Bijlage 1 Protocol accountantscontrole 2018 - 2021

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING OVER DE JAREN 2018 - 2021

1. Inleiding Aan IPA-ACON is opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art. 213 van de Gemeentewet voor de gemeente Schagen uit te voeren voor een periode van twee jaar (2018 + 2019) met een optie dit met twee jaar te verlengen. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, wat op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. In dit protocol gaan we uit van een periode van vier jaar, mocht er tussentijds aanbesteed worden, komt ook dit protocol opnieuw aan de orde. Dit zal ook het geval zijn wanneer wijzigingen van de wet of andere richtlijnen zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) hier aanleiding toe geven. Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer over de jaren 2018 - 2021, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen.

1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings - en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Schagen.

1.2. Wettelijk kader De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings - en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet - en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft op 19 december 2017 de verordening ex artikel 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schagen opnieuw vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2018 2021. 1.3.

Procedure In de genoemde verordening ex artikel 213 GW is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings -) overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer (functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en overige vertegenwoordiging uit de ambtelijke organisatie. In artikel 7 lid 4 van deze controleverordening is ook nog een communicatiemoment opgenomen, namelijk het bespreken van de controle bevindingen tussen de 1

accountant en met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de gemeenteraad voorafgaand aan de raadsbehandeling. 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven, zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: •

de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

•

het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder door middel van dit protocol specifiek aangewezen interne regelgeving, waarbij gemeentelijke verordeningen niet als zodanig zijn uit te sluiten;

•

de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

•

het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

•

de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder (althans voor de controle van de rekening specifiek aangewezen) gemeentelijke interne regelgeving”, waarbij gemeentelijke verordeningen niet als zodanig zijn uit te sluiten. Ook raadsbesluiten vallen hieronder. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidcontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Voorwaarde voor uitvoering van de rechtmatigheidscontrole door de accountant is de beschikbaarheid van een toetsingskader voor de interne regelgeving van de gemeente, door de raad per verordening c.a. vast te stellen. Het is ook belangrijk te noemen dat het voor de accountant primair gaat om de toetsing van de financiële rechtmatigheid.

Het toetsingskader is daarom alleen relevant voor zover het gaat om wet - en regelgeving, raadsbesluiten en soms collegebesluiten die financiële transacties tot gevolg hebben. De raad heeft de jaarlijkse vaststelling van het toetsingskader (normenkader) gemandateerd aan het College van Burgemeester en wethouder. De Auditcommissie wordt geïnformeerd over de vaststelling. 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en

2

balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten en Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De goedkeuringstolerantie wordt voor de controlejaren overeenkomstig de minimumeisen vastgesteld. De minimumeisen zijn:

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Strekking controleverklaring GoedBeperking Oordeelkeurend onthouding ≤1% >1 %<3 % ≤3%

>3 %<10 %

≥ 10 %

Afkeurend ≥3% -

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. De definitie van de goedkeuringstolerantie is: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. Het gaat om de grenswaarde waar beneden de in aanmerking te nemen fouten (< 1 %) of onzekerheden (< 3 %) moet blijven om een goedkeurende controleverklaring te kunnen krijgen. Als deze grenswaarde wordt overschreden komt de categorie “controleverklaring met beperking”. De daarbij gebruikte terminologie, aanvullend op de tekst die bij een goedkeuring wordt gehanteerd is bij fouten: “met uitzondering van ……” en bij onzekerheden: “onder voorbehoud van ……”. Bij nog grotere fouten (>3 %) komt bij fouten de categorie “afkeurende controleverklaring” en bij onzekerheden (>10 %) de categorie “oordeelonthouding”. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Op basis van de jaarrekeningcijfers wordt door de accountant de definitieve tolerantie in Euro’s bepaald.

Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. De rapporteringtolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van bevindingen in het verslag van bevindingen. Een rapporteringtolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. De gemeente Schagen hanteert een grensbedrag van € 100.000.Daarnaast heeft de accountant ook een eigen rapporteringsverantwoordelijkheid.

3.1. Begrip rechtmatigheid, de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria en het getrouwheidsonderzoek

1

Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt.

