De heer Schrijver dankt de voorzitter voor haar inzet gedurende deze coronaperiode en tijden van onzekerheid binnen de financiële functie. Mede dankzij haar inzet is de auditcommissie op een goede en veilige wijze blijven functioneren.

15

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

3