3

Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt verwezen naar de kadernota rechtmatigheid. (te raadplegen via www.commissiebbv.nl). In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • • •

Het begrotingscriterium; Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O -criterium); Het voorwaardencriterium.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota 2013 van de Commissie BBV. In de Kadernota is vermeld dat het overschrijden van de begroting onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het oordeel van de accountant. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding binnen het door de gemeenteraad vastgestelde beleid past. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. Voor de bepaling of begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig zijn wordt aangesloten bij de in de Kadernota hierna genoemde zeven typen begrotingsoverschrijdingen. Deze begrotingsoverschrijdingen zijn ook opgenomen in het door de raad vastgestelde Normenkader rechtmatigheid 2017. Begrotingsafwijkingen Bij het operationaliseren van rechtmatigheid worden de volgende categorieën afwijkingen onderscheiden: 1. Begrotingsonderschrijdingen Kostenonderschrijdingen worden als rechtmatig beschouwd tenzij deze niet passen binnen het bestaande beleid. 2.

Begrotingsoverschrijdingen passend binnen het bestaande beleid Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via kostendekkende omzet (heffingen, huur) via egalisatiereserves of via subsidies. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het beleid). 3. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en een gevolg zijn van interne factoren zoals bijvoorbeeld: - doorberekening van indirecte kosten, onder voorwaarde dat de totale apparaatskosten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden; - kapitaallasten, onder voorwaarde dat de investeringskredieten door de raad zijn geautoriseerd (overschrijding van kredieten: zie bij 5); - overschrijdingen als gevolg van fouten in de begroting; - dotaties aan voorzieningen die verplicht zijn op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het beleid). 4.

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid en die in verband met het tijdstip van het ontstaan ervan, niet tijdig aan de raad konden worden gerapporteerd in een Bestuursrapportage, die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door (externe) factoren zoals bijvoorbeeld: - een open einde (subsidie)regeling; 4

-

faillissement van debiteuren / vorderingen die niet geïnd konden worden; wijzigingen in landelijke wet - en regelgeving met financiële consequenties; aanpassingen in het gemeentefonds; uitgaven van gemeenschappelijke regelingen; realisatie op begrote subsidieverwachtingen; de rente -ontwikkeling op de kapitaalmarkt; strategische grondaankopen; klimaatomstandigheden, bijvoorbeeld een overschrijding van het budget gladheidbestrijding als gevolg van sneeuwval; uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn.

Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het beleid). 4a Kostenoverschrijdingen, voor zover het investeringen betreft, die passen binnen het bestaand beleid en die uitsluitend verband houden met vertraging in het tijdstip van uitvoering. De kredieten hiervoor zijn al in eerdere jaren door de Raad beschikbaar gesteld en hiervoor hebben zij reeds hun fiat gegeven. Er is slechts verschil in boekjaar van kredietverstrekking en boekjaar waarin de uitgaven zijn gedaan. Deze overschrijdingen worden door de raad geaccepteerd (passend binnen het beleid). 5. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en ten onrechte niet tijdig aan de raad zijn gerapporteerd. Bijvoorbeeld: - een verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse gegevens al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend; - idem met betrekking tot overschrijding van een investeringskrediet, met dien verstande dat in het kader van dit protocol overschrijdingen van 5% van het krediet met een maximum van € 25.000 als rechtmatig worden beschouwd.

Deze overschrijdingen worden in principe als onrechtmatig beschouwd, maar doordat deze overschrijdingen binnen het bestaande beleid vallen, kunnen deze door de raad bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. 6. Begrotingsoverschrijdingen niet passend binnen het bestaande beleid Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en die achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd. Bijvoorbeeld een naheffingsaanslag die na nader onderzoek door de belastingdienst wordt opgelegd, of een boete / schadevergoeding die na een bezwaar - en beroepsprocedure aan de gemeente wordt opgelegd. In de praktijk zal het meestal gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet - en regelgeving, waar de gemeente zich, eventueel na een gerechtelijke uitspraak, bij zal hebben neer te leggen. Deze overschrijdingen worden in principe als onrechtmatig beschouwd maar de overschrijdingen kunnen door de raad bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. 7. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor ook geen door de raad goedgekeurde begrotingsaanpassingen aanwezig zijn. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk ruimer geïnterpreteerd en toegepast dan in de regelgeving. Deze overschrijdingen worden als onrechtmatig beschouwd.

De overschrijdingen kunnen door de raad bij de jaarrekening alsnog worden geautoriseerd. Doordat de overschrijdingen niet binnen het bestaande beleid vallen, kunt u er voor kiezen het college te vragen om een indemniteitsbesluit voor te bereiden. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen de bovenstaande richtlijnen. Het bepalen òf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. 5

Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O criterium) Door de raad zijn in verordeningen en besluiten verschillende aspecten van M&O opgenomen. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures al (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Het M&O-beleid financiële rechtmatigheid betreft met name uitkeringen. Het voorwaardencriterium Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit diverse interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Concreet betekent dit, dat - ambtelijk voorbereid - door de gemeenteraad eerst moet worden bepaald in welke verordeningen, raadsbesluiten e.d. belangrijke financiële beheershandelingen voorkomen en vervolgens moet de gemeenteraad limitatief per verordening c.a. bepalen aan welke in wet - en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen.

Dit vraagt een invulling per verordening, regeling en besluit. Dit wordt het normenkader genoemd. Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders. Bij het voorwaardencriterium zijn wij uitgegaan van de minimumvariant. Voor het Normenkader stellen wij voor dat de accountant de wet en regelgeving uitsluitend toetst op recht, hoogte en duur. De andere aspecten termijnen, bevoegdheden, administratie, doelgroep en overige formele vereisten (waaronder bewijsstukken) blijven vooralsnog buiten beschouwing met betrekking tot het rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring.

4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing Bij het bepalen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoetsing door de accountant zijn de in dit kader door de VNG aangereikte circulaires als uitgangspunt genomen. De hierin door het VNG aangereikte adviezen en suggesties zijn ook als zodanig uitgewerkt. Het is niet toegestaan om relevante gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten (namelijk die waarin financiële beheershandelingen zijn opgenomen) alsmede sommige collegebesluiten uit te sluiten van de rechtmatigheidstoetsing door de accountant. Dit betekent dat voor elke gemeentelijke verordening eerst ambtelijk moet worden bepaald of deze relevant is in het kader van rechtmatigheid en zo ja, aan welke vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen. Dat laatste moet door de raad worden bepaald. Het beperkt zich niet tot verordeningen, ook relevante raadsbesluiten en soms collegebesluiten (zie paragraaf 2) moeten op dezelfde wijze worden beoordeeld. De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar is limitatief gericht op:

4.1. De naleving van wettelijke kaders van de externe wetgeving. De externe wetgeving is niet opgenomen in het normenkader omdat het uitgangspunt is dat alle voorwaarden uit de externe wetgeving met betrekking tot financiële beheershandelingen niet uitgesloten mogen worden van accountantscontrole.

6

4.2 De naleving van de overige kaders: 1. de begroting; 2. financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; 3. de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; En de overige kaders zoals opgenomen in het Normenkader (“Inventarisatie wet - en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten”). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De accountant zal hierbij samenwerken met de teamleider Financiën en belastingen en de medewerker AO/IC omdat net als bij de getrouwheidscontrole ook bij de rechtmatigheidstoetsing een goed niveau van voorbereidende interne controle wordt verondersteld. 4.3 Specifieke kaders met betrekking tot het voorwaardencriterium Ten aanzien van het voorwaardencriterium zal de accountant zich bij de rechtmatigheidstoetsing uitsluitend beperken tot de verplichte voorwaarden, te weten: • De beoogde doelgroep. • De heffings- en/of declaratiegrondslag. • Normbedragen (hoogte en duur). De voor (vooralsnog) onverplichte voorwaarden, te weten: • De bevoegdheden. • Het voeren van een administratie. • Het verkrijgen en bewaren van vereiste bewijsstukken. • Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. zullen voor geen onderdeel uitmaken van het toetsingskader met betrekking tot het rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring.

5. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het Managementteam waarna wordt gerapporteerd aan het college. De rapportage (managementletter) wordt door de accountant toegelicht in de auditcommissie. Verslag van bevindingen met betrekking tot de jaarrekeningcontrole Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, et cetera). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert zo nodig ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 7

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 2 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd. Bijlagen: 1. Communicatie en periodiek overleg 2. Rapportagemomenten.

8

Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2018 - 2021. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.

Audit -commissie

Managementteam

Hoofd Financiën en controle

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad Rekenkamer (commissie)

Aantal per jaar Toelichting 2 De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De audit-commissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering (controleprotocol). Met de auditcommissie zal na afloop van de interimcontrole een overleg plaatsvinden. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitief rapport van bevindingen) en het controleprotocol worden besproken in de audit-commissie. Op verzoek Het managementteam is voor de accountant een belangrijke gesprekspartner binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het definitief rapport van bevindingen). Op verzoek De teamleider Financiën en belastingen is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Bij bespreking preaudit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Is het afdelingshoofd/concerncontroller aanwezig. Op verzoek Diverse actuele ontwikkelingen.

Op verzoek

Diversen.

9

Bijlage 2: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Managementletter dan wel verslag van bevindingen interimcontrole

Tijdstip Na afronding van de interimcontrole.

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Inhoud Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces rechtmatigheid. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het oordeel van de accountant over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

10

Gericht aan De voorzitter van het managementteam.

Raad

Raad